Acerca de la configuración de la planificación presupuestaria

Artículo
08/03/2018

Se aplica a: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2

Este tema contiene información que le ayudará a configurar la planificación presupuestaria y los procesos de planificación presupuestaria. Tras configurar el planificación presupuestaria, puede configurar una o más procesos de planificación presupuestaria. Para obtener más información acerca de cómo configurar los procesos de planificación presupuestaria, consulte Setting up budget planning processes en este tema.

Nota

Este tema incluye información acerca de las funciones añadidas o cambiadas en la actualización acumulativa 7 o posteriores de Microsoft Dynamics AX 2012 R2. Esta información también se aplica a AX 2012 R3.

Configuración de la planificación presupuestaria

Antes de configurar la planificación presupuestaria, revise los requisitos de planificación presupuestaria en Visión general de la planificación presupuestaria. Los requisitos de planificación presupuestaria que debe completar antes de configurar la planificación presupuestaria incluyen la configuración de la jerarquía organizativa presupuestaria, la creación de plantillas del plan presupuestario y la configuración de flujos de trabajo de gestión presupuestaria.

Una vez completados los requisitos de planificación presupuestaria, puede configurar la planificación presupuestaria mediante el formulario Configuración de planificación presupuestaria. Para obtener más información, consulte “Configurar la planificación de presupuesto” en Tareas clave: configurar la planificación presupuestaria y definir los procesos de planificación presupuestaria. Para obtener más información acerca del formulario Configuración de planificación presupuestaria, consulte Configuración de planificación de presupuesto (formulario).

Las siguientes áreas se cubren en esta sección:

Budget planning parameters, scenarios, stages, and workflows
Workflows
Budget planning stage rules and scenario constraints
Allocations
Budget planning priorities
Folders and templates

Parámetros, escenarios, etapas y flujos de trabajo de planificación presupuestaria

Al configurar la planificación de presupuesto, debe comenzar definiendo parámetros, escenarios, etapas y flujos de trabajo.

Parámetros: permite definir las reglas de seguridad que se deben aplicar a los planes presupuestarios y el nivel de detalle que desea incluir para planes presupuestarios en Microsoft Excel.
Situaciones del plan presupuestario: permite definir las categorías de datos para planes presupuestarios. Los escenarios del plan presupuestarios se definen para admitir clases monetarias y otras clases de unidad de medida, como cantidad. Los ejemplos de escenarios monetarios del plan presupuestario son el año anterior del departamento y las solicitudes de departamento. Las llamadas del año anterior 911 y el recuento equivalente de jornada completa (FTE) son ejemplos de escenarios que usan cantidades. Al crear un plan presupuestario, debe seleccionar un escenario para las líneas del plan presupuestario. Cuando se selecciona otro escenario, debe especificarse otro conjunto de líneas del plan presupuestario.
Etapas de planificación presupuestaria: permite definir los pasos que un plan presupuestario sigue desde su inicio a la aprobación final. Las etapas de planificación presupuestaria se organizan en flujos de trabajo de planificación presupuestaria. Algunos ejemplos de las etapas de planificación presupuestaria son la revisión de departamento, envío de departamento, revisión de administración y aprobación de administración.
Flujos de trabajo de planificación presupuestaria: permite definir el orden de las etapas de planificación presupuestaria y asociar cada flujo de trabajo de planificación presupuestaria con una identificación de flujo de trabajo de gestión presupuestaria. Los flujos de trabajo de planificación presupuestaria constan de etapas de planificación presupuestaria. Los flujos de trabajo de gestión presupuestaria son los procesos automatizados que mueven planes presupuestarios por las etapas de planificación presupuestaria. Para obtener más información, consulte “Flujos de trabajo” en este tema.

La tabla siguiente muestra ejemplos de dos flujos de trabajo de planificación presupuestaria, uno para departamentos y el otro para administración. El flujo de trabajo del departamento tiene tres etapas: envío de escenarios del plan presupuestario, revisión de los escenarios y aprobación de los escenarios. El flujo de trabajo de administración tiene una etapa de revisión y otra etapa de aprobación final.

