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Diseño de la arquitectura del centro de registros

  • Artículo

En este artículo:

  • Planeación de aplicaciones web

  • Determinación del número de sitios del centro de registros

  • Planeación de bases de datos

  • Planeación de personalizaciones del centro de registros

  • Planeación de la seguridad

  • Planeación de la configuración de correo electrónico

  • Planeación de la creación de registros e informes

  • Planeación de la búsqueda

Este artículo proporciona recomendaciones que pueden ayudarle a configurar y organizar los componentes lógicos de una solución de administración de registros basada en Microsoft Office SharePoint Server 2007 y proporciona instrucciones para configurar características clave de la solución de administración de registros. Para ver recomendaciones que pueden ayudarle a configurar los componentes físicos de la solución de administración de registros, vea Diseño de la topología de administración de registros. Para leer una introducción a las capacidades de la administración de registros de Office SharePoint Server 2007, vea Planeación de la administración de registros.

Planeación de aplicaciones web

Una aplicación web de Internet Information Services (IIS) es un programa de software hospedado en IIS que proporciona información basada en Internet al usuario en HTML. Las soluciones de sitios web basadas en Office SharePoint Server 2007 se crean en el contexto de las aplicaciones web de IIS. Al crear una aplicación web inicialmente mediante el sitio de Administración central de Office SharePoint Server 2007, se selecciona una plantilla de sitio web y, a continuación, se crea una colección de sitios que contiene ese sitio web. Después de crear inicialmente la aplicación web, puede agregar más colecciones de sitios a la misma.

Se recomienda que hospede los sitios del centro de registros en una aplicación web separada, ya que esto:

  • Ayuda a garantizar que los registros almacenados en el sitio del centro de registros no se mezclarán con los documentos activos de la base de datos.

  • Garantiza que el sitio del centro de registros no heredará permisos ni otras configuraciones de seguridad que pueden estar presentes en las aplicaciones web existentes.

  • Le permite optimizar la programación de copias de seguridad para satisfacer sus necesidades de administración de registros.

Si necesita varios sitios del centro de registros, no es necesario crear varias aplicaciones web. Una sola aplicación web puede hospedar de forma eficiente varios sitios del centro de registros, cada uno en su propia colección de sitios. Para obtener más información, vea Determinación del número de sitios del centro de registros más adelante en este artículo

Cuando configure aplicaciones web para hospedar sitios del centro de registros, tenga en cuenta las siguientes recomendaciones de configuración generales:

  • Cuota   Una cuota establece los límites de la cantidad de contenido que se puede agregar a una colección de sitios. Dado que el modelo de almacenamiento de los sitios del centro de registros es de almacenamiento alto combinado con un bajo uso del sitio, aplicar una cuota a una colección de sitios usada para la administración de registros resulta poco ventajoso. Sin embargo, si desea recibir un aviso cuando un sitio del centro de registros se esté acercando al límite máximo de su capacidad de almacenamiento, aplique una plantilla de cuota personalizada a la colección de sitios que hospeda un sitio del centro de registros. Use una plantilla que configure la colección de sitios para que envíe un mensaje de aviso al propietario del sitio cuando el sitio esté a punto de alcanzar su cuota. Para obtener más información acerca del almacenamiento, vea Planeación de bases de datos más adelante en este artículo.

  • Bloqueo   Puede bloquear una colección de sitios para impedir que se le agregue contenido. En la administración de registros, el bloqueo de una colección de sitios para impedir que se agregue contenido a un sitio del centro de registros es muy poco común y ocurre principalmente en relación con el mantenimiento de emergencia, como cuando un sitio alcanza su límite máximo de capacidad de almacenamiento.

  • Tamaño máximo de carga   De forma predeterminada, una aplicación web tiene un tamaño máximo de carga de 50 megabytes (MB) para cualquier elemento. Éste es también el límite máximo recomendado para el tamaño de los archivos que se pueden enviar a un sitio del centro de registros mediante el servicio web del centro de registros.

  • Papelera de reciclaje   La Papelera de reciclaje es un mecanismo para eliminar contenido de un sitio de SharePoint, como un centro de registros. Está diseñada para evitar que un usuario elimine elementos accidentalmente, ya que permite recuperarlos. Puede configurar Papeleras de reciclaje para los sitios de una aplicación web mediante Administración central.

