Configuración de notificaciones de correo y avisos en Project Web App
Se aplica a: Project Server 2010
Última modificación del tema: 2015-03-09
Resumen: A continuación se describe el octavo artículo de una serie de ocho acerca de cómo usar Microsoft Project Web App con los datos de Microsoft Project Server 2010 y cómo realizar tareas relacionadas con la administración de proyectos.
Se aplica a: Project Server 2010 | Project Web App
En este artículo:
Introducción a la configuración de notificaciones de correo y avisos en Project Web App
Introducción a las notificaciones de correo y avisos
Configuración de avisos y notificaciones personales
Configuración de notificaciones y avisos para sus recursos
Introducción a la configuración de notificaciones de correo y avisos en Project Web App
Puede usar las notificaciones de correo para recibir avisos de cambios o de acciones necesarias en proyectos en los que participan usted o recursos que estén a su cargo. Use los avisos para estar al tanto de futuras acciones o del vencimiento de acciones que sean de su responsabilidad o de la de recursos que estén a su cargo. Las notificaciones y avisos se inician con eventos específicos en Microsoft Project Server 2010 y generan mensajes de correo que se envían a las cuentas de correo de los usuarios correspondientes. Las páginas Administrar mis alertas y avisos y Administrar avisos y alertas de mis recursos permiten configurar el modo en que usted o los recursos a su cargo reciben avisos relacionados con tareas, informes de estado o errores de trabajos en cola. Las notificaciones recibidas pueden incluir hipervínculos a las páginas correspondientes en Project Web App (PWA) desde las que los destinatarios de la notificación o aviso podrán emprender acciones adicionales.
Nota
Administrar mis alertas y avisos se configura en el nivel de usuario: cada usuario de Project Web App deberá suscribirse o anular la suscripción a sus propias notificaciones. En algunos casos, dependiendo de la configuración de seguridad, el administrador de recursos podrá configurar los avisos y notificaciones de correo para los recursos a su cargo en Administrar avisos y alertas de mis recursos.
La tabla siguiente muestra los permisos de Project Server 2010 necesarios para que los usuarios de Microsoft Project Professional 2010 y Project Web App puedan configurar notificaciones de correo.
Tabla 7: Permisos necesarios
| Permiso global | Descripción |
|---|---|
Administrar notificaciones y avisos |
Permite al usuario administrar los valores de Alertas y avisos en Configuración del servidor de Project Web App. |
Administrar notificaciones personales |
Permite al usuario tener acceso al vínculo Administrar mis alertas y avisos en la sección Configuración personal de la columna de navegación de Project Web App. |
Administrar notificaciones para los recursos |
Permite al usuario tener acceso al vínculo Administrar avisos y alertas de mis recursos en la sección Configuración personal de la columna de navegación de Project Web App. |
Introducción a las notificaciones de correo y avisos
Las notificaciones se generan con multitud de eventos iniciados por los usuarios. Estos eventos pueden ser acciones de otros miembros del equipo o jefes de proyecto. Por ejemplo, el envío de una nueva tarea a un recurso por parte de un jefe de proyecto puede iniciar el envío de una notificación al miembro del equipo al que está asignada la tarea para que, de este modo, esta persona esté al tanto y pueda emprender las acciones necesarias ante la nueva asignación.
A continuación se describen las acciones de usuario que pueden generar notificaciones de correo:
Publicación
Reasignación de tareas
Actualizaciones de tareas
Nuevas tareas
Tareas vencidas
Solicitudes de informes de estado
Respuestas de informes de estado
Informes de estado vencidos
Apertura de nuevos problemas
Apertura de nuevos riesgos
Asignación de problemas
Modificación de problemas
Cambios de documentos (nuevos, eliminaciones, modificaciones)
Delegación de la lista de tareas
Erro de trabajo en cola
De forma predeterminada, estas son las acciones que generan notificaciones de correo (los usuarios no pueden anular la suscripción a estas notificaciones):
Asignaciones rechazadas (por parte del recurso)
Actualizaciones de tareas rechazadas (por parte del administrador)
Nuevas tareas rechazadas (por parte del administrador)
Actualizaciones de calendario rechazadas (por parte del administrador)
Solicitudes de reasignación de tareas rechazadas (por parte del administrador)
Eliminaciones de tareas rechazadas (por parte del administrador)
Eliminaciones de un informe de estado (por parte del administrador)
Los avisos se inician mediante eventos con horas. Por ejemplo, si un recurso debe finalizar una tarea en una fecha específica, se envía un aviso al recurso para indicarle el estado actual de la tarea. Project Server 2010 comprueba y envía avisos según la frecuencia especificada por el usuario o por el jefe de recursos/jefe de proyecto con los privilegios Administrar avisos y alertas de mis recursos.
Los usuarios de Project Web App pueden especificar cuándo Project Server envía avisos o notificaciones de correo. Los jefes de proyecto y los jefes de recursos pueden definir avisos y notificaciones de correo para los miembros de su equipo y para ellos mismos. Los miembros del equipo no podrán anular la suscripción a notificaciones de correo o avisos que estén configurados por su jefe de proyecto o jefe de recursos.
