Käyttäjän tehtävien määrittäminen

Voit luoda Business Central -ohjelmassa tehtäviä, jotka muistuttavat sinua tekemättömistä töistä. Voit luoda tehtäviä itsellesi, mutta voit määrittää tehtäviä myös muille. Samoin joku toinen käyttäjä organisaatiossa voi määrittää tehtäviä sinulle.

Käyttäjätehtävien käyttöskenaarioita

Jos käytössä...	Käyttäjätehtävien määrittäminen jäljittämistä tai seurantaa varten...
Taloushallinto	Kuukauden lopun tehtäväluettelon tehtävät, kuten * kustannuksen muuttaminen * kirjauspäivämääräalueen määrittäminen * varastokauden sulkeminen * ostovelkojen (AP) täsmäyttäminen * myyntisaatavien (AR) täsmäyttäminen * toistuvat kirjaukset * pankkitilin täsmäytys
Taloushallinto	Vuoden sulkemisen tehtäväluettelon tehtävät, kuten * taloushallinnan raportointi (tilinpäätösten valmisteleminen ja viimeisteleminen) * tilintarkastuksen valmistelu (tarvittavien asiakirjojen ja tietojen kerääminen ulkoisille tilintarkastajille) * budjetin arviointi (todellisen suorituskyvyn vertaamisen budjetoituun ja vaihtelun analysointi) * budjetin suunnittelu (budjetin luominen seuraavalle tilikaudelle) * myyntisaatavat (tilikauden avoimien laskujen seurantatoimet ja luottotappioiden poiskirjaus tarvittaessa) * ostovelat (varmistetaan, että kaikki tilikauden laskut ja kulut on kirjattu ja maksettu) * tilikauden käyttöomaisuuden poistojen kirjaamisen tarkistaminen
Myynti	* liidien seurannan päivittäinen tai viikoittainen seuranta (potentiaalisten asiakkaiden tunnistaminen ja yhteydenotot) * potentiaalisten asiakkaiden kanssa käytävän viestinnän seuraaminen * myyntipuhelut tai -kokoukset (kokouksen aikatauluttaminen ja järjestäminen prospektien kanssa) * ehdotusten ja tarjousten luonti (hinnoittelu- ja palvelutietojen valmisteleminen ja lähettäminen prospekteille) * myynnin sulkeminen (kauppojen solminen ja sopimusten allekirjoittaminen) * asiakkuudenhallinta (suhteiden ylläpitäminen nykyisten asiakkaiden kanssa lisä- ja ristiinmyyntimahdollisuuksia varten)
Myynti	* myyntitavoitteiden seurannan päivittäiset tai viikoittaiset seurantatoimet (myyntitavoitteiden edistymisen valvonta) * myyntiaktiviteettien, kun myyntitavoitteiden toistuvien päivitysten, seuranta
Myynti	* tuottoennusteen viikoittaiset tai kuukausittaiset seurantatoimet (tulevan myynnin ennustaminen nykyisten tietojen perusteella) * kilpailijoiden analyysi (kilpailijoiden tuotteiden, hintojen ja markkinointistrategioiden seuraaminen) * myynnin raportointi (myyntiraporttien valmistelu johdon arviointia varten)
Myynti	* markkinointitutkimuksen kuukausittain tai neljännesvuosittainen tehtävät seurantatoimet (toimialan trendien ja asiakkaiden tarpeiden ymmärtäminen) * koulutus ja kehittyminen (myyntitaitojen ja tuotetietämyksen parantaminen)

Taulukossa oleva käyttäjätehtävien esimerkkiluettelo on luotu tekoälyn avulla Microsoft Copilotissa. Jos omia töitä varten halutaan luoda samanlaisia luetteloita, kannattaa harkita seuraavan kehotteen kopiointia ja muokkausta:

Come up with a list of common tasks for people working in a sales team that would be useful to track in a system. 

Format the list in bullet form

Käyttäjätehtäväryhmien hallinta

Käyttäjätehtäväryhmien avulla voidaan ryhmitellä tehtäviä ja määrittää ne käyttäjäryhmälle yksittäisten käyttäjien sijaan. Kuukauden lopun aktiviteeteille voidaan esimerkiksi luoda ryhmä, jonka jäsenyys määritetään kirjanpito-osaston käyttäjille. Tällä tavalla kuka tahansa tiimin jäsen voi poimia tehtäviä.

Käyttäjätehtävien hallinta

Käyttäjätehtävät-sivulla näkyvät kaikki tehtävät. Voit luoda ja määrittää tehtäviä helposti. Kun luot tehtävän, määritä sille alku- ja määräpäivä. Voit lisätä linkin sivulle tai raporttiin Business Central -ohjelmassa, jossa käyttäjän on suoritettava työ.

Voit luoda itsellesi tai työtoverillesi esimerkiksi tehtävän, jossa tarkistetaan kaikki kirjatut myyntilaskut. Tässä tapauksessa tehtävä linkitetään sivulle 143, jonka nimi on Kirjatut myyntilaskut. Seuraavassa kuvakaappauksessa joku luo tehtävän MeganB:lle ja tarkastelee kirjattuja myyntilaskuja.

Vinkki

Käytä Sivu-kentän hakutoimintoa ja etsi sitten haluamasi sivu Etsi-kentän avulla.

Vaikka mikä tahansa sivu voidaan linkittää, yksittäisiä tapahtumia ei voida linkittää, joten kuvauksen on oltava mahdollisimman tarkka. Esimerkiksi voidaan kirjoittaa Katso asiakasta numero 10 000 ja varmista, ettei asiakkaalle ole erääntyneitä maksuja.

Käyttäjätehtävien poimiminen

Liiketoimintajohtajan ja kirjanpitäjän roolikeskuksissa ruutu näyttää kyseiselle käyttäjälle liitetyt odottavat tehtävät. Voit poimia tehtävän valitsemalla sen odottavien käyttäjätehtävien luettelosta. Valintanauhan Siirry tehtäväkohteeseen -linkki avaa sivun, jossa voit suorittaa työn.

Kun tehtävä on suoritettu, se merkitään valmiiksi.

Käyttäjätehtävien poistaminen

Jos kaikki tai osa käyttäjätehtävistä halutaan poistaa joukkotoimintona, käytä Poista käyttäjätehtävät -raporttia. Määritä pyyntösivulla suodattimet, joilla määritetään poistettavat tehtävät.

Avustajat

Microsoft ylläpitää tätä artikkelia. Osan esimerkeistä ovat alun perin kirjoittaneet seuraavat avustajat.

• Cynthia Priebe | Microsoft MVP

Katso myös

Sivun tai raportin etsiminen
Kirjanpitäjän käyttökokemukset Business Centralissa

Business Centralin maksuttoman verkko-oppimissisällön etsiminen