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Planeación de una implementación del modo de intercambio en caché en Outlook 2007

Actualizado: abril de 2009

Se aplica a: Office Resource Kit

 

Última modificación del tema: 2015-05-27

Si Microsoft Office Outlook 2007 está configurado para el modo de intercambio en caché, el usuario puede disfrutar de una mejor experiencia en línea y sin conexión, puesto que se almacena una copia de su buzón en el equipo local.

Si una cuenta de Office Outlook 2007 está configurada para usar el modo de intercambio en caché, Office Outlook 2007 funciona desde una copia local del buzón de Exchange del usuario almacenada en un archivo de carpetas sin conexión (archivo OST) en el equipo del usuario, junto con la libreta de direcciones sin conexión (OAB). El buzón almacenado en la memoria caché y la OAB se actualizan periódicamente desde el servidor de Exchange.

Tenga en cuenta lo siguiente al planear una implementación de Office Outlook 2007:

  • Ventajas de configurar el modo de intercambio en caché

  • Características usadas por la organización que pueden afectar a la eficacia del uso del modo de intercambio en caché

  • Consideraciones acerca de la sincronización, el espacio en disco y el rendimiento

  • Administración del modo de intercambio en caché en escenarios con una conexión lenta

  • Almacenamiento provisional de una implementación inicial del modo de intercambio en caché

  • Actualización de los usuarios actuales del modo de intercambio en caché a Office Outlook 2007

  • Implementación del modo de intercambio en caché para usuarios que ya tengan archivos OST

  • Uso de la directiva de grupo para exigir la aplicación de la configuración del modo de intercambio en caché

  • Otros recursos

Forma en que el modo de intercambio en caché puede ayudar a mejorar la experiencia del usuario de Outlook

Las principales ventajas de usar el modo de intercambio en caché son las siguientes:

  • Se protege al usuario de problemas de red y de conexión al servidor.

  • Se facilita el cambio de estado en línea a estado sin conexión para los usuarios móviles.

Mediante el almacenamiento del buzón y la OAB del usuario en la memoria caché local, Outlook ya no depende de la conectividad de red continua para el acceso a la información del usuario. Además, los buzones de los usuarios se mantienen actualizados. Si un usuario se desconecta de la red (por ejemplo, al quitar un equipo portátil de una estación de acoplamiento), la información más reciente está disponible automáticamente sin conexión.

Además del uso de copias locales de los buzones para mejorar la experiencia del usuario, el modo de intercambio en caché optimiza el tipo y la cantidad de datos enviados a través de una conexión con el servidor. Por ejemplo, si se configura En conexiones lentas descargar sólo encabezados, Outlook cambia el tipo y la cantidad de datos enviados a través de la conexión.

[!NOTA] Outlook comprueba la velocidad del adaptador de red en el equipo del usuario a fin de determinar la velocidad de conexión, dato que proporciona el sistema operativo. Se definen como conexiones lentas las velocidades del adaptador de red de 128 KB o inferiores. En algunos casos, es posible que la velocidad del adaptador de red no refleje con precisión el rendimiento de los datos para los usuarios. Para obtener más información acerca de cómo ajustar el comportamiento de Outlook en estos escenarios, vea la sección Administración del comportamiento de Outlook en conexiones lentas detectadas más adelante en este tema.

Outlook puede adaptarse a entornos de conexión cambiantes, ya que ofrece distintos niveles de optimización, como desconectarse de una red de área local (LAN) corporativa, trabajar sin conexión y después restablecer la conexión al servidor a través de una conexión de acceso telefónico más lenta. A medida que se va cambiando el tipo de conexión al servidor de Exchange (por ejemplo, LAN, inalámbrica, de telefonía móvil o sin conexión), la transición de una a otra se produce de un modo óptimo y no requiere ningún cambio de configuración ni reiniciar Outlook.

Por ejemplo, es posible que los usuarios tengan un equipo portátil en el trabajo con una conexión de red por cable a una LAN corporativa. En este escenario, los usuarios tienen acceso a encabezados y elementos completos, incluidos datos adjuntos. Los usuarios también disponen de acceso rápido y actualizaciones para el equipo que ejecuta Exchange Server. Si los usuarios desconectan los equipos portátiles de la LAN, Outlook cambia al modo Intentando conectar con. Los usuarios pueden seguir trabajando sin interrupciones con sus datos en Outlook. Si tienen acceso inalámbrico, Outlook puede volver a establecer una conexión al servidor y, a continuación, cambiar de nuevo al modo Conectado.