La sección Configuración personal de Project Web App de la columna de navegación de Project Web App incluye vínculos que podrá usar para configurar avisos y notificaciones de correo:
Administrar mis alertas y avisos. Use este vínculo para configurar notificaciones de correo para cambios de tareas e informes de estado. Es posible configurar por separado las notificaciones de tareas e informes de estado.
Administrar avisos y alertas de mis recursos. Use este vínculo para configurar notificaciones de correo para cambios de informes de estado y tareas de sus recursos.
Conforme avance el proyecto, es posible que desee ajustar el tipo y la frecuencia de los avisos y notificaciones de correo. Por ejemplo, puede establecer un aviso de mayor duración para las tareas vencidas como, por ejemplo, varios días o semanas, y reducir la duración a medida que se aproxime la finalización del proyecto. De este modo, los avisos se enviarán tan pronto como la tarea haya vencido. También puede anular la suscripción a las notificaciones.
El administrador de Project Server es el responsable de configurar los avisos y notificaciones de correo para tareas, proyectos, recursos, informes de estado y actualizaciones. Además, es posible personalizar los avisos y notificaciones de correo.
Configuración de avisos y notificaciones personales
Todos los usuarios de Project Web App pueden configurar los tipos de avisos y notificaciones de correo que deseen recibir.
Suscripción a avisos y notificaciones de correo personales
Siga el procedimiento que se describe a continuación para configurar sus propios avisos y notificaciones de correo.
Para suscribirse a avisos y notificaciones de correo personal
En la página de inicio de Project Web App, en Inicio rápido, haga clic en Configuración personal y seleccione Administrar mis alertas y avisos.
Nota
La dirección de correo a la que se enviarán los avisos se muestra en la parte superior de la página Administrar mis alertas y avisos, junto a Dirección de correo electrónico.
Para configurar los avisos de las tareas, expanda la sección Tareas y configure lo siguiente:
Si desea recibir mensajes de correo inmediatamente después de que se hayan producido los eventos especificados, active, en la sección Enviarme alertas inmediatamente cuando, las casillas correspondientes para configurar el envío de los avisos de correo tan pronto como reciba asignaciones de nuevas tareas o cuando actualice o modifique sus tareas.
Si desea recibir mensajes de correo con intervalos regulares, active, en la sección Avisos de tarea, las casillas correspondientes para configurar el envío de los avisos de correo antes del vencimiento de las tareas (y cuando hayan vencido) para tareas incompletas y vencidas. Especifique la frecuencia de cada intervalo.
Para configurar los avisos de los informes de estado, expanda la sección Informes de estado y configure lo siguiente:
Si desea recibir el mensaje de correo justo después de que se hayan producido los eventos especificados, active, debajo del encabezado Enviarme alertas inmediatamente cuando, la casilla Reciba una nueva solicitud de informe de estado para configurar el envío de los avisos de correo inmediatamente después de recibir una nueva solicitud de informe de estado.
Si desea recibir mensajes de correo con intervalos regulares, active, debajo de Avisos de los informes de estado, las casillas correspondientes para configurar el envío de los avisos de correo cuando venzan los informes de estado, cuando hayan vencido los informes de estado, cuando los informes de estado se hayan enviado o cuando hayan vencido. Especifique la frecuencia de cada intervalo.
Para recibir avisos de errores de trabajos en cola, expanda la sección Errores de trabajos en cola y active o desactive las opciones Alertas de error de trabajos en cola.
En caso de que tenga instalados paquetes de interfaz de usuario multilingüe (paquetes MUI) para Project Server 2010, seleccione el idioma en el que desea recibir los mensajes de correo en la lista desplegable Configuración de idioma.
Haga clic en Guardar.
Cancelación de suscripción a avisos y notificaciones de correo personales
Siga estos pasos si ya no desea recibir avisos y notificaciones de correo personales.
Para anular la suscripción a avisos y notificaciones de correo personal
En la página de inicio de Project Web App, en Inicio rápido, haga clic en Configuración personal y seleccione Administrar mis alertas y avisos.
Nota
La dirección de correo a la que se enviarán los avisos se muestra en la página Enviarme alerta sobre mis tareas e informes de estado, junto a Correo electrónico.
Para anular la suscripción a avisos de tareas, expanda la sección Tareas y desactive la casilla del aviso específico del que desee anular la suscripción.
Para anular la suscripción a avisos de informes de estado, expanda la sección Informe de estado y desactive la casilla Reciba una nueva solicitud de informe de estado y todas las casillas situadas debajo de la sección Avisos de los informes de estado.
Para anular la suscripción a avisos de errores de trabajos en cola, expanda la sección Errores de trabajos en cola y desactive la casilla Error en alguno de mis trabajos en cola.
Haga clic en Guardar.
Configuración de notificaciones y avisos para sus recursos
Los usuarios de Project Web App que administren recursos pueden configurar los avisos y notificaciones de correo que se envían a los recursos que tienen a su cargo cuando se emprenden determinadas acciones.
Suscripción de sus recursos a avisos y notificaciones de correo
Siga estos pasos para configurar avisos y notificaciones de correo para recursos que están a su cargo.
