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Planeación de retención de registros de mensajes de correo electrónico

  • Artículo

En este artículo:

  • Uso de un sitio de centro de registros para retener mensajes de correo electrónico

  • Uso de Exchange Server 2007 con Office SharePoint Server para administrar registros de mensajes de correo electrónico

  • Administración de registros de mensajes de correo electrónico sin Exchange Server 2007

  • Planeación de la retención de registros de mensajes de correo electrónico

  • Hojas de trabajo

Los mensajes de correo electrónico almacenados en servidores de correo electrónico pueden ser registros. Dado que los trabajadores de la información usan cada vez más aplicaciones cliente de correo electrónico para comunicar información empresarial, los directores de cumplimiento corporativo y los administradores de registros deberían incluir los mensajes de correo electrónico en sus planes de administración de registros. Para ello, deberían:

  • Tener en cuenta los mensajes de correo electrónico en los planes de archivo.

  • Proporcionar una forma de conservar registros de mensajes de correo electrónico, retenerlos para realizar descubrimientos legales y deshacerse de ellos.

  • Proporcionar un modo de que los trabajadores de la información clasifiquen sus mensajes de correo electrónico como registros.

  • Proporcionar un modo de que los trabajadores de la información transfieran mensajes de correo electrónico a centros de registros.

En este artículo se describen tareas de planeación relacionadas con la retención de mensajes mediante Microsoft Office SharePoint Server 2007. Además de Office SharePoint Server 2007, Microsoft Exchange 2007 incluye características compatibles con los objetivos de los administradores de registros y agentes de cumplimiento corporativo. Puesto que las características de Exchange 2007 que admiten la administración de registros están diseñadas para integrarse fácilmente con las características de administración de registros de Office SharePoint Server 2007, puede usar ambos productos sin ningún problema para administrar la clasificación, retención y expiración de los mensajes. Por lo tanto, este tema se centra en la forma de planear la administración de registros de mensajes de correo electrónico mediante Office SharePoint Server 2007 con Exchange 2007. Si usa una solución personalizada basada en los modelos de objetos de Windows SharePoint Services 3.0 y Office SharePoint Server 2007, se podrán implementar soluciones de administración de registros de correo electrónico que no requieran Exchange 2007 basándose en Office SharePoint Server 2007. La sección Administración de registros de mensajes de correo electrónico sin Exchange Server 2007 describe cómo planear la retención de registros de correo electrónico cuando Exchange 2007 no está en uso.

Para obtener una introducción a la funcionalidad de administración de registros de Office SharePoint Server 2007, vea Planeación de la administración de registros. Para obtener información acerca de cómo planear, implementar y usar un sistema de mensajería basado en Exchange 2007, vea la biblioteca técnica de Microsoft Exchange Server 2007 (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=83249&clcid=0xC0A).

Uso de un sitio de centro de registros para retener mensajes de correo electrónico

Como se describe en el artículo Diseño del sitio del centro de registros (Office SharePoint Server), los diseñadores de sitios y los administradores de registros planean e implementan un sitio de centro de registros para administrar los registros en Microsoft Office SharePoint Server 2007. Las características siguientes del sitio de centro de registros, que son las características principales usadas para administrar registros, retienen los registros de mensajes de correo electrónico del mismo modo que retienen otros tipos de registros:

  • Bibliotecas de documentos     Las bibliotecas de documentos se crean en el sitio de centro de registros para almacenar registros. Puede crear nuevas bibliotecas de para retener registros de correo electrónico o almacenar esos registros en bibliotecas existentes. Por ejemplo si su sitio de centro de registros tiene una biblioteca de documentos "Contratos", puede almacenar mensajes de correo electrónico relacionados con contratos en dicha biblioteca, junto con otros tipos de documentos relacionados con contratos.

  • Metadatos    Los metadatos de mensajes de correo electrónico se definen y se crean de la misma manera que otros tipos de metadatos en el sitio del centro de registros. Los metadatos de los registros de mensajes de correo electrónico normalmente incluyen campos de correo electrónico comunes como Para, De y Asunto. Estos campos se envían automáticamente al centro de registros junto con registros de mensajes de correo electrónico enviados desde Office Outlook 2007 y Exchange 2007. Para obtener más información, vea Uso de Exchange Server 2007 con Office SharePoint Server para administrar registros de mensajes de correo electrónico más adelante en este artículo.

    Para almacenar los metadatos de los registros de mensajes de correo electrónico, primero debe (como ocurre con cualquier tipo de metadatos de registro) definir las columnas de metadatos en una biblioteca de documentos o en el tipo de contenido asignado a la biblioteca de documentos. Para obtener información detalla acerca de cómo planear metadatos para administrar registros, vea la sección sobre planeación de metadatos del artículo Diseño del sitio del centro de registros (Office SharePoint Server).