Si los usuarios se conectan más adelante al servidor de Exchange con acceso telefónico, Outlook reconoce que la conexión es lenta y se optimiza automáticamente para esa conexión; para ello, descarga únicamente los encabezados y no actualiza la libreta de direcciones sin conexión. Además, Office Outlook 2007 incluye optimizaciones para reducir la cantidad de datos enviados a través de la conexión. Los usuarios no necesitan cambiar la configuración ni reiniciar Outlook en este escenario.

Además de los modos Intentando conectar con y Conectado de Outlook 2003, en Office Outlook 2007 se incluye un nuevo modo, Se necesita la contraseña. Este modo se muestra cuando Outlook está en un estado desconectado pero no está sin conexión. Esto puede suceder, por ejemplo, cuando un usuario hace clic en Cancelar en un cuadro de diálogo de credenciales de autenticación. Cuando Outlook se desconecta pero su estado no es Sin conexión, una acción iniciada por el usuario (como hacer clic en Enviar y recibir) hace que Outlook solicite de nuevo la contraseña y muestre el modo Conectado, aunque Outlook esté desconectado, esperando a que se proporcione una contraseña.

Características de Outlook que pueden reducir la eficacia del modo de intercambio en caché

Algunas características de Outlook reducen la eficacia de modo de intercambio en caché porque requieren acceso a la red u omiten la funcionalidad del modo de intercambio en caché. La principal ventaja de usar el modo de intercambio en caché es que el usuario está protegido frente a problemas de red y de conexión al servidor. Las características que se basan en el acceso a la red pueden causar retrasos en la capacidad de respuesta de Outlook que los usuarios no experimentarían al usar el modo de intercambio en caché.

Algunas características de Outlook pueden requerir acceso a la red para recuperar información, como la consulta de información de disponibilidad. Esto puede provocar retrasos en la respuesta, aunque los usuarios tengan conexiones rápidas a los datos de Exchange. Los retrasos pueden producirse de forma imprevisible, en lugar de sólo cuando el usuario tiene acceso a la característica.

Además, las siguientes características pueden depender del acceso a la red y provocar retrasos en Outlook a menos que los usuarios tengan conexiones rápidas a los datos de Exchange:

  • Delegación de acceso, cuando las carpetas no se almacenan en la memoria caché local (la memoria caché local es el valor predeterminado)

  • Apertura de un calendario o carpeta de otro usuario que no se almacenan en la memoria caché local (la memoria caché local es el valor predeterminado)

  • Uso de una carpeta pública que no está almacenada en la memoria caché

Vea Administración del uso compartido de carpetas de Outlook en Consideraciones acerca de la sincronización, el espacio en disco y el rendimiento, más adelante en este tema.

En Office Outlook 2007, las carpetas compartidas a las que tienen acceso los usuarios en otros buzones se descargan y se almacenan en memoria caché en el archivo OST local del usuario si el modo de intercambio en caché está habilitado. Únicamente no se almacenan en memoria caché las carpetas compartidas de correo. Por ejemplo, si un compañero de trabajo comparte un calendario con un usuario y éste lo abre, Office Outlook 2007 inicia el almacenamiento de la carpeta en la memoria caché local para que el usuario pueda tener acceso sin conexión a la carpeta y esté aislado de los problemas de la red. No obstante, si un administrador delega el acceso a su propia Bandeja de entrada a un miembro del equipo, el acceso a la carpeta es una tarea en línea y puede provocar retrasos en la respuesta.

Se recomienda deshabilitar o no implementar las siguientes características (o combinaciones de características) si se implementa el modo de intercambio en caché:

  • Característica de aviso emergente con firmas digitales en mensajes de correo electrónico  Outlook debe realizar la comprobación de una firma digital en un servidor de la red. De forma predeterminada, Outlook muestra un mensaje de aviso emergente que contiene una parte del mensaje de correo electrónico cuando se reciben nuevos mensajes en la Bandeja de entrada de un usuario. Si el usuario hace clic en el mensaje de aviso emergente para abrir un mensaje de correo electrónico firmado, Outlook usa el acceso a la red para comprobar si el mensaje lleva una firma válida.

  • Contenedores de libretas de direcciones múltiples  Normalmente, la libreta de direcciones contiene la lista global de direcciones (GAL) y las carpetas de contactos de los usuarios. Algunas organizaciones configuran subconjuntos de la GAL, que se muestran en la libreta de direcciones. Estos subconjuntos de libretas de direcciones también se pueden incluir en la lista que define el orden de búsqueda de las libretas de direcciones. Si se incluyen subconjuntos de libretas de direcciones en la lista de orden de búsqueda, es posible que Outlook deba tener acceso a la red para comprobarlas cada vez que se resuelva un nombre en un mensaje de correo electrónico que esté redactando un usuario.

