Identificación de usuarios y análisis de uso de documentos
Se aplica a: SharePoint Foundation 2010, SharePoint Server 2010
Última modificación del tema: 2016-11-30
El primer paso para planear una solución de administración de documentos es identificar a los usuarios y analizar cómo se usan los documentos. Este artículo contiene algunas recomendaciones para identificar a los usuarios y analizar el uso de los documentos para una solución basada en Microsoft SharePoint Server 2010.
En este artículo:
Identificación de los usuarios
Análisis del uso de documentos
Hojas de trabajo
Identificación de los usuarios
Para determinar cuáles son las partes interesadas y participantes de la solución de administración de documentos, se puede usar una encuesta para recopilar dicha información. La encuesta podría incluir las siguientes preguntas:
¿Quién crea documentos en su organización?
¿Qué tipos de documentos crean?
¿Quién revisa los documentos?
¿Quién edita los documentos
¿Quién usa los documentos?
¿Quien aprueba la publicación de documentos?
¿Quién diseña los sitios web usados para hospedar documentos?
¿Quién establece las instrucciones y las directivas para administrar documentos?
¿Quién administra los registros de la organización?
¿Quién implementa y mantiene los servidores en los que están almacenados los documentos?
| Actividad de hoja de trabajo |
|---|
Cada una de estas preguntas puede tener varias respuestas. Registre la información que recopile de la encuesta en la hoja de trabajo de participantes en la administración de documentos (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=165871&clcid=0xC0A), como en el siguiente ejemplo. |
Ejemplo de hoja de trabajo de participantes en el documento:
| Posición | Tipos de documentos | Rol |
|---|---|---|
Analista financiero Redactor técnico |
Nota de estudio de equidad Modelo financiero Página web |
Autor |
Analista financiero Administrador |
Nota de investigación de capital Modelo financiero |
Revisor |
Editor técnico |
Nota de estudio de equidad Página web |
Editor |
Cliente |
Nota de estudio de equidad Modelo financiero Página web |
Lector |
Abogado corporativo Administrador |
Nota de estudio de equidad Modelo financiero Página web |
Aprobador de contenido |
Administrador del servidor |
Todo |
Especialista en TI |
Administrador de bases de datos |
Todo |
Especialista en bases de datos |
Agente de cumplimiento |
Todo |
Especialista legal |
Administrador de registros |
Todo |
Administrador de registros |
Administrador del sitio |
Todo |
Publicador de contenido |
Administrador del sitio |
Todo |
Auditor de contenido |
Identificar las partes interesadas en el contenido le ayudará a garantizar una solución de administración de documentos exhaustiva y a diseñar sitios y bibliotecas de documentos que se adapten a las necesidades y los procesos de contenido de su empresa.
Análisis del uso de documentos
Después de identificar a las personas con un interés directo en el contenido, solicíteles información que pueda ayudarle a analizar cómo se usan los documentos en la organización. Esto es una parte importante del proceso de planeación, porque el análisis le ayuda a determinar:
Cómo se deben estructurar las bibliotecas de documentos.
Qué plantillas de sitios se han de usar
Cuántos sitios necesitará
Qué directivas de administración de información se aplicarán a los sitios
Qué topología de servidor físico necesitará para implementar la solución
Entre la información que se ha de recopilar, se incluye:
Tipo de documento, como nota de investigación de capital, revisión del rendimiento de los empleados, memorando interno o especificación del producto.
Objetivo de cada tipo de documento, como "proporciona a los clientes recomendaciones acerca del capital junto con datos complementarios".
Autor de cada tipo de documento (es útil indicar el rol del autor, por ejemplo "analista financiero" o "administrador de producto", en lugar de nombres individuales).
Formato del documento. Si el documento debe convertirse de un formato a otro en cualquier punto de su ciclo de vida, registre dicha información.
Usuarios de cada tipo de documento, como "Clientes" o "Integrantes del equipo".
Otros roles que se aplican al ciclo de vida del documento, como "Revisor técnico" o "Editor de copia".
Ubicación del documento; por ejemplo, "equipo cliente", "servidor web" o "servidor de archivos". Tenga en cuenta que esta pregunta podría tener varias respuestas, por ejemplo cuando un documento se crea en un equipo cliente pero después se publica en un servidor web.
Cómo los lectores ven el documento; por ejemplo, desde una página web o un recurso compartido de archivos.
| Acción de hoja de trabajo |
|---|
La hoja de trabajo de análisis de uso de los documentos (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=165873&clcid=0xC0A) se proporciona para registrar el análisis del uso de los documentos. A continuación se incluyen ejemplos de información que puede recopilarse y registrarse en la hoja de trabajo de dos organizaciones diferentes en una empresa. |
Ejemplo de hoja de trabajo de uso de los documentos:
| Tipo | Propósito | Autor | Usuario | Formato | Otros roles | Ubicaciones |
|---|---|---|---|---|---|---|
Nota de estudio de equidad |
Proporciona a los clientes preferentes de un servicio financiero instrucciones para comprar o vender una o más acciones |
Analista financiero |
Cliente |
DOCX (para la creación); PDF (para la publicación) |
Revisor (técnico); revisor (legal); aprobador; editor de copia; administrador de registros; administrador del sitio |
|
Análisis Los formatos de creación y publicación independientes requieren una conversión de formato. El gran número de revisores requiere uno o más flujos de trabajo (procesos de negocio implementados en el servidor). Los cuatro sitios (creación, pruebas, Internet y Repositorio de registros) requieren mecanismos para mover el contenido de un sitio a otro. La necesidad de archivar el contenido en un Repositorio de registros corporativos y las implicaciones regulatorias de publicar el asesoramiento sobre valores requieren directivas corporativas y procedimientos recomendados tales como la retención y la auditoría del contenido.
| Tipo | Propósito | Autor | Usuario | Formato | Otros roles | Ubicaciones |
|---|---|---|---|---|---|---|
Revisión del rendimiento de los empleados |
Evalúa el rendimiento de un empleado e incluye la autoevaluación y la evaluación del responsable |
Trabajador de la información; administrador |
Gerentes; especialistas en recursos humanos |
.DOC |
Revisor (recursos humanos); revisor (legal); aprobador (responsable al mando); administrador de registros |
|
Análisis Dos autores y varios revisores requieren uno o más flujos de trabajo. Varias personas manipulan el documento, que después reside en un servidor web corporativo (supuestamente muy protegido) y se archiva en un Repositorio de registros. La naturaleza confidencial de este contenido requiere Information Rights Management (IRM) en los equipos de escritorio y en los servidores, además de las directivas corporativas y los procedimientos recomendados (como la auditoría) que protejan la privacidad del empleado y la situación legal de la empresa.
Hojas de trabajo
Use las siguientes hojas de trabajo para registrar la información tratada en este artículo: