Ulkoiset lähettäjät – Microsoft 365:lle lähetettyjen sähköpostiviestien vianmääritys
Vihje
Tiesitkö, että voit kokeilla Microsoft Defender for Office 365 palvelupaketin 2 ominaisuuksia maksutta? Käytä 90 päivän Defender for Office 365 kokeiluversiota Microsoft Defender-portaalin kokeilukeskuksessa. Lisätietoja siitä, ketkä voivat rekisteröityä ja kokeilla käyttöehtoja, on artikkelissa Kokeile Microsoft Defender for Office 365.
Tässä artikkelissa on vianmääritystietoja lähettäjille, joilla on ongelmia yrittäessään lähettää sähköpostia vastaanottajille Microsoft 365:ssä, sekä parhaita käytäntöjä joukkosähköpostin lähettämiseen asiakkaille.
Hallitsetko IP-osoitettasi ja toimialueen lähettämää mainetta?
Exchange Online Protection (EOP) tarjoaa roskapostisuojan Microsoft 365:lle. Käytämme myös sähköpostin todennustekniikoita, kuten SPF, DKIM ja DMARC, varmistaaksemme, että sähköpostin lähettävän toimialueen käyttöoikeudet ovat siihen sallittuja. Monet tekijät vaikuttavat EOP-suodatukseen. Esimerkiksi lähettävä IP, toimialue, sähköpostin todennus, luettelon tarkkuus, valitusprosentit, sisältö ja paljon muuta. Yksi tärkeimmistä tekijöistä lähettäjän maineen ja heidän kykynsä toimittaa sähköpostia on heidän roskapostivalitusprosenttinsa.
Lähetätkö sähköpostia uusista IP-osoitteista?
IP-osoitteilla, joita ei ole koskaan käytetty sähköpostin lähettämiseen, ei yleensä ole mainetta järjestelmissämme. Tämän seurauksena uusista lähteistä peräisin olevalla sähköpostilla ilmenee todennäköisemmin toimitusongelmia. Kun IP-osoite on luonut maineen roskapostin lähettämisen sijaan, EOP mahdollistaa yleensä paremman sähköpostin toimituskokemuksen.
Uudet IP:t toimialueille, joilla on olemassa olevia SPF-tietueita, saavat yleensä lisäetua, kun ne perivät osan toimialueen lähettävästä maineesta. Jos toimialueellasi on hyvä lähetysmaine, uudet IPS:t saattavat käynnistyä nopeammin. Uuden IP-osoitteen voi odottaa olevan täysin käytössä parin viikon kuluessa tai vähemmän määrän, luettelon tarkkuuden ja roskapostivalitusmäärien mukaan.
Varmista, että DNS on määritetty oikein
Jos haluat ohjeita DNS-tietueiden luomiseen ja ylläpitämiseen, mukaan lukien sähköpostireititykseen tarvittava MX-tietue, sinun on otettava yhteyttä DNS-isännöintipalveluun.
Varmista, että et mainosta itseäsi ei-reititettävänä IP-osoitteena
Emme ehkä hyväksy lähettäjien sähköpostiviestejä, jotka eivät suorita käänteistä DNS-hakua. Joissakin tapauksissa lailliset lähettäjät mainostavat itseään virheellisesti ei-Internet-reititettävänä IP-osoitteena yrittäessään avata yhteyttä EOP:iin. Yksityiseen (ei-reititettävään) verkkoon varattuja IP-osoitteita ovat seuraavat:
- 192.168.0.0/16 (tai 192.168.0.0 - 192.168.255.255)
- 10.0.0.0/8 (tai 10.0.0.0 - 10.255.255.255)
- 172.16.0.0/11 (tai 172.16.0.0 - 172.31.255.255)
Sait toimittamattoman raportin (NDR), kun lähetit sähköpostia käyttäjälle Office 365
Jotkin toimitusongelmat johtuvat siitä, että Microsoft estää lähettäjän IP-osoitteen, tai käyttäjätili tunnistetaan kielletyksi lähettäjäksi aiemman roskapostitoiminnon vuoksi. Jos uskot saaneensa virheilmoituksen toimittamatta jättäminen (tunnetaan myös NDR-ilmoituksena tai pomppuviestinä), ratkaise ongelma noudattamalla NDR-viestin ohjeita.
Lisätietoja saamastasi virheestä on Exchange Online sähköpostin toimitusta estävien raporttien virhekoodien luettelossa.
Esimerkiksi seuraava NDR ilmaisee, että Microsoft esti IP-osoitteen lähettämisen:
550 5.7.606-649 Access denied, banned sending IP [x.x.x.x]; To request removal from this list please visit https://sender.office.com/ and follow the directions.
Jos haluat pyytää poistamista tästä luettelosta, katso Estetyt lähettäjät -luettelosta itsesi poistaminen portaalin avulla.
Sähköpostini päätyi vastaanottajan Roskaposti-kansioon
Jos EOP on tunnistanut viestin virheellisesti roskapostiksi, voit lähettää tämän väärän positiivisen viestin Microsoftille analyysia varten. Lisätietoja on kohdassa Raporttiviestit ja tiedostot Microsoftille.
EOP-rajoittanut liikennettä IP-osoitteestani
Näyttöön tulee seuraava NDR, koska ip-lähdeosoitteesta havaittiin epäilyttävää toimintaa. Lähteestä peräisin olevia viestejä on rajoitettu tilapäisesti arvioinnin ajaksi.
host xxxx.outlook.com [x.x.x.x]: 451 4.7.550 Access denied, please try again later
Kun olemme arvioineet viestit ja määrittäneet, että kaikki on kunnossa, poistamme rajoituksen.
