Planeación de las bibliotecas de documentos (SharePoint Foundation 2010)

 

Se aplica a: SharePoint Foundation 2010

Última modificación del tema: 2016-11-30

En este artículo se describe cómo planear bibliotecas de documentos en su solución de administración de documentos de Microsoft SharePoint Foundation.

En este artículo:

• Determinar el tipo de biblioteca

• Planear el flujo de contenido

• Planear Information Rights Management

Las bibliotecas de documentos son colecciones de archivos de SharePoint Foundation 2010 que se comparten con otros usuarios del sitio. Casi todas las características de administración de documentos se proporcionan a través de bibliotecas de documentos. Como parte de la planeación de la administración de documentos, debe determinar qué tipo de bibliotecas de documentos se ajusta mejor a las necesidades de la organización. Si planea bibliotecas de documentos para varios sitios, es posible que tenga que planear el flujo de contenido de un sitio a otro. Si planea usar bibliotecas de documentos como ubicaciones de almacenamiento, puede personalizar el cuadro de diálogo Abrir de Microsoft Office Professional 2010 y el cuadro de diálogo Guardar para garantizar que los documentos se almacenen en la ubicación preferida.

Antes de comenzar a leer este artículo, es necesario conocer el proceso de administración de documentos que se describe en Introducción a la administración de documentos (SharePoint Foundation 2010).

Determinar el tipo de biblioteca

Al identificar las bibliotecas de documentos que mejor responden a las necesidades de su organización, es posible que también determine que necesita varios sitios o varias colecciones de sitios. Por ejemplo, si está creando contenido de publicación para clientes externos, podría necesitar un sitio en el cual crear y revisar el contenido, y otro sitio separado (probablemente en una instalación de SharePoint Foundation 2010 separada) en el cual publicar el contenido.

Al planear bibliotecas de documentos para varios sitios, es posible que también deba planear el modo de flujo de contenido de un sitio a otro: por procesos manuales, flujos de trabajo o soluciones personalizadas. Para obtener más información, consulte Planear el flujo de contenido, más adelante en este artículo.

En la siguiente tabla se muestran los usos típicos de las bibliotecas de documentos:

Biblioteca	Objetivo
Biblioteca en un sitio de grupo	Colaboración; fácil uso compartido de contenido entre compañeros; control de contenido, como control de versiones; búsqueda de SharePoint Foundation 2010.
Biblioteca en un área de portal	Contenido destinado a una audiencia más amplia de la organización. Es similar a una biblioteca en un sitio de grupo, pero generalmente se implementa a través de un proceso de revisión y aprobación más estricto.
Biblioteca de diapositivas	Compatibilidad con uso compartido, administración y reutilización de diapositivas de Microsoft PowerPoint. Nota No cree carpetas en una biblioteca de documentos si sabe que el contenido de este sitio se implementará en otra granja de servidores o colección de sitios a través de una implementación de contenido. No es posible importar o exportar los sitios que contienen bibliotecas de diapositivas con carpetas.

En el siguiente ejemplo se muestra cómo usar el análisis que realizó en la sección Análisis del uso de documentos en Identificar usuarios y analizar el uso de documentos (SharePoint Foundation 2010) como ayuda para planear la organización de bibliotecas de documentos de la empresa. En este ejemplo, Contoso Ltd. ofrece contenido a los clientes en función de estudios de mercado. La creación del contenido está principalmente a cargo de consultores que trabajan de forma remota. Esto se realiza en un ciclo en el que aparecen los pasos siguientes:

1. Un socio evalúa ideas de contratación y solicitudes de propuestas.

2. Una vez que se ha establecido un contrato, un jefe de proyecto reúne a un grupo de consultores y crea un sitio de trabajo específico para la contratación, en el que se registran los resultados de la investigación y se completa el proyecto.

3. Cuando el proyecto termina, los documentos de entrega se publican en un sitio de Internet protegido, donde los clientes tienen acceso a ellos.

