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Administración de cuotas y sitios web sin uso

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En este artículo:

  • Determinación de la configuración de la plantilla de cuota

  • Determinación de la configuración de la papelera de reciclaje

  • Eliminación automática de los sitios sin uso

Hay varias opciones en la página Configuración general de la aplicación web del sitio web de Administración central de SharePoint que pueden ayudarle a administrar el crecimiento de los datos y el modo en que el contenido actual se organiza en sitios de grupo del entorno. Esta configuración se aplica a todos los sitios dentro de una aplicación web. En un nivel mínimo, planee la implementación de los siguientes valores, que se explican más adelante en este artículo:

  • Defina y aplique una plantilla de cuota predeterminada para limitar el tamaño máximo de los sitios de grupo.

  • Active las papeleras de reciclaje del sitio y use la papelera de reciclaje de la segunda etapa.

  • Elimine automáticamente los sitios sin uso.

Determinación de la configuración de la plantilla de cuota

No hay ninguna plantilla de cuota predeterminada para los sitios de grupo en un entorno de Microsoft Office SharePoint Server 2007. Sin embargo, se recomiendan los siguientes valores como punto de partida:

  • Se envía un mensaje de correo electrónico automatizado al propietario de un sitio cuando el tamaño del sitio alcanza 450 megabytes (MB).

  • Se impide a los usuarios cargar documentos adicionales cuando el tamaño de un sitio alcanza 500 MB.

Estos valores pueden funcionar bien para su organización, pero debe evaluar el tamaño y el número de elementos que espera que los usuarios almacenen en los sitios de grupo. También deberá ajustar estos valores de forma adecuada para asegurarse de que los sitios de grupo se usan en función de los requisitos de la organización.

Si un determinado equipo o grupo de la organización tiene el requisito empresarial de almacenar un mayor volumen de contenido en su sitio de grupo, puede ajustar los límites de cuota de una colección de sitios individual. Para ajustar los límites de cuota, en la página Bloqueos y cuotas de colección de sitios, seleccione la colección de sitios que corresponda al equipo o grupo. Cambie la plantilla de cuota actual a Cuota individual y, a continuación, especifique los límites adecuados.

Al planear las plantillas de cuota, elija los límites que funcionen para la mayoría de los sitios de grupo de la organización. Para mejorar la capacidad de administración, ajuste las cuotas de cada colección de sitios cuando sea necesario para satisfacer una necesidad de la empresa.

Determinación de la configuración de la papelera de reciclaje

Una forma sencilla de mejorar la capacidad de administración de los sitios de grupo es activar la papelera de reciclaje. Esto permite a los propietarios de sitios recuperar los elementos que se han eliminado sin requerir ninguna intervención administrativa (es decir, restaurar a partir de las cintas de copia de seguridad).

La papelera de reciclaje de la segunda etapa almacena los elementos que los usuarios eliminaron de sus papeleras de reciclaje. Sólo los administradores de la colección de sitios pueden restaurar elementos desde la papelera de reciclaje de la segunda etapa. El tamaño que se especifica para la papelera de reciclaje de la segunda etapa aumenta el tamaño total del sitio de grupo. Por ejemplo, si el límite del sitio de grupo es de 500 MB y la papelera de reciclaje de la segunda etapa se establece en el 50%, la cantidad total que se puede usar en el sitio equivale a 750 MB. Así pues, debe planear la capacidad de la base de datos según corresponda.

Al igual que sucede con la papelera de reciclaje, los elementos de la papelera de reciclaje de la segunda etapa se eliminan automáticamente cuando expira el período de tiempo para los elementos eliminados (de forma predeterminada, 30 días). Sin embargo, cuando se alcanza el límite de tamaño de la papelera de reciclaje de la segunda etapa, los elementos se eliminan automáticamente de la misma, empezando por los más antiguos. Los administradores de colecciones de sitios también pueden vaciar la papelera de reciclaje de la segunda etapa manualmente.

Algunas consideraciones clave cuando se usa la característica de papelera de reciclaje son si se va a usar la papelera de reciclaje de la segunda etapa y cuánto espacio se le va a asignar. Considere la posibilidad de asignar al menos una pequeña cantidad de espacio (como un 10%) a la papelera de reciclaje de la segunda etapa para aquellos casos en que un usuario elimine por equivocación un documento importante, una carpeta de una biblioteca de documentos o una columna de una lista.

Eliminación automática de los sitios sin uso

Puede aumentar el valor del contenido de los sitios de grupo si elimina de forma automática los sitios que no se usan. Esto también ayudará a controlar el crecimiento general de los sitios de grupo. Si los sitios de grupo se hospedan en una aplicación web independiente, puede administrar los sitios de grupo sin uso de manera independiente de los sitios personales. Para ello, establezca un período de vida más largo para los sitios de grupo antes de empezar a consultar los sitios web sin uso.

Puede especificar una configuración que sea adecuada para la organización. Esto se debe a que esta característica funciona por medio de confirmaciones y no mediante un seguimiento del uso real del sitio. Deberá prever la ausencia inesperada de los propietarios de sitios y la posibilidad de que no se hayan establecido tiempos de expiración y eliminación para los sitios de corta duración. Además, asegúrese de disponer siempre de varios administradores de la colección de sitios de modo que haya un administrador de copia de seguridad que confirme el uso del sitio si el administrador de la colección de sitios primaria no está disponible durante un período prolongado de tiempo.

La eliminación automática de sitios puede ayudarle a controlar el entorno de Office SharePoint Server 2007, pero corre el riesgo de perder datos críticos para la empresa que podrían estar almacenados en un sitio que se ha eliminado automáticamente. Para reducir este riesgo, se recomienda:

  • Exigir un contacto secundario para todos los sitios. Al hacerlo, si el propietario del sitio no está disponible o ya no trabaja en la organización, seguirá habiendo un contacto disponible para confirmar el uso de un sitio. Si no dispone de un contacto secundario y reduce el número de días o de avisos que se envían antes de eliminar un sitio sin uso, se arriesga a eliminar accidentalmente un sitio que sea necesario. Para implementar esta recomendación, active Administración de sitios sin intervención del administrador o implemente un proceso de negocio para crear colecciones de sitios mediante Administración central.

  • Archivar los sitios antes de eliminarlos automáticamente. Muchas organizaciones que implementan la eliminación automática de sitios sin uso también invierten en el desarrollo de una herramienta que archive todos los sitios antes de eliminarlos automáticamente. Esto les permite restaurar fácilmente aquellos sitios que contienen información crítica para la empresa, o planear el almacenamiento de bases de datos de contenido durante un período prolongado, de manera que un sitio que se ha eliminado pueda restaurarse más adelante.

Para administrar cuotas y sitios web sin uso, puede realizar cualquiera de los procedimientos siguientes de este capítulo:

Vea también

Conceptos

Creación, eliminación y visualización de colecciones de sitios y subsitios
Administración de la propiedad de la colección de sitios
Análisis del uso de sitios
Configuración de opciones para sitios
Administración de administradores de colecciones de sitios (Office SharePoint Server 2007)