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Introducción a roles, tareas y escalas de tiempo

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Al planear crear o actualizar la intranet de su organización, habrá varias personas implicadas. Los mejores equipos de intranet no son grandes, pero contienen los asociados y partes interesadas adecuados que pueden tomar decisiones que sirvan a toda la organización.

Roles y tareas de un vistazo

Su rol Alinear tareas Tareas de implementación Tareas de administración
Propietarios de intranet de la organización Estrategia, personalización de marca, adopción, gobernanza, arquitectura de la información y administración de cambios
Profesionales o administradores de TI Integración de plataforma, migración de contenido, rendimiento, escalabilidad, entrenamiento de usuarios Creación de sitios, navegación, búsqueda, personalización de marca, publicación
Propietarios de empresas o propietarios de sitios Objetivos empresariales, permisos, auditoría de contenido y migración Creación de sitios, navegación, personalización de marca, segmentación de público Administración de sitios, auditorías de contenido programadas
Autores de contenido Procedimientos recomendados de contenido, contenido y diseño del sitio Creación y mantenimiento de contenido, colaboración de contenido Actualización del contenido existente, publicación de contenido nuevo

Vea el aspecto del ciclo de vida de la intranet .

Obtenga más información sobre los bloques de creación de sitios básicos.

Propietarios de intranet de la organización

Los propietarios de la intranet trabajan con propietarios de negocios y TI para priorizar los proyectos de intranet de su cartera para obtener el mayor beneficio empresarial.

Empiece inspirándose en el Libro de apariencias de SharePoint. El libro de búsqueda proporciona ejemplos de páginas de intranet que puede compilar en SharePoint y le dará una idea de las posibilidades. Tenlos en cuenta a medida que avances en el proceso de planeación e implementación.

A continuación, empiece a planear la intranet inteligente de SharePoint trabajando con las partes interesadas clave para comprender los objetivos clave de negocio e intranet. Realice investigaciones con los usuarios de la intranet para detectar personajes y escenarios clave. Revise la intranet existente y determine con qué iniciativa empezar para obtener el mejor rendimiento de la inversión. A medida que priorice las iniciativas de intranet, considere cómo obtener el mejor rendimiento y escalabilidad de los portales que cree. Si la intranet existente usa el servidor de SharePoint, considere cómo se ajusta la migración del contenido a SharePoint en el plan general. Para solucionar problemas de rendimiento de páginas, use la herramienta de diagnóstico de páginas.

Elija una o varias oportunidades para empezar y reunirse con los propietarios de la empresa de esa área de la organización para planear la solución. Algunas soluciones pueden requerir coordinación entre diferentes partes de la organización.

A medida que planee e implemente la intranet, tenga en cuenta estos factores clave de éxito:

  • Para la intranet, en su conjunto:

    • Tener un patrocinador para cada iniciativa y un patrocinador ejecutivo de la empresa para la intranet en su conjunto.
    • Asegúrese de que los objetivos de la intranet están directamente vinculados a los objetivos empresariales clave.
    • Reunir a un equipo principal para pensar en la gobernanza, asegúrese de alinear las decisiones de gobernanza con los objetivos empresariales.
    • Alinee la intranet con la marca y la cultura de la organización.
    • No suponga que tiene que iniciarse con un "big bang": alinee las comunicaciones y el entrenamiento con su plan de lanzamiento.

  • Para cada iniciativa:

    • Recopilar resultados, no requisitos: asegúrese de comunicarse con los usuarios del sitio, no solo con los propietarios.
    • Diseñe para alinearse con los estándares de su organización, pero permita que el sitio "story" determine los diseños de navegación y página.
    • Establezca objetivos de éxito para cada sitio y revíselos periódicamente.
    • Pruebe la navegación propuesta con los visitantes del sitio, asegúrese de que los visitantes puedan llegar fácilmente a sus tareas principales.

Tareas clave

Organización de la intranet

Una parte fundamental de la intranet de SharePoint es la arquitectura del sitio. Mediante el uso de una serie de sitios de comunicación y centros de conectividad, puede crear una intranet intuitiva con navegación común entre sitios relacionados y una estructura de permisos fácil de administrar. Para obtener una vista detallada de la navegación del sitio en SharePoint, vea Planeamiento de la navegación para la experiencia moderna de SharePoint.