4. El grupo escribe documentos de procedimientos recomendados y casos prácticos basados en el proyecto.

5. Los administradores de conocimiento recopilan, organizan y archivan los procedimientos recomendados y otros documentos.

6. Los documentos de entrega, los contratos y otros documentos se conservan como registros corporativos.

7. Los asociados usan el contenido que mantienen los administradores de conocimiento para evaluar las oportunidades y crear nuevas propuestas.

En la siguiente tabla se muestra un análisis de uso de documentos para este caso:

Documentos	Objetivo	Autor	Usuarios	Formato
Ideas de contratación y solicitudes	Desarrollar nuevas contrataciones de clientes	Jefe del proyecto	Director de ventas, jefe del proyecto	.docx
Propuestas	Describir una propuesta de contratación del cliente	Jefe del proyecto	Administradores de proyectos, integrantes del grupo del proyecto, clientes	.docx
Contratos	Confirmar una contratación de consultoría	Abogado	Jefe del proyecto, administrador del proyecto, director de ventas, clientes	.docx
Resultados de investigación y borradores de documentos de entrega del proyecto	Generar los documentos relacionados con la contratación del cliente	Jefe del proyecto, colaborador del proyecto, consultor	Editores, revisores técnicos	.docx y otros tipos
Documentos de entrega	Generar documentos de entrega finales, probablemente convertidos a partir del formato .docx	Jefe del proyecto	Clientes	.pdf
Procedimientos recomendados y documentos de casos prácticos	Capturar conocimientos de la organización	Colaborador del proyecto, consultor, administrador de conocimiento	Todos los integrantes del grupo	Distintos tipos

Este análisis de uso de documentos sugiere los siguientes requisitos:

• Los jefes de proyecto necesitan contar con bibliotecas en sitios de grupo para almacenar ideas de contratación, solicitudes de contratación y borradores de propuestas.

• Los abogados necesitan contar con bibliotecas en un portal o en un sitio de administración de documentos centralizado para almacenar plantillas de contratos y contratos activos.

• Los jefes de proyecto y los colaboradores necesitan contar con bibliotecas en sitios de grupo para crear resultados de investigaciones, documentos de entrega y casos prácticos.

• Los clientes necesitan contar con bibliotecas en un sitio de Internet para ver los documentos de entrega finales.

Planear el flujo de contenido

El contenido de una solución de administración de documentos suele ser dinámico, ya que se traslada de un sitio a otro según sea necesario para satisfacer las necesidades de los usuarios. Por lo tanto, durante la planeación de las bibliotecas de documentos, a menudo deberá planear el flujo de contenido de una biblioteca o un sitio a otros. SharePoint Foundation ofrece las siguientes opciones para mover contenido, ya sea de forma manual o dinámica:

• Puede crear flujos de trabajo personalizados para copiar o mover contenido de una biblioteca o un sitio a otros. El flujo de trabajo guía un documento a través de un proceso de negocio y asigna tareas a los participantes cuando se activa su rol en el ciclo de vida del documento. Los flujos de trabajo pueden diseñarse para mover un documento de una biblioteca o un sitio a otros. Para obtener información sobre cómo planear flujos de trabajo, consulte Planeación de tipos de contenido (SharePoint Foundation 2010) y Planeación de flujos de trabajo (SharePoint Foundation 2010).

• Los autores pueden copiar un documento en una biblioteca de cualquier sitio en el que tengan permisos de creación. La relación entre el documento de origen y de destino se mantiene para que la copia pueda actualizarse según sea necesario.

• Mediante carpetas web o sitios de red, un autor puede copiar o mover manualmente contenido de una biblioteca de documentos de una biblioteca o un sitio a otros.

• Mediante el comando Copiar, el autor puede copiar documentos en el sitio del Centro de documentación.

• Mediante el uso de un flujo de trabajo personalizado, el autor puede copiar documentos en las bibliotecas de documentos del sitio de Internet.

