Procesar pedidos de compra al final del año
Se aplica a: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012
Si registra reservas de gasto para pedidos de compra en el libro mayor, lo que incluye pedidos de compra para proyectos, puede generar entradas de cierre en el libro mayor y con las reservas de presupuesto al final de cada ejercicio. Al inicio del nuevo ejercicio, puede crear entradas de apertura para registrar correctamente las reservas de gastos y las reservas de presupuesto. Estas entradas ayudan a garantizar que las reservas de gastos de pedidos de compra se registran correctamente en los informes financieros de fin de año y en el control presupuestario.
Para los proyectos, la cuenta a la que se asignan las distribuciones en el nuevo ejercicio es la cuenta que se define en el formulario Proceso de cierre de ejercicio de pedidos de compra en la contabilidad general. No es la cuenta que se define en el formulario Configuración de registro de gestión de proyectos y contabilidad.
Si está en el sector público y va a usar las reservas de presupuesto generales, consulte también Finalize a general budget reservation (Public sector) y Carry forward general budget reservation information to a new fiscal year (Public sector).
En el caso de un pedido de compra facturado parcialmente, solo se cierra el importe que no se ha facturado y se vuelve a abrir en el ejercicio siguiente.
El cierre de reservas de gastos de pedidos de compra es un proceso independiente del cierre del ejercicio, y suele realizarse antes de que se cierre el ejercicio. Para obtener más información acerca del cierre del ejercicio, vea Lista de comprobación del cierre del año fiscal.
Nota
(FRA) Las entidades del sector público francés también pueden crear o actualizar compromisos en el nuevo ejercicio. Para obtener más información, vea (FRA) About commitments (Public sector) y (FRA) Process purchase order encumbrances and commitments at year end (Public sector).
Requisitos previos
Antes de comenzar este proceso, asegúrese de que los siguientes requisitos previos se han configurado.
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Activar el control presupuestario
El control presupuestario suele habilitarse cuando se crean reservas de gastos para pedidos de compra. No es necesario que habilite el control presupuestario para usar este proceso, pero no se crearán entradas de registro de presupuesto a menos que lo haga. La opción de cierre de ejercicio Procesar y transferir presupuesto tampoco puede usarse si el control presupuestario no se encuentra habilitado. Para obtener más información, consulte Configurar el control presupuestario.
Habilitar el proceso de reserva de gasto
El proceso de reserva de gasto debe estar activado para que se puedan registrar las reservas de compra para pedidos de compra en el libro mayor y ejecutar el proceso de fin de año de pedido de compra correctamente. Para obtener más información, consulte Realizar reserva de gasto para pedidos de compra.
Configurar definiciones de contabilización
Abra el formulario Definiciones de contabilización para configurar las siguientes definiciones de contabilización en el módulo Compras, si aún no existen:
Fin del año del pedido de compra: esta definición de contabilización se usa para invertir reservas de gasto y reservas de presupuesto pendiente para pedidos de compra en el ejercicio que finaliza y para generar entradas de cierre de fin de año en el libro mayor.
Reservas de gasto de pedidos de compra: esta definición de contabilización define cómo se registran los importes con reserva de gasto en el libro mayor. También se usa en el nuevo ejercicio para invertir entradas de cierre de fin de año y restablecer reservas de gasto en el libro mayor.
Para obtener más información, consulte Configuración de definiciones de contabilización.
Asignar las definiciones de registro a los tipos de registro de transacciones
Use el formulario Definiciones de contabilización de transacciones para asignar definiciones de contabilización a las definiciones de contabilización de transacción que les correspondan. Además, se seleccionan los criterios que deben cumplir las transacciones de origen para que se use una definición de contabilización específica.
Seleccione los siguientes tipos de registro de transacción en el módulo Compras y siga los pasos de Asignar las definiciones de registro a los tipos de registro de transacciones:
Cierre de ejercicio de pedidos de compra: seleccione la definición de contabilización que ha creado para el cierre de ejercicio de pedidos de compra.
Pedido de compra: seleccione la definición de contabilización que se usa para las reservas de gastos de pedidos de compra.
Opciones de procesamiento de fin de año
Seleccione una de las siguientes opciones de procesamiento de fin de año para cerrar reservas de gasto de pedidos de compra en el ejercicio que finaliza y volver a reservarlos en el nuevo ejercicio.
Nota
La opción de procesamiento de fin de año que seleccione se usará para las reservas de gasto en todos los pedidos de compra que seleccione. Si la clave de configuración Public Sector está seleccionada, puede anular esta selección y reemplazar otra opción de procesamiento de fin de año para los fondos específicos que seleccione en el formulario Funds. Para obtener más información, vea Funds (form) (Public sector).
Opción |
Pasos de cierre y apertura para las reservas de gasto de pedidos de compra |
|---|---|
Procesar y no transferir presupuesto |
Pasos de cierre:
Pasos de apertura:
|
Procesar y transferir presupuesto |
> [!NOTE]
> Esta opción sólo se encuentra disponible si se ha activado el control presupuestario.
