Crear y editar procesos

 

Publicado: noviembre de 2016

Se aplica a: Dynamics CRM 2015

Definir y forzar procesos de negocio coherentes es una de las principales razones por las que los usuarios utilizan Microsoft Dynamics 365. Los procesos son un grupo de características que puede usar para definir y forzar procesos coherentes para la organización. Estos procesos coherentes garantizan a los usuarios que usan el sistema que puedan concentrarse en su trabajo y no en recordar realizar un conjunto de pasos manuales. Los procesos se pueden ser sencillos o complejos y pueden cambiar con el tiempo.

Los procesos están diseñados para que los utilizan personas que no son programadores. Las reglas que se definen en procesos contienen una lógica similar que un programador puede aplicar mediante código, pero no necesita llamar a un desarrollador cada vez que desee cambiar las reglas. Sin embargo, debe tener un entendimiento claro de la lógica de las reglas y comprender las capacidades de cada tipo de proceso. Aún es necesario aplicar los procesos con atención y verificar los resultados para asegurarse de que se obtiene el resultado deseado.

La siguiente tabla ofrece información general sobre cuándo usar cada categoría del proceso.

Categoría del proceso	Descripción
Flujo de trabajo	Use flujos de trabajo para automatizar los procesos de negocio en segundo plano. Los flujos de trabajo suelen iniciarlos eventos del sistema para que el usuario no tenga que estar pendiente de si se ejecutan, pero también pueden configurarse para que los usuarios los inicien manualmente. Los flujos de trabajo pueden funcionar en segundo plano (asincrónicamente) o en tiempo real (de forma sincrónica). Se hace referencia a estos por separado como flujos de trabajo en segundo plano o flujos de trabajo en tiempo real.
Diálogos	Use los diálogos para crear una interfaz de usuario que guíe a los usuarios a través de un script para la interacción con el cliente o un asistente para realizar acciones complejas de forma fluida.
Acciones	Use acciones para expandir el vocabulario disponible para que los desarrolladores expresen procesos de negocio. Los verbos básicos como crear, actualizar, eliminar y asignar que proporciona el sistema, una acción los utiliza para crear verbos más expresivos como aprobar, escalar, distribuir o programar. Si la definición de un proceso de negocio cambia, los usuarios que no son programadores pueden editar la acción para que el código no se tenga que cambiar.
Flujos de proceso de negocio	Use flujos de proceso de negocio para definir los pasos en que los usuarios deban proporcionar datos para lograr un resultado. Los flujos de proceso de negocio agregan un control al principio de un formulario que muestra a los usuarios los datos que deben especificar para avanzar a la siguiente fase y en definitiva para completar un proceso de negocio. Un flujo de proceso de negocio puede abarcar varias entidades.

Nota

Los flujos de proceso de negocio son diferentes de otros tipos de procesos. Todos los procesos usan la misma tecnología subyacente y la información sobre estos se almacena en la entidad Process. Los flujos de proceso de negocio tienen una experiencia de configuración y un comportamiento diferentes comparados con otros tipos de procesos.Más información:Flujos de proceso de negocio

En este tema

¿Quién puede crear procesos?

¿Dónde se encuentra los procesos?

¿Qué pueden hacer los procesos?

¿Están activos los procesos cuando se importan?

¿Quién puede crear procesos?

Solo los administradores del sistema, los personalizadores del sistema o los usuarios con roles de seguridad de director general pueden crear procesos que se apliquen a toda la organización. Otras personas con los siguientes roles de seguridad pueden crear procesos con un nivel de acceso limitado. Por ejemplo, los usuarios con el nivel de acceso de usuario pueden crear flujos de trabajo para uso personal con registros de su propiedad.

Mientras que los usuarios pueden crear flujos de proceso de negocio, flujos de trabajo en tiempo real o procesos de acción, deberán tener los privilegios Activar flujos de proceso de negocio o Activar procesos en tiempo real para poder activarlos.

La siguiente tabla muestra el nivel de acceso de procesos basados en roles de seguridad predeterminados.

