Tareas clave: crear y procesar planes presupuestarios
Se aplica a: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2
Este tema explica cómo crear manualmente un plan presupuestario. Para obtener información acerca de cómo generar automáticamente un plan presupuestario a partir de otro plan presupuestario, contabilidad general, activos fijos o posiciones de previsión, consulte Generar planes de presupuesto de la información de origen.
Un plan presupuestario es un documento que contiene un encabezado, líneas de plan presupuestario y detalles de línea. Al crear un plan presupuestario, se le asigna automáticamente un número de documento único y el nombre del usuario se muestra en el campo Preparador de planes presupuestarios. El proceso de planificación presupuestaria y el centro de responsabilidad del preparador determinan la jerarquía organizativa y el flujo de trabajo de planificación presupuestaria para el plan presupuestario. Una vez que haya terminado de preparar un plan presupuestario, se envía al flujo de trabajo. A continuación, el plan presupuestario, junto con las hojas de cálculo, las justificaciones y los datos adjuntos, se enruta automáticamente por la organización para su revisión y aprobación.
Nota
El procedimiento para completar esta tarea ha cambiado en la actualización acumulativa 7 o posteriores de Microsoft Dynamics AX 2012 R2. El procedimiento actualizado también se aplica a AX 2012 R3. Para obtener más información, consulte la sección más adelante en este tema.
Se recomienda que use Generador de informes de gestión para Microsoft Dynamics ERP para crear, mantener, implementar y ver informes financieros que incluyen datos de planificación presupuestaria. Management Reporter le permite diseñar los informes financieros basados en cuentas contables y dimensiones financieras, desplegar los detalles de transacciones y usar la visualización de informes basada en Internet. Para obtener más información acerca de cómo imprimir informes financieros usando Management Reporter, vea Management Reporter para Microsoft Dynamics ERP.
Puede usar Management Reporter para crear informes de datos de planificación presupuestaria solo si tiene instalado el paquete acumulativo de actualizaciones n.º 4 o posterior para Management Reporter 2012.
¿Qué desea hacer?
Más información acerca de...
Crear un plan presupuestario
Crea un plan presupuestario asociado
Agregar o modificar líneas del plan presupuestario y detalles de línea
Usar hojas de cálculo y justificaciones en los planes presupuestarios
Agregar posiciones de previsión a las líneas del plan presupuestario
Enviar un plan presupuestario al flujo de trabajo
Ayuda sobre el formulario de búsqueda
Encontrar tareas relacionadas
Más información acerca de...
Haga clic en estos vínculos para obtener más información sobre los conceptos tratados en este tema.
Visión general de la planificación presupuestaria
Acerca de la configuración de la planificación presupuestaria
Acerca de los planes presupuestarios
Crear un plan presupuestario
Antes de poder crear un plan presupuestario, un proceso de planificación presupuestaria debe estar activo. Cada proceso de planificación presupuestaria está asociado con un ciclo presupuestario, un libro mayor y una organización presupuestaria. Para ser preparador de planes presupuestarios, debe pertenecer a un grupo de usuarios de planificación presupuestaria o bien ser trabajador en un centro de responsabilidad que esté en una jerarquía organizativa presupuestaria.
Haga clic en Gestión presupuestaria > Común > Planes presupuestarios > Todos los planes presupuestarios. En el Panel de acciones, en el grupo Nuevo, haga clic en Plan presupuestario.
Escriba o seleccione información en los campos siguientes y haga clic en Crear:
Proceso de planificación presupuestaria: seleccione un proceso de planificación presupuestaria activo.
Centro de responsabilidad: seleccione el centro de responsabilidad del plan presupuestario. De forma predeterminada, se muestra el centro de responsabilidad.
Plan presupuestario principal: especifique el nombre del plan presupuestario principal, si existe uno.
Preparador de planes presupuestarios: seleccione el nombre del usuario que prepara el plan presupuestario. De forma predeterminada, se muestra el nombre del usuario.
Grupo de usuarios de la planificación presupuestaria: para los usuarios fuera de la organización presupuestaria asignada al proceso de planificación presupuestaria, seleccione el grupo de usuarios cuyos miembros requieran acceso al plan presupuestario.
Comenzando por actualización acumulativa 7 para Microsoft Dynamics AX 2012 R2, puede seleccionar un grupo de usuarios en este campo si la casilla Permite acceso a planes presupuestarios por grupo de usuarios está activada en el formulario Configuración de planificación presupuestaria.