En voi vastaanottaa sähköpostiviestejä lähettäjiltä Microsoft 365:ssä
Jos haluat vastaanottaa viestejä Microsoft 365:n lähettäjiltä, varmista, että verkkosi sallii yhteydet EOP:n käyttämistä IP-osoitteista palvelinkeskuksissamme. Lisätietoja on kohdassa Exchange Online Protection IP-osoitteet.
Parhaat käytännöt joukkosähköpostin lähettämiseen Microsoft 365 -käyttäjille
Jos suoritat usein joukkosähköpostikampanjoita Microsoft 365 -käyttäjille, noudata tämän osion vihjeitä.
Varmista, että Lähettäjä-nimi kuvastaa viestin lähettäjää
Viestin Aihe-rivin tulee olla lyhyt yhteenveto siitä, mistä viestissä on kyse. Viestin tulisi selvästi ja ytimekkäänä osoittaa, mistä tarjonnassa, palvelussa tai tuotteessa on kyse. Esimerkki:
Oikea:
Alkaen: marketing@shoppershandbag.com
Aihe: Joulukauden päivitetty luettelo!
Virheellinen:
Alkaen: someone@outlook.com
Aihe: Luettelot
Mitä helpommin ihmiset tietävät, kuka olet ja mitä teet, sitä vähemmän vaikeuksia sinulla on useimmissa roskapostisuodattimissa.
Sisällytä aina peruuta tilaus -vaihtoehto kampanjasähköposteihin
Markkinointisähköpostin, erityisesti uutiskirjeiden, tulee aina sisältää tapa peruuttaa tilaus. Esimerkki:
This email was sent to example@contoso.com by sender@fabrikam.com.
Update Profile/Email Address | Instant removal with SafeUnsubscribe™ | Privacy Policy
Vastaanottajan on lähetettävä viesti, jonka Aihe-rivillä on Peruuta tilaus, ei ole yhtä suositeltavaa kuin yhden napsautuksen vaihtoehto. Jos tarvitset vastaanottajia lähettämään viestin, varmista, että linkki vie heidät lomakkeeseen, jossa kaikki pakolliset kentät täytetään.
Käytä kaksinkertaista suostumisvaihtoehtoa markkinointisähköpostin tai uutiskirjeen rekisteröinnissä
Tätä alan parasta käytäntöä suositellaan, jos yrityksesi vaatii tai kannustaa käyttäjiä rekisteröimään yhteystietonsa käyttääkseen tuotettasi tai palveluitasi. Käytäntö, jonka mukaan käyttäjät rekisteröidään automaattisesti markkinointisähköposteihin tai sähköisiin uutiskirjeisiin rekisteröintiprosessin aikana, on kyseenalainen nykypäivän Internet-ympäristössä.
Jos uutiskirjeen tai erikoistarjousten vastaanottovaihtoehdot ovat oletusarvoisesti valittuina rekisteröintiprosessissasi, on hyvin todennäköistä, että haluamattomat käyttäjät saavat sähköpostisi.
Microsoft suosittelee kaksinkertaista suostumisvaihtoehtoa, mikä tarkoittaa sitä, että markkinointisähköpostin tai uutiskirjeen valintaruutua ei ole valittu oletusarvoisesti. Lisäksi kun rekisteröintilomake on lähetetty, käyttäjälle lähetetään vahvistussähköpostiviesti. Vahvistussähköpostiviesti sisältää URL-osoitteen, jonka avulla käyttäjä voi vahvistaa päätöksensä vastaanottaa markkinointisähköpostia.
Double opt-in -menetelmä auttaa poistamaan kaikki kyseenalaiset sähköpostimarkkinointikäytännöt, koska kukaan ei voi väittää rekisteröityneensä tahattomasti markkinointisähköpostiin.
Varmista, että sähköpostiviestin sisältö on läpinäkyvää ja jäljitettävissä
Sähköpostisisältö on yhtä tärkeää kuin tapa, jolla lähetät sähköpostia. Seuraavien parhaiden käytäntöjen avulla voit varmistaa, ettei sähköpostiasi merkitä sähköpostin suodatuspalveluilla:
Vastaanottajien osoitteistoon lisäämispyynnöissä tulee selvästikin ilmoittaa, että tämä toiminto ei takaa toimitusta.
Viestin runkoon sisältyvien uudelleenohjausten tulee olla samankaltaisia ja yhdenmukaisia, ei moninaisia ja monipuolisia. Tässä kontekstissa uudelleenohjaus osoittaa viestistä poispäin, kuten linkit ja asiakirjat. Jos sinulla on useita mainoslinkkejä, peruuta tilauslinkkejä tai päivitä profiililinkkejä, niiden kaikkien tulee osoittaa samalle toimialueelle. Esimerkki:
Oikein (kaikki toimialueet ovat samat):
unsubscribe.bulkmailer.comprofile.bulkmailer.comoptions.bulkmailer.comVirheellinen (kaikki toimialueet ovat erilaisia):
unsubscribe.bulkmailer.comprofile.excite.comoptions.yahoo.comVältä sisältöä, jossa on suuria kuvia ja liitteitä tai viestejä, jotka koostuvat kokonaan kuvasta.
Julkisen tietosuojan tai P3P-asetusten tulisi selvästi ilmoittaa seurantapikselien (verkkovirheiden tai majakoiden) olemassaolo.
Virheellisten sähköpostialiasten poistaminen tietokannoista
Kaikki tietokannan virheelliset sähköpostiosoitteet, jotka johtavat NDR:iin, ovat tarpeettomia, ja ne vaarantavat lähtevän sähköpostin tarkempaa tarkastelua varten sähköpostin suodatuspalveluissa. Varmista, että sähköpostitietokantasi on ajan tasalla.