¿Qué es Microsoft Cost Management?

Artículo
08/07/2023

Microsoft Cost Management es un conjunto de herramientas de FinOps que ayuda a las organizaciones a analizar, supervisar y optimizar sus costos de Microsoft Cloud. Cost Management está disponible para cualquier persona con acceso a una cuenta de facturación, suscripción, grupo de recursos o grupo de administración. Puede acceder a Cost Management dentro de las experiencias de facturación y administración de recursos o por separado como una herramienta independiente optimizada para los equipos de FinOps que administran el costo en varios ámbitos. También puede automatizar y ampliar las funcionalidades nativas o enriquecer sus propias herramientas y procesos con el costo para maximizar la visibilidad y la responsabilidad de la organización con todas las partes interesadas y lograr sus objetivos de optimización y eficiencia más rápido.

Entre los ejemplos de lo que puede hacer en Cost Management, se incluyen:

Informar y analizar los costos en Azure Portal, Centro de administración de Microsoft 365 o Power BI.
Supervisar los costos de forma proactiva con alertas programadas, uso de reservas, anomalías y presupuestos.
Habilite la herencia de etiquetas y divida los costos compartidos con reglas de asignación de costos.
Automatice los procesos empresariales o integre el costo en herramientas externas mediante la exportación de datos.

Cómo se procesan los cargos

Para comprender cómo funciona Cost Management, primero debe comprender el sistema de comercio. En su núcleo, Microsoft Commerce es una canalización de datos que respalda todas las transacciones comerciales de Microsoft, ya sean de consumidor o comercial. Aunque hay muchas entradas y conexiones a esta canalización, como las experiencias de compra de Marketplace y de registro, este artículo se centra en los componentes que le ayudan a supervisar, asignar y optimizar los costos.

A la izquierda, los servicios de Azure, Microsoft 365, Dynamics 365 y Power Platform miden los productos y servicios que usa y compra en el nivel más pormenorizado. Cada servicio inserta el uso medido y las cantidades de compra en la canalización de datos de Commerce con una cadencia diferente. En general, si los datos de un servicio son más lentos que otros, se debe a la frecuencia con la que esos servicios publican su uso y cargos.

A medida que los datos pasan por la canalización, el sistema de clasificación aplica descuentos basados en su hoja de precios específica y genera el "uso clasificado", que incluye el precio y la cantidad para cada registro de costos. Es importante tener en cuenta que las cantidades medidas de uso y compra y las cantidades de precios pueden diferir debido a distintos modelos de precios, como los precios por bloques, cuya tarifa es por el uso en "bloques" de unidades (por ejemplo, "100 horas"). Las cantidades de uso y compra a menudo se proporcionan en la unidad de medida de nivel inferior, mientras que las cantidades de precios pueden estar en una unidad de precios de nivel superior. Cost Management muestra la cantidad en la unidad de medida, mientras que la hoja de precios y las facturas muestran la cantidad en la unidad de precios. Al final del mes, se aplican créditos y se publica la factura. Este proceso comienza 72 horas después de que finalice el período de facturación, que suele ser el último día del mes natural para la mayoría de las cuentas. Por ejemplo, si el período de facturación finaliza el 31 de marzo, los cargos se finalizarán el 4 de abril a medianoche.

Importante

Los créditos se aplican como una tarjeta de regalo u otro instrumento de pago antes de que se genere la factura. Aunque se realiza un seguimiento del estado de crédito a medida que los nuevos cargos fluyen a la canalización de datos, los créditos no se aplican explícitamente a estos cargos hasta el final del mes.

Todo hasta este punto constituye el proceso de facturación donde se finalizan los cargos, se aplican descuentos y se publican facturas. Los propietarios de la cuenta de facturación y del perfil de facturación pueden estar familiarizados con este proceso como parte de la experiencia de facturación dentro del Azure Portal o Centro de administración de Microsoft 365. La experiencia de facturación le permite revisar créditos, administrar la dirección de facturación y los métodos de pago, pagar facturas y mucho más, todo lo relacionado con la administración de la relación de facturación con Microsoft.

