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Mensajería externa en Viva Engage: preguntas más frecuentes

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Puede incluir personas fuera de la red Viva Engage en sus conversaciones y mensajes privados que se publican en grupos externos. Agrega personas como participantes externos y pueden responder a mensajes y publicaciones en la red de Viva Engage sin tener que unirse.

Encuentre respuestas a las preguntas más frecuentes sobre los participantes externos en este artículo.

Nota:

La mensajería externa, incluidas las redes exernales, los grupos externos y los participantes externos, no está disponible para las redes Viva Engage Enterprise en la geovisión geográfica de la UE.

Preguntas generales

P: ¿Cuál es la diferencia entre los participantes externos y las redes externas?

R: Las redes externas son excelentes para hospedar comunidades externas y administrar proyectos a largo plazo. La característica de participantes externos está pensada para comunicaciones puntuales a corto plazo, lo que no garantiza la necesidad de aprovisionar una nueva red.

P: ¿Puedo invitar a participantes externos a mis grupos Viva Engage?

R: Puede crear grupos externos en Viva Engage e invitar a participantes externos a esos grupos.

P: ¿Qué ocurre cuando se quita un participante externo?

R: Cuando quitas a alguien de una conversación Viva Engage, quita toda la conversación de su bandeja de entrada de Viva Engage y ya no puede acceder a ella.

El usuario que agregó el participante externo puede quitarlo de la conversación. Además, tanto los administradores de red como de grupo pueden quitar usuarios de las conversaciones.

P: ¿Qué ocurre si agredo accidentalmente un participante externo a la conversación?

R: Puede quitar al participante externo seleccionando Quitar participante en el comentario generado por el sistema que anuncia que el participante se ha agregado al subproceso. Para obtener más información, consulte Incorporación de participantes externos a las conversaciones de Viva Engage.

P: ¿Qué ocurre si selecciono "Dejar de seguir en la bandeja de entrada" para un mensaje externo?

R: El mensaje se quita de la bandeja de entrada.

P: ¿Los usuarios de Viva Engage que cancelan la suscripción a las notificaciones por correo electrónico reciben una invitación cuando se han agregado a una conversación?

R: No.

P: ¿Qué ocurre si agreo a un participante externo que no es un usuario de Viva Engage?

R: Si agregas a alguien y no es un usuario de Viva Engage, recibirá una copia del mensaje en su bandeja de entrada de correo electrónico. También reciben una invitación para unirse a su red Viva Engage.

P: ¿Puedo agregar un usuario con una dirección de correo electrónico personal (como Hotmail o Gmail) a una conversación de Viva Engage con mensajería externa?

R: No. Debe invitar a personas que usen su dirección de correo electrónico de empresa o trabajo.

P: ¿Recibe un usuario de Viva Engage pendiente que se ha agregado a una conversación un correo electrónico para unirse a Viva Engage?

R: Sí.

P: ¿Puedo ver participantes externos en el cuadro de búsqueda de tipo adelantado al crear o responder a un mensaje?

R: Una vez que se ha agregado un participante externo a una conversación, su nombre aparece en la búsqueda de tipo anticipado. Su nombre aparece más o menos en la lista sugerida en función de la frecuencia con la que te comuniques con esa persona en Viva Engage. Debido a las restricciones de permisos (que dependen de la configuración de privacidad de un grupo y de si el participante es interno o externo), la experiencia de búsqueda de tipo anticipado varía. En la tabla siguiente se explican los permisos y la experiencia para la búsqueda de tipo adelantado con participantes externos:

Situación Experiencia para miembros internos Experiencia para participantes externos
Un participante externo se agrega a una conversación de un grupo público.
La búsqueda por adelantado incluye el participante externo para todos los miembros de la red.
La búsqueda por adelantado se limita a los miembros participantes en la conversación.
Un participante externo se agrega a una conversación de un grupo privado.
La búsqueda por adelantado incluye el participante externo para todos los miembros que pertenecen a ese grupo.
La búsqueda por adelantado se limita a los miembros participantes en la conversación.
Un participante externo se agrega a un mensaje privado.
La búsqueda por adelantado está limitada a los participantes en el mensaje privado.
La búsqueda por adelantado está limitada a los participantes en el mensaje privado.
Un grupo público se hace privado.
La búsqueda por adelantado incluye el participante externo para todos los miembros de la red.
La búsqueda por adelantado se limita a los miembros que han participado en la conversación a la que se ha invitado al participante externo a unirse.
Un grupo privado se hace público.
La búsqueda por adelantado incluye el participante externo para todos los miembros de la red.
La búsqueda por adelantado se limita a los miembros que han participado en la conversación a la que se ha invitado al participante externo a unirse.

