Planeación del control de versiones, la aprobación de contenido y la desprotección (SharePoint Foundation 2010)
Se aplica a: SharePoint Foundation 2010
Última modificación del tema: 2011-05-21
En este artículo se describe cómo planear el uso del control de versiones, la aprobación de contenido y la desprotección en Microsoft SharePoint Foundation 2010 para controlar las versiones de los documentos durante todo su ciclo de vida.
En este artículo:
Control de versiones, aprobación de contenido y desprotección
Planeación del control de versiones
Planeación de la aprobación de contenido
Planeación de la desprotección y la protección
Control de versiones, aprobación de contenido y desprotección
SharePoint Foundation 2010 incluye las siguientes características que pueden ayudar a controlar documentos de una biblioteca de documentos:
El control de versiones es el método mediante el cual se numeran y se guardan iteraciones sucesivas de un documento.
La aprobación de contenido es el método mediante el cual los integrantes del sitio con permisos de aprobador controlan la publicación de contenido.
La desprotección y la protección son métodos mediante los cuales los usuarios pueden controlar en mayor medida cuándo se crea una nueva versión de un documento y realizar comentarios sobre los cambios realizados cuando un documento está protegido.
Las opciones para las características de control de contenido descritas en este artículo se configuran en las bibliotecas de documentos. Para compartir estas opciones en las bibliotecas de la solución, puede crear plantillas de bibliotecas de documentos que incluyan la configuración del control de contenido; de esta forma se garantiza que las nuevas bibliotecas reflejarán las decisiones de control de contenido.
Planeación del control de versiones
El control de versiones predeterminado para una biblioteca de documentos depende de la plantilla de colección de sitios. Sin embargo, puede configurar el control de versiones para un documento según sus requisitos particulares. Cada biblioteca de documentos puede tener un control de versiones distinto que se adapte mejor al tipo de documentos de la biblioteca. SharePoint Foundation 2010 tiene tres opciones de control de versiones:
Sin control de versiones Especifica que no hay versiones anteriores de los documentos guardadas. Cuando el control de versiones no está en uso, las versiones anteriores de los documentos no se pueden recuperar. Además, no se conserva el historial del documento porque no se guardan los comentarios que acompañan a cada iteración de un documento. Use esta opción en bibliotecas de documentos con contenido poco importante o que nunca va a cambiar.
Crear versiones principales Especifica que las versiones numeradas de los documentos se conservan mediante un esquema simple de control de versiones (como 1, 2, 3). Para controlar el efecto en el espacio de almacenamiento, puede especificar cuántas versiones anteriores se conservarán, contando hacia atrás desde la versión actual.
En el control de versiones principales, cada vez que se guarda una nueva versión de un documento, todos los usuarios con permisos para la biblioteca de documentos podrán ver el contenido. Use esta opción cuando no desee diferenciar entre borradores de documentos y versiones publicadas. Por ejemplo, en una biblioteca de documentos que usa un grupo de trabajo de una organización, el control de versiones principales es una buena elección si todos los integrantes del equipo necesitan ver todas las iteraciones de cada documento.
Crear versiones principales y secundarias (borradores) Especifica que se conservan las versiones numeradas de los documentos mediante un esquema de versiones principales y secundarias (como 1.0, 1.1, 1.2, 2.0, 2.1). Las versiones que terminan en .0 son versiones principales y las que terminan con un valor distinto de cero son versiones secundarias. Las versiones anteriores principales y secundarias de los documentos se guardan junto con las versiones actuales. Para controlar el efecto en el espacio de almacenamiento, puede especificar cuántas versiones anteriores principales se conservarán, contando hacia atrás desde la versión actual. También puede especificar cuántas versiones principales que se conservarán deben incluir sus respectivas versiones secundarias. Por ejemplo, si se especifica que deben conservarse las versiones secundarias de dos versiones principales, y la versión principal actual es 4.0, se conservarán todas las versiones secundarias comenzando desde 3.1.
En el control de versiones principales y secundarias, cualquier usuario con permisos de lectura puede ver las versiones principales de los documentos. Puede especificar qué usuarios también podrán ver las versiones secundarias. Normalmente, a los usuarios que pueden modificar elementos se conceden permisos para ver las versiones secundarias y trabajar con ellas, y a los usuarios con permisos de lectura se les permite ver solo las versiones principales.
Use el control de versiones principales y secundarias cuando desee diferenciar entre el contenido publicado que puede ser visto por una audiencia y el contenido de borrador que aún no está listo para la publicación. Por ejemplo, en un sitio web de Recursos Humanos que describe las ventajas de la organización, use el control de versiones principales y secundarias para restringir el acceso de los empleados a las descripciones de ventajas mientras se revisan las descripciones.
Nota
Independientemente del control de versiones que elija, debe tener en cuenta el efecto que puede causar en el espacio de almacenamiento el hecho de conservar varias versiones del mismo documento.