Número del documento: número de identificación exclusivo del plan presupuestario.
Plan presupuestario: especifique un nombre descriptivo para el plan presupuestario.
Prioridad del plan presupuestario: seleccione la prioridad del plan presupuestario, si su organización evalúa planes presupuestarios por prioridad.
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Crea un plan presupuestario asociado
Antes de poder crear un plan presupuestario asociado, se debe configurar el proceso de planificación presupuestaria que selecciona para los planes presupuestarios asociados. Además, la jerarquía organizativa presupuestaria debe tener al menos dos niveles. Se debe activar la casilla Asociar planes presupuestarios de la etapa de planificación presupuestaria actual para las reglas de la etapa de planificación presupuestaria en el formulario Proceso de planificación presupuestaria.
Haga clic en Gestión presupuestaria > Común > Planes presupuestarios > Todos los planes presupuestarios. En el Panel de acciones, en el grupo Nuevo, haga clic en Asociar plan.
Escriba o seleccione información en los campos siguientes y haga clic en Crear:
Proceso de planificación presupuestaria: especifique el proceso de planificación presupuestaria para el plan principal.
Centro de responsabilidad: seleccione el centro de responsabilidad del plan presupuestario. De forma predeterminada, se muestra el centro de responsabilidad.
Plan presupuestario principal: especifique el nombre del plan presupuestario principal.
Preparador de planes presupuestarios: seleccione el nombre del usuario que prepara el plan presupuestario. De forma predeterminada, se muestra el nombre del usuario.
Grupo de usuarios de la planificación presupuestaria: para los usuarios fuera de la organización presupuestaria asignada al proceso de planificación presupuestaria, seleccione el grupo de usuarios cuyos miembros requieran acceso al plan presupuestario.
Comenzando por actualización acumulativa 7 para Microsoft Dynamics AX 2012 R2, puede seleccionar un grupo de usuarios en este campo si la casilla Permite acceso a planes presupuestarios por grupo de usuarios está activada en el formulario Configuración de planificación presupuestaria.
Número del documento: número de identificación exclusivo del plan presupuestario.
Plan presupuestario: especifique un nombre descriptivo para el plan presupuestario.
Prioridad del plan presupuestario: seleccione la prioridad del plan presupuestario, si su organización evalúa planes presupuestarios por prioridad.
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Agregar o modificar líneas del plan presupuestario y detalles de línea
Para poder agregar o modificar líneas del plan presupuestario, el proceso de planificación presupuestaria seleccionado al crear el plan presupuestario se debe configurar de modo que se puedan agregar y modificar líneas del plan presupuestario. Se deben activar las casillas Agregar líneas y Modificar líneas de la etapa de planificación presupuestaria actual para las reglas de la etapa de planificación presupuestaria en el formulario Proceso de planificación presupuestaria.
Haga clic en Gestión presupuestaria > Común > Planes presupuestarios > Todos los planes presupuestarios. Haga doble clic en un plan presupuestario existente o cree un nuevo plan presupuestario.
En la lista Filtrar por situación, seleccione un escenario. Las opciones de Restricciones de la situación del formulario Configuración de planificación presupuestaria determinan el acceso de visualización y edición de cada escenario de plan presupuestario. Si el botón Agregar línea no está disponible, seleccione otro escenario.
En la cuadrícula Líneas del plan presupuestario, haga clic en Agregar línea.
Al agregar una línea a una situación del plan presupuestario, la línea se agrega solo a la situación del plan presupuestario actual.
Seleccione una estructura contable y agregue los valores de dimensión.
Vea o realice los cambios necesarios en la información de los campos restantes, como Fecha de vigencia y Clase de presupuesto. A continuación, especifique la unidad o la información monetaria.
Para asignar los importes presupuestarios de las líneas seleccionadas, haga clic en Asignar presupuesto. A continuación, escriba o seleccione información en los siguientes campos que aparecen:
Método de asignación: seleccione uno de los métodos de asignación siguientes:
Asignar en períodos: asigne las líneas del plan presupuestario del escenario del plan presupuestario de origen a través de los períodos del escenario de destino. Seleccione la clave de asignación de períodos en el campo Clave de período.
Asignar a dimensiones: asigne las líneas del plan presupuestario desde el escenario del plan presupuestario de origen a través de las dimensiones financieras del escenario de destino. Seleccione la condición de asignación del presupuesto en el campo Condición de asignación.