Flujo de trabajo de planificación presupuestaria	Escenarios de la fase de planificación presupuestaria y escenarios de plan presupuestario
Flujo de trabajo de planificación presupuestaria de departamento	Fase de envío de departamento Escenario del año anterior del departamento Solicitud del departamento: mejor escenario Solicitud del departamento: peor escenario Etapa de revisión de departamento Solicitud de departamento: mejor escenario Solicitud de departamento: peor escenario Etapa de aprobación de departamento Solicitud de departamento: mejor escenario Solicitud de departamento: peor escenario
Flujo de trabajo de planificación presupuestaria de administración	Etapa de revisión de administración Todas las solicitudes del departamento: mejor escenario Todas las solicitudes del departamento: peor escenario Etapa de aprobación final de administración Escenario de todas la solicitudes del departamento

Flujo de trabajo de planificación presupuestaria de departamento

Fase de envío de departamento

Escenario del año anterior del departamento
Solicitud del departamento: mejor escenario
Solicitud del departamento: peor escenario

Etapa de revisión de departamento

Solicitud de departamento: mejor escenario
Solicitud de departamento: peor escenario

Etapa de aprobación de departamento

Solicitud de departamento: mejor escenario
Solicitud de departamento: peor escenario

Flujo de trabajo de planificación presupuestaria de administración

Etapa de revisión de administración

Todas las solicitudes del departamento: mejor escenario
Todas las solicitudes del departamento: peor escenario

Etapa de aprobación final de administración

Escenario de todas la solicitudes del departamento

Un escenario puede contener distintos datos en diferentes etapas y flujos de trabajo. Por ejemplo, durante una revisión de administración, podría agregar, quitar o modificar líneas de plan presupuestario en el mejor escenario.

En la etapa de aprobación final, las líneas del plan presupuestario en los escenarios de los departamentos se pueden agregar en un escenario para todos los departamentos.

Flujos de trabajo

Un flujo de trabajo de planificación presupuestaria consiste en un conjunto ordenado de etapas por las que se mueve un plan presupuestario. Cada flujo de trabajo de planificación presupuestaria está asociado a un flujo de trabajo de gestión presupuestaria que enruta los planes presupuestarios, junto con las hojas de cálculo, las justificaciones y los datos adjuntos, a través de la organización para su revisión y aprobación.

Antes de configurar un flujo de trabajo de gestión presupuestaria para la planificación presupuestaria, debe compilar la siguiente información:

Las etapas de planificación presupuestaria y el orden de las etapas de los flujos de trabajo de planificación presupuestaria.
Los centros de responsabilidad a los que se enrutan los planes presupuestarios en la jerarquía organizativa presupuestaria.
Los usuarios que desarrollan, revisan y aprueban los planes presupuestarios. Los usuarios que están relacionados con la planificación presupuestaria deben estar asociados a los registros de los trabajadores cuyas puestos dependen de una unidad organizativa en la jerarquía organizativa para la planificación presupuestaria. Como alternativa, los usuarios que se encuentran fuera de la jerarquía deben agregarse a un grupo de usuarios para la planificación presupuestaria.
El ámbito de los flujos de trabajo de gestión presupuestaria. Determine si se debe usar un flujo de trabajo para la jerarquía organizativa o para varios centros de responsabilidad, o si usa un flujo de trabajo de gestión presupuestaria independiente para cada centro de responsabilidad.
Las asignaciones para escenarios del plan presupuestario. Determine si los importes presupuestarios estimados, solicitados y aprobados se asignarán entre escenarios, o si se agregarán o distribuirán entre los planes presupuestarios principales y los planes presupuestarios asociados. Asimismo, determine si los importes presupuestarios se asignarán automáticamente mediante las asignaciones y programaciones de etapa.
Las restricciones del flujo de trabajo. Determine si los usuarios podrán restablecer o eliminar los planes presupuestarios que usan el flujo de trabajo. Estas opciones están disponibles al iniciar con actualización acumulativa 7 para Microsoft Dynamics AX 2012 R2.

Haga clic en Gestión presupuestaria > Configurar > Flujos de trabajo presupuestarios. A continuación, seleccione el tipo de Flujos de trabajo de plan presupuestario en el editor de flujo de trabajo crear un flujo de trabajo de gestión presupuestaria. Debe asociar un flujo de trabajo de planificación presupuestaria con una identificación de flujo de trabajo de gestión presupuestaria en el área Flujos de trabajo del formulario Configuración de planificación presupuestaria.

