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Planificación de la retención de información en servidores de archivos

Una directiva de retención de datos es importante para cualquier organización. Se puede usar la siguiente información para planificar cómo retener la información en la organización.

Determinar la programación de retención

La determinación de cuándo tiempo deben almacenarse los datos en los servidores de archivos de su red y el desarrollo de una programación de retención de datos ofrecen las siguientes ventajas:

  • Limitar la cantidad de datos que se almacenan, lo que reduce el costo general del almacenamiento en su organización
  • Reducir la responsabilidad
  • Cumplir con las reglamentaciones

Cuando se determine la programación de retención, se debe asegurar de que la programación cumple con las obligaciones legales del sector al que pertenece la organización. Por ejemplo, si su empresa es un proveedor de servicios sanitarios, debe comprender las reglamentaciones HIPAA.

Identificar archivos por retener

Antes de que pueda implementar su directiva de retención de datos, debe identificar los datos que están almacenados en cada servidor de archivos. Una vez realizado esto, debe marcar las carpetas con un período de retención y una fecha de inicio de la retención. También debe quitar el permiso Elim. secund. de cualquier carpeta que pueda contener los archivos que se están reteniendo. De este modo se garantiza que no se eliminan los archivos accidentalmente.

Importante

Las propiedades de clasificación no deben especificarse como fechas. Debe usar el período de retención para clasificar el archivo. Si el período de retención debe cambiarse, pueda actualizar el intervalo de dicho período sin tener que clasificar cada archivo nuevamente.

Consideraciones para múltiples equipos

Existen varios aspectos que deben considerarse cuando se tiene más de un servidor de archivos en la organización:

  • Las directivas de retención de datos generalmente son las mismas en toda la organización. Por ello, puede volver a usar el mismo conjunto de reglas en múltiples equipos.
  • El kit de herramientas para la clasificación de datos usa cmdlets de Windows PowerShell para importar y exportar las reglas de clasificación. Debe usarse esto para exportar la configuración desde un equipo de línea base e importarla en otro equipo para asegurarse de que la configuración sea la misma.
  • Debe usar espacios de nombres dinámicos cuando los servidores de origen y destino usen las mismas letras de unidad desde el almacenamiento en el servidor. Cuando cree un nuevo recurso compartido de archivos mediante el uso del Administrador del servidor, puede especificar el espacio de nombres.

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