Planeación de bibliotecas de activos digitales (SharePoint Server 2010)

Artículo
12/13/2016

Se aplica a: SharePoint Server 2010

Última modificación del tema: 2016-11-30

En este artículo se describen las tareas que intervienen en la planeación de una solución de biblioteca de activos digitales en Microsoft SharePoint Server 2010.

La biblioteca de activos de SharePoint Server 2010, que es un tipo de biblioteca de documentos, es una colección de archivos multimedia, como archivos de imagen, audio y vídeo, que se comparten con otros usuarios del sitio. En este artículo, en primer lugar, se resume qué es una biblioteca de activos y cómo planear para crear una; en segundo lugar, se describen otras tareas asociadas a la planeación de varios aspectos de la administración de activos digitales en una empresa.

Para obtener información acerca de la administración de activos digitales, vea Información general sobre la administración de activos digitales (SharePoint Server 2010).

En este artículo:

Información general sobre bibliotecas de activos
Planeación de bibliotecas de activos
Planeación de permisos y seguridad
Planeación de almacenamiento y rendimiento
Planeación de metadatos y búsqueda
Planeación de elementos web y páginas web
Planeación de asistencia al cliente

Información general sobre bibliotecas de activos

Las bibliotecas de activos son colecciones de archivos multimedia, como archivos de imagen, audio y vídeo, en SharePoint Server 2010 que se comparten con otros usuarios del sitio. Como parte de la planeación de la administración de activos digitales, debe determinar cuál es la biblioteca de activos que mejor se adapta a las necesidades de su organización. Dado que la biblioteca de activos no es más que una biblioteca de SharePoint Server con tipos de contenidos especializados para activos digitales, varios de los métodos que se usan para planear una solución de activos digitales son los mismos que se usan para planear una solución de administración de documentos.

Una biblioteca de activos puede usarse de dos maneras:

Como una biblioteca general de documentos para activos digitales en el nivel de grupo Esto puede ser tan simple como un lugar para almacenar archivos de imagen, audio y vídeo para que el grupo los use. Puede otorgar permisos a todos los integrantes del grupo para que realicen las tareas de carga, organización y administración de activos, o puede restringir la tarea de organizar y administrar activos a un subconjunto reducido de personas del grupo.

Nota

SharePoint Server 2010 no admite transmisiones por secuencias en vivo de contenido de audio o vídeo.
Como un repositorio centralizado para activos digitales de la organización En esta situación se usa la aprobación de contenido y el flujo de trabajo para todos los activos que se agregan a la biblioteca. Es posible asignar distintos roles a personas para que sean responsables de distintas etapas del proceso de aprobación. Por ejemplo, los diseñadores gráficos y los productores de audio y vídeo pueden cargar activos a la biblioteca. Sin embargo, un administrador de contenidos puede ser responsable de evaluar los activos entrantes y aprobarlos para su publicación, además de asignar otros metadatos a los activos.

Planeación de bibliotecas de activos

El proceso de planeación de bibliotecas de activos para una solución de activos digitales consiste en los siguientes pasos principales:

Identificación de roles para administrar activos digitales
Análisis del uso de activos
Planeación de la organización de bibliotecas de activos
Planeación de tipos de contenido
Planeación del gobierno de contenido para activos digitales
Planeación de flujos de trabajo
Planeación de directivas
Otros usos de una biblioteca de activos

Identificación de roles para administrar activos digitales

Al igual que en la planeación de una biblioteca de documentos, el primer paso en la planeación de una biblioteca de activos digitales es determinar los participantes y las partes interesadas de la solución. Esto le permitirá responder a preguntas sobre quién crea los activos digitales en la organización, qué clases de activos se crean, quién administra los activos y quién mantiene los servidores en los que se almacenan estos activos. Para obtener más información y una hoja de cálculo para registrar los datos recopilados, vea Identificación de usuarios y análisis de uso de documentos.