  • Registro de enrutamiento   Cuando se envía un mensaje de correo electrónico al sitio del centro de registros, el registro se enruta a la biblioteca de documentos correcta basándose en el tipo de contenido asociado al mensaje. Esta información del tipo de contenido del mensaje de correo electrónico se envía automáticamente con los registros de mensajes de correo electrónico enviados desde Office Outlook 2007 y Exchange 2007 mediante la característica de etiquetado de Exchange 2007. Para obtener más información, vea Uso de Exchange Server 2007 con Office SharePoint Server para administrar registros de mensajes de correo electrónico más adelante en este artículo. Para las soluciones personalizadas de registro de mensajes de correo electrónico que no usan Exchange 2007, el tipo de contenido debe ser determinado por la solución predeterminada y enviado mediante programación al sitio del centro de registros. Para obtener más información, vea el Kit de desarrollo de software (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=71218&clcid=0xC0A) de Office SharePoint Server 2007.

  • Directivas   Como sucede con otros tipos de registros, los registros de mensajes de correo electrónico requieren directivas de auditoría y expiración. Una vez que un registro de mensaje se envía al sitio del centro de registros y se enruta a una biblioteca de documentos, el conjunto de directivas de administración de información configurado en dicha biblioteca de documentos se aplica a los registros de mensajes almacenados en la biblioteca. Para obtener más información acerca de cómo planear directivas para la administración de registros, vea la sección sobre planeación de directivas en Diseño del sitio del centro de registros (Office SharePoint Server).

  • **Suspensión   **El sitio del centro de registros de Office SharePoint Server 2007 incluye una característica de suspensión. En la administración de registros, una suspensión es una acción que suspende la disposición del documento, de modo que permanece protegido en el centro de registros hasta que se levanta la suspensión. Esta característica permite a los administradores de registros crear suspensiones con nombre que impiden que registros específicos expiren y sean destruidos. Puede suspender uno o más registros de mensajes de la misma manera que suspende otros registros.

Uso de Exchange Server 2007 con Office SharePoint Server para administrar registros de mensajes de correo electrónico

Exchange 2007 incluye características que facilitan la administración de los registros de mensajes de correo electrónico y que pueden integrarse fácilmente en una solución de administración de registros basada en Office SharePoint Server 2007. Estas características le ayudan a asegurarse de que:

  • Los trabajadores de la información pueden clasificar correctamente sus mensajes de correo electrónico.

  • Una vez que se clasifican los mensajes de correo electrónico, permanecen activos durante un tiempo establecido por un administrador de Exchange 2007.

  • Los mensajes de correo electrónico que se deben conservar más allá de sus períodos de retención activos se envían a un sitio del centro de registros para ser retenidos a largo plazo.

Las características de administración de registros de Exchange 2007 incluyen:

  • Carpetas administradas   Estas carpetas son configuradas por un administrador de Exchange 2007, de modo que las directivas de administración de la información se apliquen a los mensajes almacenados en las carpetas. Un tipo típico de directiva aplicada a una carpeta administrada es una directiva de expiración, que especifica cuánto tiempo puede mantenerse un mensaje en una carpeta antes de que se elimine o se mueva a otra carpeta para su revisión. Cuando se usan en una aplicación de cliente de correo electrónico como Office Outlook 2007, las carpetas administradas tienen las mismas características que otras carpetas. Cuando se selecciona una carpeta administrada en Office Outlook 2007, se muestra un estatuto que describe las directivas asociadas a la carpeta.

    Normalmente, las carpetas administradas reciben nombres que indican la clasificación empresarial de los mensajes de correo electrónico que están diseñadas para contener. Por ejemplo, se puede dar el nombre "Investigación y desarrollo" o "Contratos y concesiones" a una carpeta administrada. Basándose en el nombre de una carpeta administrada y su estamento de directivas, se espera que los trabajadores de la información comprendan el propósito de la carpeta y usen métodos habituales, como arrastrar y colocar, para almacenar los mensajes de correo electrónico adecuados en la carpeta. Tenga en cuenta que, cuando un trabajador de la información arrastra un mensaje de correo electrónico hasta una carpeta administrada, dicha acción clasifica el mensaje y le aplica las directivas correspondientes.

  • Diario   La característica Diario de Exchange 2007 envía una copia de un mensaje de correo electrónico a una ubicación de almacenamiento de destino fuera del buzón. Al configurar la ubicación de destino del diario para que sea un sitio del centro de registros, un administrador de Exchange 2007 puede implementar una retención de registros de mensajes de correo electrónico mediante Exchange 2007 y Office SharePoint Server 2007.