  • Propiedades personalizadas en la ficha General del cuadro de diálogo Propiedades de los usuarios  El cuadro de diálogo Propiedades aparece al hacer doble clic en un nombre de usuario (por ejemplo, en la línea Para de un mensaje de correo electrónico). Este cuadro de diálogo puede configurarse para incluir propiedades personalizadas exclusivas de una organización, como el centro de costos de un usuario. No obstante, si agrega propiedades a este cuadro de diálogo, se recomienda no agregarlas en la ficha General. Outlook debe realizar una llamada a procedimiento remoto (RPC) al servidor para recuperar las propiedades personalizadas. De forma predeterminada, la ficha General se muestra al tener acceso al cuadro de diálogo Propiedades, por lo que se realizaría una RPC cada vez que el usuario obtuviera acceso al cuadro de diálogo Propiedades. A consecuencia de ello, un usuario que ejecute Outlook en el modo de intercambio en caché podría sufrir retrasos importantes al obtener acceso a este cuadro de diálogo. Para evitar estos retrasos, debería crear una ficha nueva en el cuadro de diálogo Propiedades para las propiedades personalizadas, o bien incluirlas en la ficha Teléfono y notas.

La instalación de determinados complementos de Outlook puede afectar al modo de intercambio en caché. Algunos complementos pueden tener acceso a los datos de Outlook mediante el modelo de objetos a fin de omitir la funcionalidad esperada del modo de encabezados (Descargar sólo encabezados) en el modo de intercambio en caché. Por ejemplo, se descargan elementos completos de Outlook (no sólo los encabezados) si se usa la tecnología Microsoft ActiveSync para sincronizar un equipo de mano, incluso a través de una conexión lenta. Además, el proceso de actualización es más lento que si se descargan los elementos en Outlook, puesto que las aplicaciones de uso único usan un tipo de sincronización menos eficaz.

Consideraciones acerca de la sincronización, el espacio en disco y el rendimiento

Hay una serie de cuestiones a tener en cuenta al implementar el modo de intercambio en caché. La forma en que funciona este modo para mantener una copia local actualizada del buzón de Exchange de un usuario y de otra información puede afectar a otras características y comportamientos de Outlook. En algunos casos, puede mejorar el funcionamiento del modo de intercambio en caché con otras características de Outlook para toda la organización o para un grupo de usuarios (por ejemplo, los usuarios que trabajan de forma remota).

Consideraciones acerca de la sincronización de las acciones Enviar y recibir

El modo de intercambio en caché funciona de forma independiente de las acciones Enviar y recibir de Outlook existentes para sincronizar los archivos OST y OAB de los usuarios con los datos de Exchange Server. La configuración de Enviar y recibir actualiza los datos de Outlook de los usuarios de la misma manera en que lo hacía en las versiones anteriores de Outlook.

Es posible que los usuarios que sincronizan los datos de Outlook presionando la tecla F9 o haciendo clic en Enviar y recibir no se den cuenta de que ya no es necesaria la sincronización manual. De hecho, el tráfico de red y el uso del servidor pueden verse afectados si los usuarios ejecutan solicitudes Enviar y recibir a Exchange Server de forma repetida. Para minimizar las consecuencias de estas acciones, informe a los usuarios de que las acciones Enviar y recibir manuales no son necesarias en el modo de intercambio en caché. Esto puede resultar especialmente útil para los usuarios remotos que normalmente usaban Outlook en modo sin conexión con versiones anteriores de Outlook y que usaban Enviar y recibir para sincronizar los datos o justo antes de desconectarse de la red. Ahora, este tipo de sincronización de datos se realiza automáticamente con el modo de intercambio en caché.

Otra forma de tratar este problema es deshabilitar la opción Enviar y recibir para los usuarios. No obstante, en ocasiones, esto puede crear problemas para los usuarios, como cuando se actualiza a los usuarios actuales de Outlook con cuentas POP y grupos de Enviar y recibir personalizados existentes a Office Outlook 2007. En esta situación, al deshabilitar la opción Enviar y recibir, los usuarios no podrán descargar mensajes de correo electrónico POP.

Consideraciones acerca de la libreta de direcciones sin conexión

El modo de intercambio en caché permite a Outlook tener acceso a la libreta de direcciones sin conexión (OAB) local para obtener información acerca de los usuarios, en lugar de solicitar los datos a Exchange Server. El acceso local a los datos de usuario reduce en gran medida la necesidad de que Outlook realice llamadas a procedimiento remoto (RPC) a Exchange y evita al usuario la mayor parte del acceso a la red necesario en el modo en línea de Exchange o en las versiones anteriores de Outlook.