El modelo de detección de anomalías identifica anomalías diariamente en función del uso normalizado (no clasificado).
El motor de asignación de costos aplica la herencia de etiquetas y divide los costos compartidos.
Los informes de uso y costo de AWS se extraen en función de los conectores de AWS que haya configurado.
Las recomendaciones de costos de Azure Advisor se extraen para habilitar la información de ahorro de costos para suscripciones y grupos de recursos.
Las alertas de costo se envían para presupuestos, anomalías, alertas programadas y mucho más en función de las opciones configuradas.

Por último, los detalles de costos están disponibles a partir del análisis de costos en el Azure Portal y se publican en la cuenta de almacenamiento a través de exportaciones programadas.

Cómo se relaciona Cost Management y Facturación

Cost Management es un conjunto de herramientas de FinOps que le permiten analizar, administrar y optimizar los costos.

La facturación proporciona todas las herramientas necesarias para administrar la cuenta de facturación y pagar facturas.

Aunque Cost Management está disponible desde dentro de la experiencia de facturación, Cost Management también está disponible en cada suscripción, grupo de recursos y grupo de administración en Azure Portal para asegurar que todos los usuarios tengan visibilidad completa de los costos de los que son responsables y puedan optimizar sus cargas de trabajo para maximizar la eficiencia. Cost Management también está disponible de forma independiente para simplificar el proceso de administración del costo en varias cuentas de facturación, suscripciones, grupos de recursos o grupos de administración.

¿Qué datos se incluyen en Cost Management and Billing?

Dentro de la experiencia de facturación, puede administrar todos los productos, suscripciones y compras recurrentes que usa; revisar sus créditos y compromisos; y ver y pagar sus facturas. Las facturas están disponibles en línea o como archivos PDF e incluyen todos los cargos facturados y los impuestos aplicables. Los créditos se aplican al importe total de la factura cuando se generan facturas. Este proceso de facturación se produce en paralelo con el procesamiento de datos de Cost Management, lo que significa que Cost Management no incluye créditos, impuestos y algunas compras, como cargos de soporte técnico en cuentas que no pertenecen al Contrato de cliente de Microsoft (MCA).

Las suscripciones clásicas del proveedor de soluciones en la nube (CSP) y el patrocinio no se admiten en Cost Management. Estas suscripciones se admitirán después de realizar la transición al Contrato de cliente de Microsoft.

Para obtener más información sobre las ofertas admitidas, qué datos se incluyen o cómo se actualizan y conservan los datos en Cost Management, consulte Descripción de los datos de Cost Management.

Estimación del costo de la nube

Durante la transición a la nube, hay muchas herramientas disponibles para ayudarle a comprender los precios:

La calculadora del costo total de propiedad (TCO) debe ser su primera opción si tiene curiosidad sobre cuánto costaría mover la infraestructura local existente a la nube.
Azure Migrate es una herramienta gratuita que le ayuda a analizar las cargas de trabajo locales y planear la migración a la nube.
La calculadora de precios de Azure le ayuda a calcular el costo de crear nuevas implementaciones o expandir las existentes. En esta herramienta, podrá explorar varias configuraciones de muchos servicios de Azure diferentes a medida que identifica qué SKU y cuánto uso le mantiene dentro del intervalo de precios deseado. Para más información, consulte los detalles de precios de cada uno de los servicios que use.
La herramienta de selección de máquinas virtuales es su tienda única para encontrar las mejores máquinas virtuales para su solución prevista.
La calculadora de ahorros de Ventaja híbrida de Azure le ayuda a calcular el ahorro de uso de las licencias existentes de Windows Server y SQL Server en Azure.

Informar y analizar los costos

Cost Management y facturación incluyen varias herramientas para ayudarle a comprender, informar y analizar los costos facturados de Microsoft Cloud y AWS.

El análisis de costos es una herramienta de exploración de costos ad hoc. Obtenga respuestas rápidas con información ligera y análisis. Power BI es una solución avanzada para crear paneles más amplios e informes complejos o combinar costos con otros datos. Power BI está disponible para las cuentas de facturación y los perfiles de facturación.
Las exportaciones y la API de detalles de costos le permiten integrar los detalles de costos en sistemas o procesos empresariales externos.
Los conectores de AWS le permiten ingerir los detalles de los costos de AWS en Azure para facilitar la administración conjunta de los costos de Azure y AWS. Después de configurarse, el conector también habilita otras funcionalidades, como las alertas programadas y presupuestadas.