    Puede configurar una carpeta administrada para convertirla en un diario si especifica una ubicación de destino del diario (como un sitio del centro registros de Office SharePoint Server 2007) y una etiqueta que indique el tipo de mensaje de correo electrónico que contiene la carpeta (por ejemplo, "Desarrollo del producto" o "Importancia crítica"). Cuando un trabajador de la información mueve un mensaje de correo electrónico a una carpeta administrada con el diario habilitado, una copia del mensaje, la etiqueta del mensaje, los metadatos y los datos adjuntos se envían a la ubicación de destino.

    La etiqueta asociada con una carpeta administrada la usa el sitio del centro de registros para enrutar un mensaje de correo electrónico registrado en un diario a su biblioteca de documentos correcta para su retención a largo plazo. La etiqueta debe coincidir con el nombre de una serie de registros en la lista Distribución de registros. (De forma alternativa, la etiqueta puede coincidir con un alias de la serie de registros). Esto es similar al modo en que se usan los tipos de contenido en la lista Distribución de registros para determinar la biblioteca de documentos correcta cuando se envía un documento al centro de registros. Para obtener una descripción completa del enrutamiento de registros y de las series de registros, vea la sección sobre planeación de la tabla de enrutamiento de los registros en el artículo Diseño del sitio del centro de registros (Office SharePoint Server).

  • Metadatos   Cuando un mensaje de correo electrónico es enviado al sitio del centro de registros por la característica de diario de Exchange 2007, los siguientes valores de metadatos se envían con el mensaje:

    • Para

    • De

    • Asunto

    • CC

    • CCO

    Cuando un registro de mensajes de correo electrónico se envía a una biblioteca de documentos de destino, los nombres y los valores de cada columna de metadatos asociados con él se guardan en un archivo XML en una carpeta "_properties" que se crea en la biblioteca, y los valores de metadatos se copian también en columnas equivalentes en la biblioteca de destino. Asegúrese de que las bibliotecas de documentos diseñadas para conservar los mensajes de correo electrónico incluyen las columnas necesarias para almacenar los valores de metadatos que se envían con los mensajes.

    Si una columna para almacenar metadatos en una biblioteca de documentos está configurada para requerir información y a un mensaje de correo electrónico enviado a la biblioteca le falta un valor, no se solicita inmediatamente dicho valor al remitente. (Este comportamiento difiere de lo que ocurre cuando se envía un documento). En su lugar, Office SharePoint Server 2007 guarda el mensaje enviado en una biblioteca de suspensión. Tras un período de tiempo especificado, que puede configurar el administrador de Exchange 2007, Office SharePoint Server 2007 envía al remitente un mensaje de correo electrónico con un vínculo a una página web donde el remitente puede especificar los valores de metadatos que faltan para todos los mensajes pendientes.

Para obtener más información acerca de cómo planear y configurar las características de administración de registros de Exchange 2007, vea Administración de registros de mensajería (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=83452&clcid=0xC0A).

Administración de registros de mensajes de correo electrónico sin Exchange Server 2007

Mediante el uso de una solución personalizada basada en los modelos de objetos de Windows SharePoint Services 3.0 y Office SharePoint Server 2007, puede crear una solución para administrar los registros de mensajes de correo electrónico que se base en Office SharePoint Server 2007 y que no requiera Exchange 2007. Cuando se implementa la retención de registros de mensajes de esta forma, debe desarrollar programas con interfaces a los métodos de administración de registros implementados en el modelo de objetos de Windows SharePoint Services 3.0 y, a continuación, integrar esos programas en sus procesos de administración del correo electrónico. Para obtener una descripción completa de cómo programar el modelo de objetos de Office SharePoint Server 2007, vea el Kit de desarrollo de software (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=71218&clcid=0xC0A) de Office SharePoint Server 2007.

Planear la retención de registros de mensajes de correo electrónico sin Exchange 2007 es igual que planear la retención de otros tipos de registros. Para obtener instrucciones generales sobre cómo planear soluciones de administración de registros de correo electrónico de esta forma, vea Planeación de la administración de registros.

Planeación de la retención de registros de mensajes de correo electrónico

En esta sección se describen pasos recomendados para planear la retención de registros de mensajes de correo electrónico tanto si usa Office SharePoint Server 2007 como Exchange 2007.Si no usa Exchange 2007, los pasos para planear la retención de registros de mensajes son similares a los pasos para planear la retención de otros tipos de registros. Para obtener más información, vea los siguientes recursos:

Los pasos siguientes describen cómo planear la retención de registros de mensajes de correo electrónico usando tanto Office SharePoint Server 2007 como Exchange 2007. Estos pasos le guiarán a la hora de planear una biblioteca de documentos independiente para almacenar el contenido de cada carpeta administrada, que es la forma más sencilla de planear bibliotecas de documentos para la retención de registros de mensajes de correo electrónico.

