Creación de una organización con control de costos
Como se describe en Motivaciones: ¿por qué nos mudamos a la nube?, hay muchas razones sólidas para que una empresa adopte la nube. Cuando la reducción de costos es un impulsor principal, es importante crear una organización consciente de los costos.
Garantizar la conciencia de costos no es una actividad única. Al igual que otros temas de adopción de la nube, es iterativo. En el diagrama siguiente se describe este proceso para centrarse en tres actividades interdependientes: visibilidad, responsabilidady optimización. Estos procesos se desempeñan en macros y micro niveles, que se describen en detalle en este artículo.
Figura 1: Esquema de la organización consciente del costo.
Procesos generales con control de costos
Visibilidad: Para que una organización sea consciente de los costos, necesita visibilidad de esos costos. La visibilidad de una organización consciente de los costos requiere informes coherentes para los equipos que adoptan la nube, los equipos financieros que administran los presupuestos y los equipos de administración responsables de los costos. Esta visibilidad se logra mediante el establecimiento de:
- El ámbito de informes adecuado.
- Organización de recursos adecuada (grupos de administración, grupos de recursos, suscripciones).
- Estrategias claras de etiquetado.
- Controles de acceso adecuados (RBAC de Azure).
Responsabilidad: La responsabilidad es tan importante como la visibilidad. La responsabilidad comienza con presupuestos claros para los esfuerzos de adopción. Los presupuestos deben estar bien establecidos, comunicados claramente y basados en expectativas realistas. La responsabilidad requiere un proceso iterativo y una mentalidad de crecimiento para impulsar el nivel adecuado de responsabilidad.
Optimización: La optimización es el proceso que genera reducciones de costos. Durante la optimización, se modifican las asignaciones de recursos para reducir el costo de admitir varias cargas de trabajo. Este proceso requiere iteración y experimentación. Cada reducción del costo reduce el rendimiento. Encontrar el equilibrio adecuado entre el control de costos y las expectativas de rendimiento del usuario final exigen la entrada de varias partes.
En las secciones siguientes se describen los roles que desempeñan varios equipos en el desarrollo de una organización consciente de los costos.
Equipo de estrategia en la nube
La creación de conciencia de costos en los esfuerzos de adopción de la nube comienza en el nivel de liderazgo. Para que sea eficaz a largo plazo, el equipo de estrategia de nube debe incluir a un miembro del equipo financiero. Si su estructura financiera tiene responsables empresariales responsables de los costos de la solución, también deben invitarse a unirse al equipo. Además de las actividades principales que normalmente se asignan al equipo de estrategia en la nube, todos los miembros del equipo de estrategia en la nube también deben ser responsables de:
Visibilidad: El equipo de estrategia en la nube y el de gobernanza de la nube necesitan conocer los costos reales de los trabajos de adopción de la nube. Dada la vista de nivel ejecutivo de este equipo, deben tener acceso a varios ámbitos de costo para analizar las decisiones de gasto. Normalmente, un ejecutivo necesita ver el total de los costos en todo el gasto en la nube. Como miembro activo del equipo de estrategia de la nube, también debe poder ver los costos por unidad de negocio o por unidad de facturación para validar la visualización de costos, los contracargos u otros modelos de contabilidad de la nube.
Rendición de cuentas: los presupuestos se deben establecer entre los equipos de estrategia de la nube, gobernanza de la nube y adopción de la nube, en función de las actividades de adopción esperadas. Cuando se producen desviaciones del presupuesto, el equipo de estrategia en la nube y el equipo de gobernanza de la nube deben asociarse para determinar rápidamente el mejor curso de acción para corregir las desviaciones.
Optimización: Durante los esfuerzos de optimización, el equipo de estrategia en la nube puede representar la inversión y el valor devuelto de cargas de trabajo específicas. Si una carga de trabajo tiene un valor estratégico o un impacto financiero en la empresa, los esfuerzos de optimización de costos deben supervisarse estrechamente. Si no hay ningún impacto estratégico en la organización y ningún costo inherente para un rendimiento deficiente de una carga de trabajo, el equipo de estrategia en la nube puede aprobar la optimización excesiva. Para impulsar estas decisiones, el equipo debe poder ver los costos en un ámbito por proyecto.
Equipo de adopción de la nube
El equipo de adopción de la nube está en el centro de todas las actividades de adopción. Por lo tanto, son la primera línea de defensa contra el gasto excesivo. Este equipo tiene un rol activo en las tres fases de la conciencia de costos.
Visibilidad:
- Conciencia: Es importante que el equipo de adopción de la nube tenga claridad sobre los objetivos de ahorro de costos de la iniciativa. Simplemente indicando que el esfuerzo de adopción de la nube ayudará a reducir los costos es una receta para errores. La visibilidad específica es importante. Por ejemplo, si el objetivo es reducir el TCO del centro de datos en un 3 % o gastos operativos anuales en un 7 %, divulga esos objetivos de forma temprana y clara.