    De manera opcional, la Papelera de reciclaje puede configurarse en dos etapas. En esta configuración, cuando un usuario elimina un elemento de una biblioteca, éste se envía a la Papelera de reciclaje del sitio. El usuario puede recuperar el elemento de la Papelera de reciclaje o eliminarlo. Cuando un usuario elimina un elemento, se envía a la Papelera de reciclaje de la segunda etapa. Sólo los administradores de la colección de sitios tienen permisos para ver los elementos eliminados que se encuentran en la Papelera de reciclaje de la segunda etapa y destruirlos definitivamente.

    En un escenario de administración de registros, puede configurar una Papelera de reciclaje de la segunda etapa para proporcionar un nivel de protección adicional ante la destrucción accidental de registros. También puede configurar la Papelera de reciclaje del sitio para que no elimine nunca los elementos automáticamente y que se requiera la eliminación manual. Si hace esto, debe proporcionar una cantidad de memoria adecuada para incluir los registros que se enviarán a la Papelera de reciclaje de la segunda etapa.

  • Alertas   Las alertas son mensajes de notificación que envía Office SharePoint Server 2007 a los propietarios de listas o bibliotecas cuando se modifican, agregan o eliminan elementos. En la administración de registros, las alertas sirven para que los administradores de registros puedan realizar un seguimiento del estado de los registros de los que son responsables. Las alertas de todos los sitios de una aplicación web se configuran mediante Administración central. Asegúrese de que las alertas estén habilitadas y de permitir un gran número de alertas por usuario.

  • Trabajos del temporizador   Las características que se usan en la administración de registros dependen de procesos en segundo plano programados. En la siguiente lista se indica el título del trabajo y la programación.

    • Informe de uso de directivas recurrente; se ejecuta a diario.

    • Suspender procesamiento e informes; se ejecuta a diario.

    • Procesamiento del centro de registros; se ejecuta a diario.

    • Buscar y procesar; se ejecuta a diario.

    • Procesamiento de tareas de flujo de trabajo masivo; se ejecuta a diario.

    Puede cambiar la programación de cualquier trabajo del temporizador mediante la herramienta de línea de comandos Stsadm. Para obtener más información, vea Herramienta de línea de comandos Stsadm (Office SharePoint Server).

Determinación del número de sitios del centro de registros

La administración de registros se implementa en Office SharePoint Server 2007 creando y configurando un sitio del centro de registros. Puede conseguir una solución de administración de registros a gran escala con un único sitio del centro de registros. Sin embargo, en algunos casos, es posible que el número de registros que se va a almacenar requiera que divida el almacenamiento entre dos o más sitios del centro de registros.

Cuando planee cuántos sitios del centro de registros va a implementar, determine junto a su equipo de TI la base de datos de mayor tamaño de la que pueden realizar una copia de seguridad y restaurar teniendo en cuenta sus requisitos de programación. En una solución de administración de registros, el contenido de la base de datos no se usa y las eliminaciones por error suceden muy pocas veces (y, por tanto, la restauración de la base de datos también es muy poco común). Tenga en cuenta que, aunque se recomienda un límite de tamaño de base de datos de contenido de 50 gigabytes (GB) para muchas soluciones de Office SharePoint Server 2007, esta recomendación está pensada para escenarios en que la recuperación rápida de documentos es fundamental. En otros casos, se pueden conseguir implementaciones de bases de datos mucho mayores. Por ejemplo, vea el siguiente artículo de blog en MSDN: ¿Cuánto espacio se necesita para una sola base de datos de contenido de SharePoint? (en inglés) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=86920&clcid=0xC0A) (en inglés).

Puede asociar una base de datos de contenido independiente con cada colección de sitios de una aplicación web, pero no con sitios independientes de una colección de sitios. Por tanto, para asociar bases de datos de contenido independientes con cada sitio del centro de registros, cree cada sitio del centro de registros en una colección de sitios aparte.

Si su solución de administración de registros requiere varios sitios del centro de registros, plantéese crear primero una plantilla de sitio personalizada que esté basada en la plantilla del sitio del centro de registros. La plantilla de sitio personalizada debe contener los siguientes elementos: las directivas de administración de información, las definiciones de tipo de contenido y las definiciones de columna requeridas para la solución de administración de registros de su organización. La plantilla de sitio personalizada le permite compartir fácilmente estos elementos en todas las colecciones de sitios. Para obtener más información acerca de la creación de plantillas personalizadas, vea el Kit de desarrollo de software de Windows SharePoint Services 3.0 (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=86923&clcid=0xC0A).

