Identificar usuarios y analizar el uso de documentos (SharePoint Foundation 2010)
Se aplica a: SharePoint Foundation 2010
Última modificación del tema: 2016-11-30
El primer paso para planear la solución de administración de documentos es identificar los usuarios y analizar la forma en que se usan los documentos. En este artículo, se ofrecen instrucciones para identificar los usuarios y analizar el uso de los documentos para una solución basada en Microsoft SharePoint Foundation 2010.
En este artículo:
Identificar usuarios
Análisis del uso de documentos
Hojas de trabajo
Antes de comenzar a leer este artículo, es necesario conocer el proceso de planificación para la administración de documentos que se describe en Introducción a la administración de documentos (SharePoint Foundation 2010).
Identificar usuarios
Para identificar a interesados y participantes en la solución de administración de documentos, puede usar una encuesta con el fin de recopilar esta información. Por ejemplo, la encuesta podría incluir las preguntas siguientes.
¿Quién crea documentos en su organización?
¿Qué tipos de documentos crean?
¿Qué roles tiene el usuario del documento?
¿Quién revisa los documentos?
¿Quién edita los documentos?
¿Quién usa los documentos?
¿Quién aprueba la publicación de documentos?
¿Quién diseña los sitios web usados para hospedar documentos?
¿Quién implementa y mantiene los servidores en los que están almacenados los documentos?
Identificar las partes interesadas en el contenido le ayudará a garantizar una solución de administración de documentos exhaustiva y a diseñar sitios y bibliotecas de documentos que se adapten a las necesidades y a los procesos de contenido de su empresa.
Análisis del uso de documentos
Después de identificar a las personas con un interés directo en el contenido, solicíteles información que pueda ayudarle a analizar cómo se usan los documentos en la organización. Esto es una parte importante del proceso de planificación, porque el análisis le ayuda a determinar lo siguiente:
Cómo se deben estructurar las bibliotecas de documentos.
Qué plantillas de sitios se han de usar.
Cuántos sitios necesitará.
Qué topología de servidor físico necesitará para implementar la solución.
Entre la información que se ha de recopilar, se incluye:
Tipo de documento, como nota de investigación de capital, revisión del rendimiento de los empleados, memorando interno o especificación del producto.
Objetivo de cada tipo de documento como, por ejemplo, "proporciona a los clientes recomendaciones acerca del capital junto con datos complementarios".
Autor de cada tipo de documento (es útil indicar el rol del autor, por ejemplo "analista financiero" o "administrador de producto", en lugar de nombres individuales).
Usuarios de cada tipo de documento, como "Clientes" o "Integrantes del equipo".
Formato del documento. Si el documento debe convertirse de un formato a otro en cualquier punto de su ciclo de vida, registre dicha información.
Otros roles que se aplican al ciclo de vida del documento, como "Revisor técnico" o "Editor de copia".
Ubicación del documento; por ejemplo, "equipo cliente", "servidor web" o "servidor de archivos". Tenga en cuenta que esta pregunta podría tener varias respuestas, por ejemplo cuando un documento se crea en un equipo cliente pero después se publica en un servidor web.
A continuación se incluyen ejemplos de información que puede recopilarse y registrarse en la hoja de trabajo de dos organizaciones diferentes en una empresa.
| Tipo | Propósito | Autor | Rol de usuario | Formato | Otros roles | Ubicación |
|---|---|---|---|---|---|---|
Nota de estudio de equidad |
Proporciona a los clientes preferentes de un servicio financiero instrucciones para comprar o vender una o más acciones |
Analista financiero |
Cliente |
DOCX (para la creación); PDF (para la publicación) |
Revisor (técnico); revisor (legal); aprobador; editor de copia; administrador del sitio |
|
Análisis Los formatos de creación y publicación independientes requieren una conversión de formato. Al haber tantos revisores, se requieren uno o más flujos de trabajo (procesos de negocio implementados en el servidor). Los dos sitios (creación y pruebas) requieren mecanismos para mover el contenido de un sitio a otro.
| Tipo | Propósito | Autor | Rol de usuario | Formato | Otros roles | Ubicación |
|---|---|---|---|---|---|---|
Revisión del rendimiento de los empleados |
Evalúa el rendimiento de un empleado e incluye la autoevaluación y la evaluación del responsable |
Trabajador de la información; administrador |
Gerentes; especialistas en recursos humanos |
.DOC |
Revisor (recursos humanos); revisor (legal); aprobador (responsable al mando) |
|
Análisis Dos autores y varios revisores requieren uno o más flujos de trabajo.
Hojas de trabajo
Use las siguientes hojas de trabajo para registrar la información tratada en este artículo: