Planeación de las plantillas de formulario necesarias (Office SharePoint Server)
En este artículo:
Creación de un inventario de formularios actuales
Realización de una encuesta de las ventajas de los formularios en línea
Valoración de la necesidad de nuevas plantillas de formulario
Determinación de la complejidad de las plantillas de formulario
Hoja de trabajo
Es importante seguir algunos pasos de planeación al considerar las plantillas de formulario que serán necesarias. La mayoría de las organizaciones ya tienen formularios en uso, y aunque algunos de esos formularios se pueden importar, lo más probable es que desee crear plantillas de formulario nuevas. Este artículo ayuda a planear las plantillas de formulario que debe crear. También ayuda a comprender los formularios actuales que se pueden importar, los que se deben recrear de forma manual y los factores que se deben tener en cuenta.
Al final de este artículo, debe usar la hoja de trabajo de inventario de formularios existentes (en inglés) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73266&clcid=0xC0A) (en inglés) para mostrar una lista de su inventario de formularios existentes. En el artículo Planeación de las plantillas de formulario necesarias (Office SharePoint Server), usará la hoja de trabajo de planeación de la implementación de plantillas de formulario aprobadas por el administrador para registrar las plantillas de formulario que creará al principio, así como los formularios existentes que importará.
Creación de un inventario de formularios actuales
Antes de implementar InfoPath Forms Services, es importante identificar los formularios que están actualmente en uso en la organización. Los formularios tienen diversos formatos, entre los que se incluyen:
Microsoft Word
Papel
Fax
Correo electrónico
Web
Microsoft Office InfoPath 2003
Otro software
Determine si los formularios existentes son útiles y eficaces. Es posible que parte de los formularios, o los formularios completos, no satisfagan el propósito para el que fueron diseñados originalmente. Algunos formularios pueden duplicar otros formularios. Identifique los formularios que desee conservar. Entre los formularios que desee conservar, determine cuáles se pueden desarrollar e implementar en InfoPath Forms Services. Determine si los formularios se deben combinar. Identifique los formularios que se pueden eliminar, bien sea retirándolos o combinándolos con otro formulario.
Realización de una encuesta de las ventajas de los formularios en línea
Hay varios motivos por los que una organización puede decidir mover los formatos de un formato heredado a una versión en línea. Las principales ventajas de hacerlo con InfoPath Forms Services son las siguientes:
Microsoft Office InfoPath 2007 proporciona un modelo de diseño único para las plantillas de formulario que se ven y se editan en el programa Office InfoPath 2007 y para las plantillas de formulario compatibles con el explorador que se ven y se editan en un explorador. Todas las reglas declarativas del formulario funcionan de la misma forma cuando se rellena un formulario mediante Office InfoPath 2007 o un explorador web. De igual forma, toda la lógica empresarial escrita en un lenguaje de .NET Framework para el nuevo modelo de objetos administrados se ejecutará del mismo modo en ambos entornos. Así, los programadores pueden diseñar formularios enriquecidos complejos sin tener que preocuparse de crear versiones diferentes.
El modo de diseño de Office InfoPath 2007 permite a los programadores de plantillas de formulario definir reglas de validación, cálculos y formato condicional sencillos de forma declarativa sin tener que escribir ningún código. Todas estas reglas declarativas se ejecutan tal cual en InfoPath Forms Services sin realizar ningún cambio específico del servidor ni del explorador.
Existe un sencillo modelo de implementación y características para la administración de plantillas de formulario. InfoPath Forms Services proporciona un modelo de implementación de un paso a través del diseñador de InfoPath y además se integra con la infraestructura de Windows SharePoint Services 3.0 y Microsoft Office SharePoint Server 2007 para proporcionar herramientas de administración y control.
No se requiere ninguna descarga ni instalación personalizada en el cliente para rellenar un formulario.
InfoPath Forms Services puede comprender esquemas XML de forma inherente y puede proporcionar un modelo de usuario rico, flexible, dinámico y conocido para trabajar con secciones anidadas, extensibles y opcionales. InfoPath Forms Services también cuenta con capacidades avanzadas para definir las reglas de validación y aplicarlas en tiempo de ejecución para detectar problemas de integridad de datos en el origen. Todas estas capacidades están disponibles cuando se rellenan formularios de InfoPath, ya sea en un explorador web o en Office InfoPath 2007.