Nota

Una granja de servidores de Office SharePoint Server 2007 puede señalar a un único sitio del centro de registros de destino como ubicación a la que se enviarán los registros de los sitios de dicha granja de servidores. Si una granja de servidores que hospeda documentos activos debe señalar a varios sitios del centro de registros, debe usar el modelo de objetos Windows SharePoint Services 3.0 para implementar un distribuidor personalizado en el sitio del centro de registros de destino para distribuir los registros entrantes al sitio del centro de registros de destino adecuado. Para hacer esto para su solución personalizada, debe modificar la tabla de distribución de registros en el sitio del centro de registros de destino para pasar una solicitud de envío de registros al sitio del centro de registros adecuado. Para ver una descripción completa de la programación del modelo de objetos de Windows SharePoint Services 3.0, incluida la programación de un sitio del centro de registros, vea el kit de desarrollo de software de Office SharePoint Server 2007 (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=71218&clcid=0xC0A).

Para obtener más información acerca de la planeación del almacenamiento de las bases de datos, vea Planeación de rendimiento y capacidad (Office SharePoint Server). Para obtener más información acerca de la planeación de repositorios de contenido a gran escala, vea Planeación de almacenamiento de contenido empresarial.

Planeación de bases de datos

Un sitio del centro de registros debe poder almacenar una gran cantidad de elementos. Puesto que el sitio actúa como cámara o archivo, las interacciones de los usuarios con los elementos almacenados y con el sitio suelen ser mínimas. Por tanto, generalmente las bases de datos para la administración de registros deben planearse para maximizar el almacenamiento y la seguridad a expensas del rendimiento del sitio.

La planeación para realizar copias de seguridad y recuperaciones de las bases de datos usadas para la administración de registros también requiere una consideración especial. En la administración de registros, el objetivo normalmente es conservar los registros durante un período de tiempo basándose en las necesidades empresariales o legales y luego eliminarlos. El objetivo de realizar copias de seguridad de los sitios del centro de registros es protegerlos ante eliminaciones accidentales de registros y proporcionar un método de recuperación ante desastres, como un ataque con código malintencionado. El objetivo no es conservar otra copia del contenido del sitio. Las copias de seguridad de los registros podrían conservarse sin querer más tiempo que los registros en sí, con lo que podrían quedar expuestas.

Tal como se describe en la sección anterior, planee la asociación de una base de datos de contenido independiente con cada sitio del centro de registros y cree cada sitio del centro de registros en una colección de sitios independiente. Después de determinar el número de sitios del centro de registros que necesita, para cada sitio del centro de registros determine junto con su departamento de TI:

  • El tamaño que tendrá la base de datos de contenido. Cuanto más contenido tenga, más tardará en realizarse la copia de seguridad.

  • La frecuencia con la que realizará una copia de seguridad de la base de datos de contenido. La frecuencia con la que se realiza una copia de seguridad de la base de datos depende de los tipos de registros que va a conservar, la frecuencia con la que se agregan registros al sitio del centro de registros y la disponibilidad del equipo de TI para realizar las operaciones de copia de seguridad.

  • El período de respuesta para restaurar el contenido del centro de registros. Se trata de la cantidad de tiempo que tardará el equipo de TI en responder ante una crisis y restaurar los datos, según la copia de seguridad más reciente. El período de respuesta depende de la cantidad de datos que se va a restaurar, lo que a su vez está relacionado con el tamaño de la base de datos de contenido. Para determinar cuál es el período de respuesta más adecuado para restaurar el contenido, debe equilibrar la rapidez con que desea poder restaurar los datos con la cantidad de datos que desea restaurar.