Una vez que los usuarios tienen una OAB actualizada instalada en el equipo, sólo se necesitan actualizaciones incrementales de la OAB para evitar llamadas innecesarias al servidor. En el modo de intercambio en caché, Outlook sincroniza la OAB del usuario con las actualizaciones de la copia de la OAB de Exchange Server cada 24 horas. Si limita la frecuencia de actualización de la copia de la OAB de Exchange Server, puede controlar la frecuencia con que los usuarios descargan actualizaciones de la OAB. Si no hay datos nuevos para sincronizar cuando Outlook realiza la comprobación, la OAB del usuario no se actualiza.

[!NOTA] Aunque los usuarios que dispongan de una OAB sin detalles pueden usar Outlook con el modo de intercambio en caché, se recomienda instalar una OAB con detalles completos en los equipos de los usuarios. También se recomienda que los usuarios usen la OAB con formato Unicode. Los archivos OAB con formato ANSI no contienen algunas propiedades incluidas en los archivos OAB con formato Unicode. Outlook debe realizar llamadas al servidor para recuperar las propiedades de usuario necesarias que no están disponibles en la OAB local, lo cual puede tener consecuencias negativas sobre el tiempo de acceso a la red si los usuarios no tienen una OAB con detalles completos con formato Unicode.

Consideraciones acerca de los archivos de carpetas sin conexión (OST)

Al implementar el modo de intercambio en caché para Outlook, tenga en cuenta que el tamaño de los archivos OST de los usuarios puede aumentar entre un 50% y 80% con respecto al tamaño del buzón de Exchange Server. El formato usado por Outlook para almacenar los datos de forma local para el modo de intercambio en caché es menos eficiente que el formato de archivo de datos del servidor. Esto hace que se use más espacio en disco al descargar los buzones para proporcionar una copia local para el modo de intercambio en caché.

Cuando el modo de intercambio en caché crea por primera vez una copia local del buzón de un usuario, se actualiza el archivo OST actual del usuario, si existe. Si los usuarios tienen buzones relativamente pequeños (por ejemplo, con menos de 500 megabytes (MB) de datos de Exchange Server), esto funciona correctamente. No obstante, asegúrese de que los usuarios con buzones grandes tienen archivos OST con formato Unicode antes de implementar el modo de intercambio en caché. Unicode es un formato de archivo de Outlook que se proporcionó por primera vez en Outlook 2003. Los archivos OST con formato Unicode pueden almacenar hasta 20 gigabytes (GB) de datos, en lugar del límite de 2 GB de los archivos de Outlook que no tienen formato Unicode (ANSI).

Si crea archivos OST con formato Unicode, puede evitar que los usuarios reciban mensajes de error. Se muestran mensajes de error cuando Outlook se queda sin espacio en el archivo OST al intentar crear una copia local del buzón del usuario para el modo de intercambio en caché. En el modo de intercambio en caché, Outlook también funciona mejor si hay una cantidad considerable de espacio libre en el archivo OST del usuario; por ejemplo, cuando sólo se usa entre el 5% y el 10% de un archivo OST de 20 GB.

Asimismo, asegúrese de que los archivos OST de los usuarios se encuentren en una carpeta con suficiente espacio en disco para dar cabida a los buzones de los usuarios. Por ejemplo, si se crean particiones en los discos duros de los usuarios para usar una unidad más pequeña para los programas del sistema (la unidad del sistema es la ubicación predeterminada de la carpeta que contiene el archivo OST), especifique una carpeta en otra unidad con más espacio en disco como ubicación de los archivos OST de los usuarios. Para obtener más información acerca de la implementación de archivos OST en una ubicación distinta de la ubicación predeterminada, vea la sección acerca de cómo configurar una ubicación de OST predeterminada con la directiva de grupo en Configuración del modo de intercambio en caché en Outlook 2007.

Administración de problemas de rendimiento

Hay muchos factores que influyen en la percepción que tienen los usuarios acerca del rendimiento del modo de intercambio en caché, incluidos el tamaño del disco duro, la velocidad de la CPU y el nivel esperado de rendimiento. Por ejemplo, es posible que los usuarios sin conexión consideren que el modo de intercambio en caché proporciona un mejor rendimiento, mientras que los usuarios que anteriormente tenían acceso a Exchange en el modo en línea perciban un menor rendimiento de Outlook.