Rol de seguridad	Nivel de acceso
Administrador general	Organización
Administrador del sistema	Organización
Personalizador del sistema	Organización
Vicepresidente de marketing	Primario: unidades de negocio secundarias
Vicepresidente de ventas	Primario: unidades de negocio secundarias
Jefe del servicio al cliente	Unidad de negocio
Administrador de marketing	Unidad de negocio
Administrador de ventas	Unidad de negocio
Administrador de programación	Unidad de negocio
Representante del servicio al cliente	Usuario
Profesional de marketing	Usuario
Comercial	Usuario
Programador	Usuario

¿Dónde se encuentra los procesos?

Hay dos rutas de acceso para navegar a los procesos en Dynamics 365:

• Configuración > Procesos
  Esta es la ruta más fácil para obtener acceso y permite usar vistas definidas para la entidad Process, incluidas las vistas personalizadas.

• Configuración > Personalizaciones > Personalizar el sistema > Componentes > Procesos
  Esta ruta proporciona un acceso conveniente cuando se realiza otro trabajo de personalización en las herramientas de personalización.

Los flujos individuales de proceso de negocio también se pueden editar con el botón Editar proceso en la barra de comandos para el formulario donde está activo el flujo de proceso de negocio.

¿Qué pueden hacer los procesos?

Nota

Los flujos de proceso de negocio son diferentes de los otros tipos de procesos.Más información:¿Qué pueden hacer los flujos de proceso de negocio?

Procesos que son propiedad del usuario, como cuentas y contactos. Las acciones que puede realizar el proceso dependen a veces de los privilegios del usuario propietario del proceso y se basa en ocasiones en el contexto de la persona que inicia el flujo de trabajo.

Los procesos pueden comprobar condiciones, aplicar lógica de bifurcación y realizar acciones. Realizan estas acciones en una serie de pasos. Los flujos de proceso de negocio contienen fases y controlan el avance por las fases, pero no proporcionan ninguna otra capacidad. La siguiente tabla describe los pasos disponibles en los procesos de flujo de trabajo, diálogo y acción. Para obtener más detalles, consulte los temas para cada tipo de proceso.