Integración de otras características en un sitio del centro de registros

Use la plantilla del sitio del centro de registros para crear sitios de registros en Office SharePoint Server 2007. Aunque la plantilla del sitio del centro de registros ofrece una solución de administración de registros con todas las características, es posible que sus objetivos de administración de registros requieran que mejore la solución de administración de registros predeterminada agregándole otras características de Office SharePoint Server 2007. Las personalizaciones más comunes incluyen:

  • Mostrar métricas del sitio del centro de registros. Los datos del centro de registros pueden mostrarse en hojas de cálculo de Microsoft Office Excel 2007, representarse en elementos web de indicadores clave de rendimiento (KPI) o agregarse en un panel en el sitio. Dependiendo de cómo configure la seguridad, puede limitar la disponibilidad de esta información a los administradores de registros o puede dejar que los trabajadores de la información usen estos datos para ver el estado de los registros que enviaron. Para obtener más información acerca de la integración de información empresarial en Office SharePoint Server 2007, vea Planeación de la inteligencia empresarial.

  • Mostrar directivas. Al usar listas y elementos web, puede agregar documentación a la página principal del centro de registros que describa las directivas que se aplican en el centro de registros, métricas acerca del uso de las directivas y otra información para que el uso previsto (y las restricciones) del sitio sean más transparentes. Para obtener más información acerca de la personalización de las páginas web, vea el sistema de ayuda de Office SharePoint Server 2007, la documentación de Microsoft Office SharePoint Designer 2007 y el Kit de desarrollo de software de Office SharePoint Server 2007 (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=71218&clcid=0xC0A).

  • Integrar los formularios, la búsqueda y los flujos de trabajo para la administración de registros físicos. Una solución de administración y almacenamiento de registros físicos es también una solución de seguimiento de inventarios, porque se debe mantener una correlación entre las listas que realizan un seguimiento de los elementos del sitio del centro de registros y los elementos físicos en sí que representan los elementos de la lista. Si usa formularios para buscar y solicitar la recuperación de registros físicos y flujos de trabajo para asignar la tarea de recuperar los registros, puede implementar una solución que abarque las necesidades de mantenimiento de registros físicos y electrónicos. Para obtener más información, vea las siguientes notas del producto, que describen una implementación de tal solución de administración de registros físicos en Microsoft: Simplificación de la administración de registros mediante los flujos de trabajo de SharePoint Server 2007 (en inglés) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=80869&clcid=0xC0A) (en inglés).

Para obtener información acerca del uso de la plantilla del sitio del centro de registros, vea Diseño del sitio del centro de registros (Office SharePoint Server).

Planeación de la seguridad

Para ayudar a garantizar la seguridad y la inmutabilidad de los registros que almacena, planee cuidadosamente la configuración de la seguridad para sus sitios del centro de registros. Considere también la posibilidad de documentar su estrategia e implementación de seguridad para que, en caso necesario, pueda presentar las medidas que tomó para proteger los registros.

Pasos generales para proteger una solución de administración de registros

Diseñe la granja de servidores y la aplicación web que contiene los sitios del centro de registros de modo que sean lo más seguras posible. Por ejemplo, es muy poco probable que desee permitir el acceso a una aplicación web que hospeda los sitios del centro de registros a través de la zona de seguridad de Internet, que permite el acceso anónimo.

Revise cuidadosamente la documentación de seguridad de Office SharePoint Server 2007 en el capítulo Planeación de la seguridad de las granjas de servidores (Office SharePoint Server) y colabore con el equipo de TI para asegurarse de implementar la seguridad más apropiada para su solución de administración de registros. Dicho capítulo contiene instrucciones relativas a la seguridad muy útiles, que incluyen:

  • Endurecimiento de la seguridad de los servidores web y los servidores de bases de datos.

  • Protección de las comunicaciones.

  • Lista de comprobación del diseño de la topología.

Nota

No configure la aplicación web en que se está ejecutando el sitio del centro de registros para que use la autenticación de formularios. Hacerlo requerirá que habilite los envíos anónimos al sitio del centro de registros.

Configuración de permisos en los sitios del centro de registros

En el modelo de seguridad de Office SharePoint Server 2007, los permisos individuales, como el permiso para agregar elementos a una biblioteca de documentos, se agrupan en niveles de permisos, que autorizan a los usuarios con ese nivel de permisos a realizar conjuntos de acciones relacionadas, como aportar contenido a un sitio. Puede asignar niveles de permisos a grupos de usuarios con nombre o directamente a usuarios individuales. Cuando se asocian usuarios o grupos con objetos protegibles, como listas, bibliotecas, elementos de lista, documentos o sitios, su nivel de permisos predeterminado es aplicable a esos objetos, o puede cambiar su nivel de permisos para esos objetos. Office SharePoint Server 2007 incluye un conjunto de niveles de permisos predeterminados. Puede ver y cambiar los niveles de permisos para una colección de sitios mediante el vínculo Permisos avanzados de la página Configuración del sitio. Para ver una descripción completa del modelo de seguridad de Office SharePoint Server 2007, vea Planeación y diseño de la seguridad (Office SharePoint Server).