Uno de los factores que pueden contribuir a la reducción del rendimiento es tener un archivo OST de gran tamaño. Si el archivo OST del usuario alcanza un tamaño demasiado grande (por ejemplo, de más de 1 GB), el rendimiento de Outlook con el modo de intercambio en caché disminuye. Para mejorar el tiempo de respuesta en Outlook, los usuarios deberían reducir el tamaño de su buzón (por ejemplo, archivando los archivos más antiguos) o deshabilitar el modo de intercambio en caché. Para impedir la existencia de archivos OST de gran tamaño, puede establecer un límite de tamaño del buzón en Exchange Server. También puede optar por deshabilitar la sincronización de las carpetas compartidas que no son de correo o deshabilitar la sincronización de los favoritos de las carpetas públicas de los usuarios si anteriormente habilitó la opción en la implementación del modo de intercambio en caché.

Administración del uso compartido de carpetas de Outlook

En Office Outlook 2007, las carpetas compartidas a las que tienen acceso los usuarios en otros buzones se descargan y se almacenan en memoria caché en el archivo OST local del usuario si el modo de intercambio en caché está habilitado. Únicamente no se almacenan en memoria caché las carpetas compartidas de correo. Por ejemplo, si un compañero de trabajo comparte un calendario con otro usuario y éste lo abre, Office Outlook 2007 inicia el almacenamiento en memoria caché local de la carpeta para que el usuario pueda tener acceso sin conexión a la carpeta y esté aislado de los problemas de la red. No obstante, si un administrador delega el acceso a su propia Bandeja de entrada a un miembro del equipo, el acceso a la carpeta es una tarea en línea y puede provocar retrasos en la respuesta.

Puede configurar esta opción en la Herramienta de personalización de Office (OCT) al personalizar la implementación del modo de intercambio en caché. Si los usuarios de la organización suelen abrir muchos calendarios compartidos y las personas trabajan en colaboración en redes con vínculos confiables a sus servidores de Exchange, puede ser conveniente deshabilitar esta característica. Dejar habilitada la característica puede hacer que el tamaño de los archivos OST sea demasiado grande, lo cual puede afectar negativamente al rendimiento de Outlook cuando se usa el modo de intercambio en caché.

Consideraciones acerca de los favoritos de las carpetas públicas

El modo de intercambio en caché se puede configurar para descargar y sincronizar las carpetas públicas incluidas en las carpetas de favoritos de los usuarios para carpetas públicas de Outlook. De forma predeterminada, los favoritos de las carpetas públicas no se sincronizan. No obstante, es posible que desee habilitar esta opción si la organización usa carpetas públicas frecuentemente. Puede configurar una opción para descargar los favoritos de las carpetas públicas en el archivo OCT al personalizar la implementación del modo de intercambio en caché.

Si las carpetas de los favoritos de las carpetas públicas de los usuarios incluyen carpetas públicas de gran tamaño, los archivos OST también pueden alcanzar un gran tamaño. Esto puede afectar negativamente al rendimiento de Outlook en el modo de intercambio en caché. Antes de configurar el modo de intercambio en caché para habilitar esta opción, asegúrese de que los usuarios son selectivos acerca de las carpetas públicas que incluyen en sus favoritos de las carpetas públicas. Asegúrese también de que los archivos OST de los usuarios tengan un tamaño suficientemente grande y que se encuentren en carpetas con suficiente espacio en disco para dar cabida a los requisitos de almacenamiento adicionales de las descargas de carpetas públicas.

Administración del comportamiento de Outlook en conexiones lentas detectadas

Outlook está configurado para determinar la velocidad de conexión de los usuarios mediante la comprobación de la velocidad del adaptador de red en el equipo del usuario, dato que proporciona el sistema operativo. Si se detecta una velocidad de adaptador de red de 128 KB o inferior, la conexión se define como una conexión lenta.

Cuando se detecta una conexión lenta al servidor de Exchange de un usuario, Outlook brinda una mejor experiencia a los usuarios al reducir la cantidad de información poco crítica que se sincroniza con el servidor de Exchange. Outlook realiza los siguientes cambios en el comportamiento de la sincronización para las conexiones lentas:

  • Cambia al modo de descargar sólo encabezados.

  • No descarga la libreta de direcciones sin conexión ni las actualizaciones de la OAB.

  • Descarga el cuerpo de un elemento y los datos adjuntos asociados sólo cuando lo solicita el usuario.

Outlook sigue sincronizándose con asistentes digitales personales (PDA) y es posible que se ejecuten algunas reglas de cliente.

