Conjuntos de documentos
Última modificación: lunes, 24 de junio de 2013
Hace referencia a: SharePoint Server 2010
En este artículo
Descripción de la característica
Tipos de contenido y opciones
Configuración
Página Bienvenido
En la administración de contenido de Microsoft Office SharePoint Server 2007, hay una forma integrada para administrar el contenido de más de un solo documento. Office SharePoint Server 2007 proporciona los fundamentos del contenido del contenedor, como bibliotecas de documentos y carpetas; sin embargo, está diseñada para organizar y estructurar un repositorio además administrar una sola entrega que incluye o se extiende por varios documentos, un producto de trabajo.
Los conjuntos de documentos son una nueva área de Microsoft SharePoint Server 2010 diseñada para administrar todos los aspectos de los productos de trabajo. Proporcionan una interfaz de usuario (UI), opciones de metadatos, comportamientos y elementos del modelo de objetos que rellenan una brecha en la jerarquía de contenedores entre los documentos y los sitios. Cuando se carga un objeto DocumentSet, se muestra en un elemento web que funciona como una biblioteca de documentos.
Como un ejemplo de un producto de trabajo, considere los pasos necesarios para desarrollar un elemento web personalizado para usar en SharePoint Server 2010: reunir los requisitos empresariales, escribir una especificación, crear planes de desarrollo y planes de prueba, y crear prototipos de diseño de interfaz de usuario. Aunque el elemento web personalizado es el "principal" elemento tangible de la entrega, todos los requisitos (la especificación, los planes de desarrollo y de prueba, y los prototipos de diseño de interfaz de usuario) son componentes clave de la entrega. La entrega tangible no podría existir en su forma definitiva sin los documentos de planeación que se generan como parte del proceso de desarrollo de los elementos web. Puede usar la característica de conjuntos de documentos para administrar los documentos de planeación en asociación con el elemento de entrega "principal", todos los cuales son parte integral del producto de trabajo.
Muchas organizaciones desarrollan aplicaciones personalizadas que se centran en el contenido y la característica de conjuntos de documentos está diseñada para permitir que las organizaciones reemplacen sus aplicaciones personalizadas y para que requieran un trabajo de personalización mínimo en algunos casos. Los requisitos incluyen una forma de crear tipos de contenido de conjuntos de documentos personalizados, plantillas, flujos de trabajo, administración de registros, control de versiones e integración con la cinta de opciones.
Los conjuntos de documentos son extensibles. SharePoint Server 2010 incluye la interfaz de usuario para la creación de tipos de contenido de conjuntos de documentos personalizados, una experiencia de usuario personalizable para ver y crear conjuntos de documentos y una función para crear flujos de trabajo los documentos de documentos.
Descripción de la característica
Microsoft SharePoint Server 2010 ofrece compatibilidad integrada para los conjuntos de documentos. De forma predeterminada, esto incluye todas las herramientas necesarias para administrar un producto de trabajo correctamente. Un conjunto de documentos es un tipo de contenido que se puede usar tal y como está y puede personalizarse modificando su configuración en la galería de contenido del sitio o cuando el conjunto de documentos se agrega a la biblioteca de documentos. Se puede usar como base para una plantilla de conjuntos de documentos personalizados.
