Creación del plan de comunicación (Windows SharePoint Services)
En este artículo:
Cuándo comunicarse con el equipo de actualización y qué comunicarle
Cuándo comunicarse con los usuarios del sitio y qué comunicarles
En el caso de implementaciones pequeñas en que los sitios no se han personalizado en gran medida, es posible que el equipo de actualización conste sólo de una persona. Por otro lado, en el caso de implementaciones más grandes, pueden requerirse varias personas con distintas funciones tal como se muestra en la lista siguiente.
Administradores del servidor El administrador del servidor realiza la mayoría de las tareas de actualización. Debe haber al menos un administrador del servidor en el equipo de actualización, ya que ejecutar el Asistente para instalación requiere un miembro del grupo de administradores locales en cada servidor cliente web.
Nota
Los administradores de granjas de servidores pueden ser o no ser administradores locales para el servidor.
Propietarios de colecciones de sitios Debe poder notificar a los propietarios de colecciones de sitios que el proceso de actualización está a punto de tener lugar y avisarles acerca de cualquier problema que encuentre al actualizar sus sitios. Si va a realizar una actualización gradual, también debe comunicarse con los propietarios de colecciones de sitios para determinar si sus sitios se han actualizado completamente y si se han vuelto a aplicar las personalizaciones antes de eliminar o desactivar los sitios anteriores.
Diseñadores y programadores de sitios si tiene plantillas personalizadas, elementos web, servicios web u otros elementos personalizados asociados con los sitios, deberá trabajar con las personas responsables de desarrollar o personalizar dichos elementos para garantizar que puede crear nuevas versiones de éstos, o para comprobar que estos elementos se han actualizado correctamente. Para obtener más información sobre los posibles problemas con elementos personalizados, vea Uso de una actualización de prueba para encontrar posibles problemas (Windows SharePoint Services).
Usuarios de sitios Aunque los usuarios de sitios no tienen que incluirse en la toma de decisiones sobre el proceso de actualización, debe comunicar a los usuarios de sitios que éste tendrá lugar y qué cabe esperar.
Patrocinadores y otras partes interesadas Es posible que su empresa tenga a otras personas involucradas en el proceso de planeación de la actualización. Asegúrese de incluirlas en el plan de comunicación según corresponda.
Nota
Un equipo de actualización puede incluir uno o más miembros en cada función dependiendo de la organización.
Cuándo comunicarse con el equipo de actualización y qué comunicarle
En general, los administradores de servidor establecen la escala de tiempo para la actualización y los propietarios de sitios sólo reciben una notificación cuando el proceso está a punto de empezar. Sin embargo, como los miembros del equipo tienen sus propias tareas que realizar en puntos determinados del proceso general de actualización, es fundamental que haya un plan sólido para comunicar el progreso de la actualización a todos los miembros del equipo de modo que todo el mundo sepa cuándo es el momento para llevar a cabo sus determinadas tareas.
Todo el equipo de actualización debe trabajar en colaboración para determinar:
El método de actualización que usar el tema Determinación del enfoque de actualización [Windows SharePoint Services] contiene información para ayudarle a decidir qué tipo de actualización debe llevarse a cabo. También es recomendable tener en cuenta el informe generado por la herramienta de análisis previo a la actualización al tomar dicha decisión.
Fechas y horas en que se realizará la actualización Se recomienda (especialmente en el caso de una actualización inmediata) que realice la actualización cuando el uso del sitio sea bajo. Para las implementaciones pequeñas de un único servidor, es posible que la actualización se complete en menos de un día. Para implementaciones de mayor tamaño, como granjas de servidores con grandes cantidades de datos, la opción de actualización gradual puede usarse para distribuir el proceso de actualización entre varios períodos de inactividad. No hay forma de determinar la cantidad exacta de tiempo necesaria para actualizar una colección de sitios específica. Debido a esto, es muy importante comunicarse con los demás miembros del equipo involucrados en proceso de actualización y con los usuarios finales. El día o días que elija para la actualización deben estar lo suficientemente lejos como para permitir al equipo de actualización completar todos los pasos preliminares. Al planear la programación, asegúrese de asignar tiempo a la comprobación de los sitios actualizados y a la implementación de cualquier cambio o a la realización de cualquier trabajo de personalización de marca de los sitios.
Es importante comunicarse con los propietarios, diseñadores y programadores del sitio en los siguientes momentos del proceso de actualización:
Antes de que empiece el proceso para que conozcan la programación y la función que tendrán en el proceso.
Una vez que se haya ejecutado la herramienta de exploración previa a la actualización, se pueden tratar todos los problemas identificados por la herramienta. Para obtener más información sobre la herramienta de detección previa a la actualización, vea Ejecución de la herramienta de detección previa a la actualización (Windows SharePoint Services). Por ejemplo, problemas como las plantillas de sitio personalizadas o los elementos web personalizados debe notificarse al propietario, diseñador o programador del sitio antes de programar la actualización con el fin de darles tiempo para investigar los problemas y llevar a cabo los pasos preliminares. Por ejemplo, es posible que un programador decida que sea prudente reconstruir un elemento web antes de que se produzca la actualización. Por su parte, es posible que los propietarios deseen tomar nota de las actualizaciones realizadas para sus sitios, incluidas las plantillas de sitio y las modificaciones en los archivos principales ASPX (Active Server Page Extension).
Después de actualizar sus sitios para que puedan revisarlos y realizar cualquier cambio necesario. Los propietarios de los sitios deben saber cuánto tiempo se mantendrán las versiones anteriores de los sitios para que puedan recuperar cualquier elemento que deseen de los mismos.
Cuándo comunicarse con los usuarios del sitio y qué comunicarles
También es importante comunicarse con los usuarios de los sitios con respecto a las siguientes cuestiones:
Cuándo se actualizarán sus sitios En el caso de una actualización inmediata, también es necesario informarles de que sus sitios no estarán disponibles durante la actualización.
Cuándo estarán listos sus sitios actualizados Esto significa que el equipo de actualización no sólo ha actualizado sino también comprobado la funcionalidad de los sitios actualizados.
Cómo puede afectarles la actualización y qué deben saber acerca del nuevo entorno Por ejemplo, es posible que el sitio tenga un aspecto diferente o que funcione de forma algo distinta. También es posible que tengan que volver a aplicar personalizaciones del sitio anterior después de la actualización. Asimismo, puede dirigirles a contenido disponible, como artículos sobre novedades o materiales de aprendizaje, para aprender a usar la nueva versión.
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En este tema se incluye el siguiente libro descargable para facilitar la lectura y la impresión:
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