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Planeación de flujos de trabajo para la administración de documentos

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Los flujos de trabajo implementan procesos empresariales en documentos, páginas web, formularios y elementos de lista en Microsoft Office SharePoint Server 2007. Pueden asociarse con bibliotecas, listas o tipos de contenido. Para obtener una introducción a los flujos de trabajo, vea el tema Planeación de flujos de trabajo.

En la administración de documentos, use flujos de trabajo para distribuir los documentos de una persona a otra, a fin de que cada una pueda completar sus tareas de administración de documentos, como revisar los documentos, aprobar su publicación o administrar su disposición. Además, puede usar flujos de trabajo personalizados para mover documentos de una biblioteca o un sitio a otros. Por ejemplo, puede diseñar un flujo de trabajo para copiar un documento de un sitio a otro cuando el documento está programado para ser archivado.

Office SharePoint Server 2007 incluye flujos de trabajo que responden a las siguientes necesidades de administración de documentos:

  • Recopilar comentarios: envía un documento para revisión.

  • Aprobación: envía un documento para aprobación, por lo general, como requisito previo para su publicación.

  • Disposición: administra la expiración y disposición de documentos.

  • Recopilar firmas: distribuye un documento para reunir firmas.

  • Traducción: administra la traducción de un documento en uno o varios idiomas.

  • Aprobación de documentos del este asiático: distribuye un documento para aprobación mediante firmas de sello y un proceso de consenso orientado al grupo.

Puede asociar un flujo de trabajo con un tipo de contenido cuando desee que el flujo de trabajo esté disponible siempre que dicho tipo de contenido esté en uso. Por ejemplo, un tipo de contenido de pedido de compra podría requerir la aprobación de un administrador antes de que se complete la transacción. Para asegurarse de que el flujo de trabajo de aprobación esté siempre disponible cuando se inicia un pedido de compra, cree un tipo de contenido de pedido de compra y asócielo con el flujo de trabajo de aprobación. A continuación, agregue el tipo de contenido de pedido de compra a cualquier biblioteca de documentos en la que se vayan a almacenar los pedidos de compra.

Para planear los flujos de trabajo para la solución de administración de documentos, analice cada tipo de contenido de documento que desea implementar e identifique los procesos empresariales que deben estar disponibles para ejecutarse en el contenido de dicho tipo. A continuación, identifique los flujos de trabajo que deberán estar disponibles para el contenido. Para obtener más información acerca de la planeación de tipos de contenido, vea el tema Planeación del tipo de contenido (Office SharePoint Server).

Actividad de hoja de trabajo

En la sección relativa a la planeación de flujos de trabajo de la hoja de trabajo de planeación de tipos de contenido (en inglés) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73292&clcid=0xC0A) (en inglés), escriba el nombre de cada uno de los flujos de trabajo y sus propósitos, e indique si se necesita un flujo de trabajo nuevo (personalizado) para implementar el proceso.

A continuación, se incluye una tabla de ejemplo en la que se analizan los flujos de trabajo para un tipo de contenido de contrato:

Proceso del contrato Flujo de trabajo del contrato ¿Nuevo?

Revisar borradores

Recopilar comentarios

No

Obtener la aprobación del administrador y el asesor legal

Aprobación

No

Resolver asuntos pendientes

Seguimiento de asuntos

No

Obtener firmas

Recopilar firmas

No

Hoja de trabajo

Use la siguiente hoja de trabajo para registrar la información tratada en este artículo:

Descargar este libro

En este tema se incluye el siguiente libro descargable para facilitar la lectura y la impresión:

Vea la lista completa de libros disponibles en la página que muestra el contenido descargable para Office SharePoint Server 2007.