Agregado: agregue líneas del plan presupuestario del escenario del plan presupuestario de origen de los planes presupuestarios asociados al escenario de destino del plan presupuestario principal.
Distribuir: distribuya las líneas del plan presupuestario se distribuyen desde el escenario del plan presupuestario de origen del plan presupuestario principal al escenario de destino de los planes presupuestarios asociados.
Usar reglas de asignación contable: comenzando por actualización acumulativa 7 para Microsoft Dynamics AX 2012 R2, puede usar las reglas de asignación de contabilidad para las líneas del plan presupuestario. Distribuya las líneas del plan presupuestario de la situación del plan presupuestario de origen a la situación del plan presupuestario de destino de acuerdo con la regla de asignación contable seleccionada. Seleccione una regla de asignación de contabilidad en el campo Regla de asignación.
Situación del plan presupuestario (en el grupo de campos Origen): si ha seleccionado el método de asignación Agregado or Usar reglas de asignación contable, seleccione el escenario de origen. Si no ha seleccionado Agregado, el origen es el escenario del plan presupuestario que ha seleccionado en la lista Filtrar por situación.
Situación del plan presupuestario (en el grupo de campos Destino): si ha seleccionado algún método de asignación distinto de Agregado, seleccione el plan presupuestario de destino. Si ha seleccionado Agregado, el destino es el escenario del plan presupuestario que ha seleccionado en la lista Filtrar por situación.
Multiplicar por: permite especificar un valor por el que se multiplicarán los importes de divisa o las cantidades de las líneas seleccionadas.
Para agregar posiciones de previsión, haga clic en Seleccionar posiciones de previsión para abrir el formulario Seleccionar posiciones de previsión. Para obtener información acerca de cómo agregar posiciones de previsión, consulte “Agregar posiciones de previsión a las líneas del plan presupuestario” más adelante en este tema.
Opcional: haga clic en Detalles de línea y, a continuación, especifique o seleccione la información de los campos que se indican a continuación.
Id. de proyecto o Proyecto propuesto: seleccione un proyecto existente o un proyecto propuesto para la línea de presupuesto.
Número de activo fijo o Activo propuesto: seleccione un activo existente o un activo propuesto para la línea de presupuesto.
Puesto: seleccione una posición de previsión para la línea de presupuesto.
Es recurrente: active esta casilla si la línea de presupuesto se repite cada año.
Nueva solicitud: active esta casilla si la línea del presupuesto es una nueva solicitud.
Comentario: especifique una descripción o un comentario para la línea del plan presupuestario.
En el Panel de acciones, haga clic en Actualizar para actualizar el formulario.
Para trabajar con hojas de cálculo o justificaciones, proceda con el siguiente procedimiento.
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Usar hojas de cálculo y justificaciones en los planes presupuestarios
Microsoft Dynamics AX se puede integrar con Microsoft Word y Microsoft Excel mediante Complementos de Office para Microsoft Dynamics AX. Los usuarios pueden crear justificaciones de Word y hojas de cálculo de Excel que se vinculan de manera dinámica a las tablas en Microsoft Dynamics AX. Antes de que los usuarios puedan usar Complementos de Office para crear archivos, se deberá configurar la integración para Complementos de Office.
El autor de la plantilla crea las plantillas para las hojas de cálculo y justificaciones. Las plantillas contienen los campos de los planes presupuestarios. Las hojas de cálculo y las justificaciones que se crean mediante las plantillas contienen los datos del plan presupuestario con el que está trabajando.
Cada plan presupuestario tiene una plantilla de justificación que puede usar para crear documentos de justificación para dicho plan presupuestario. Cada etapa de la planificación presupuestaria puede tener otra plantilla que puede usar para crear hojas de cálculo para dicha etapa. Cuando se guarda la justificación o la hoja de cálculo, esta se convierte en un archivo adjunto del plan presupuestario.
Cuando se crea una justificación, se puede agregar información para apoyar el plan presupuestario. Cuando se enruta la justificación y el plan presupuestario para su revisión y aprobación, los revisores pueden agregar comentarios y usar el seguimiento de cambios para agregar información a la justificación.
Cuando crea una hoja de cálculo, puede importar los datos de varias situaciones, analizar y modificar los datos, y luego volver a publicarlos en el plan presupuestario.