Planeación de la aprobación de contenido
Use la aprobación de contenido para formalizar y controlar el proceso por cual el contenido se pone a disposición de una audiencia. Por ejemplo, una empresa que publica contenido como uno de sus productos o servicios puede requerir revisión legal y aprobación antes de la publicación del contenido. La publicación del contenido también puede programarse en función del estado del documento.
Un borrador de documento que espera la aprobación de contenido está en estado pendiente. Cuando un aprobador revisa el documento y aprueba su contenido, éste pasa a estar disponible para que los usuarios del sitio con permisos de lectura puedan verlo. El propietario de una biblioteca de documentos puede habilitar la aprobación de contenido para una biblioteca de documentos y, opcionalmente, puede asociar un flujo de trabajo con la biblioteca que ejecutará el proceso de aprobación.
El modo en que los documentos se envían para su aprobación varía según la configuración de versiones de la biblioteca de documentos:
Sin control de versiones Si el control de versiones no está en uso y se guardan los cambios realizados en un documento, el documento pasa al estado pendiente. SharePoint Foundation 2010 conserva la versión anterior del documento de modo que los usuarios con permisos de lectura puedan seguir viéndolo. Una vez aprobados los cambios pendientes, la nueva versión del documento pasa a estar disponible para que los usuarios con permisos de lectura puedan verla, y no se conserva la versión anterior.
Si el control de versiones no está en uso y se carga un nuevo documento en la biblioteca de documentos, éste se agrega a la biblioteca en estado pendiente, y los usuarios con permisos de lectura no pueden verlo hasta que se aprueba.
Crear versiones principales Si el control de versiones principales está en uso y se guardan los cambios realizados en un documento, el documento pasa al estado pendiente y la versión anterior principal del documento pasa a estar disponible para que los usuarios con permisos de lectura puedan verla. Una vez aprobados los cambios realizados en el documento, se crea una nueva versión principal del documento y ésta pasa a estar disponible para que los usuarios del sitio con permisos de lectura puedan verla. La versión anterior principal se guarda en el historial del documento.
Si se usa el control de versiones principales y se carga un nuevo documento en la biblioteca de documentos, éste se agrega a la biblioteca en estado pendiente, y los usuarios con permisos de lectura no pueden verlo hasta que se aprueba como versión 1.
Crear versiones principales y secundarias (borradores) Si el control de versiones principales y secundarias está en uso y se guardan los cambios realizados en un documento, el autor tiene la opción de guardar una nueva versión secundaria del documento como borrador o de crear una nueva versión principal, lo que cambia el estado del documento a pendiente. Una vez aprobados los cambios realizados en el documento, se crea una nueva versión principal del documento y ésta pasa a estar disponible para los usuarios del sitio con permisos de lectura. En el control de versiones principales y secundarias, ambas versiones de los documentos se guardan en un historial del documento.
Si el control de versiones principales y secundarias está en uso y se carga un nuevo documento en la biblioteca de documentos, éste se puede agregar a la biblioteca con el estado de borrador como versión 0.1, o bien el autor puede solicitar la aprobación inmediata, en cuyo caso el estado del documento pasa a pendiente.
Planeación de la desprotección y la protección
Se puede requerir que los usuarios desprotejan los documentos de una biblioteca de documentos antes de editarlos. Se recomienda elegir siempre esta opción. Entre las ventajas de requerir la desprotección y la protección se incluyen las siguientes:
Mejor control sobre el momento en que se crean las versiones de un documento. Cuando un documento se desprotege, el autor puede guardarlo sin protegerlo. Los otros usuarios de la biblioteca de documentos no podrán ver estos cambios y no se creará una nueva versión. Solo se crea una nueva versión (visible para los otros usuarios) cuando un autor protege un documento. Esto proporciona al autor más flexibilidad y control.
Mejor captura de metadatos. Cuando se protege un documento, el autor puede escribir comentarios que describan los cambios realizados en él. Así se va creando un registro histórico con los cambios realizados en el documento.
Si la solución requiere que los usuarios protejan y desprotejan los documentos al editarlos, las aplicaciones cliente de Microsoft Office 2010 incluyen características que admiten estas acciones. Los usuarios pueden desproteger documentos, deshacer la desprotección y proteger los documentos desde aplicaciones cliente de Office 2010.
Cuando se desprotege un documento, éste se guarda en la carpeta Mis documentos del usuario, en una subcarpeta de borradores de SharePoint. Esta carpeta se muestra en las aplicaciones cliente de Office 2010. Cuando se desprotege el documento, el usuario sólo puede guardar las modificaciones en esta carpeta local. Cuando el usuario está listo para proteger el documento, el documento se vuelve a guardar en la ubicación del servidor original.
En las aplicaciones cliente de Office 2010, los usuarios también pueden optar por dejar los documentos desprotegidos en el servidor cambiando las opciones de edición de contenido.
See Also
Concepts
Planeación de las bibliotecas de documentos (SharePoint Foundation 2010)