En la siguiente tabla se indican los grupos y niveles de permisos predeterminados para los sitios del centro de registros.

Grupo Nivel de permisos

Remitentes del servicio web del centro de registros

Acceso limitado

Miembros

Colaborar

Propietarios

Control total

Visitantes

Leer

Visores

Vista solamente

El grupo Remitentes del servicio web del centro de registros, que tiene el permiso Agregar elementos en el sitio del centro de registros, está pensado para conceder acceso limitado a los usuarios que envían registros desde otras granjas de servidores. Para cada aplicación web desde la que se enviarán registros, debe agregar las cuentas de dominio bajo las que se ejecutan los grupos de aplicaciones para esa aplicación web al grupo Remitentes del servicio web del centro de registros. Cuando los usuarios envían registros desde estas aplicaciones web, ésta es la cuenta bajo la que los registros se enviarán al sitio del centro de registros. Tenga en cuenta que los usuarios que envían registros no necesitan formar parte de ningún grupo en la colección de sitios que contiene el sitio del centro de registros.

Si tiene previsto cambiar los niveles de permisos predeterminados o agregar grupos personalizados, piense qué permisos son necesarios para realizar tareas de administración de registros. Las tareas y los permisos requeridos se enumeran en la siguiente tabla.

Esta tarea Requiere este permiso En este objeto protegible

Enviar al sitio del centro de registros

Editar elementos

Agregar elementos

Sitio de origen

Sitio del centro de registros

Llamar al servicio web del repositorio de registros

Agregar elementos

Sitio del centro de registros

Administrar registros

Editar elementos

Sitio del centro de registros

Crear entradas de series de registros

Editar elementos

Lista de distribución de registros

Crear suspensiones

Agregar elementos

Lista de suspensiones

Administrar y cancelar suspensiones

Editar elementos

Ver elementos

Archivo suspendido

Lista de suspensiones

Ver registros en los resultados de búsqueda

Ver elementos

Sitio del centro de registros

Asimismo, tenga en cuenta lo siguiente al configurar permisos en el sitio del centro de registros:

  • En general, conceda sólo a los administradores de registros y a los miembros del equipo legal permisos Editar elementos sobre el contenido del sitio del centro de registros. En el caso del contenido confidencial, puede limitar el conjunto de usuarios con permisos Editar elementos; para ello, asígneles permisos en el nivel de la biblioteca de documentos, la carpeta o incluso el elemento de lista. Por ejemplo, un documento confidencial especialmente importante podría tener un solo administrador de registros asignado para su administración.

  • Puesto que la lista de suspensiones puede contener información confidencial de gran importancia, limite el conjunto de usuarios de la lista de suspensiones a los miembros del equipo que pueden crear suspensiones y los miembros del equipo que pueden suspender elementos.

  • El sitio del centro de registros incluye un nivel de permisos único, Envío completo del centro de registros, que se concede de forma automática (y temporal) a los usuarios para permitirles completar los metadatos de registros que falten.

Maximización del comportamiento de la cámara

Debe configurar las bibliotecas de documentos de un sitio del centro de registros para maximizar el comportamiento de la cámara de las bibliotecas, en la cual se habilita la protección ante la eliminación o la modificación accidental de registros. Maximizar el comportamiento de la cámara implica las siguientes acciones:

  • Requerir que los documentos se protejan y desprotejan.

  • Crear versiones principales y secundarias de documentos y no dar a nadie el nivel de permisos Eliminar versiones.

  • No limitar el número de versiones que se mantendrá.

  • Habilitar la auditoría.

  • Auditar todos los eventos.

Para ver una introducción a la creación de versiones y otras opciones de administración de documentos, vea Planeación del control de versiones, la aprobación de contenido y las desprotecciones. Para ver una descripción de la directiva de administración de información de auditoría, vea Planeación de directivas de administración de información.