*Comience por: desarrolle un conocimiento sobre lo que necesita que la intranet logre y empiece a organizar los recursos de contenido para alinearse con los objetivos clave de los resultados. Organice en función de las necesidades de la empresa (por región, departamento o función) y por los temas que les interesan a los usuarios.

Sabe que ha terminado cuando : los propietarios y los usuarios empresariales confirman que pueden encontrar y tener acceso al contenido que hace que sus trabajos sean más productivos.

Personalización de marca de la intranet

La personalización de marca proporciona una manera de alinear la intranet con la referencia cultural de la organización. Con SharePoint, puede agregar personalización de marca a su sitio de SharePoint y también personalizar el tema de Microsoft 365 para su organización.

*Comience por: responda, ¿necesita una marca coherente en todos los sitios o las distintas divisiones, departamentos o grupos de su organización tendrán su propio aspecto? A continuación, recopile recursos de marca aprobados, como colores de marca, logotipos e imágenes, en función de los requisitos de personalización de marca de su organización.

Sabe que ha terminado cuando : ha determinado el aspecto completo de la intranet desde la página principal hasta los centros de conectividad a sitios individuales.

Profesionales y administradores de TI

Los profesionales y administradores de TI implementan los pasos de integración de plataforma necesarios que necesitan los propietarios de la empresa para sus portales de intranet, como con bases de datos o aplicaciones de línea de negocio. Esto puede incluir la migración de contenido desde sistemas existentes. También trabajan con otras partes interesadas y la empresa para determinar una estrategia de gobernanza para la intranet y entrenar a los usuarios de la organización para que usen SharePoint y otras herramientas para administrar la intranet.

A medida que planee e implemente la intranet, tenga en cuenta estos factores clave de éxito:

  • Establezca un plan de gobernanza que admita las necesidades empresariales y los objetivos de retención, seguridad y cumplimiento.
  • Asegúrese de que todos los propietarios del sitio, los autores de contenido y los visitantes comprendan cómo se aplica la gobernanza a sus roles.
  • Limpie el contenido existente antes de la migración. Migre solo el contenido relevante, actual y compatible con los objetivos de resultados de cada sitio.
  • Habilite la conexión social que fomente la comunicación, el compromiso y la colaboración.
  • Entrene a los autores de contenido y a los usuarios.

Tareas clave

Planear y alinear la estrategia de gobernanza

La gobernanza es el conjunto de directivas, roles y procesos que controlan cómo funcionan conjuntamente las divisiones empresariales y los equipos de TI de su organización para lograr su objetivo, lo que garantiza que el contenido y las comunicaciones de la organización sean seguros y que los espectadores se beneficien de una experiencia coherente. Cada organización presenta una serie de necesidades y objetivos propios que influyen en su método de gobierno. Algunos detalles a tener en cuenta al planear la estrategia de gobernanza: convenciones de nomenclatura, acceso de invitado, clasificación de sitios, grupos y archivos.

Empezar por : comprenda las reglas y requisitos de su organización, en combinación con las necesidades de los propietarios de negocios y de los propietarios del sitio. A continuación, desarrolle un plan junto con TI, RR. HH. y la dirección sénior que permita a los empleados maximizar el valor de SharePoint con una supervisión mínima de forma compatible.

Sabe que ha terminado cuando : cuando las partes interesadas de gobernanza, los propietarios de empresas y los creadores de contenido pueden trabajar sin esfuerzo en SharePoint sin ralentizar el ritmo empresarial.

Migración de contenido desde la intranet existente

La intranet existente puede contener contenido de varios orígenes ubicados en distintas plataformas. Una tarea clave en la creación de la intranet inteligente de SharePoint es determinar el estado del contenido existente y decidir qué contenido migrar a la nueva intranet.

Es posible que los propietarios actuales de la empresa y los propietarios del sitio sean más adecuados para evaluar si se debe migrar el contenido y es posible que desee que realicen la migración real, en función de lo que implique. Es posible que necesiten su ayuda en función de la cantidad y ubicación del contenido que se va a mover. Obtenga información sobre las opciones para migrar desde recursos compartidos de archivos, SharePoint Server y otros proveedores de nube.

Empezar por : trabaje con líderes empresariales y otras partes interesadas de contenido para revisar el contenido existente para obtener relevancia y precisión.

Sabe que ha terminado cuando se ha migrado un conjunto de contenido seleccionado a SharePoint.

