Asiakirjojen arkistoiminen

Voit arkistoida myynti-, osto- ja huoltotilauksia, tarjouksia, palautustilauksia ja puitetilauksia. Jos käytössä projektinhallinnan ominaisuuksia, projekteja voidaan myös arkistoida. Voit arkistoida asiakirjoja ja projekteja useita kertoja. Eri arkistoitu versio tallennetaan joka kerta.

Jos kyse on myyntiasiakirjoista, joiden alkuperäinen versio on vielä olemassa eikä sitä ole kirjattu, voit korvata sen arkistoidulla versiolla Palauta-toiminnolla.

Huomautus

Vain myyntiasiakirjoja ja projekteja voidaan palauttaa. Toiminto ei ole käytettävissä arkistoiduissa ostoasiakirjoissa.

Jos kyse on arkistoiduista asiakirjoista, joiden alkuperäinen versio on poistettu, voit käyttää sisällön uudelleen kopioimalla tiedot esimerkiksi Kopioi asiakirjasta -toiminnolla

Tutkiaksesi arkistoituja dokumentteja valitse -kuvake, syötä Arkisto ja valitse sitten liittyvä linkki. Jos sinua kiinnostava arkisto ei näy heti Siirry raportteihin ja analyyseihin -osassa, sinun on ehkä valittava Näytä lisää.

Asiakirjojen automaattisen arkistoinnin määrittäminen

Arkistointi voidaan automatisoida luomaan uusi versio arkistoidusta asiakirjasta, kun joku tekee seuraavat asiat:

• Muuttaa asiakirjan tai projektin tilan tai poistaa sen.
• Asiakirjan tulostaminen, lataaminen tai sähköpostitse lähettäminen.
• Tarjouksen muuntaminen tilaukseksi tai laskuksi.
• Kirjaa tilauksen.

Seuraavat vaiheet käsittelevät myyntiasiakirjojen automaattisen arkistoinnin määrittämistä Myyntien ja myyntisaamisten asetukset -sivulla. Vaiheet ovat samanlaiset ostoasiakirjoissa ja projekteissa.

• Ostotilauksissa käytetään Ostojen ja ostovelkojen asetukset -sivua.
• Projekteissa käytetään Projektiasetukset-sivua.
• Huollossa käytetään Huoltohallinnon asetukset -sivua.

1. Valitse -kuvake, syötä Myynnin ja saatavien asetukset ja valitse sitten liittyvä linkki.
2. Valitse Arkistointi -pikavälilehdessä, otetaanko automaattinen arkistointi käyttöön kaikille myyntiasiakirjatyypeille. Lue lyhyt kuvaus siirtämällä kohdistin kentän päälle.

Seuraavassa taulukossa kuvataan Arkistoi tarjoukset-kentän vaihtoehdot.

Asetus	Kuvaus
Ei koskaan	Älä arkistoi myyntitarjouksia, kun ne poistetaan.
Kysymys	Kysy käyttäjältä myyntitarjousten arkistoinnista tarjousten poistamisen yhteydessä.
Aina	Arkistoi myyntitarjous automaattisesti, kun poistat sen.

Myyntitilauksen arkistointi manuaalisesti

Seuraavassa kuvataan, miten myyntitilaus arkistoidaan manuaalisesti. Vaiheet ovat samanlaiset kaikissa arkistoitavissa asiakirjoissa ja projekteissa.

1. Valitse -kuvake, syötä Myyntitarjoukset ja lisää sitten liittyvä linkki.
2. Avaa myyntitilaus, jonka haluat arkistoida.
3. Valitse Arkistoi asiakirja -toiminto.

Myyntitilaus on arkistoitu. Voit tarkastella sitä Arkistoidut myyntitilaukset -sivulla.

Kirjaamattomien myyntiasiakirjan tai projektin palauttaminen arkistosta

Asiakirjan palauttaminen on mahdollista vain, jos alkuperäistä asiakirjaa ei ole kirjattu.

Seuraavaksi käsitellään menetelmä, jolla arkistoitu myyntitilaus palautetaan alkuperäiseen myyntitilaukseen. Vaiheet ovat samankaltaiset kaikille tilauksille, puitetilauksille, palautustilauksille ja tarjouksille.

1. Valitse -kuvake, syötä Myyntitilausarkisto ja valitse sitten liittyvä linkki.
2. Valitse palautettava arkistoitu myyntitilaus tai sen versio ja valitse sitten Palauta-toiminto.

Alkuperäisen myyntitilauksen tai projektin sisältö korvataan arkistoidulla versiolla.

Arkistoitujen versioiden poistaminen

Säilytyskäytännön avulla voidaan tyhjentää arkistoidut versiot, joita ei enää tarvita. Säilytyskäytäntöjen avulla järjestelmänvalvojat voivat määrittää, kuinka kauan he haluavat säilyttää tietoja. He voivat esimerkiksi määrittää käytännön, joka poistaa tiedot vanhentumispäivämäärän jälkeen. Lisätietoja on kohdassa Säilytyskäytäntöjen määrittäminen.

Arkistoitujen asiakirjojen ja projektien säilytyskäytäntöjen luomista varten kannattaa ottaa huomioon seuraavat seikat:

• Jos alkuperäistä asiakirjaa ei ole poistettu, Business Central ei voi poistaa arkistoituja versioita. Arkistoitu versio ei vanhene niin kauan kuin alkuperäinen on olemassa.
• Kun määrität säilytyskäytännön, voit määrittää käytännön poistamaan kaikki arkistoidut versiot uusinta lukuun ottamatta. Versioita voi olla esimerkiksi 10 ja haluat säilyttää viimeisimmän kopion.
• Business Central laskee asiakirjojen vanhentumispäivämäärän viimeisimmän arkistoidun version päivämäärän perusteella.

Liittyvät tiedot

Asiakirjarivien seuraaminen
Myynti
Yrityksen yleiset toiminnot
Business Centralin käyttäminen

Business Centralin maksuttoman verkko-oppimissisällön etsiminen