[!NOTA] No se recomienda sincronizar PDA mientras se usa el modo de intercambio en caché con el modo de sincronización únicamente de encabezados. Al sincronizar un equipo de mano (por ejemplo, mediante ActiveSync), se descargan elementos completos en Outlook y el proceso de sincronización es menos eficiente que en el caso de la sincronización normal de Outlook con los equipos de los usuarios.

El modo de sincronización únicamente de encabezados está diseñado para usuarios de Outlook con conexiones de acceso telefónico o conexiones inalámbricas de telefonía móvil a fin de minimizar el tráfico de red cuando la conexión es lenta o cara.

En algunos casos, es posible que la velocidad del adaptador de red no refleje con precisión el rendimiento de los datos para los usuarios. Por ejemplo, si el equipo de un usuario se encuentra en una red de área local (LAN) para agilizar el acceso a los servidores de archivos locales, la velocidad del adaptador de red se considera rápida porque el usuario está conectado a una red de área local. Sin embargo, el acceso del usuario a otras ubicaciones en la red de la organización, incluido el servidor de Exchange, podría usar un vínculo lento, como una conexión ISDN (RDSI). En un escenario como éste, donde el rendimiento real de los datos de los usuarios es lento aunque los adaptadores red informen de una conexión rápida, puede resultar ventajoso configurar una opción para cambiar o bloquear el comportamiento de Outlook; por ejemplo, deshabilitar el cambio automático a la descarga únicamente de encabezados y configurar Outlook para que descargue sólo los encabezados. De forma similar, podría haber conexiones que Outlook ha determinado como lentas en las que, en realidad, el rendimiento de los datos de los usuarios es alto. En este escenario, también podría deshabilitar el cambio automático a la descarga únicamente de encabezados.

Para cambiar el comportamiento de Outlook con respecto a la velocidad de conexión detectada, debe configurar la casilla En conexiones lentas, descargar sólo encabezados. Puede configurar esta opción en OCT o bloquear la opción mediante la directiva de grupo. Para obtener más información acerca de la personalización de esta opción, vea Configuración del modo de intercambio en caché en Outlook 2007.

Opciones para el almacenamiento provisional de una implementación del modo de intercambio en caché

Realice el almacenamiento provisional de la implementación a lo largo del tiempo si tiene previsto actualizar un gran número de usuarios de una implementación de Outlook sin el modo de intercambio en caché (Outlook XP o versiones anteriores, o bien Outlook sin el modo de intercambio en caché) a Office Outlook 2007 con el modo de intercambio en caché habilitado. Esto ayudará a los servidores de Exchange de la organización a administrar los requisitos necesarios para la creación o actualización de los archivos OST de los usuarios.

CautionPrecaución:
Si la mayoría de los usuarios se actualizan para usar el modo de intercambio en caché a la vez y, a continuación, inician Outlook simultáneamente (por ejemplo, un lunes por la mañana después de una actualización realizada durante el fin de semana), los servidores de Exchange sufrirán importantes problemas de rendimiento. En ocasiones, es posible mitigar estos problemas de rendimiento; por ejemplo, si la mayoría de los usuarios de la organización tienen archivos OST actualizados. En general, no obstante, se recomienda realizar el almacenamiento provisional de la implementación del modo de intercambio en caché a lo largo de un período de tiempo.

Los escenarios siguientes incluyen ejemplos de cómo se podría implementar el modo de intercambio en caché para evitar consecuencias importantes en el rendimiento inicial de los servidores de Exchange y, en algunos casos, reducir el tiempo que dedicarán los usuarios a esperar a que finalice la sincronización inicial:

  • **Conserve los archivos OST de Outlook mientras se implementa el modo de intercambio en caché.  ** Los archivos OST existentes simplemente se actualizan con la información de buzón más reciente al iniciar Outlook con el modo de intercambio en caché por primera vez. Por ello, si se conservan estos archivos al implementar el modo de intercambio en caché, se puede reducir la carga en los servidores de Exchange de la organización. Los usuarios que ya tengan archivos OST tendrán que sincronizar menos información de Outlook con el servidor. Este escenario es óptimo si la mayoría de usuarios ya tienen archivos OST sincronizados recientemente con Exchange Server. Para conservar los archivos OST mientras se implementa Outlook con el modo de intercambio en caché, no especifique un nuevo servidor de Exchange al personalizar la información de perfiles de Outlook en OCT. Como alternativa, al personalizar los perfiles de Outlook, desactive la casilla Sobrescribir configuración existente de Exchange si existe una conexión de Exchange (sólo se aplica al modificar el perfil). (Si especifica un servidor de Exchange al configurar e implementar Outlook con esta opción habilitada, Outlook reemplaza el proveedor de servicios de Exchange en el perfil de MAPI, lo cual quita la entrada del perfil de los archivos OST existentes.)