Personalización de SharePoint para satisfacer sus necesidades empresariales

Con la experiencia inteligente de SharePoint, puede crear una intranet atractiva y fácil de mantener sin necesidad de personalización. Se recomienda usar experiencias predeterminadas de SharePoint siempre que sea posible. Esto proporcionará una administración de cambios más sencilla a lo largo del tiempo.

Si necesita personalizar SharePoint, SharePoint proporciona soluciones de Framework, aplicaciones, complementos y soluciones que le ayudarán a satisfacer sus necesidades empresariales. Para obtener más información, vea Desarrollo de SharePoint.

Entrenamiento de los autores de contenido

En función de sus antecedentes, es posible que las personas de su organización necesiten ayuda para empezar a trabajar con SharePoint. Las rutas de aprendizaje de Microsoft 365 proporcionan una manera de llevar un conjunto seleccionado de contenido de Microsoft a los usuarios. Otras referencias que pueden ayudar a los creadores de contenido a administrar las actualizaciones del sitio incluyen:

Empezar por : determinar las necesidades de los usuarios para el entrenamiento en SharePoint y dar a conocer estas referencias.

Sabe que ha terminado cuando : las preguntas sobre el uso de la intranet de SharePoint en los canales de redes sociales de la organización y a través del departamento de soporte técnico han disminuido a un nivel modesto.

Propietarios de empresas y propietarios de sitios

Como propietario de una empresa, puede ser responsable del contenido de intranet de un área específica de su organización, como RR. HH. o operaciones. También puede ser el propietario del sitio, la persona que tiene los permisos en SharePoint para crear y mantener el contenido y las experiencias en el sitio. Antes de empezar a configurar sitios individuales, para algunas ideas, examine el Libro de apariencias de SharePoint. Como parte del plan de gobernanza general, puede decidir que los sitios deban seguir patrones coherentes para asegurarse de que los lectores no tengan que dedicar demasiado tiempo a orientarse a sí mismos a medida que van de sitio a sitio o tema a tema en la intranet.

Tenga en cuenta estos factores clave de éxito a medida que planee e implemente la intranet:

  • Céntrese incansablemente en las experiencias del usuario a medida que implemente su sitio: compruebe las etiquetas para comprobar la relevancia, asegúrese de que las imágenes se relacionan con el contenido, no asuma — prueba!
  • Limpie el contenido existente antes de la migración. Migre solo el contenido pertinente, actual y compatible con los objetivos de resultados del sitio.
  • Implique a los usuarios para obtener comentarios durante todas las fases del proceso de compilación.
  • Asegúrese de que el propietario o el contacto del sitio estén visibles en un lugar coherente en la página principal del sitio para que los visitantes sepan a quién deben comunicarse para obtener comentarios.
  • Planee las comunicaciones de inicio, que podrían incluir un evento o una actividad de inicio. ¡Celebra tu éxito!

Tareas clave

Migrar los datos

Una de las tareas más grandes en la creación de un nuevo sitio de intranet es migrar los datos existentes a SharePoint. Se recomienda realizar una auditoría de contenido para ver qué se usa, qué está actualizado y qué ya no es necesario y se puede eliminar o archivar.

Busque oportunidades para eliminar versiones anteriores de documentos que ya no necesita. Si migra archivos que terminan .v1, .v2, etc., creará confusión para los usuarios que no podrán confiar en la búsqueda para encontrar de forma coherente la versión más reciente de los documentos.

Entrene a los usuarios para aprovechar las ventajas del control de versiones automatizado de SharePoint y quite los identificadores de versión y las fechas de los nombres de archivo siempre que sea posible, migrando solo la versión más reciente y más precisa. Mejor aún, vea si puede convertir documentos heredados en páginas modernas para crear contenido más atractivo y fácil de consumir. Obtiene mejores experiencias de búsqueda y logra una mayor satisfacción del usuario y un mantenimiento más sencillo mediante la eliminación de contenido que ya no es necesario antes de la migración.

Obtenga información sobre las opciones para migrar desde recursos compartidos de archivos, SharePoint Server y otros proveedores de nube.