Preguntas sobre permisos y seguridad

P: ¿Cómo puedo protegerme frente al riesgo y mantener nuestra privacidad?

R: La privacidad y la seguridad también son importantes para nosotros. Hemos invertido en la creación de herramientas para supervisar y proteger proactivamente la dirección IP y los empleados de su empresa. Como parte de la mensajería externa, hemos creado estas características de seguridad:

  • Borre las advertencias de la interfaz de usuario: Las advertencias garantizan que los usuarios sean conscientes antes de agregar un participante externo. Al agregar un participante externo a una conversación o responder a una conversación con un participante externo, aparece una advertencia clara en la interfaz de usuario. Consulte Agregar un participante externo.

  • Deshabilitar la mensajería externa:los administradores comprobados pueden usar estas opciones para desactivar la colaboración externa. Consulte Deshabilitar mensajería externa.

  • Quitar usuarios: Puede quitar participantes externos de una conversación. Una vez quitado, un usuario ya no puede ver esa conversación. Tanto los administradores de red como de grupo pueden quitar usuarios de las conversaciones. Consulte Eliminación de un participante externo de una conversación.

  • Exportación de datos: Los administradores verificados de Viva Engage pueden realizar un seguimiento de todas las conversaciones y archivos que incluyen participantes externos y supervisar las conversaciones que sus usuarios están teniendo fuera de la red. Consulte Búsqueda de participantes externos en una red Viva Engage.

  • Supervisión de palabras clave: Los administradores comprobados de Viva Engage pueden configurar la supervisión de palabras clave para alertar a los administradores de posibles infracciones. Consulte Supervisión de palabras clave

P: Al agregar un participante externo a una conversación, ¿qué puede ver?

Los participantes externos solo pueden ver las conversaciones a las que se les ha invitado explícitamente. Pueden ver cualquier cosa incluida en esa conversación, por ejemplo, un archivo que se ha cargado. Pero nunca pueden encontrar ni unirse a otra conversación en la red sin una invitación explícita.

P: ¿Pueden los participantes externos cargar archivos en la conversación?

R: Sí.

P: ¿Pueden los participantes externos invitar también a otros participantes?

Sí, los participantes externos pueden agregar otros a la conversación, del mismo modo que pueden @-mencionar a las personas en esa conversación. Solo pueden invitar a personas a conversaciones en las que ya se han incluido explícitamente.

P: ¿Qué información pueden ver los participantes externos sobre mí?

R: Los participantes externos solo pueden ver una vista limitada de la tarjeta del mouse. Los campos que aparecen en la tarjeta de desplazamiento incluyen el nombre, el título, la dirección de correo electrónico y la red. La imagen de perfil, el número de teléfono y mucho más permanecen ocultos para los participantes externos.

P: ¿Qué permisos tienen los participantes externos para el contenido que se carga en una conversación?

R: Los participantes externos pueden ver y descargar archivos. Los participantes externos solo pueden ver notas.

P: ¿Puede un participante externo compartir esta conversación?

R: No. Dado que los permisos restringen la audiencia a miembros con privilegios, los participantes externos deben agregarse individualmente a la conversación.

P: ¿Dónde residen los datos de los participantes externos?

R: Los datos de conversación están disponibles para los administradores comprobados (mediante la exportación de datos) de cualquier participante en la conversación. Por lo tanto, si el empleado participa en una conversación en otra red, ya que esa conversación aparece en su bandeja de entrada, está disponible en la exportación de datos de la red. Para obtener más información, consulte Búsqueda de participantes externos en una red Viva Engage.

P: Al agregar un participante externo a una conversación, ¿entran en mi red?

R: No. Los participantes externos solo pueden participar en las conversaciones a las que se les ha invitado explícitamente. Acceden a estas conversaciones a través de su bandeja de entrada Viva Engage (en su red). No tienen acceso al resto de la red.

P: ¿Qué derechos tienen los administradores verificados?

R: Los administradores comprobados pueden quitar todos los participantes externos de cualquier conversación en cualquier momento. También pueden ver qué archivos y conversaciones son accesibles para los participantes externos mediante la exportación de datos. Para obtener más información, consulte Búsqueda de participantes externos en una red Viva Engage.

P: Si tengo supervisión de palabras clave, ¿se aplica a los mensajes que los participantes externos publican en mi red?

Sí. La supervisión de palabras clave se aplica a todas las publicaciones de la red, incluidas las de participantes externos.

Incorporación de participantes externos a las conversaciones de Viva Engage

Creación y administración de grupos externos en Viva Engage

Búsqueda de participantes externos en una red Viva Engage

Deshabilitación de la mensajería externa en una red Viva Engage