Tabla 1. Elementos destacados de la característica
Elemento destacado de la característica |
Descripción |
|---|---|
Página Nuevo (newdocset.aspx). |
Página del tipo de contenido de conjunto de documentos predeterminado. Use la página Nuevo predeterminada o cree y configure una página Nuevo para usarla con un conjunto de documentos. |
Página Bienvenido |
Da la bienvenida y orienta a los usuarios de un conjunto de documentos al mostrar el contenido del conjunto y sus propiedades. Se trata de una página de elementos web que se puede usar tal y como está o personalizada. |
Control de versiones |
Incluye capacidades de control de versiones que son independientes de las capacidades de control de versiones que están disponibles para los documentos contenidos en el conjunto, pero que pueden funcionar con ellas. Los conjuntos de documentos capturan una instantánea que apunta a la versión actual de los documentos usando un control de versiones normal y guardando los valores actuales de las propiedades del conjunto de documentos. El control de versiones de conjuntos de documentos es aditivo, lo que significa que no reemplaza el control de versiones de elementos individuales, sino que proporciona una capa adicional de soporte diseñada específicamente para ver y administrar el ciclo del conjunto de documentos. Al igual que un elemento de una lista de SharePoint Server 2010 tiene una página Historial de versiones que permite a los usuarios ver el historial de versiones y actuar en una versión anterior de un elemento, un conjunto de documentos tiene una página Historial de versiones que permite a los usuarios ver el historial de versiones y actuar en una versión anterior de un conjunto de documentos. Una versión del conjunto de documentos es simplemente un conjunto de metadatos asociado con el conjunto de documentos, que incluye un campo de texto Proteger comentarios, una vista de resumen de las propiedades del conjunto de documentos y una vista de resumen de los cambios realizados en las propiedades de los conjuntos de documentos. También realiza un seguimiento de qué versión del documento seleccionado era "actual" en el momento en que se capturó la versión del conjunto de documentos. |
Flujo de trabajo |
Actividades de flujo de trabajo que se usan para crear flujos de trabajo con conjuntos de documentos. En SharePoint Designer 2010, los usuarios tienen la capacidad de asociar y ejecutar flujos de trabajo en función de carpetas de SharePoint Server 2010. Dado que los conjuntos de documentos son una extensión del objeto SPFolder, los usuarios pueden asociar y ejecutar flujos de trabajo para ellos. Cuando trabaja con conjuntos de documentos mientras está viendo carpetas compartidas en SharePoint Server 2010, puede interactuar con los botones de Flujo de trabajo en la cinta de opciones de la página Bienvenido del conjunto de documentos o seleccionar Flujos de trabajo en la lista desplegable junto a cada elemento de lista del conjunto de documentos. Puede ejecutar un flujo de trabajo que esté asociado con el conjunto de documentos y ver detalles del flujo de trabajo, como qué flujos de trabajo se están ejecutando actualmente y qué flujos de trabajo están completados para el conjunto de documentos. La ejecución de flujos de trabajo en los conjuntos de documentos que contienen documentos no excluye ni interfiere con los flujos de trabajo en ejecución de otros elementos que se incluyen en los conjuntos de documentos. SharePoint Server 2010 ofrece actividades de flujo de trabajo integradas para ayudarlo a crear flujos de trabajo en SharePoint Designer 2010 que operan en conjuntos de documentos y elementos dentro de conjuntos que satisfagan las necesidades de varios escenarios. Por ejemplo, puede usar los flujos de trabajo integrados para administrar las actividades de conjuntos de documentos, como la creación, revisión y aprobación de contenido. Además, estos flujos de trabajo revelan el estado del flujo de trabajo adecuado y la experiencia para los propietarios del flujo de trabajo que interactúan con todo el conjunto de documentos y los participantes que solo funcionan con elementos individuales del conjunto. |
Carpetas |
Los conjuntos de documentos son un tipo especial de carpeta de SharePoint Server 2010; heredan y usan las capacidades y las propiedades de SPFolder. Hereda todas las propiedades y comportamientos de las carpetas estándar y agrega lógica para admitir la administración de productos de trabajo, la funcionalidad básica de las carpetas y los comportamientos. Para obtener más información acerca de las carpetas, vea el tema SPFolder. La forma en que los usuarios interactúan con los conjuntos de documentos es similar a la forma en que interactúan con carpetas de SharePoint normales. Los usuarios con acceso al conjunto de documentos pueden interactuar con el contenido del conjunto, incluidos todos los documentos basados en tipos de contenido que están aprovisionados para su uso con el conjunto de documentos, las páginas Nuevo o Bienvenido predeterminadas o personalizadas y los metadatos asociados. |
Tipos de contenido y opciones
Al crear un nuevo conjunto de documentos, use una instancia del tipo de contenido Conjunto de documentos. El tipo de contenido Conjunto de documentos define:
Comportamientos y características disponibles para las instancias del objeto DocumentSet.
Detalles específicos del tipo de contenido que está asociado con el conjunto de documentos, como qué páginas Nuevo y Bienvenido se van a usar y qué otros tipos de contenido se pueden usar con el tipo de contenido.
Para crear un tipo de contenido Conjunto de documentos personalizado, cree un elemento secundario del tipo de contenido Conjunto de documentos predeterminado.