El vídeo es una excelente manera de comunicarse con las personas de su organización para obtener información ejecutiva o al compartir ideas a través de vídeo puede dar lugar a una mayor interacción. Use Microsoft Stream para ofrecer reuniones, eventos y entrenamiento en directo y a petición. Si tiene contenido de vídeo existente que desea que esté disponible en el nuevo sitio de intranet, cárguelo en Stream como parte del proceso de migración de contenido.

Empezar por : comprender el ámbito completo del contenido que podría necesitar migrarse y, a continuación, definir los criterios que se usan para dirigirse al contenido que se debe migrar, se debe editar y, a continuación, migrar, y se debe retirar.

Sabe que ha terminado cuando : tiene la cantidad mínima de contenido necesaria para crear e iniciar un sitio de SharePoint efectivo.

Determinación de los permisos y la estrategia de uso compartido

Los permisos de SharePoint se administran a través de un conjunto de roles dentro de un sitio: propietarios, miembros y visitantes. Dependiendo del tipo de sitio, puede haber más opciones de permiso y uso compartido disponibles, como el uso de grupos de Microsoft 365.

Empezar por : determinar quién necesita acceso, quién no debe tener acceso y cómo conceder solicitudes de acceso.

Sabe que ha terminado cuando : todos los propietarios y usuarios del sitio tienen acceso al contenido que necesitan, a la vez que protegen el contenido confidencial cuando corresponda.

Diseñar la página del portal de intranet, también conocida como sitio principal

El portal de intranet principal de su organización es una gran parte de la nueva intranet de SharePoint. Puede crear esta página en cualquier momento durante el proyecto de desarrollo de intranet. Todavía puede apuntar a los sitios de intranet heredados con una página principal del portal inteligente. Si tiene un sitio de comunicación existente que desea usar como página principal del portal, puede moverlo al sitio raíz.

El megamenú, el elemento web de noticias y las fuentes de Viva Engage se pueden usar para hacer de la página principal del portal un destino atractivo y productivo para los usuarios. Para ver cómo crear esta página de un extremo a otro, lea Tutorial guiado: Creación de un sitio de Enterprise Landing para su organización.

Comience por : tenga en cuenta los objetivos desde la perspectiva del equipo de comunicaciones de su organización, el patrocinador ejecutivo, el departamento de TI y los usuarios finales. Diseñe la página principal del portal teniendo en cuenta la simplicidad y la escalabilidad.

Sabe que ha terminado cuando ha creado un plan de inicio mediante el programador de inicio del portal para redirigir desde la página actual del portal a la nueva página y ha compartido este plan con todas las partes interesadas y los usuarios.

Diseño de su negocio o sitio de intranet específico del tema

A medida que empiece a diseñar los sitios de intranet para sus servicios y funciones, asegúrese de que ha realizado investigaciones con los usuarios para comprender mejor sus necesidades y cómo interactúan actualmente con el contenido. Para crear encuestas y cuestionarios personalizados y dedicar tiempo a observar a los usuarios y reunirse con ellos, puede usar Forms.

Se recomienda desarrollar páginas de intranet mediante sitios de comunicación. Con los sitios de comunicación, puede compartir noticias, informes, estados y otra información a través de varias plantillas y elementos web. Para ver cómo configurar un sitio de comunicación de un extremo a otro, consulte Tutorial guiado: Creación de un sitio de comunicación para su organización. Obtenga más información sobre cómo planear los sitios.

Para publicar historias importantes o interesantes, anuncios, noticias de personas, actualizaciones de estado y mucho más que puedan incluir gráficos y formato enriquecido, puede usar el elemento web de noticias. Dentro del elemento web de noticias, para priorizar contenido específico para audiencias específicas, puede configurar la segmentación de audiencia. Para ver el uso de noticias de un extremo a otro en SharePoint, consulte Tutorial guiado: configuración de noticias para su organización.

Para alinear los requisitos de personalización de marca de la organización, puede cambiar el aspecto de su sitio.

Empezar por : priorizar los objetivos empresariales y, a continuación, decidir el tipo de sitios y elementos web que se necesitan inicialmente.

Sabe que ha terminado cuando : los propietarios de sitios y empresas tienen áreas dedicadas en SharePoint que se pueden tener y mantener con poca supervisión.

Autores de contenido

Los autores de contenido son las personas que crean contenido en los sitios. Los autores de contenido pueden asumir muchas responsabilidades, como crear y publicar noticias, crear páginas específicas del tema o servir como expertos en la materia y líderes de pensamiento para proyectos e iniciativas especiales. Los autores de contenido deben familiarizarse con los aspectos básicos del diseño de SharePoint.