Planeación de la configuración de correo electrónico

Debe planear la configuración de las aplicaciones web que hospedan sitios del centro de registros para que admitan el correo electrónico saliente. Muchos escenarios de administración de registros se habilitan mediante la integración del correo electrónico con el sitio del centro de registros. En la lista siguiente se describen algunos ejemplos comunes de estos escenarios.

  • Se pueden configurar alertas para que se envíe un mensaje de correo electrónico cuando se cambie o se agregue un registro.

  • Se pueden configurar flujos de trabajo para integrarse con el correo electrónico a fin de notificar a los usuarios las tareas de flujo de trabajo inminentes por correo electrónico.

  • Cuando se agrega un nuevo usuario al sitio, se puede enviar un mensaje de correo electrónico al usuario con un vínculo al sitio y otra información acerca del sitio.

Si su solución de administración de registros incluye la integración con Microsoft Exchange 2007, también debe configurar las aplicaciones web para admitir correo electrónico entrante. Para obtener más información, vea Planeación de retención de registros de mensajes de correo electrónico. Sin embargo, si habilita el correo electrónico entrante, no configure las bibliotecas usadas para la administración de registros para que acepten mensajes entrantes. Los registros no se deben enviar directamente a una biblioteca por medio del correo electrónico.

Para obtener más información acerca de la configuración de la integración del correo electrónico con Office SharePoint Server 2007, vea los siguientes recursos:

Planeación de la creación de registros e informes

Las características de creación de registros e informes ayudan a los administradores de registros a realizar un seguimiento de los cambios en los registros de los sitios del centro de registros y también proporcionan pruebas del uso de directivas en un sitio del centro de registros. En la lista siguiente se describen las características de creación de registros e informes incluidas en Office SharePoint Server 2007.

  • Registros de auditoría   La característica de auditoría registra los eventos y las operaciones realizados en documentos y elementos de lista, como la edición de un documento o elemento, la protección o desprotección de un documento o elemento y el cambio de permisos en un documento o elemento. También puede usar el modelo de objetos de auditoría para escribir eventos personalizados en el registro de auditoría. Para obtener más información, vea el kit de desarrollo de software de Office SharePoint Server 2007 (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=71218&clcid=0xC0A).

    En la administración de registros, use la auditoría para ayudar a proteger los sitios del centro de registros. Puede configurar la auditoría como parte de una directiva de administración de información que puede aplicar a una lista o biblioteca de documentos, o bien para auditar eventos en toda la colección de sitios.

    Los datos de auditoría de una colección de sitios se almacenan en la base de datos SQL. Puede generar informes dinámicamente según los datos de auditoría. Para hacerlo, en la página Configuración del sitio de la colección de sitios, en la sección Administración de la colección de sitios, haga clic en Informes de registro de auditoría. Puede ver e interactuar con los informes en Office Excel 2007. Los informes incluyen:

    • Modificaciones del contenido   Muestra todos los eventos que modificaron el contenido del sitio.

    • Eliminación   Muestra todos los eventos que provocaron la eliminación de contenido del sitio.

    • Configuración de seguridad   Muestra todos los eventos que cambian la configuración de seguridad del sitio.

    Si usa el modelo de objetos de Windows SharePoint Services 3.0, también puede generar informes personalizados, que se enumerarán junto a los informes predeterminados en la página Ver informes de registro de auditoría.

  • **Informes de uso de directivas de administración de información   **Para realizar un seguimiento del uso de directivas en una colección de sitios y para crear un registro del uso de directivas para la comprobación del cumplimiento, puede configurar los informes de uso de directivas de administración de información en Administración central. Los informes se generan como archivos XML que se pueden ver en Office Excel 2007 o usar como entrada para una solución personalizada. Puede especificar la biblioteca del sitio en la que deben almacenarse los informes, la programación recurrente para crear informes y tiene la opción de proporcionar una plantilla de informes alternativa. Puede ver los informes de uso de directivas de administración de información de la misma manera que los informes de registros de auditoría. (En la página Configuración del sitio de la colección de sitios, en la sección Administración de la colección de sitios, haga clic en Informes de registro de auditoría.)