Por ejemplo, el flujo de trabajo de planificación presupuestaria para el presupuesto operativo del departamento tiene tres etapas: envío de departamento, revisión de departamento y aprobación de departamento. El editor de flujo de trabajo se usa para crear un flujo de trabajo de gestión presupuestaria que tenga dos elementos de transición de etapa para gestionar las transiciones entre las tres etapas. A continuación, mediante una identificación de flujo de trabajo como 00049_001, debe asociar el flujo de trabajo de planificación presupuestaria del presupuesto operativo del departamento al flujo de trabajo de gestión presupuestaria que tiene los dos elementos de transición de etapa.

Elementos de flujo de trabajo de los planes presupuestarios

Cuando selecciona Flujos de trabajo de plan presupuestario como el tipo de flujo de trabajo, los elementos de flujo de trabajo siguientes están disponibles:

Aprobar plan presupuestario: crear un elemento de aprobación para los planes presupuestarios. Este elemento de aprobación tiene los resultados siguientes: Aprobar, Rechazar, Solicitar cambio, Delegar, Recuperar y Ver historial.
Activar el plan presupuestario asociado: cree una tarea automatizada para activar planes presupuestarios asociados a un plan presupuestario principal. Para los planes asociados que están activados, el estado del flujo de trabajo está definido en No enviado y el estado del documento está definido en Borrador. Si no existen planes asociados al plan presupuestario principal, se crea un plan presupuestario asociado y el administrador de presupuestos de la organización es el preparador. Si no existe un administrador de presupuestos, el preparador del plan presupuestario principal es el preparador del plan presupuestario asociado.
Realizar transición de etapa del plan presupuestario: crear una tarea automatizada para realizar una transición de etapa para un plan presupuestario. La tarea de transición de etapa cambia la etapa de planificación presupuestaria a la siguiente etapa del flujo de trabajo de planificación presupuestaria. Los flujos de trabajo de planes presupuestarios deben contener un elemento de transición de etapa para cada transición que pasa un plan presupuestario a la siguiente etapa de planificación presupuestaria. Por ejemplo, un flujo de trabajo de un proceso de planificación presupuestaria con tres etapas requiere dos elementos de transición de etapa para conectar los tres elementos asociados a las tres etapas de planificación presupuestaria.
Asignación de etapa de la planificación presupuestaria: permite crear una tarea automatizada para realizar una asignación mediante una programación de asignación durante el flujo de trabajo y la etapa especificados para la planificación presupuestaria. La programación de asignación especifica el método de asignación, el escenario de origen y el escenario de destino.
Controles de flujo: cree elementos de flujo de trabajo estándar para decisiones y actividades.
Revisar los planes presupuestarios asociados completados: cree una tarea para que los usuarios revisen los planes presupuestarios completados que están asociadas a un plan presupuestario principal. Todos los planes presupuestarios asociados deben tener el estado de flujo de trabajo Aprobar o Rechazar para poder completar la revisión del plan presupuestario principal.
Revisar plan presupuestario: cree una tarea para que un usuario revise los planes presupuestarios.

Participantes del flujo de trabajo de los planes presupuestarios

Los participantes del flujo de trabajo para los planes presupuestarios incluyen los siguientes participantes de la organización de presupuestos:

Gestor de la estructura de la organización de presupuestos
Preparador de planes presupuestarios
Administrador de la organización de presupuestos
Preparador del plan presupuestario principal
Administrador de la organización de presupuestos principales

Para obtener más información, consulte Configuración de flujos de trabajo de gestión presupuestaria.

Reglas de etapa de planificación presupuestaria y restricciones de escenario

Si trabaja con un plan presupuestario, las reglas de etapa y las restricciones de escenario se combinan para determinar el acceso a los escenarios de plan presupuestario y a las líneas del plan presupuestario de los escenarios. Las restricciones para los escenarios de planificación presupuestaria se configuran en el formulario Configuración de planificación presupuestaria y definen cuándo puede ver o modificar datos del escenario. Las reglas de etapa para la planificación presupuestaria se configuran en el formulario Proceso de planificación presupuestaria y determinan si puede agregar o modificar líneas de plan presupuestario durante cada etapa.