A medida que cree y administre contenido para la intranet, tenga en cuenta estos factores clave de éxito:

  • Considere si el contenido se presenta mejor como una página o un documento. Use páginas cuando el contenido sea dinámico y se comunique más fácilmente con elementos web atractivos, como imágenes, vídeos o vínculos. Use documentos cuando el contenido esté diseñado para descargarse o imprimirse.
  • Resumir por adelantado: coloque los lectores de información que deben tener para que la comunicación se realice correctamente en la parte superior de la página antes de centrarse en el diseño.
  • Use secciones y estilos de encabezado para separar visualmente temas y conceptos para que las páginas sean más legibles y accesibles.
  • Cree plantillas de página personalizadas para impulsar la coherencia y simplificar la creación de páginas.
  • Asegúrese de seguir las instrucciones de imagen y vídeo para mantener alto el rendimiento de la página.

Tareas clave:

Informar e interactuar

Recopilar y administrar contenido mediante páginas de SharePoint. Use listas para obtener información que pueda recopilar en Excel. Listas permitir que usted y su audiencia recopilen, realicen un seguimiento y compartan información. Mejore la visualización de listas con formato de vista de columna y lista mediante el elemento web Lista. Use bibliotecas para almacenar documentos. Agregue, reordene, ordene, filtre y cree fácilmente vistas personalizadas de bibliotecas mediante el elemento web Biblioteca de documentos.

Mostrar dinámicamente contenido de una biblioteca de documentos, un sitio, una colección de sitios o todos los sitios mediante el elemento web Contenido resaltado.

Cree y mantenga las noticias relevantes para su audiencia mediante el elemento web Noticias. Cree rápidamente publicaciones llamativas como anuncios, noticias de personas, actualizaciones de estado y mucho más que puedan incluir gráficos y formato enriquecido.

Personalice la forma en que los usuarios ven el contenido y las noticias mediante la segmentación de audiencia. La segmentación de audiencia permite priorizar contenido específico para audiencias específicas en la página de inicio de SharePoint, las noticias en la aplicación móvil y en el elemento web Noticias cuando está habilitada la segmentación de audiencia.

Permitir que los usuarios trabajen en cualquier dispositivo. Cuando los usuarios mantienen archivos en su dispositivo local o en un recurso compartido de red, no tienen suerte cuando no tienen el dispositivo con ellos o no tienen una conexión a la red. Si ocurre algo en el dispositivo de un usuario, es posible que los datos no se puedan recuperar. Obtenga la aplicación móvil de SharePoint.

Empezar por : organizar el contenido en temas, crear páginas para cada tema. Determine si el contenido de la página debe incluir texto, vínculos, lista o bibliotecas. Alinee el contenido a la historia para asegurarse de que el lector puede obtener la información que necesita de forma eficaz mediante el escaneo o la desalineación rápida de la página.

Sabe que ha terminado cuando : puede confirmar que los usuarios tienen acceso a la información adecuada en el momento adecuado mediante el uso y el análisis del sitio y solicitando comentarios a los usuarios.

Crear cultura y comunidad

Ayude a los grupos de trabajo a conectarse e interactuar en toda la organización mediante Viva Engage. Obtenga más información sobre los elementos web de Viva Engage Highlights y Viva Engage Conversations. A veces, el contenido debe entregarse a través de vídeo, como cuando se realizan anuncios en toda la organización o cuando los líderes superiores hospedan un evento en directo o cuando desea proporcionar ejemplos en páginas que proporcionan instrucciones. Microsoft Stream es el propio sitio de vídeo de su organización. Para mostrar contenido de vídeo, use el elemento web Stream en el sitio.

Comience por : busque noticias, anuncios y eventos que se amplifican en su sitio.

Sabe que ha terminado cuando : está promocionando periódicamente noticias y eventos que inician conversaciones e interactúan y conectan a un público amplio.

Siguiente

Obtenga más información sobre cómo empezar a crear o actualizar la intranet de su organización.

Creación e inicio de portales correctos

Guía para la experiencia moderna en SharePoint

Cubierta de PowerPoint de Intelligent Intranet Envisioning Workshop

Planifique su intranet

Planeamiento del sitio de comunicación: introducción