Tabla 2. Elementos del tipo de contenido Conjunto de documentos
Elemento |
Descripción |
|---|---|
Esquema de metadatos del conjunto de documentos |
El conjunto de columnas obligatorias y opcionales para el objeto DocumentSet raíz tal y como se especifican para cualquier objeto SPFolder. Puede personalizar este elemento con el modelo de objetos o mediante el uso de la página Configuración del tipo de contenido. |
Asociaciones de flujo de trabajo |
Las asociaciones de flujo de trabajo para el objeto DocumentSet raíz. Para establecer estas asociaciones y agregar la capacidad de ejecutar flujos de trabajo en conjuntos de documentos, use Microsoft SharePoint Designer 2010. Para personalizar este elemento, use el modelo de objetos o la página Configuración del tipo de contenido. |
Lista de metadatos para sincronizar con todos los elementos del conjunto de documentos |
Referencias a las columnas que forman parte del esquema de metadatos del conjunto de documentos que se debe copiar en cada elemento del conjunto. Para personalizar este elemento, use el modelo de objetos o página Configuración del tipo de contenido Conjunto de documentos. |
Lista de tipos de contenido permitidos para los elementos del conjunto de documentos |
Referencias a tipos de contenido que están disponibles para su uso en los elementos de instancias de este tipo de contenido Conjunto de documentos. Puede personalizar este elemento mediante el modelo de objetos o la página Configuración del tipo de contenido Conjunto de documentos. |
Contenido predeterminado que se crea en el conjunto de documentos en el momento de creación del conjunto de documentos |
Un conjunto de archivos que se copian o se agregan automáticamente a todas las instancias del conjunto de documentos al crearlo. Para cada archivo, SharePoint Server 2010 también almacena el tipo de contenido adecuado que se va a usar. Este tipo de contenido se vuelve disponible a través de la interfaz de usuario como uno de los tipos de contenido "permitidos" de este objeto DocumentSet. Puede personalizar este elemento mediante el modelo de objetos o la página Configuración del tipo de contenido Conjunto de documentos. |
Página URL Nuevo personalizada |
La dirección URL que señala una página personalizada que se muestra cuando un usuario hace clic en el botón Nuevo del tipo conjunto de documentos especificado. Puede personalizar este elemento únicamente mediante el modelo de objetos. |
Página URL Bienvenido personalizada (opcional) |
La dirección URL de una página Bienvenido que se muestra cuando los usuarios se desplazan a la carpeta de nivel superior (raíz) del conjunto de documentos. Si se proporciona una página Bienvenido personalizada, SharePoint Server 2010 no proporciona un objeto de página de elementos web como la página Bienvenido. En su lugar, usa la dirección URL que señala a la página Bienvenido personalizada como la ubicación. Puede personalizar este elemento únicamente mediante el modelo de objetos. |
No agregue el tipo de contenido Carpeta ni otros de sus elementos secundarios como un tipo de contenido permitido para los conjuntos de documentos. No se recomienda crear subcarpetas dentro de un conjunto de documentos mediante el uso de la interfaz de usuario.
Configuración
SharePoint Server 2010 proporciona lo siguiente para la compatibilidad con conjuntos de documentos y una página Configuración del tipo de contenido Conjunto de documentos dedicada:
Las páginas Configuración de SharePoint Server 2010 estándar almacenan metadatos que los tipos de contenido Conjunto de documentos comparten con otros tipos de objetos de SharePoint Server 2010. Estas páginas Configuración proporcionan soporte para cambiar la configuración del flujo de trabajo, agregar campos y otras tareas obligatorias y opcionales, necesarias para el tipo de contenido Conjunto de documentos. También puede usar la página Configuración para:
Especificar qué columnas se comparten entre las columnas dentro del conjunto de documentos.
Seleccionar los tipos de contenido permitidos.
Especificar las propiedades que aparecen en la página Bienvenido.
Especificar vistas personalizadas en el nivel de lista.
Las páginas Configuración incluyen controles que se usan para personalizar nuevos elementos, como especificar qué tipos de contenido pueden usarse con el nuevo conjunto de documentos y el contenido predeterminado.