Pasos de cierre:
Pasos de apertura:
|
Seleccionar pedidos de compra y ejecutar el proceso de fin de año de pedido de compra
Haga clic en Contabilidad general > Periódico > Cierre del ejercicio > Proceso de cierre de ejercicio de pedidos de compra.
Haga clic en Recuperar pedidos de compra en el panel inferior para seleccionar pedidos de compra para el proceso de fin de año. Se abre un formulario de consulta donde puede seleccionar pedidos de compra por criterios, como fecha, intervalo de fechas, cuenta de proveedor, tipo de pedido de compra, saldo de pedido de compra o dimensiones financieras. Para obtener más información, consulte Consulta (formulario).
Haga clic en Aceptar en el formulario Consulta.
Los resultados de la consulta se muestran en el panel inferior del formulario Proceso de cierre de ejercicio de pedidos de compra. Active la casilla Incluir para cada pedido de compra que se incluirá en el procesamiento de fin de año. Las reservas de gastos de los pedidos de compra se invertirán en el ejercicio que concluye y los importes con reserva de gasto estarán disponibles en el nuevo ejercicio. Puede hacer clic en Incluir todos para seleccionar todos los pedidos de compra de la lista o en Excluir todos para anular las selecciones.
Sugerencia
Puede ver los detalles de un pedido de compra al hacer clic en Ver pedido de compra. También puede hacer clic en Ver diario de subcontabilidad para ver las entradas de cierre de fin de año y apertura que se generan para los pedidos de compra individuales.
En el campo Opción de cierre de ejercicio, seleccione cómo procesar reservas de gastos de pedidos de compra.
Seleccione un código de presupuesto original si ha seleccionado la opción de cierre de ejercicio Procesar y transferir presupuesto. Este código se usa para los ajustes de presupuesto que se realizan en el ejercicio de cierre. El código que elija no debe tener seleccionado ningún flujo de trabajo, ya que se detendría el procesamiento de fin de año detendría para las aprobaciones de flujos de trabajo. Para obtener más información, consulte Códigos de presupuesto (formulario).
Seleccione un código de presupuesto transferible, si ha seleccionado la opción de cierre de ejercicio Procesar y transferir presupuesto. Este código se usa para los ajustes de presupuesto que se realizan en el nuevo ejercicio. El código que elija no debe tener seleccionado ningún flujo de trabajo, ya que se detendría el procesamiento de fin de año detendría para las aprobaciones de flujos de trabajo. Para obtener más información, consulte Códigos de presupuesto (formulario).
Compruebe los valores predeterminados de los campos Calendario y Ejercicio y realice los cambios. Puede cambiar el valor del ejercicio aquí, pero debe usar el formulario Contabilidad para cambiar el ejercicio seleccionado.
Puede hacer clic en el nombre del calendario para abrir el formulario Calendarios fiscales, donde puede ver una descripción del calendario fiscal y los ejercicios incluidos en el calendario fiscal.
Compruebe los valores predeterminados para los campos Parámetros de cierre y realice los cambios necesarios en los campos que se pueden modificar.
El campo Fecha contable indica el último día del ejercicio seleccionado. No puede modificar esta fecha.
El campo Tipo suele establecerse en En proceso de desarrollo para un período que se pueda usar para registrar transacciones de contabilidad. Puede seleccionar Cierre si usa un período de cierre para separar las entradas de cierre. Para obtener información sobre el modo de crear períodos de cierre, vea Tareas clave: calendarios fiscales, ejercicios y períodos.
Si ha seleccionado un tipo de Cierre, seleccione el período de cierre que desee usar.
Compruebe los valores para los campos Parámetros de apertura. Estos campos no se pueden modificar.
El campo Fecha contable indica el primer día del ejercicio de apertura.
El campo Período indica el primer período con el tipo En proceso de desarrollo en el ejercicio de apertura. Este tipo de período se usa para registrar transacciones de contabilidad.
Haga clic en Procesar cuando esté preparado para ejecutar el proceso de cierre de ejercicio de pedidos de compra.
Si aparece algún mensaje, realice las correcciones necesarias y vuelva a ejecutar el proceso para los pedidos de compra afectados.
Importante
Compruebe las entradas del registro de presupuestos que se crearon en los años fiscales anterior y actual para garantizar la precisión del proceso de cierre de reserva de gasto de fin de año. Puede ver las entradas del registro de presupuesto en el formulario Entradas de registro de presupuesto.
Consulte también
Asignar las definiciones de registro a los tipos de registro de transacciones
Realizar reserva de gasto para pedidos de compra
Definiciones de contabilización (formulario)
Proceso de fin de año de pedido de compra (formulario)
Configuración de definiciones de contabilización
Subdiario contable (formulario)