Planeación de las bibliotecas de documentos
En este artículo:
Planeación de las bibliotecas de documentos
Planeación del flujo de contenido
Promoción de bibliotecas de documentos desde programas cliente de Office
Las bibliotecas de documentos son colecciones de archivos de Microsoft Office SharePoint Server 2007 que se comparten con otros usuarios del sitio. Casi todas las características de administración de documentos de Microsoft Office SharePoint Server 2007 se proporcionan a través de bibliotecas de documentos. Como parte de la planificación de la administración de documentos, debe determinar qué bibliotecas de documentos se ajustan mejor a las necesidades de la organización.
Al identificar las bibliotecas de documentos que mejor responden a las necesidades de su organización, es posible que también determine que necesita varios sitios o colecciones de sitios. Por ejemplo, si está creando contenido de publicación para clientes externos, podría necesitar un sitio (y una biblioteca) para crear y revisar el contenido, y otro sitio (probablemente en una instalación de Office SharePoint Server 2007 independiente) para publicar el contenido.
Al planear bibliotecas de documentos en varios sitios, es posible que también deba planear el modo de flujo de contenido de un sitio a otro: por procesos manuales, flujos de trabajo o soluciones personalizadas.
Planeación de las bibliotecas de documentos
En la siguiente tabla, se enumeran los usos típicos de las bibliotecas de documentos de Office SharePoint Server 2007.
| Biblioteca | Propósito |
|---|---|
Biblioteca en un sitio de grupo |
Colaboración; fácil uso compartido de contenido entre compañeros; control de contenido, como control de versiones y moderación; búsqueda de Office SharePoint Server 2007. |
Biblioteca en un área de portal |
Contenido destinado a una audiencia más amplia de la organización. Es similar a una biblioteca en un sitio de grupo, pero generalmente se implementa a través de un proceso de revisión y aprobación más exigente. |
Biblioteca en un Sitio del Centro de documentación |
Biblioteca a gran escala que resulta útil como base de conocimientos o archivo histórico de la empresa. Incluye características para ayudar a los usuarios a desplazarse, buscar y administrar una gran cantidad de documentos en una jerarquía profunda, mediante un conjunto de elementos web especializados. |
Biblioteca en un repositorio de registros |
Administración de registros especializados; cada biblioteca corresponde a un tipo de registro, como contratos, que la organización debe conservar para fines de conformidad con las leyes. Las bibliotecas conservan documentos, metadatos y auditorías asociadas, y están diseñadas para ser de solo lectura. |
Biblioteca en un sitio de Internet (HTML) |
Contiene páginas web para incorporar en un sitio web de Internet o intranet. Office SharePoint Server 2007 permite editar páginas web directamente y administra automáticamente las bibliotecas de documentos subyacentes para cada página. |
Biblioteca en un sitio de Internet (híbrido) |
Contenido disponible para descarga desde un sitio web. Permite presentar el contenido de bibliotecas de documentos en un sitio de Internet. |
Biblioteca de documentos de administración de traducciones |
Diseñada para traducir documentos si la empresa trabaja con varios idiomas. Incluye un flujo de trabajo de traducción especializado y vistas que muestran versiones en varios idiomas del mismo documento o todos los documentos en un idioma determinado. |
Biblioteca de diapositivas |
Admite el uso compartido, la administración y la reutilización de diapositivas de Microsoft Office PowerPoint 2007. |
El siguiente ejemplo muestra cómo usar el análisis que ha completado en Análisis del uso de documentos como ayuda para planear la organización de bibliotecas de documentos de la empresa. En este ejemplo, Contoso Ltd. ofrece contenido a los clientes en función de estudios de mercado. El contenido es principalmente creado por consultores que trabajan de forma remota. Esto se realiza en un ciclo en el que:
Un socio evalúa ideas de contratación y solicitudes de propuestas.
Una vez que se ha establecido un contrato, un jefe de proyecto reúne a un grupo de consultores y crea un sitio de trabajo específico para la contratación, en el que se registran los resultados de la investigación y se completa el proyecto.
Cuando el proyecto está listo, los documentos de entrega se publican en un sitio de Internet protegido, donde los clientes tienen acceso a ellos.
El grupo escribe documentos de procedimientos recomendados y casos prácticos basados en el proyecto.
Los administradores de conocimiento recopilan, organizan y archivan los procedimientos recomendados y otros documentos.
Los documentos de entrega, los contratos y otros registros se conservan como registros corporativos.
Los asociados usan el contenido que mantienen los administradores de conocimiento para evaluar las oportunidades y crear nuevas propuestas.