  • **Proporcione archivos OST de inicialización a los usuarios remotos y, a continuación, implemente el modo de intercambio en caché después de que los usuarios hayan instalado los archivos OST proporcionados.  ** Si la mayoría de usuarios de la organización no disponen actualmente de archivos OST o no usan el modo de intercambio en caché, puede implementar Office Outlook 2007 con el modo de intercambio en caché deshabilitado. A continuación, antes de la fecha en que tenga previsto implementar el modo de intercambio en caché, debe proporcionar archivos OST iniciales, o de inicialización, a cada usuario con una instantánea del buzón del usuario; por ejemplo, puede proporcionar o enviar por correo al usuario un CD que contenga el archivo, junto con instrucciones para su instalación. También puede resultar útil proporcionar una versión reciente de la libreta de direcciones de Office (OAB) de la organización con detalles completos. En este caso, el modo de intercambio en caché se configuraría e implementaría cuando los usuarios hayan confirmado que han instalado los archivos.

[!NOTA] Para obtener más información acerca de la creación de archivos OST iniciales, vea el artículo acerca de cómo proporcionar un archivo OST inicial para una implementación de Outlook en el modo de intercambio en caché (en inglés). El artículo describe la creación de archivos OST iniciales para Microsoft Office Outlook 2003; el proceso es similar en el caso de Office Outlook 2007.

Cuando se actualiza la implementación de Outlook para usar el modo de intercambio en caché posteriormente, el servidor de Exchange actualiza los archivos OST existentes de los usuarios y hay muchos menos datos para sincronizar que los que habría si se crearan nuevos OST y OAB para cada usuario. La creación de CDs individuales para cada archivo OST de los usuarios puede llevar mucho tiempo; por ello, este procedimiento podría resultar más conveniente para determinados grupos de usuarios remotos que de lo contrario pasarían mucho tiempo esperando a que se realizara la sincronización inicial del buzón y la OAB, quizás con un elevado costo, según su escenario de conexión remota.

  • Implementar Outlook con el modo de intercambio para grupos de usuarios: se puede equilibrar la carga de trabajo de los servidores de Exchange y la red de área local actualizando grupos de usuarios al modo de intercambio en caché durante un período de tiempo. El tráfico de la red y el intensivo trabajo de rellenar los archivos OST con los elementos de los buzones de correo de los usuarios y descargar la libreta de direcciones sin conexión se atenúan mediante la implementación de la nueva característica por fases. El modo de crear grupos de usuarios e implementar para ellos depende de los métodos de implementación habituales de la organización. Por ejemplo, puede crear grupos de usuarios en Microsoft Systems Management Server (SMS) para los que se implementa un paquete de SMS que actualiza Outlook para que use el modo de intercambio en caché. Se podría implementar SMS para cada grupo durante un período de tiempo. Para equilibrar la carga en la medida de lo posible, seleccione grupos de usuarios cuyas cuentas estén repartidas entre los grupos de servidores de Exchange.

Actualización de los usuarios actuales del modo de intercambio en caché a Office Outlook 2007

La actualización de los usuarios a Office Outlook 2007 con el modo de intercambio en caché ya habilitado en Outlook 2003 es sencilla. Si no se cambia la configuración del modo de intercambio en caché, ésta se conserva para Office Outlook 2007. No hay ningún cambio en los formatos de archivo OST u OAB y no es necesario volver a crear estos archivos durante una actualización.

La capacidad de compartir carpetas que no sean de correo es una nueva característica habilitada de forma predeterminada para el modo de intercambio en caché en Office Outlook 2007. Esta opción se habilita para los perfiles existentes con el modo de intercambio en caché cuando se actualizan los usuarios. Esto puede resultar problemático si:

  • Los usuarios de la organización usan archivos OST con formato ANSI.

  • Los archivos OST de los usuarios se acercan al límite de tamaño.

  • La organización comparte una gran cantidad de datos.

Cuando todos estos factores están presentes, la descarga de carpetas compartidas que no sean de correo puede crear problemas de rendimiento y de otro tipo.

Puede deshabilitar esta opción al implementar Outlook para evitar problemas con la descarga de carpetas que no sean de correo.