Análisis del uso de activos

Después de identificar quién trabaja en los activos, determine en qué clases de activos se trabajará y cómo se usarán estos activos. Este análisis le ayudará a determinar alguna información importante (por ejemplo, cómo estructurar las bibliotecas de activos, cuántas bibliotecas se necesitarán, qué tipos de contenido se usarán para los activos y qué directivas de administración de información se aplicarán a las bibliotecas de activos). Dado que el tamaño de la mayoría de los activos digitales será mayor que el tamaño de los documentos estándar, también debe planear la capacidad de almacenamiento. Para obtener más información y una hoja de cálculo para registrar los datos recopilados, vea Identificación de usuarios y análisis de uso de documentos.

Planeación de la organización de bibliotecas de activos

Mientras planea las bibliotecas de activos, debe tomar decisiones que atañen específicamente a las bibliotecas; por ejemplo, dónde las crea, cuántas se necesitan y cómo organizarlas. Para planear bibliotecas de activos se usan los mismos métodos que para planear bibliotecas de documentos. Esta sección describe consideraciones especiales para planear bibliotecas de activos:

Determinar cuántas bibliotecas de activos se necesitan
Decidir dónde se desea crear la biblioteca de activos
Elegir entre una biblioteca fija o de colaboración
Decidir cómo organizar la biblioteca de activos

Determinar cuántas bibliotecas de activos se necesitan. Esta determinación, al igual que en los pasos anteriores de análisis y planeación, también depende de la manera en la que se usará la biblioteca de activos. Por ejemplo, si tiene grupos individuales que deben usar las bibliotecas de activos para colaboraciones y que deben usar el gobierno de contenido (por ejemplo, el control de versiones) mientras trabajan en los activos, puede crear una biblioteca de activos para cada sitio de grupo que la necesite. De este modo, puede permitir que los grupos administren sus propios activos. Si desea que la biblioteca de activos funcione como un repositorio centralizado a gran escala que pueda ser usado por varios grupos, puede crear una sola biblioteca de activos y realizar ajustes de permisos para restringir los usuarios que usarán y administrarán la biblioteca, así como los usuarios que realizarán búsquedas en la biblioteca. Para obtener más información, vea Planeación de las bibliotecas de documentos (SharePoint Server 2010).

Nota

Si habilita la memoria caché basada en disco para una aplicación web, todas las colecciones de sitios de esa aplicación web podrán usar la memoria caché. Si no necesita tener la memoria caché basada en disco para la mayoría de los sitios, considere incluir en una aplicación web independiente solo aquellas colecciones de sitios que tengan una biblioteca de activos que requiere la memoria caché basada en disco.

Decidir dónde crear la biblioteca de activos El lugar donde se creará la biblioteca de activos dependerá de cómo planea usarla. Para una biblioteca general de activos que se usará en el nivel de grupo, puede crear la biblioteca de activos en el nivel de grupo. Para un repositorio centralizado, debe crear una biblioteca de activos en el nivel de colección de sitios. Si la biblioteca de activos se usará con un sitio de publicación web, cree la biblioteca en la misma colección de sitios que el sitio de publicación. De este modo, los archivos de activos que usarán las páginas de publicación estarán disponibles para el sitio de publicación. Mediante el análisis de activos, determine quién creará y usará activos, y cómo se usarán esos activos. Esto ayudará a decidir dónde se necesitan bibliotecas de activos en la empresa.

Elegir entre una biblioteca fija o de colaboración De acuerdo con el escenario, la biblioteca de activos será principalmente una biblioteca fija de solo lectura donde se protegen activos completos o será un entorno de colaboración donde el control de versiones estará habilitado para la biblioteca y los usuarios con permisos apropiados podrán leer y escribir en activos existentes.

Decidir cómo organizar la biblioteca de activos Puede planear almacenar todos los activos en la raíz de la biblioteca de activos y usar vistas personalizadas para mostrar los activos a los usuarios de la biblioteca conforme a ciertos criterios. Además, puede usar carpetas para guardar los activos de acuerdo con los criterios que usted especifique. Por ejemplo, es posible colocar todos los archivos de vídeo en una carpeta y los archivos de audio en otra, o crear carpetas por producto y colocar todos los activos relacionados con un producto particular en la carpeta correspondiente a ese producto. Use el análisis de activos para determinar los escenarios más comunes sobre el uso de los activos en su organización.