La tabla siguiente muestra cómo las reglas de etapa y las restricciones de escenario afectan al acceso para ver, modificar y agregar datos de escenario. Por ejemplo, si las reglas de etapa especifican que las líneas se pueden modificar pero no agregar durante una etapa, una restricción de escenario con acceso de edición permitiría modificar las líneas del plan presupuestario. Sin embargo, no se podrían agregar líneas nuevas.

Reglas de etapa: Modificar líneas	Reglas de etapa: Agregar líneas	Restricción de la situación	Nivel de acceso del escenario: Ver o editar
Nº	Nº	Ver	Ver
Nº	Nº	Ninguno	Ninguno
Nº	Nº	Editar	Ver
Sí	Nº	Ver	Ver
Sí	Nº	Ninguno	Ninguno
Sí	Nº	Editar	Editar (solo modificar líneas)
Sí	Sí	Ver	Ver
Sí	Sí	Ninguno	Ninguno
Sí	Sí	Editar	Editar (modificar y agregar líneas)

Asignaciones

En la planificación presupuestaria, los importes o cantidades de las líneas del plan presupuestario se pueden asignar entre los escenarios de origen y de destino. Aunque el escenario de origen y el escenario de destino suelen ser diferentes, pueden ser el mismo. Puede realizar asignaciones mediante los métodos de asignación siguientes:

Asignar en períodos: las líneas del plan presupuestario se asignan desde el escenario del plan presupuestario de origen a través de los períodos del escenario de destino mediante una clave de asignación de períodos. Para poder realizar la asignación en períodos, debe configurar las claves de asignación de períodos en el formulario Categorías de asignación por períodos. Para obtener más información, vea Categorías de asignación de períodos (formulario).
Asignar a dimensiones: las líneas del plan presupuestario se asignan desde el escenario del plan presupuestario de origen a través de las dimensiones financieras del escenario de destino. Para poder realizar asignaciones a las dimensiones, debe configurar condiciones de asignación del presupuesto en el formulario Condiciones de asignación del presupuesto. Para obtener más información, consulte Condiciones de asignación del presupuesto (formulario).
Agregado: las líneas del plan presupuestario se agregan desde el escenario de origen de los planes presupuestarios asociados al escenario de destino en el plan presupuestario principal.
Distribuir: las líneas del plan presupuestario se distribuyen desde el escenario del plan presupuestario de origen del plan presupuestario principal al escenario de destino de los planes presupuestarios asociados.

Para poder crear planes presupuestarios para agregar o distribuir líneas del plan presupuestario, debe configurar el proceso de planificación presupuestaria para poder crear planes presupuestarios asociados. Para obtener más información, consulte “Configurar procesos de planificación presupuestaria” en Tareas clave: configurar la planificación presupuestaria y definir los procesos de planificación presupuestaria.
Usar reglas de asignación contable: comenzando por actualización acumulativa 7 para Microsoft Dynamics AX 2012 R2, puede usar las reglas de asignación de contabilidad para las líneas del plan presupuestario. Las líneas del plan presupuestario se distribuyen del plan presupuestario de origen a la situación del plan presupuestario de destino de acuerdo con la regla de asignación contable seleccionada. Para obtener más información acerca de las reglas de asignación contable, consulte Acerca de las reglas de asignación y Crear una regla de asignación.

Programaciones de asignación y asignaciones de etapa

Debe configurar las programaciones de asignación y las asignaciones de etapa en el formulario Configuración de planificación presupuestaria. Las programaciones de asignación y las asignaciones de etapa se usan para asignar automáticamente líneas del plan presupuestario durante el procesamiento del flujo de trabajo. Las líneas del plan presupuestario del escenario de destino se pueden crear y modificar sin intervención del preparador o del revisor del plan presupuestario para crear líneas.

Al configurar una programación de asignación, debe seleccionar un método de asignación, el escenario de origen y el escenario de destino. Cuando configura una asignación de etapa, asocia el flujo de trabajo y la etapa de planificación presupuestaria con la programación de asignación. El flujo de trabajo de planificación presupuestaria se debe asociar a un flujo de trabajo de gestión presupuestaria que use la tarea de flujo de trabajo automatizada Asignación de etapa de la planificación presupuestaria. Cuando el flujo de trabajo alcanza la etapa especificada, la asignación se produce automáticamente. Esta tarea automatizada se puede usar para crear líneas de plan presupuestario en un nuevo escenario.