  1. En la hoja de trabajo de carpetas administradas (en inglés) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=84737&clcid=0xC0A) (en inglés), anote el nombre de cada carpeta administrada en una línea independiente. A continuación, para cada carpeta administrada, registre la siguiente información:

    1. En la columna Nombre de carpeta, escriba el nombre de la etiqueta que se usará al registrar los mensajes en el diario.

    2. En la columna Etiqueta, especifique la etiqueta que indica el tipo de mensaje de correo electrónico que contiene la carpeta.

    3. En la columna Campos de metadatos, enumere los nombres de los campos de metadatos que se enviarán al sitio del centro de registros.

    4. En la columna Notas, incluya notas adicionales, como la directiva de retención y otras directivas que se apliquen a esta carpeta administrada.

  2. Asegúrese de que los registros de mensajes de correo electrónico son parte del plan de archivo.

    1. Repase el tema Desarrollo del plan de archivo (Office SharePoint Server).

    2. En la hoja de trabajo de categorías de registros (en inglés) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73300&clcid=0xC0A) (en inglés), agregue cada tipo de mensaje a la columna Registros y proporcione una categoría y una descripción del registro de mensaje. Por ejemplo, si se envían informes de estado semanales en forma de mensajes de correo electrónico, podría agregar "Mensaje de correo electrónico de estado" a la columna Registros y clasificarlo como Registros de personal.

  3. Para cada carpeta administrada, complete una hoja de trabajo de biblioteca de documentos para retención de registros (en inglés) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73298&clcid=0xC0A) (en inglés) con la siguiente información:

    1. En la primera sección, escriba el tipo de registro (por ejemplo, "mensaje de correo electrónico de estado semanal"), la categoría del registro (por ejemplo, " Registros de personal") y el nombre de la biblioteca de documentos que conservará registros de este tipo.

    2. En la sección Plan de metadatos, en la columna Nombre de columna, escriba en filas separadas el nombre de cada campo de metadatos que se enviarán para retención con los mensajes que se almacenarán en esta biblioteca. En el campo Tipo, indique que los metadatos son "metadatos de registro". Indique si los metadatos son obligatorios Si el campo de metadatos es nuevo, regístrelo en la hoja de trabajo. Tenga en cuenta que un nuevo campo de metadatos requiere que se agregue una nueva columna a la galería de columnas de sitio. Para obtener más información, vea Planeación del tipo de contenido (Office SharePoint Server).

    3. En la sección relativa al plan de directiva, escriba las características de directiva que se van a asociar a esta biblioteca de documentos (por ejemplo, auditoría y expiración). Normalmente, la configuración de directiva está relacionada con una categoría de registros, como se especifica en la hoja de trabajo de categorías de registros (en inglés) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73300&clcid=0xC0A) (en inglés).

      Los detalles de configuración de directivas escapan del ámbito de este artículo. Para obtener instrucciones acerca de cómo configurar directivas de administración de la información y usarlas en un sitio del centro de registros, vea Planeación de directivas de administración de información y Diseño del sitio del centro de registros (Office SharePoint Server).

    4. Escriba la información de enrutamiento de registros para cada carpeta administrada. En la hoja de trabajo de la tabla de enrutamiento de registros (en inglés) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73303&clcid=0xC0A) (en inglés), en una nueva línea, escriba el título de la serie de registros, que debería ser el nombre de la etiqueta usada para registrar los mensajes de correo electrónico en esta serie de registros. Escriba una descripción para esta serie de registros, como "Mensajes de informe de estado de correo electrónico". Escriba el nombre de una biblioteca de documentos que almacenará los registros de mensajes de correo electrónico. Este nombre debería coincidir con el nombre de una biblioteca de documentos registrada en una hoja de trabajo de biblioteca de documentos para retención de registros (en inglés) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73298&clcid=0xC0A) (en inglés). Si hay otras carpetas administradas que se enrutan a la misma biblioteca de documentos, escriba sus etiquetas en la columna referente a los alias.

Hojas de trabajo

Use las siguientes hojas de trabajo para registrar sus decisiones de diseño acerca de la retención de registros de mensajes de correo electrónico.

Descarga de este libro

En este tema se incluye el siguiente libro descargable para facilitar la lectura y la impresión:

Vea la lista completa de libros disponibles en la página que muestra el contenido descargable para Office SharePoint Server 2007.

Vea también

Conceptos

Planeación de la administración de registros

Otros recursos

Biblioteca técnica de Microsoft Exchange Server 2007