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Exportar informes

SQL ServerSQL ServerReporting Services permite exportar los informes creados a otro formato, como Microsoft Excel o PDF. La opción de exportación está disponible en la barra de herramientas del Visor de informes, que aparece en la parte superior de cada informe cuando se representa por primera vez en Vista previa o en el Administrador de informes. La exportación de un informe le permite hacer lo siguiente:

  • Trabajar con los datos del informe en otra aplicación. Por ejemplo, puede exportar el informe a Excel y, a continuación, continuar trabajando con los datos en Excel.

  • Imprimir el informe en un formato de representación diferente. Por ejemplo, puede exportar el informe al formato de archivo PDF y, a continuación, imprimir el contenido del informe.

  • Guardar una copia de un informe determinado. Los informes a los que tiene acceso desde el servidor de informes pueden cambiar, salvo las instantáneas del historial de informes, de modo que debería exportar y guardar cualquier informe que desee conservar. Para obtener más información, vea Guardar informes.

Para exportar un informe, ejecútelo y, a continuación, seleccione un formato de representación en la lista desplegable y haga clic en Exportar. Se le pedirá que elija un formato de exportación y, a continuación, el informe se abrirá en la aplicación correspondiente al formato de representación que eligió. Por ejemplo, si selecciona Excel, el informe se abre en Excel. Las asociaciones de archivo definidas para el equipo local determinan la aplicación que se utilizará con cada formato de representación.

El servidor de informes exporta el informe tal como se encuentra en la sesión del usuario actual. Si el autor de un informe publica una versión actualizada del mismo mientras otro usuario lo tiene abierto, la versión exportada no se actualizará.

[!NOTA]

La exportación de un informe es una tarea a petición que usted realiza cuando el informe está abierto en una ventana del explorador. Si desea automatizar una operación de exportación (por ejemplo, exportar periódicamente un informe a una carpeta compartida como un tipo de archivo específico), cree una suscripción que entregue el informe a una carpeta compartida. Para obtener más información, vea Entrega a recursos compartidos en Reporting Services.

Un servidor de informes no guarda información sobre operaciones de exportación anteriores, ni permite especificar preferencias de formato de representación para abrir el informe directamente desde el servidor de informes. De forma predeterminada, los informes cuya vista previa se obtiene en las herramientas de elaboración de informes o que se abren en una aplicación de explorador siempre se representan primero en HTML en el Visor de informes. No es posible especificar una extensión de representación diferente como opción predeterminada. Sin embargo, puede crear una suscripción que genere un informe en el formato de representación que desee para que se envíe posteriormente a una bandeja de entrada de correo electrónico o una carpeta compartida. También se puede tener acceso a un informe a través de una dirección URL que especifique una extensión de representación como un parámetro de dirección URL. Para obtener más información, vea Specifying a Rendering Format in a URL.

Consideraciones sobre la representación

La paginación varía según cada formato de representación. Por ejemplo, en Adobe Acrobat (PDF), la paginación se basa en el tamaño de página físico. La paginación en HTML se basa en reglas de salto de página automático. Las páginas pueden separarse mediante saltos de página lógicos que se agregan al informe, pero la longitud real de una página varía en función del tipo de representador que se utiliza. Es importante comprender el comportamiento de la representación y la paginación antes de proceder al diseño del informe.

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