Descripción de Viva Glint SFTP y automatización de datos

Use Microsoft Viva Glint Protocolo seguro de transferencia de archivos (SFTP) para establecer importaciones regulares de datos de empleados. Una fuente de distribución de datos automatizada le permite mantener los datos del Sistema de información de RR. HH. (HRIS) sincronizados con Viva Glint y permite a su organización:

• Envíe encuestas y resultados a los participantes adecuados en cualquier momento.
• Desencadena automáticamente encuestas para los empleados en puntos específicos del ciclo de vida de los empleados.
• Siempre tenga la información más actualizada de los empleados.

Preparación de datos para la importación

Antes de transferir datos a Viva Glint con SFTP, asegúrese de revisar la información sobre Viva Glint aspectos básicos del atributo y de completar la configuración de atributos. Más información.

Precaución

Asegúrese de que todos los usuarios de company Administración estén incluidos en la primera carga de archivos, con identificadores de empleado que coincidan con los identificadores de Viva Glint. Si no es así, los usuarios de company Administración se desactivarán y perderán el acceso a la plataforma.

Administración de la configuración de SFTP

En Viva Glint configuración general, administre claves SSH públicas, agregue direcciones IP públicas, especifique usuarios de notificación, administre la configuración de cifrado y vea las credenciales de SFTP. Más información.

Descripción de la importación automatizada de datos

Viva Glint SFTP:

• Permite archivos de datos completos y parciales.
• Comprueba periódicamente e importa automáticamente nuevos archivos.
• Deriva atributos para crear campos calculados durante la importación.
• Funciona mejor con los formatos de archivo recomendados.

Directorios SFTP

En la cuenta de SFTP, hay dos (2) directorios que Viva Glint monitores para que los archivos se importen automáticamente:

• /files/user_full: Usar para cargas de archivos COMPLETAS: los registros de empleados existentes en la plataforma que no están incluidos en el archivo se convierten en INACTIVOs.
• /files/user_delta: Usar para cargas de archivos PARTIAL: solo los registros de empleados del archivo se actualizan en la plataforma; todos los demás no se modifican.

Nota:

• Los archivos se eliminan automáticamente de SFTP después de 48 horas.
• Los archivos que producen advertencias y errores se pueden descargar del registro de auditoría de actividad en configuración general durante 28 días después de la importación.

Sugerencia

Para algunas versiones de SAP Success Factors y Workday, "/files" se puede anexar automáticamente a la ruta de acceso del archivo para las transmisiones SFTP. Quite "/files" de la ruta de acceso del archivo ("/user_full" o "/user_delta") para evitar errores de carga si la versión de HRIS anexa automáticamente "/files".

Métodos de transferencia

En función de la frecuencia con la que la organización importe datos para Viva Glint, considere qué método de transferencia de datos SFTP se ajusta mejor a sus necesidades.

• Fuente de distribución de datos HRIS automatizada: Trabaje con el equipo de datos de los empleados para establecer una exportación automatizada que se transmita directamente desde su HRIS a SFTP.
• Transferencia manual de archivos SFTP: Conéctese con una aplicación FTP para colocar manualmente un archivo completo o incremental en SFTP.

Atributos derivados

Mientras los datos de los empleados se cargan en Viva Glint, los atributos y valores derivados se calculan para los Grupos jerarquía, tenencia y antigüedad del administrador en función de las selecciones realizadas durante la configuración de atributos. Más información.

Nota:

No incluya atributos derivados en el archivo de datos del empleado, Viva Glint crea estos campos.

Procedimientos recomendados de archivos

Seleccione una frecuencia de transferencia de archivos, un formato, un diseño y una convención de nomenclatura en función de las necesidades de la empresa y las funcionalidades de HRIS.

Frecuencia:

Actualice los datos de los empleados al menos semanalmente o con una cadencia regular que se ajuste a la programación de la encuesta de su empresa.

Si tiene menos de 10 000 empleados, una fuente diaria del archivo completo debe ser una buena frecuencia y los archivos incrementales se pueden cargar para las actualizaciones puntuales. Si tiene una base de empleados grande con varios atributos (más de 50), el envío de archivos completos de 1 a 2 veces al mes con archivos incrementales diarios puede tener más sentido para las necesidades de su empresa. Hable con su equipo de HRIS para averiguar las posibilidades de transferencia de archivos de datos.

Formato y diseño:

El formato y el diseño de archivos coherentes a lo largo del tiempo garantizan importaciones correctas de archivos. Mantenga las mismas etiquetas de atributo en la fila de encabezado del archivo y seleccione un formato de archivo en las opciones de Viva Glint:

• .csv con un separador de comas y codificación UTF-8. Cuando los valores contienen comas, incluya comillas dobles.
• .xlsx con una sola pestaña y sin contraseña ni fórmulas.

Convención de nomenclatura:

Viva Glint recomienda las siguientes convenciones de nomenclatura de archivos, donde "companyid" es el identificador único dentro de Viva Glint, pero este método de nombre de archivo no es necesario. Asegúrese de que el nombre de archivo que seleccione tenga 64 caracteres o menos, incluida la extensión de archivo.

• Companyid_user_full_yyyymmdd.csv
• Companyid_user_delta_yyyymmdd.csv

Por ejemplo: contoso_user_delta_20230101.csv

Importante

Las extensiones de archivo deben reflejar el cifrado PGP, si se usan. Por ejemplo, una extensión de archivo .csv cifrada aparecería como: contoso_user_full_20230101. csv.pgp