- Telemetría: Este equipo necesita visibilidad sobre el impacto de sus decisiones. Durante las actividades de migración o innovación, sus decisiones tienen un efecto directo en los costos y el rendimiento. El equipo debe equilibrar estos dos factores competidores. La supervisión del rendimiento y la supervisión de costos que tiene como ámbito los proyectos activos del equipo son importantes para proporcionar la visibilidad necesaria.
Responsabilidad: El equipo encargado de la adopción de la nube debe estar al tanto de los presupuestos preestablecidos que están asociados con sus esfuerzos de adopción. Cuando los costos reales no se alinean con el presupuesto, hay una oportunidad para crear responsabilidad. La responsabilidad no equivale a penalizar al equipo de adopción por superar el presupuesto, ya que el exceso de presupuesto puede resultar de las decisiones de rendimiento necesarias. En su lugar, la responsabilidad significa educar al equipo sobre los objetivos y cómo sus decisiones afectan a esos objetivos. Además, la responsabilidad incluye proporcionar un diálogo en el que el equipo pueda comunicarse sobre las decisiones que llevaron a gastos excesivos. Si esas decisiones están mal alineadas con los objetivos del proyecto, este esfuerzo ofrece una buena oportunidad para asociarse con el equipo de estrategia en la nube para tomar mejores decisiones.
Optimización: Este esfuerzo es un acto de equilibrio, ya que la optimización de los recursos puede reducir el rendimiento de las cargas de trabajo que admiten. A veces, los ahorros previstos o presupuestados no se pueden realizar para una carga de trabajo porque la carga de trabajo no funciona adecuadamente con los recursos presupuestados. En esos casos, el equipo de adopción de la nube tiene que tomar decisiones sabias e informar de los cambios en el equipo de estrategia de nube y el equipo de gobernanza de la nube para que se puedan corregir los presupuestos o las decisiones de optimización.
Equipo de gobernanza de la nube
Por lo general, el equipo de gobernanza de la nube establece barreras de protección para la administración de costos en toda la nube. Este esfuerzo se centra en las siguientes actividades relacionadas con el desarrollo de una organización consciente de los costos:
Visibilidad: el equipo de gobernanza de la nube funciona en el mismo nivel y en colaboración con el equipo de estrategia de la nube a la hora de planear presupuestos de adopción de la nube. Estos dos equipos también trabajan juntos para revisar periódicamente los gastos reales. El equipo de gobernanza de la nube es responsable de garantizar la telemetría de rendimiento y informes de costos coherentes y confiables.
responsabilidad: Cuando se producen desviaciones presupuestarias, el equipo de estrategia en la nube y el equipo de gobernanza de la nube deben asociarse para determinar rápidamente el mejor curso de acción para corregir las desviaciones. Por lo general, el equipo de gobernanza de la nube actuará sobre esas decisiones. A veces, la acción puede ser sencillamente una nueva formación del equipo de adopción de la nube afectado. El equipo de gobernanza de la nube también puede ayudar a optimizar los recursos implementados, cambiar las opciones de descuento o incluso implementar opciones automatizadas de control de costos, como bloquear la implementación de recursos no planeados.
Optimización: Después de migrar o crear recursos en la nube, puede emplear herramientas de supervisión para evaluar el rendimiento y el uso de esos recursos. Los datos de supervisión y rendimiento adecuados pueden identificar los recursos que se deben optimizar. El equipo de gobernanza de la nube es responsable de garantizar que las herramientas de supervisión y informes de costos se implementen de forma coherente. También pueden ayudar a los equipos de adopción a identificar oportunidades para optimizar basándose en la telemetría de rendimiento y costos.
Centro de excelencia en la nube
Aunque no suele ser responsable de la administración de costos, el CCoE puede tener un impacto significativo en las organizaciones que tienen en cuenta los costos. Muchas decisiones fundamentales de TI afectan a los costos a escala. Cuando el CCoE realiza su parte, los costos se pueden reducir para varios esfuerzos de adopción de la nube.
Visibilidad: Cualquier grupo de gestión o grupo de recursos que contengan los principales recursos de TI debe ser visible para el equipo de CCoE. El equipo puede usar estos datos para aprovechar oportunidades de optimización.
Responsabilidad: Aunque normalmente no es responsable del costo, el CCoE puede mantenerse responsable de la creación de soluciones repetibles que minimicen el costo y maximicen el rendimiento.
Optimización: Dada la visibilidad de CCoE para varias implementaciones, el equipo está en una posición ideal para sugerir sugerencias de optimización y ayudar a los equipos de adopción a optimizar mejor los recursos.
Pasos siguientes
La práctica de estas responsabilidades en cada nivel de la empresa ayuda a impulsar una organización consciente de los costos. Para empezar a actuar en esta guía, revise la introducción a la preparación de la organización para ayudar a identificar las estructuras adecuadas del equipo.