Para obtener más información, vea Crear plantillas de plan presupuestario manualmente.
Importar, modificar y publicar datos del plan presupuestario mediante hojas de cálculo
En el formulario Plan presupuestario, en el panel de acciones, haga clic en Hoja de cálculo. La información se exporta a la hoja de cálculo.
En Excel, puede analizar, trazar gráficamente y actualizar los importes de la hoja de cálculo. A continuación, en la ficha Dynamics AX, haga clic en Publicar para importar la información actualizada de nuevo al plan presupuestario.
En Microsoft Dynamics AX, en el Panel de acciones, haga clic en Actualizar para actualizar el formulario.
Crear justificaciones para planes presupuestarios
En el formulario Plan presupuestario, en el panel de acciones, haga clic en Justificación.
Use las características de Word para agregar y formatear la información.
Guarde el archivo y cierre Word.
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Agregar posiciones de previsión a las líneas del plan presupuestario
Puede seleccionar posiciones previsión específicas para agregar los importes presupuestarios de personal a las líneas del plan presupuestario. Estos importes presupuestarios incluyen sueldo, prestaciones y recuentos de equivalentes a jornada completa (FTE). Para obtener información acerca de los presupuestos de posiciones de previsión, consulte Tareas clave: posiciones de previsión. Para obtener información acerca de cómo generar automáticamente un plan presupuestario de todas las posiciones de previsión, consulte Genere el plan de presupuesto de puestos de la previsión (formulario).
Haga clic en Gestión presupuestaria > Común > Planes presupuestarios > Todos los planes presupuestarios. En el Panel de acciones, en el grupo Nuevo, haga clic en Plan presupuestario.
Especifique o seleccione la información de encabezado, como el proceso de planificación presupuestaria y el centro de responsabilidad. A continuación, haga clic en Crear.
En la lista Filtrar por situación, seleccione un escenario que incluya la unidad de medida Monetario.
Haga clic en Agregar línea y especifique o seleccione la información de la línea.
Para agregar una posición de previsión a la línea del plan presupuestario, haga clic en Detalles de línea y seleccione una posición de previsión de la lista Puesto.
Para agregar varias posiciones de previsión a la línea del plan presupuestario, siga estos pasos:
Haga clic en Seleccionar posiciones de previsión.
Filtre las posiciones seleccionando un valor de Departamento y, opcionalmente, un valor de Fecha última modificación.
Seleccione las casillas situadas junto a las posiciones que desea agregar y, a continuación, haga clic en Agregar para agregarlas a la cuadrícula de selección.
Sugerencia
En el campo Factor de la cuadrícula de selección, puede cambiar el factor. Por ejemplo, para posiciones a tiempo parcial, cambie 1,0 por 0,50.
Para generar un recuento de equivalente a jornada completa (FTE), seleccione un escenario FTE de plan presupuestario y una cuenta principal de FTE. El escenario FTE debe tener una unidad de medida Cantidad.
Haga clic en Generar.
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Enviar un plan presupuestario al flujo de trabajo
Para enviar un plan presupuestario al flujo de trabajo, debe ser el preparador o un miembro del grupo de usuarios de planificación presupuestaria asignado al plan presupuestario. Antes de poder enviar el plan presupuestario, se deben rellenar todos los campos obligatorios y el plan presupuestario debe contener al menos un artículo de línea. El plan presupuestario también debe tener el estado Borrador.
Para obtener más información sobre cómo configurar el flujo de trabajo para planes presupuestarios, consulte Configuración de flujos de trabajo de gestión presupuestaria.
Haga clic en Gestión presupuestaria > Común > Planes presupuestarios > Planes presupuestarios elaborados por mí.
Seleccione el plan presupuestario que se debe enviar al flujo de trabajo.
En la barra de mensajes del flujo de trabajo, haga clic en Enviar.
En el campo Comentario que aparece, escriba un comentario y haga clic en Enviar.
Para recuperar un plan presupuestario que ha enviado al flujo de trabajo, en la barra de mensajes del flujo de trabajo, haga clic en Acciones > Recuperar.
Para ver el historial de flujo de trabajo de un plan presupuestario que ha enviado al flujo de trabajo, en la barra de mensajes del flujo de trabajo, haga clic en Acciones > Ver historial.
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Plan de presupuesto (formulario)
Configuración de planificación de presupuesto (formulario)