Para más información, consulte Introducción a la generación de informes.

Organización y asignación de costos

La organización y la asignación de costos son fundamentales para garantizar que las facturas se enrutan a las unidades de negocio correctas y se pueden dividir aún más para la facturación interna, también conocida como contracargo. El primer paso para asignar costos en la nube es organizar las suscripciones y recursos de forma que faciliten la creación de informes y el contracargo de forma fluida. Microsoft ofrece las siguientes opciones para organizar recursos y suscripciones:

Los perfiles de facturación de MCA y las secciones de factura se usan para agrupar suscripciones en facturas. Cada perfil de facturación representa una factura independiente que se puede facturar a una unidad de negocio diferente y cada sección de factura se segmenta por separado dentro de esas facturas. También puede ver los costos por perfil de facturación o sección de factura en el análisis de costos.
Los departamentos de EA y las cuentas de inscripción son conceptualmente similares a las secciones de la factura, como grupos de suscripciones, pero no se representan dentro del PDF de la factura. Sin embargo, se incluyen en los detalles del costo que respaldan cada factura. También puede ver los costos por departamento o cuenta de inscripción en el análisis de costos.
Los grupos de administración también permiten agrupar suscripciones, pero ofrecen algunas diferencias clave:
- El acceso al grupo de administración se hereda de las suscripciones y los recursos.
- Los grupos de administración se pueden colocar en capas en varios niveles y las suscripciones se pueden colocar en cualquier nivel.
- Los grupos de administración no se incluyen en los detalles del costo.
- Todos los costos históricos se devuelven para los grupos de administración en función de las suscripciones que se encuentran actualmente dentro de esa jerarquía. Cuando se mueve una suscripción, se mueven todos los costos históricos.
- Azure Policy admite los grupos de administración y estos pueden tener reglas asignadas para automatizar los informes de cumplimiento para su estrategia de gobernanza de costos.
Las suscripciones y los grupos de recursos son el nivel más bajo en el que puede organizar las soluciones en la nube. En Microsoft, cada producto se administra dentro de su propia suscripción, a veces incluso limitada a una sola región. Simplifica la gobernanza de costos, pero requiere más sobrecarga para la administración de suscripciones. La mayoría de las organizaciones usan suscripciones para unidades de negocio y separan desarrollo y pruebas de producción u otros entornos y, a continuación, usan grupos de recursos para los productos. Complica la administración de costos porque los propietarios del grupo de recursos no tienen una manera de administrar el costo entre grupos de recursos. Por otro lado, es una manera sencilla de comprender quién es responsable de la mayoría de los cargos basados en recursos. Tenga en cuenta que no todos los cargos proceden de los recursos y algunos no tienen grupos de recursos o suscripciones asociados a ellos. También cambia a medida que pasa a las cuentas de facturación de MCA.
Las etiquetas de recursos son la única forma de agregar su propio contexto empresarial a los detalles de los costos y son quizás la forma más flexible de asignar recursos a las aplicaciones, unidades de negocios, entornos, propietarios, etc. Para obtener más información, consulte Cómo se usan las etiquetas en los datos de costos y uso para conocer las limitaciones y las consideraciones importantes.

Una vez que los recursos y las suscripciones se organizan mediante la jerarquía de suscripciones y tienen los metadatos necesarios (etiquetas) para facilitar la asignación adicional, use las siguientes herramientas en Cost Management para simplificar los informes de costos:

La herencia de etiquetas simplifica la aplicación de etiquetas mediante la copia de etiquetas de suscripción y grupo de recursos en los recursos de los datos de costos. Estas etiquetas no se guardan en los propios recursos. El cambio solo se produce en Cost Management y no está disponible para otros servicios, como Azure Policy.
La asignación de costos ofrece la capacidad de "mover" o dividir los costos compartidos de una suscripción, grupo de recursos o etiqueta a otra suscripción, grupo de recursos o etiqueta. La asignación de costos no cambia la factura. El objetivo de la asignación de costos es reducir la sobrecarga e informar con mayor precisión sobre la procedencia final de los cargos (aunque sea indirectamente), lo que debería impulsar una rendición de cuentas más completa.