Planeación de tipos de contenido

Los tipos de contenido incluidos en una biblioteca de activos son imagen, audio y vídeo. Puede usar estos tipos de contenido o crear sus propios tipos de contenido personalizados y derivados de ellos en función de las necesidades de clasificación de su organización. Por ejemplo, es posible crear dos tipos de contenido independientes para pósteres y logotipos de productos, y derivar las características base del tipo de contenido de imagen a los tipos de contenido nuevo. Esta disposición le permite asociar propiedades independientes a los dos nuevos tipos de contenido, especificar distintos flujos de trabajo o establecer distintas directivas de administración de información basadas en tipos de contenido. Para obtener más información, vea Planeación de tipos de contenido y flujos de trabajo (SharePoint Server 2010).

Planeación del gobierno de contenido para activos digitales

Planee el grado apropiado de control para cada tipo de contenido y ubicación de almacenamiento de activos digitales. Por ejemplo, si la biblioteca de activos es una solución de colaboración, puede usar el control de versiones para almacenar iteraciones sucesivas de activos en la biblioteca y puede requerir que los usuarios protejan y desprotejan activos antes de trabajar con ellos. Además, puede especificar un proceso de aprobación por el cual los activos deben aprobarse con anterioridad para estar disponibles para un público. Para obtener más información, vea Planeación del control de versiones, la aprobación de contenido y las desprotecciones (SharePoint Server 2010).

Planeación de flujos de trabajo

Use flujos de trabajo para realizar tareas de administración de activos en una biblioteca de activos del mismo modo que con los documentos de una biblioteca de administración de documentos. Algunas de las preguntas importantes que debe plantearse son si se deben revisar y aprobar los activos para que los consumidores de activos puedan usarlos, quién es el responsable de administrar la caducidad de los activos o si los activos se conservan o eliminan después de su caducidad. Para obtener más información, vea Planeación de tipos de contenido y flujos de trabajo (SharePoint Server 2010).

Planeación de directivas

Para cada tipo de contenido que se usará en la biblioteca de activos, debe planear directivas de administración de información para determinar cómo se deben auditar, conservar y etiquetar los activos. Para obtener más información, vea Planeación de directivas de administración de información (SharePoint Server 2010).

Importante

SharePoint Server 2010 no aplica automáticamente la protección de Information Rights Management (IRM) a los contenidos de audio y vídeo almacenados en una biblioteca de activos de SharePoint Server 2010. Además, si un usuario ve los activos de audio y vídeo almacenados en SharePoint Server 2010, se pueden almacenar copias de esos activos en la memoria caché local del explorador del usuario. El reproductor multimedia de SharePoint Server 2010 puede reproducir formatos de audio y vídeo protegidos con IRM en los que la protección DRM fue aplicada por un proveedor externo de IRM compatible con Microsoft Silverlight 3 o versiones posteriores. Para obtener más información, vea el tema sobre la administración de derechos digitales (DRM) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=154933&clcid=0xC0A).

Otros usos de una biblioteca de activos

En la siguiente tabla, se explican otros usos de una biblioteca de activos en SharePoint Server 2010.