Planeación de la búsqueda

La búsqueda es una de las herramientas principales para la administración de registros. Por ejemplo, si desea implementar una suspensión en que las directivas de expiración de uno o varios elementos se suspendan debido a un litigio o cualquier otro imprevisto, primero debe ubicar los elementos. Puesto que la estructura de las carpetas de los sitios del centro de registros no favorece la exploración, y dado que los elementos que se van a retener pueden estar distribuidos en varias bibliotecas y listas en uno o más sitios del centro de registros, la forma más eficaz de ubicar elementos es mediante la búsqueda.

Los factores a tener en cuenta para la búsqueda en el contexto de la administración de registros incluyen:

  • Determinación de los proveedores de servicios compartidos (SSP).

  • Planeación de la indización.

  • Planeación de la búsqueda de metadatos.

  • Administración de los ámbitos de búsqueda.

Determinación del SSP

Un SSP es una agrupación lógica de servicios compartidos y sus recursos compatibles. Los SSP pueden compartir servicios en varias granjas de servidores. Uno de los servicios que puede proporcionar un SSP es indizar el contenido y los metadatos. En Office SharePoint Server 2007, lo proporciona el servicio Office SharePoint Server Search.

Colabore con los administradores de la búsqueda para garantizar que uno o varios SSP únicos estén disponibles para indizar el contenido de los sitios del centro de registros. Al indizar el contenido del centro de registros mediante SSP dedicados, puede ayudar a evitar que los registros queden expuestos a aquellos usuarios que no tienen permisos para verlos o usarlos.

Nota

Incluso si usa un SSP común o compartido, la seguridad de los documentos seguirá respetándose elemento a elemento según los permisos de los usuarios para obtener acceso al contenido.

Planeación de la indización

Un filtro IFilter permite al servicio Office SharePoint Server Search indizar un tipo de archivo concreto, como un archivo .docx de Microsoft Office Word 2007. Asegúrese de que los administradores de la búsqueda saben qué tipos de registros se administran en sus sitios del centro de registros, que se hayan habilitado los tipos de archivo correctos para la indización y que haya filtros IFilter disponibles para indizar los distintos tipos de registros. (El servicio Office SharePoint Server Search incluye filtros IFilter para tipos de archivo comunes.)

Nota

Aquellos documentos de un mismo tipo que son creados por distintas versiones de una aplicación pueden requerir filtros IFilter diferentes. Tenga en cuenta las versiones que se usan en su organización y comunique esta información a los administradores de la búsqueda.

Planeación de la búsqueda de metadatos

Colabore con los administradores de la búsqueda para administrar las propiedades de los metadatos. Algunas propiedades de metadatos deben asociarse unas con otras para la búsqueda porque contienen el mismo tipo de información. Por ejemplo, si sus sitios del centro de registros contienen tanto registros de mensajes de correo electrónico como registros de documentos, una búsqueda de contenido creada por un individuo en concreto debe tratar el campo "De" en el correo electrónico y el campo "Autor" en los documentos como elementos de metadatos equivalentes.

Administración de los ámbitos de búsqueda

Un ámbito de búsqueda limita el alcance de una búsqueda basándose en las ubicaciones en que se buscará, las restricciones de metadatos y otros criterios. Se pueden asociar uno o varios ámbitos de búsqueda con la interfaz de usuario de búsqueda para que los usuarios puedan restringir el alcance de la búsqueda. En escenarios de administración de registros, puede resultar útil definir ámbitos de búsqueda según el tipo de registro, la identidad del administrador de registros que realiza la búsqueda y otros criterios relacionados con los registros. Colabore con el administrador de la búsqueda para analizar su almacenamiento de registros y determinar el mejor método para definir ámbitos de búsqueda para su solución de administración de registros.

Descarga de este libro

En este tema se incluye el siguiente libro descargable para facilitar la lectura y la impresión:

Vea la lista completa de libros disponibles en la página que muestra los libros descargables para Office SharePoint Server 2007.

Vea también

Conceptos

Planeación de la administración de registros
Planeación de almacenamiento de contenido empresarial
Planeación y diseño de la seguridad (Office SharePoint Server)
Planeación de rendimiento y capacidad (Office SharePoint Server)

Otros recursos

Kit de desarrollo de software de Office SharePoint Server 2007
Demostración: adición de una biblioteca a un sitio del centro de registros (en inglés)