Prioridades de la planificación presupuestaria

Debe definir la prioridad del plan presupuestario en el formulario Configuración de planificación presupuestaria. Las prioridades del plan presupuestario definen las categorías y los objetivos de los planes presupuestarios. Las prioridades del plan presupuestario se pueden usar para organizar, clasificar y evaluar varios planes presupuestarios. Por ejemplo, puede crear una prioridad de planificación presupuestaria para el estado y la seguridad y, a continuación, evaluar los planes presupuestarios que están asignados a dicha prioridad. También puede asignar un número para clasificar planes presupuestarios a través de todos los planes presupuestarios.

Carpetas y plantillas

Debe definir las ubicaciones de carpeta de los archivos adjuntos de los planes presupuestarios. También debe definir la ubicación de las plantillas del plan presupuestario que se usan para crear las hojas de cálculo y la justificación. Dado que puede haber muchos archivos adjuntos y plantillas, se recomienda guardar los archivos en distintas ubicaciones.

Configuración de procesos de planificación presupuestaria

Debe configurar los procesos de planificación presupuestaria en el formulario Proceso de planificación presupuestaria. Para obtener más información, consulte “Configurar procesos de planificación presupuestaria” en Tareas clave: configurar la planificación presupuestaria y definir los procesos de planificación presupuestaria. Para obtener más información acerca del formulario Proceso de planificación presupuestaria, consulte Presupuestos (formulario).

Tras configurar la planificación presupuestaria, puede configurar procesos de planificación presupuestaria. Para cada proceso de planificación presupuestaria, seleccione un ciclo presupuestario y un libro mayor. A continuación, debe seleccionar la jerarquía organizativa presupuestaria, los escenarios, las etapas y los flujos de trabajo del proceso de planificación presupuestaria.

Tras seleccionar la jerarquía organizativa presupuestaria en la ficha desplegable Id. de administración de proceso de planificación presupuestaria, debe asignar un flujo de trabajo de planificación presupuestaria a todos los centros de responsabilidad de la organización que aparecen en la cuadrícula. Para asignar o cambiar el flujo de trabajo de planificación presupuestaria de centros de responsabilidad similares, haga clic en Asignar flujo de trabajo y, a continuación, seleccione el tipo de organización de destino y el flujo de trabajo de planificación presupuestaria que desea usar. La identificación de flujo de trabajo de gestión presupuestaria que está asociado a cada flujo de trabajo de planificación presupuestaria se agrega a la cuadrícula automáticamente.

Al definir las reglas de etapa y las plantillas en la ficha desplegable Reglas y plantillas de etapa de planificación presupuestaria, puede definir otro conjunto de reglas y plantillas para cada etapa de planificación presupuestaria. Por ejemplo, la etapa de revisión de administración podría permitir a los usuarios modificar líneas en un plan presupuestario, pero no agregar líneas. La etapa de revisión de departamento podría permitir a los usuarios agregar y modificar líneas.

Use las casillas Asociar planes presupuestarios de la ficha desplegable Reglas y plantillas de etapa de planificación presupuestaria para determinar si se pueden crear planes presupuestarios asociados durante una etapa de planificación presupuestaria. Estas opciones también determinan si puede ver planes presupuestarios principales que se han creado en un nivel de la jerarquía organizativa superior al nivel donde se han creado los planes presupuestarios asociados.

Los valores de las casillas Agregar líneas y Modificar líneas, junto con las restricciones de escenario, determinan si puede agregar o modificar líneas de plan presupuestario durante una etapa de planificación presupuestaria. Para obtener más información, consulte la sección Budget planning stage rules and scenario constraints de este tema.

Nota

Se recomienda que use Generador de informes de gestión para Microsoft Dynamics ERP para crear, mantener, implementar y ver informes financieros que incluyen datos de planificación presupuestaria. Management Reporter le permite diseñar los informes financieros basados en cuentas contables y dimensiones financieras, desplegar los detalles de transacciones y usar la visualización de informes basada en Internet. Para obtener más información acerca de cómo imprimir informes financieros usando Management Reporter, vea Management Reporter para Microsoft Dynamics ERP. Puede usar Management Reporter para informar de datos de planificación presupuestaria solo si tiene la acumulación 4 o posterior para Management Reporter 2012 instalada.