Además, tenga en cuenta que el almacenamiento en memoria caché para carpetas compartidas que no sean de correo funciona de forma diferente con respecto a otras actividades de almacenamiento en memoria caché para el modo de intercambio en caché. En el caso de carpetas compartidas que no sean de correo, la replicación al archivo OST local se inicia únicamente cuando el usuario hace clic en la carpeta compartida. Cuando un usuario activa el almacenamiento en memoria caché para la carpeta haciendo clic en ella, Outlook actualiza la carpeta de la misma forma en que otras carpetas de Outlook se sincronizan en el modo de intercambio en caché. Sin embargo, si el usuario no navega a la carpeta al menos una vez cada 45 días (el valor predeterminado), los datos locales no se volverán a actualizar hasta que el usuario haga clic de nuevo en la carpeta.

Puede configurar la opción Sincronizando datos en carpetas compartidas en la directiva de grupo o usar OCT para cambiar el número de días que deben transcurrir antes de que Outlook detenga el almacenamiento en memoria caché de las carpetas inactivas que no sean de correo. Para obtener más información acerca de esta opción de configuración, vea Configuración del modo de intercambio en caché en Outlook 2007.

Implementación del modo de intercambio en caché para usuarios que ya tengan archivos OST

Es posible que algunos de los usuarios de Microsoft Outlook que se conectan a Microsoft Exchange en el modo en línea tengan archivos OST. Hay varias cuestiones que se deben tener en cuenta a la hora de configurar el modo de intercambio en caché para estos usuarios:

  • **Usuarios con buzones de Exchange de gran tamaño  ** Si los usuarios con archivos OST existentes tienen buzones de Exchange de gran tamaño, es posible que experimenten errores cuando Outlook intente sincronizar sus buzones con los archivos OST. Para evitarlo, puede configurar una opción de directiva de grupo que requiera que los archivos nuevos de Outlook tengan formato Unicode, puesto que estos archivos no tienen el límite de tamaño de 2 GB que tienen los archivos de Outlook con formato ANSI.

    A continuación, cuando Outlook se implementa con el modo de intercambio en caché, crea un nuevo archivo OST con formato Unicode para los usuarios que actualmente tienen archivos OST con formato ANSI. Los archivos OST y OAB existentes de los usuarios no se quitan.

  • **Usuarios sin una libreta de direcciones sin conexión (OAB) con detalles completos  ** En el caso de los usuarios que no han descargado una libreta de direcciones sin conexión (OAB) con detalles completos, se descarga una OAB con detalles completos cuando el modo de intercambio en caché se sincroniza por primera vez. Los archivos OAB existentes, incluidos los archivos de una OAB sin detalles, no se quitan. En función de varios factores, incluidos la versión de Exchange Server usada, la configuración de Unicode de Exchange Server y la configuración de Unicode del cliente de Outlook, es posible que los nuevos archivos OAB tengan formato Unicode.

    Si se crean archivos OAB con formato Unicode y los usuarios tienen archivos OAB con formato ANSI (con detalles completos o sin detalles), estos últimos no se quitan.

Si la versión y la configuración de Exchange Server admiten Unicode, se puede requerir que los archivos nuevos de Outlook tengan formato Unicode. Para obtener más información acerca de cómo configurar el formato predeterminado de los archivos nuevos de Outlook, vea la sección acerca de la especificación del formato Unicode para archivos nuevos de Outlook en Configuración del modo de intercambio en caché en Outlook 2007.

Uso de la directiva de grupo para exigir la aplicación de la configuración del modo de intercambio en caché

Con la directiva de grupo, puede impedir que los usuarios habiliten el modo de intercambio en caché en Outlook, aplicar opciones de descarga para el modo de intercambio en caché o configurar otras opciones de este modo.

Por ejemplo, puede especificar el tiempo predeterminado que debe transcurrir entre las sincronizaciones del servidor de Exchange cuando cambian sus datos. Estos cambios se descargarán. También puede especificar el tiempo predeterminado en el caso de cambios en los equipos cliente. Estos cambios se cargarán. Puede configurar estas opciones como valores predeterminados mediante la página Modificar configuración del usuario en la Herramienta de personalización de Office o bloquear la configuración mediante la directiva de grupo.

En Configuración del modo de intercambio en caché en Outlook 2007 se proporcionan pasos para bloquear la configuración mediante la directiva de grupo.

Otros recursos

Consulte los recursos siguientes para obtener más información acerca de la planeación de una implementación del modo de intercambio en caché.

Descarga de este libro

Este tema se incluye en el siguiente libro descargable para facilitar la lectura y la impresión:

Vea la lista completa de libros disponibles en la sección de información del kit de recursos de Office.