Algunos elementos más avanzadas del tipo de contenido Conjunto de documentos son configurables solo mediante el modelo de objetos. Estos elementos incluyen aquellos que requieren la implementación de código personalizado o archivos en SharePoint Server 2010, como especificar páginas Nuevo o Bienvenido personalizadas. Mediante programación, hay dos partes en un tipo de contenido Conjunto de documentos:
El objeto de tipo de contenido. Use la clase SPContentType y sus métodos y propiedades para manipular el objeto de tipo de contenido.
La clase DocumentSetTemplate. Use los métodos y propiedades de esta clase para manipular las cualidades específicas de los comportamientos y características de los conjuntos de documentos.
Las cualidades específicas de los conjuntos de documentos en los que puede usar DocumentSetTemplate para manipular incluyen:
La colección AllowedContentTypeCollection. Especifica los tipos de contenido que están aprobados para su uso con este conjunto de documentos.
La colección DefaultDocumentCollection. Especifica qué documentos desea incluir en este conjunto de documentos de forma predeterminada.
La colección SharedFieldCollection. Especifica los valores de campo que se comparten entre todos los documentos del conjunto de documentos.
SharePoint Server 2010 ofrece un tipo de contenido Conjunto de documentos predeterminado. Puede usar este tipo de contenido para crear tipos de contenido Conjunto de documentos secundarios que se pueden personalizar y usar en situaciones específicas. Windows SharePoint Services 3.0 introdujo los tipos de contenido. Para trabajar con conjuntos de documentos, se requieren conocimientos básicos de la característica Tipos de contenido, el modelo de objetos y los conceptos básicos de programación.
Página Bienvenido
La página Bienvenido es un tipo de página de elementos web que, de forma predeterminada, se usa para presentar metadatos, descripciones y listas de documentos que pertenecen al conjunto de documentos. También puede personalizar la página Bienvenido para mostrar otra información.
Cada tipo de contenido Conjunto de documentos puede tener su propia página Bienvenido. Esta página se puede personalizar del mismo modo que se personalizan todos los otros aspectos de un tipo de contenido. Por ejemplo:
Un propietario de la lista puede cambiar la página Bienvenido para todos los conjuntos de documentos que están usando el tipo de contenido Conjunto de documentos que está usando la lista.
Los cambios realizados en la página Bienvenido del conjunto de documentos se desplazan a los elementos secundarios de ese tipo de contenido y a las ubicaciones donde se usa ese tipo de contenido. Esto garantiza que la lista, las instancias del conjunto de documentos y las ubicaciones donde se usa el tipo de contenido Conjunto de documentos tengan la página Bienvenido la más actualizada en sus copias del tipo de contenido.
Los tipos de contenido Conjunto de documentos admiten la federación. Cuando un tipo de contenido Conjunto de documentos es federado, la página Bienvenido perteneciente al conjunto de documentos también es federada.
Con respecto a la personalización de marca y la creación de temas, las páginas Bienvenido se comportan exactamente igual que todas las demás páginas de SharePoint Server 2010.
Puede personalizar la página Bienvenido mediante:
La interfaz de usuario de configuración de documentos para personalizar aspectos básicos de la página Bienvenido.
La interfaz de usuario de configuración de conjuntos de documentos para agregar elementos web en las zonas de elementos web definidas en la página.
Microsoft SharePoint Designer 2010 para personalizar la página de elementos web en formas más avanzadas al agregar elementos web y controles a la página Bienvenido.
El modelo de objetos SharePoint Server 2010, cuando desea ser propietario de toda la página Bienvenido sin usar elementos web. El modelo de objetos proporciona funciones para indicar a SharePoint Server 2010 que use la página Bienvenido en lugar de la página Bienvenido basada en los elementos web integrados.
Las páginas Bienvenido son páginas de elementos web y SharePoint Server 2010 incluye dos nuevos elementos web que se pueden personalizar, como se indica a continuación:
Elemento web Propiedades del conjunto de documentos: es similar al Elemento web Mostrar formulario, pero toma un parámetro como parte de la dirección URL a la página en la que se encuentra, para determinar qué propiedades del elemento se van a representar.
Elemento web Contenido del conjunto de documentos: es similar al Elemento web Vista de lista, pero toma un parámetro como parte de la dirección URL a la página en la que se encuentra para determinar qué carpeta se va a procesar.
Vea también
Conceptos
Procedimiento para personalizar la página de bienvenida o principal
Uso del flujo de trabajo para ensamblar documentos finales de contenido de conjuntos de documentos