Característica	Descripción
Podcasts	Con los nuevos tipos de contenido de audio y vídeo que se incluyen en las bibliotecas de activos, la fuente RSS de la biblioteca puede usarse para realizar transmisiones de podcasts. Los usuarios pueden tomar la dirección URL de la fuente RSS de la biblioteca y escribirla en la aplicación de podcast, para recibir actualizaciones cuando nuevos archivos de audio y vídeo se agreguen a la biblioteca de activos. Para obtener más información acerca de cómo cargar archivos de audio y vídeo, vea el tema sobre cómo configurar una biblioteca para almacenar archivos de imagen, audio o vídeo.
Ubicaciones de explorador de contenido sugeridas	Cuando se usa un sitio de publicación, la dirección URL para una biblioteca de activos en un sitio independiente puede agregarse a la lista de ubicaciones de explorador de contenido sugeridas del sitio de publicación. Esto permitirá que creadores de contenido tengan acceso a la biblioteca de activos cuando inserten activos en las páginas web, en SharePoint Server 2010 o en aplicaciones del conjunto de aplicaciones de Microsoft Office 2010, como Microsoft Word.
Organizador de contenido	Cuando se usa una biblioteca de activos como un repositorio centralizado, considere usar la característica Organizador de contenido para automatizar el enrutamiento de los activos que los usuarios cargan a la biblioteca. Cuando se inicia la característica Organizador de contenido en Configuración del sitio, se crea automáticamente una nueva biblioteca denominada Biblioteca temporal. Esto permite la creación de reglas sobre la forma en que los agregados a esta biblioteca se enrutan a otras bibliotecas, como la biblioteca de activos. Por ejemplo, puede dirigir todos los activos de audio a una carpeta de la biblioteca de activos, mientras que almacena los activos de vídeo en otra carpeta. Una ventaja del uso del organizador de contenido es que pueden requerirse algunos campos de metadatos para recibir datos del usuario cuando se agregan activos nuevos. Esto ayuda a controlar dónde se colocan distintos tipos de activos y disminuye el trabajo que de otra manera deberían realizar los administradores de contenido responsables de administrar la biblioteca de activos y los activos que en ella se incluyen.
Vínculos publicados	Los administradores pueden agregar vínculos a sitios y listas de SharePoint desde las aplicaciones cliente de los conjuntos de aplicaciones de Microsoft Office 2010, como Word, Microsoft Excel y Microsoft PowerPoint. Estos vínculos se muestran en la ficha Mis sitios de SharePoint de los cuadros de diálogo Abrir, Guardar y Guardar como, al abrir y guardar documentos desde estas aplicaciones. Los usuarios pueden agregar vínculos manualmente a sus listas de vínculos publicados, para ello, deben desplazarse hasta una biblioteca y hacer clic en Conectar a Office. Para obtener más información, vea Agregar o eliminar vínculos a aplicaciones cliente de Office (SharePoint Server 2010).

Planeación de permisos y seguridad

Planear los permisos y la seguridad en una biblioteca de activos es lo mismo que planear los permisos y la seguridad en una biblioteca de documentos. Para obtener más información acerca de los grupos predeterminados disponibles, los niveles de permisos y cuándo usar niveles o grupos personalizados, vea Determinación de niveles de permiso y grupos (SharePoint Server 2010).

Planeación de almacenamiento y rendimiento

Dado que una biblioteca de activos es una clase especializada de biblioteca de documentos, la determinación de los requisitos de almacenamiento de activos digitales será similar a la determinación de los requisitos de almacenamiento de documentos. La diferencia principal radica en que las bibliotecas de activos contienen menos activos en comparación con las bibliotecas de documentos. Sin embargo, los activos en una biblioteca de activos son de mayor tamaño que los de una biblioteca de documentos. Cuando planea el almacenamiento, analice el contenido para determinar la cantidad de activos que almacenará en la biblioteca de activos y el tamaño promedio que esos activos tendrán. Por ejemplo, si tiene 50.000 activos y el tamaño promedio de un archivo es 10 megabytes (MB), debe tener un mínimo de 500 gigabytes (GB) de almacenamiento en el servidor de base de datos. Si usará una memoria caché de objetos binarios grandes (BLOB), también deberá asegurarse de que el servidor web front-end tenga suficiente espacio disponible en disco para guardar los archivos almacenados en caché.

Según el tipo de archivos de activos digitales que se almacenarán en la biblioteca de activos, debe habilitar la memoria caché BLOB basada en disco y la limitación de velocidad de bits para proporcionar un mejor rendimiento a los usuarios. Por lo general, es una buena idea habilitar la memoria caché BLOB basada en disco. Cuando esta memoria está habilitada, almacena tipos de archivos específicos en el servidor web front-end para reducir la carga del servidor de base de datos cuando esos archivos se solicitan y brindan a los usuarios.