Planear Information Rights Management

Information Rights Management (IRM) permite a los creadores de contenido controlar y proteger sus documentos. El contenido de documentos que usan IRM se cifra y se suministra con una licencia de publicación que impone restricciones a los usuarios. Estas restricciones varían según el nivel de permisos de los usuarios. Las restricciones típicas incluyen hacer que un documento sea de solo lectura, deshabilitar la función de copiar texto, no permitir que los usuarios copien el documento o impedir que lo impriman. Las aplicaciones de cliente que leen tipos de archivos compatibles con IRM usan la licencia de emisión dentro de un documento administrado por IRM para implementar las restricciones en usuarios que tienen acceso al documento.

Para obtener más información sobre IRM en su implementación por Rights Management Services (RMS), consulte Preguntas más frecuentes sobre FAQ (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=230459&clcid=0xC0A).

Microsoft SharePoint Foundation 2010 admite el uso de IRM en documentos almacenados en las bibliotecas de documentos. Para agregar otros tipos de archivo, un administrador debe instalar un protector para ese tipo de archivo, que es un programa que controla el cifrado y descifrado de documentos administrados por derechos para un tipo de archivo.

Al usar IRM en SharePoint Foundation 2010, puede controlar de forma central qué acciones pueden realizar los usuarios con los documentos cuando los abren de las bibliotecas en SharePoint Foundation 2010. Por el contrario, si IRM se aplica a los documentos almacenados en los equipos cliente, el propietario de un documento puede elegir qué derechos asignar a cada usuario del documento. Use IRM en bibliotecas de documentos para controlar contenido confidencial almacenado en el servidor. Por ejemplo, si está haciendo que una biblioteca de documentos esté disponible para que otros grupos de la empresa puedan obtener una vista previa de los próximos productos, podría usar IRM para impedir que los grupos publiquen el contenido a un público ajeno a la organización.

Cuando IRM se habilita en una biblioteca de documentos y se descarga un documento en un formato compatible con IRM del servidor a una aplicación cliente, SharePoint Foundation 2010 cifra el documento y agrega una licencia de emisión. Cuando se vuelve a cargar el documento en el servidor, SharePoint Foundation 2010 descifra el archivo y lo almacena en la biblioteca en una forma que no está cifrada. Con solo cifrar documentos cuando se los descargan y descifrarlos cuando se los cargan, SharePoint Foundation 2010 habilita características como búsqueda e indexado para que funcionen como es habitual en los archivos en la biblioteca de documentos protegidos con IRM. Los permisos IRM, que se aplican a un documento cuando los usuarios lo descargan de una biblioteca de documentos, se basan en los permisos de cada usuario sobre el contenido en la configuración de seguridad de SharePoint Foundation 2010. En la siguiente tabla se describe cómo los permisos de SharePoint Foundation 2010 se convierten en permisos IRM.

Permisos de SharePoint Foundation 2010	Permisos IRM
Administrar permisos, administrar web	Control total, según lo define el cliente. Esto generalmente permite a un usuario leer, editar, copiar, guardar y modificar o quitar los permisos de contenido administrado por derechos.
Editar elementos de lista, administrar lista, agregar y personalizar páginas	Editar, copiar y guardar permisos. Puede permitir opcionalmente a los usuarios que tienen estos permisos imprimir documentos de la biblioteca de documentos.
Ver elemento de lista	Permisos de lectura. Un usuario puede leer el documento, pero no puede copiar o actualizar el contenido. Usted puede permitir opcionalmente a los usuarios que tienen estos permisos para ver elementos de lista imprimir documentos de la biblioteca de documentos.
Otros	Ningún otro permiso se asigna a los permisos IRM.

See Also

Concepts

Planeación de tipos de contenido (SharePoint Foundation 2010)
Planeación de flujos de trabajo (SharePoint Foundation 2010)
Configuración de Information Rights Management (SharePoint Foundation 2010)