Por lo general, los formularios se usan como un servidor front-end para un proceso empresarial más complejo donde los datos recopilados deben fluir a través de procesos de flujo de trabajo y servidor predefinidos. Los campos de formularios pueden asignarse a filas y campos en una base de datos. InfoPath Forms Services proporciona una excelente conectividad a los servicios web con funcionalidad integrada que permite consumir datos desde un servicio web o enviarlos al mismo sin tener que escribir una sola línea de código.
Office InfoPath 2007 está basado en el estándar XML. Las plantillas de formulario de InfoPath están basadas en un esquema XML subyacente que define la forma de los datos capturados por el formulario. El formulario es un archivo XML que cumple con este esquema. Los datos se pueden recuperar fácilmente desde orígenes de datos externos así como enviarlos a éstos. Esto también se aplica a los formularios que se ejecutan en un explorador web. Debido a este formato de datos estándar, los programadores de plantillas de formulario pueden manipular directamente los datos capturados mediante Office InfoPath 2007.
InfoPath Forms Services admite un modelo de objetos administrado completo para los formularios que pueden tomar una dependencia en Microsoft .NET Framework. La lógica empresarial escrita en C# o en Visual Basic que saca partido de este modelo de objetos se ejecuta directamente sin que sea necesario volver a compilarla en InfoPath Forms Services.
La arquitectura de Windows SharePoint Services 3.0 permitirá a los administradores sacar partido de las actualizaciones de la CPU y de la memoria para ampliar o reducir el rendimiento de InfoPath Forms Services para satisfacer las demandas.
InfoPath Forms Services es compatible de forma nativa con los exploradores dominantes en todas las plataformas.
Valoración de la necesidad de nuevas plantillas de formulario
Mientras crea el escenario de planeación y el inventario de formularios, puede identificar algunas lagunas en las que una nueva plantilla de formulario cubra una necesidad. Es posible que descubra que la tecnología de InfoPath Forms Services ofrece nuevas oportunidades con los formularios actuales que no eran prácticas ni posibles anteriormente. Por ejemplo, los formularios en papel no se integran con el correo electrónico. Si es apropiado para su escenario, sería deseable una nueva plantilla de formulario que se integre con correo electrónico. La hoja de trabajo de este artículo incluye una sección para valorar la necesidad de contar con nuevas plantillas de formulario.
Determinación la complejidad de las plantillas de formulario
Dispone de una amplia gama de opciones al diseñar una plantilla de formulario en Office InfoPath 2007. Una plantilla de formulario puede ser sencilla y de corta duración. Por ejemplo, un grupo de trabajo puede crear un formulario para determinar quién asistirá a una reunión la siguiente semana. Una plantilla de formulario también puede ser muy compleja. Por ejemplo, la plantilla de formulario puede:
Usar código de formulario.
Contener varias conexiones de datos.
Requerir que la implemente el administrador de la granja de servidores. Comprender la complejidad de la plantilla de formulario le ayudará a determinar el impacto sobre los recursos del sistema.
Entre las preguntas que necesita responder cuando realice la planeación para usar InfoPath Forms Services se incluyen las siguientes:
¿La plantilla de formulario se mostrará a usuarios anónimos?
¿Aprobará un administrador esta plantilla de formulario? Es decir, ¿es una plantilla de formulario que sólo puede implementar un administrador porque requiere plena confianza, contiene código administrado o usa una conexión de datos administrada por un administrador?
¿Esta plantilla de formulario usará conexiones de datos para enviar o recuperar datos de orígenes externos? Para obtener más información sobre las conexiones de datos, vea Planeación de conexiones de datos del servidor necesarias para las plantillas de formulario (Office SharePoint Server).
¿Cuántas personas van a usar esta plantilla de formulario mientras esté en uso?
¿Cuál será el número promedio de usuarios simultáneos de la plantilla de formulario?
¿Cuál es el número esperado de usuarios simultáneos durante las horas de uso máximo?
¿Cuál es la duración esperada de la sesión para la plantilla de formulario?
¿Tendrán acceso los usuarios a la plantilla de formulario mientras están sin conexión?
¿Requerirá la plantilla de formulario una firma digital?
¿Se aplicará un flujo de trabajo a esta plantilla de formulario, o la plantilla de formulario está pensada para su uso en un flujo de trabajo?
Hoja de trabajo
Use la hoja de trabajo de inventario de formularios existentes (en inglés) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73266&clcid=0xC0A) (en inglés) para enumerar su inventario de formularios actual.
Descarga de este libro
En este tema se incluye el siguiente libro descargable para facilitar la lectura y la impresión:
Vea la lista completa de libros disponibles en la página que muestra el contenido descargable para Office SharePoint Server 2007.