Si va a usar una biblioteca de activos para proporcionar archivos de audio y vídeo a los usuarios, se recomienda habilitar siempre la memoria caché BLOB y habilitar la limitación de velocidad de bits en el servidor. La limitación de velocidad de bits controla la velocidad de descarga de los archivos de audio y vídeo en el cliente para que esto no afecte al rendimiento general del sitio. La limitación de velocidad de bits también permite a los usuarios realizar descargas progresivas y ver estos activos. Para obtener más información acerca de cómo habilitar la memoria caché basada en disco, vea Planeación del almacenamiento en caché y el rendimiento (SharePoint Server 2010). Para obtener información acerca de cómo habilitar y configurar la limitación de velocidad de bits, vea la sección léame de la limitación de velocidad de bits (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=154962&clcid=0xC0A).

Planeación de metadatos y búsqueda

La adición de metadatos que ayuden a describir el tipo y el contenido de un activo digital mejora enormemente la detectabilidad de contenido en una biblioteca de activos. Cuando planee una biblioteca de activos, recuerde que no pueden realizarse búsquedas en los archivos multimedia enriquecidos de forma automática porque estos archivos no contienen texto que un motor de búsqueda pueda indizar. Los metadatos que se usan para describir activos digitales pueden incluir información, tal como título, descripción, autor, copyright y palabras clave de empresa que proporcionen más detalles sobre el activo. Algunos metadatos, como el tamaño y las dimensiones de una imagen, se agregan automáticamente cuando se carga el activo a la biblioteca. Otros metadatos, como la descripción textual de una imagen, se agregan manualmente, ya sea por la intervención del creador del activo cuando se carga este activo, o por la acción del administrador de la biblioteca cuando evalúe activos entrantes o realice tareas administrativas, como por ejemplo, cuando agregue palabras clave o el estado de aprobación a los activos de la biblioteca.

Planeación de elementos web y páginas web

SharePoint Server 2010 tiene muchos elementos web y controles de campo que se han agregado o se han actualizado para aprovechar los nuevos tipos de contenido incluidos como parte de una biblioteca de activos. Los elementos web se agregan a zonas web en páginas de elementos web por acción de los propietarios de contenido, mientras que los controles de campo se agregan a páginas de publicación por acción de diseñadores y programadores de sitios. Para obtener más información acerca de los elementos web y controles de campo, vea los conceptos básicos sobre controles de campo y elementos web en sitios de publicación de SharePoint Server 2007. Algunos ejemplos de elementos web y controles de campo que se usan para mostrar activos digitales son:

Elemento web multimedia y control de campo Se usan para mostrar vídeos insertados en una página web.
Elemento web de imagen y control de campo Se usan para mostrar imágenes en una página web.
Elemento web Consulta de contenido Se usa para mostrar elementos de todos los sitios en una colección de sitios, en un sitio o subsitio seleccionados o en una lista o biblioteca específicas. La consulta puede configurarse de modo que arroje una lista de elementos basada en tipos de contenido y listas, y puede filtrarse y dirigirse a una audiencia específica.

Cuando diseña páginas web para sitios, considere los campos que se mostrarán a los usuarios en páginas web y en elementos web para ayudarlos a encontrar los activos que necesitan. Puede personalizar la información que se muestra cuando un usuario coloca el puntero sobre un activo en la biblioteca de activos, al editar la vista en miniatura en la página Configuración de biblioteca.

Planeación de la asistencia al cliente

Si desea que los usuarios empresariales puedan beneficiarse de la experiencia multimedia enriquecida que se ofrece en SharePoint Server 2010, instale Silverlight 3 o versiones posteriores en todos los equipos cliente que tendrán acceso a sus sitios web. Debe planear cómo y cuándo instalar Silverlight 3. Por ejemplo, ¿todos los usuarios tendrán acceso a la biblioteca de activos y deberán tener el reproductor de Silverlight 3 instalado? ¿Requerirá la organización una implementación administrada de cliente de Silverlight 3 en todos los escritorios o se permitirá que los usuarios instalen el cliente según sea necesario? Para obtener más información acerca de Silverlight 3, vea el tema de información general sobre Silverlight (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=154002&clcid=0xC0A).