La siguiente tabla muestra un análisis de uso de documentos para este caso.
| Documentos | Propósito | Autor | Usuarios | Formato |
|---|---|---|---|---|
Ideas de contratación y solicitudes |
Desarrollar nuevas contrataciones de clientes |
Jefe del proyecto |
Director de ventas, jefe del proyecto |
.doc |
Propuestas |
Describir una propuesta de contratación del cliente |
Jefe del proyecto |
Administradores de proyectos, integrantes del grupo del proyecto, clientes |
.doc |
Contratos |
Confirmar una contratación de consultoría |
Abogado |
Jefe del proyecto, administrador del proyecto, director de ventas, clientes |
.doc |
Resultados de investigación y borradores de documentos de entrega del proyecto |
Generar los documentos relacionados con la contratación del cliente |
Jefe del proyecto, colaborador del proyecto, consultor |
Editores, revisores técnicos |
.doc y otros tipos |
Documentos de entrega |
Generar documentos de entrega finales, probablemente convertidos a partir del formato .doc |
Jefe del proyecto |
Clientes |
|
Procedimientos recomendados y documentos de casos prácticos |
Capturar conocimientos de la organización |
Colaborador del proyecto, consultor, administrador de conocimiento |
Todos los integrantes del grupo |
Distintos tipos |
Registros corporativos |
Conservar determinado contenido; por ejemplo, documentos de entrega, como registros corporativos |
Todos |
Administradores de registros corporativos, abogados corporativos |
Todos |
Este análisis de uso de documentos sugiere las siguientes conclusiones:
Los jefes de proyecto necesitan contar con bibliotecas en sitios de grupo para almacenar ideas de contratación, solicitudes de contratación y borradores de propuestas.
Los abogados necesitan contar con bibliotecas en un área del portal para almacenar plantillas de contratos y contratos activos.
Los jefes de proyecto y los colaboradores necesitan contar con bibliotecas en sitios de grupo para crear resultados de investigaciones, documentos de entrega y casos prácticos.
Los clientes necesitan contar con bibliotecas en un sitio de Internet para ver los documentos de entrega finales.
Todos los integrantes de la empresa necesitan tener acceso a un sitio del Centro de documentación para ver los documentos de procedimientos recomendados y casos prácticos.
Los administradores de registros corporativos y los abogados necesitan tener acceso a un repositorio de registros de empresa para mantener los registros corporativos.
La siguiente ilustración muestra cómo se pueden distribuir estas bibliotecas. Los sitios se hospedan en tres colecciones de sitios: una colección de sitios de Internet para acceso de clientes, una colección de sitios de extranet para la creación remota por parte de los integrantes del grupo y una colección de sitios de intranet para el mantenimiento seguro del sitio de administración de registros.
.gif "Distribución de bibliotecas entre sitios")
| Actividad de hoja de trabajo |
|---|
La hoja de trabajo de bibliotecas de documentos (en inglés) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=77248&clcid=0xC0A) (en inglés) se proporciona para registrar las decisiones de planeación de bibliotecas. Use esta hoja de trabajo para enumerar las bibliotecas necesarias para la solución, junto con los tipos de documentos que contienen. Tenga en cuenta que las bibliotecas pueden contener más de un tipo de documento. |
Planeación del flujo de contenido
El contenido de una solución de administración de documentos basado en Office SharePoint Server 2007 suele ser dinámico, ya que se traslada de un sitio a otro según sea necesario para satisfacer las necesidades de los usuarios de los documentos. Por lo tanto, durante la planeación de las bibliotecas de documentos, también deberá planear el flujo de contenido de una biblioteca o un sitio a otros. Office SharePoint Server 2007 ofrece las siguientes maneras para mover contenido, ya sea de forma manual o dinámica:
Puede crear flujos de trabajo personalizados para copiar o mover contenido de una biblioteca o un sitio a otros. El flujo de trabajo guía un documento a través de un proceso empresarial, asignando tareas a los participantes cuando se activa su función en el ciclo de vida del documento. Los flujos de trabajo pueden diseñarse para mover un documento de una biblioteca o un sitio a otros. Para obtener información sobre la planeación de flujos de trabajo, vea Planeación de flujos de trabajo para la administración de documentos.
Los autores pueden copiar un documento en una biblioteca de cualquier sitio en el que tengan permisos de creación. La relación entre el documento de origen y de destino se mantiene para que la copia pueda actualizarse según sea necesario.
Las páginas web y los sitios web completos se pueden almacenar provisionalmente y publicar de un sitio a otro, ya sea de forma manual o automática según una programación.