Para suscribir sus recursos a avisos y notificaciones de correo
En la página de inicio de Project Web App, en la columna de navegación, haga clic en Configuración personal y seleccione Administrar avisos y alertas de mis recursos.
Nota
La dirección de correo a la que se enviarán los avisos se muestra en la página Administrar avisos y alertas de mis recursos, junto a Dirección de correo electrónico.
Para configurar los avisos de las tareas que tiene asignadas a sus recursos, expanda Tareas de los integrantes de mi equipo y configure lo siguiente:
Si desea recibir un mensaje de correo inmediatamente después de que se hayan producido los eventos especificados, active, en la sección Alertas de tarea, las casillas correspondientes para configurar el envío de los avisos de correo tan pronto como los miembros de su equipo envíen nuevas tareas, asignaciones, reasignaciones de tareas o cuando los miembros del equipo actualicen tareas.
Si desea recibir mensajes de correo de próximas tareas con intervalos regulares, seleccione, en Avisos de tarea, la opción correspondiente para configurar el envío de los avisos de correo antes de que venzan las tareas. También podrá configurar que los avisos se envíen solo a usted, a los miembros de su equipo o a usted y a los miembros de su equipo. Además, podrá especificar la antelación con la que se enviará el correo electrónico de la próxima tarea en días, semanas o meses antes del vencimiento.
Si desea recibir avisos de correo con intervalos regulares, active, en la sección Avisos de tarea, las casillas correspondientes para configurar el envío de avisos de correo cuando las tareas hayan vencido (y reiteradamente hasta que se complete la tarea vencida) y seleccione la opción correspondiente para que los avisos se envíen solo a usted, solo a los miembros de su equipo o a usted y a los miembros de su equipo. También puede especificar los días, las semanas o los meses tras los que se enviará el aviso después del vencimiento de la tarea, así como la frecuencia con la que se enviarán los avisos de correo hasta que se complete la tarea.
Si desea recibir mensajes de correo de tareas que han estado en progreso pero que no tienen trabajo real con intervalos regulares, seleccione, en la sección Avisos de tarea, las opciones correspondientes para que se envíen avisos de correo cuando se inicia una tarea de la que no se haya informado ningún trabajo real. También puede configurar el envío de avisos solo a usted, solo a los miembros de su equipo o a usted y a los miembros de su equipo. Además, puede especificar los días, las semanas o los meses tras los que se enviará el aviso tras el inicio de la tarea.
Para configurar los avisos de los informes de estado de sus recursos, expanda Informes de estado de mis recursos, Alertas de los informes de estado y configure lo siguiente:
Si desea recibir el correo electrónico justo después de que los recursos envíen un informe de estado, active, en la sección Alertas de los informes de estado, la casilla para que los avisos de correo se envíen tan pronto como sus recursos envíen un informe de estado.
Si desea recibir el correo electrónico de aviso de próximos informes de estado con intervalos regulares, seleccione, en la sección Avisos de los informes de estado, la opción correspondiente para configurar el envío de avisos de correo cuando venza el informe de estado de un recurso. También puede configurar el envío de los avisos solo a usted, solo a sus recursos o a usted y a sus recursos. Además, puede especificar la antelación con la que se enviará el aviso en días, semanas o meses con respecto a la fecha de vencimiento del informe de estado.
Si desea recibir el correo electrónico de informes de estado vencidos con intervalos regulares, seleccione, en la sección Avisos de los informes de estado, las opciones correspondientes para configurar el envío de avisos de correo cuando venza el informe de estado de un recurso (y hasta que se envíe el informe de estado). Además, puede configurar los avisos para que se envíen solo a usted, solo a los miembros de su equipo o a usted y a los miembros de su equipo. También puede especificar los días tras los que se enviará el aviso después del vencimiento del informe de estado, así como la frecuencia con la que se enviarán los avisos de correo hasta que se envíe el informe de estado.
En caso de que tenga instalados paquetes de interfaz de usuario multilingüe (paquetes MUI) para Project Server 2010, seleccione el idioma en el que desea recibir las notificaciones en la lista desplegable Configuración de idioma.
Haga clic en Guardar.
Cancelación de la suscripción de sus recursos a notificaciones de correo
Si tiene configurada la recepción de avisos y notificaciones de correo personal para sus recursos, siga estos pasos cuando desee anular la suscripción.
Para anular la suscripción de sus recursos a notificaciones de correo
En la página de inicio de Project Web App, en la columna de navegación, haga clic en Configuración personal y seleccione Administrar avisos y alertas de mis recursos.
Para anular la suscripción a avisos de tareas de sus recursos, expanda Tareas de los integrantes de mi equipo y, en la sección Alertas de tarea, desactive la casilla del tipo de aviso específico del que desea anular la suscripción.
Para anular la suscripción a notificaciones de correo cuando sus recursos envíen informes de estado, expanda Informes de estado de mis recursos y, en la sección Alertas de los informes de estado, desactive la casilla Enviar un informe de estado.
Haga clic en Guardar.
Otros capítulos
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