La forma en que organiza y asigna costos desempeña un papel importante en la forma en que las personas de su organización pueden administrar y optimizar los costos. Asegúrese de planear con antelación y volver a visitar la estrategia de asignación cada año.

Supervisión de los costos con alertas

Cost Management y Facturación ofrecen muchos tipos diferentes de correos electrónicos y alertas para mantenerle informado y ayudarle a administrar de forma proactiva su cuenta y los costos incurridos.

Las alertas presupuestarias notifican a los destinatarios cuando el costo supera un importe predefinido de costos o de previsiones. Los presupuestos se pueden visualizar en el análisis de costos y están disponibles en todos los ámbitos admitidos por Cost Management. Los presupuestos de las suscripciones y de los grupos de recursos también pueden configurarse para notificar a un grupo de acción que tome medidas automatizadas para reducir o incluso detener más cargos.
Las alertas de anomalías notifican a los destinatarios cuando se detecta un cambio inesperado en el uso diario. Puede ser un pico o una caída. La detección de anomalías solo está disponible para las suscripciones y se puede ver en las vistas inteligentes de análisis de costos. Las alertas de anomalías se pueden configurar desde la página de alertas de costos.
Las alertas programadas notifican a los destinatarios los últimos costos en una programación diaria, semanal o mensual basada en una vista de costos guardada. Los correos electrónicos de alerta incluyen una representación de gráfico visual de la vista y, opcionalmente, pueden incluir un archivo CSV. Las vistas se configuran en el análisis de costos, pero los destinatarios no requieren acceso al costo para ver el correo electrónico, el gráfico o el CSV vinculado.
Las alertas de saldo comprometido de EA se envían automáticamente a los contactos de notificación configurados en la cuenta de facturación de EA cuando el saldo se usa al 90% o al 100%.
Las alertas de facturación pueden configurarse para los perfiles de facturación de MCA y las suscripciones al Programa de suscripción en línea de Microsoft (MOSP) Para más detalles, consulte Ver y descargar su factura de Azure.

Para obtener más información, consulte Supervisión del uso y el gasto con alertas de costos.

Optimización de costos

Microsoft ofrece una amplia gama de herramientas para optimizar los costos. Algunas de estas herramientas están disponibles fuera de la experiencia de Cost Management y facturación, pero se incluyen por motivos de integridad.

Hay muchos servicios gratuitos disponibles en Azure. Asegúrese de prestar mucha atención a las restricciones. Los diferentes servicios son gratuitos indefinidamente, durante 12 meses o 30 días. Algunos son gratuitos hasta una cantidad específica de uso y algunos pueden tener dependencias en otros servicios que no son gratuitos.
Las recomendaciones de costos de Azure Advisor deben ser su primera parada cuando esté interesado en optimizar los recursos existentes. Las recomendaciones de Advisor se actualizan diariamente y se basan en los patrones de uso. Advisor está disponible para suscripciones y grupos de recursos. Los usuarios del grupo de administración también pueden ver recomendaciones, pero tendrán que seleccionar las suscripciones deseadas. Los usuarios de facturación solo pueden ver recomendaciones para las suscripciones a las que tienen acceso a los recursos.
Los planes de ahorro de Azure ahorran dinero cuando tiene un uso coherente de los recursos de proceso de Azure. Un plan de ahorro puede reducir significativamente los costos de los recursos hasta un 66 % con respecto a los precios de pago por uso.
Las reservas de Azure le ayudan a ahorrar hasta un 72% en comparación con las tarifas de pago por uso, al comprometerse previamente con cantidades específicas de uso durante un tiempo determinado.
La ventaja híbrida de Azure le ayuda a reducir significativamente los costos mediante el uso de licencias locales de Windows Server y SQL Server o suscripciones de RedHat y SUSE Linux en Azure.

Para ver otras opciones, consulte Ventajas e incentivos de Azure.

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