El contenido puede enviarse al sitio de administración de registros mediante la interfaz de usuario de Office SharePoint Server 2007, un flujo de trabajo o una solución personalizada basada en el modelo de objetos de Windows SharePoint Services 3.0.
Mediante carpetas web o sitios de red, un autor puede copiar o mover manualmente contenido de una biblioteca de documentos desde una biblioteca o un sitio hasta otros.
Retomando el ejemplo anterior, en la siguiente ilustración se muestra cómo aplicar algunas de estas técnicas de flujo de contenido. Tenga en cuenta que el sitio de Internet representado se ha agregado al sitio del portal de creación.
.gif "Descripción del flujo del contenido entre bibliotecas")
Mediante el uso de características de publicación, las páginas web se publican en el sitio de Internet.
Mediante el comando Copiar, los documentos se copian en el sitio del Centro de documentación.
Mediante el uso de un flujo de trabajo personalizado, los documentos se copian en las bibliotecas de documentos del sitio de Internet.
Mediante el uso del comando para enviar al repositorio de registros, los contratos se envían al repositorio de registros empresariales.
Promoción de bibliotecas de documentos desde programas cliente de Office
Se pueden personalizar los cuadros de diálogo Abrir y Guardar de 2007 Office System para animar a los integrantes de la organización a usar las bibliotecas de documentos como ubicaciones de almacenamiento. Al agregar sitios a la barra Mis direcciones ubicada junto a los cuadros de diálogo Abrir y Guardar, se puede proporcionar acceso con un solo clic a las ubicaciones donde los usuarios deben almacenar sus documentos. Esto permite a los integrantes del grupo interactuar con las bibliotecas de documentos durante la acción de guardar desde programas cliente de 2007 Office System, en lugar de tener que ir directamente al servidor para cargar sus documentos.
Para promover el uso de los sitios en los cuadros de diálogo Abrir y Guardar, es posible publicarlos mediante un servicio web de Microsoft Office SharePoint Server 2007. Este servicio proporciona una lista de sitios destinados a usuarios específicos según sus funciones o los sitios de los que son miembros. Un programa cliente de 2007 Office System puede descubrir automáticamente este servicio web a través de la función Mis sitios de SharePoint del usuario. Otros productos de servidor también pueden implementar este servicio web y proporcionar la ubicación del servicio al cliente de Office. Una vez que haya configurado esta función, 2007 Office System agregará una entrada a la barra Mis direcciones e incluirá las ubicaciones definidas por el servicio web.
Como alternativa, los administradores pueden establecer claves de registro para agregar sitios específicos a la barra Mis direcciones en los cuadros de diálogo Abrir y Guardar de Office. Las claves de registro se implementan mediante directivas de grupo y una plantilla del servicio de directorio de Microsoft Active Directory proporcionada con el Kit de recursos de 2007 Office System.
Es posible limitar las ubicaciones en las que los integrantes de la organización pueden guardar archivos mediante el cuadro de diálogo Guardar de Office. Por ejemplo, puede restringir la capacidad de guardar archivos en equipos de escritorio y obligar a los usuarios a guardar el contenido en una biblioteca de documentos. 2007 Office System permite controlar las ubicaciones que los usuarios pueden explorar para guardar sus documentos; por tanto, los guía para guardarlos en ubicaciones aprobadas. Tenga en cuenta que esto no garantiza que los usuarios no guarden archivos en sus equipos locales u otras ubicaciones no aprobadas. Existen muchas maneras de introducir archivos en un equipo, y las personas que realmente tengan la intención de hacerlo podrían sobrepasar la mayoría de las restricciones. Sin embargo, al limitar el acceso a estas ubicaciones mediante el cuadro de diálogo Guardar de Office, puede reducir considerablemente la cantidad de integrantes del grupo que usarán las ubicaciones no aprobadas.
Para restringir las ubicaciones disponibles en el cuadro de diálogo Guardar de Office, use directivas de grupo para establecer las claves de registro apropiadas para habilitar esta configuración y definir las ubicaciones locales, de red o de servidor aprobadas. Cuando esta opción está habilitada, cualquier ubicación que no haya sido definida de esta manera, incluidos los vínculos estándar al escritorio y a Mis sitios de red, se quitará de la barra Mis direcciones.
La lista de ubicaciones aprobadas puede estar limitada a una o varias aplicaciones de Office. Por ejemplo, un administrador puede restringir las ubicaciones para guardar en Microsoft Office Access 2007 y permitir que se guarde en cualquier ubicación en otras aplicaciones de Office.
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En este tema se incluye el siguiente libro descargable para facilitar la lectura y la impresión:
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