Paso	Tipo de proceso	Descripción
Fase	Flujo de trabajo, diálogo, acción	Las fases simplifican la lectura de la lógica del flujo de trabajo y la explican. Sin embargo, las fases no afectan a la lógica ni al comportamiento de los flujos de trabajo. Si un proceso tiene fases, todos los pasos del proceso deben estar incluidos en una fase.
Condición de comprobación	Flujo de trabajo, diálogo, acción	Una instrucción lógica "if-<condición> then". Puede comprobar los valores del registro en el que se ejecuta el flujo de trabajo, cualquiera de los registros vinculados a ese registro en una relación N:1 o cualquier registro creado por pasos anteriores. Según esos valores puede definir pasos adicionales cuando la condición se cumpla (cuando sea true).
Rama condicional	Flujo de trabajo, diálogo, acción	Una instrucción lógica de tipo "else-if-then", el editor utiliza el texto "De lo contrario, si <condición> entonces:" Seleccione una condición de comprobación que haya definido anteriormente y podrá agregar una rama condicional para definir pasos adicionales cuando la condición de comprobación devuelva false.
Acción predeterminada	Flujo de trabajo, diálogo, acción	Una instrucción lógica de tipo "else". el editor usa el texto "De lo contrario:" Seleccione una condición de comprobación, rama condicional, condición de espera o rama de espera paralela que haya definido anteriormente y podrá usar una acción predeterminada para definir los pasos para todos los casos que no cumplan los criterios definidos en elementos de condición o de rama.
Condición de espera	Flujo de trabajo en segundo plano solo	Habilita un flujo de trabajo en segundo plano para que se ponga en pausa hasta que se hayan cumplido los criterios definidos por la condición. El flujo de trabajo se vuelve a iniciar automáticamente cuando cumple los criterios en la condición de espera.
Rama de espera paralela	Flujo de trabajo en segundo plano solo	Define una condición de espera alternativa para un flujo de trabajo en segundo plano con un conjunto correspondiente de pasos adicionales que se realizan solo cuando se cumple el criterio inicial. Puede usar ramas de espera paralelas para crear límites de tiempo en la lógica del flujo de trabajo. Ayudan a evitar que el flujo de trabajo espere indefinidamente hasta que se hayan cumplido los criterios definidos en una condición de espera.
Asignar valor	Diálogo, acción	Define un valor en una variable o un parámetro de salida del proceso.
Crear registro	Flujo de trabajo, diálogo, acción	Crea un nuevo registro para una entidad y asigna valores a los atributos.
Actualizar registro	Flujo de trabajo, diálogo, acción	Puede actualizar el registro en el que se ejecuta el flujo de trabajo, cualquiera de los registros vinculados a ese registro en una relación N:1 o cualquier registro creado por pasos anteriores.
Asignar registro	Flujo de trabajo, diálogo, acción	Puede asignar el registro en el que se ejecuta el flujo de trabajo, cualquiera de los registros vinculados a ese registro con una relación N:1 o cualquier registro creado por pasos anteriores.
Enviar correo electrónico	Flujo de trabajo, diálogo, acción	Envía un mensaje de correo electrónico. Puede elegir crear un nuevo mensaje de correo electrónico o usar una plantilla de correo electrónico configurada para la entidad de registro en la que se ejecuta el flujo de trabajo o cualquier entidad que tenga una relación N:1 con la entidad o la entidad de los registros creados por pasos anteriores.
Iniciar flujo de trabajo secundario	Flujo de trabajo, diálogo, acción	Inicia un proceso de flujo de trabajo que se ha configurado como un flujo de trabajo secundario.
Cambiar estado	Flujo de trabajo, diálogo, acción	Cambia el estado del registro en el que se ejecuta el proceso, cualquiera de los registros vinculados a ese registro con una relación N:1 o cualquier registro creado por pasos anteriores.
Detener flujo de trabajo/Detener diálogo	Flujo de trabajo, diálogo, acción	Detiene el flujo de trabajo, el diálogo o la acción actual. Puede establecer un estado Correcto o Cancelado y especificar un mensaje de estado.
Página	Diálogo	Contenedor de pasos de mensaje y respuesta en un diálogo.
Mensaje y respuesta	Diálogo	Muestra un mensaje en la página de un diálogo y puede ofrecer un campo para capturar datos de una respuesta.
Consultar datos de CRM	Diálogo	Define una consulta que devuelve datos para proporcionar las opciones de una respuesta en un paso de mensaje y respuesta de un diálogo.
Vincular diálogo secundario	Diálogo	Inicia un proceso de diálogo que se ha configurado como un diálogo secundario.
Paso personalizado	Flujo de trabajo, diálogo, acción	Proporciona extensiones a los elementos lógicos disponibles de forma predeterminada en Dynamics 365. Los pasos pueden incluir condiciones, acciones, otros pasos o una combinación de estos elementos. Los desarrolladores pueden crear pasos del flujo de trabajo personalizados. No hay pasos personalizados disponibles en Dynamics 365 de forma predeterminada. Para obtener más información para desarrolladores, vea el Microsoft Dynamics CRM SDK tema MSDN: Custom workflow activities (workflow assemblies).

¿Están activos los procesos cuando se importan?

Los procesos funcionan después de activarlos. Normalmente, cuando importa una solución que crea un nuevo proceso en la organización, el estado de ese proceso en su organización depende del estado del proceso cuando se creó la solución. Esto se aplica a todas las soluciones que se exportaron desde una organización de Microsoft Dynamics CRM 2013 o de Microsoft Dynamics CRM Online después de la publicación de Microsoft Dynamics CRM Online Otoño 13. Si la solución se creó con una organización de Microsoft Dynamics CRM 2011 o de Microsoft Dynamics CRM Online antes de Microsoft Dynamics CRM Online Otoño 13, la solución se activará al instalar la solución.

En algunos casos debe volver a instalar una solución o instalar una actualización a una solución que contiene procesos. En este caso, el estado del proceso de su organización no cambiará.

Ver también

Acciones
Flujos de proceso de negocio
Procesos del flujo de trabajo
Diálogos
Supervisar y administrar procesos
Acciones
Crear y editar reglas de negocio

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