Ejemplos: Gestión presupuestaria y control presupuestario

Se aplica a: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012

En los ejemplos del 1 al 3 para presupuestos y control presupuestario se muestran los saldos y los resultados de los asientos de registro presupuestario con los siguientes tipos de presupuestos: Presupuesto original, Transferir o Revisión. En los ejemplos 4 y 5 se describen las reservas de presupuesto manuales y la configuración de un grupo presupuestario.

Nota

Este tema proporciona información general acerca de los presupuestos financieros. Para obtener información acerca los presupuestos para proyectos, vea Acerca de las previsiones y presupuestos de proyecto.

Ejemplo 1: Creación de un importe presupuestario inicial para dimensiones financieras

Va a configurar el presupuesto para el próximo ejercicio. Departamento y Centro de coste son las dimensiones financieras definidas para la Gestión presupuestaria. Especifique un asiento de registro presupuestario que use el modelo presupuestario A y un código presupuestario con el tipo de presupuesto Presupuesto original. Al enviar el asiento de registro presupuestario, el modelo presupuestario se actualiza con los importes de los valores de las dimensiones del departamento y del centro de coste, según la fecha especificada para cada asiento contable de presupuesto.

Número de asiento de registro presupuestario: BUD_0001

Modelo presupuestario: A

Tipo presupuestario: Presupuesto original

Los asientos contables presupuestarios del asiento de registro presupuestario contienen las siguientes fechas, nombres y valores de la dimensión financiera e importes. En el formulario Entrada de registro de presupuesto, los valores de la dimensión se visualizan en una columna. Los nombres de la dimensión se muestran al mover el puntero sobre el campo de los valores de la dimensión financiera.

Fecha	Para valores de dimensión	Nombres de dimensión	Importe
1 de enero	Dept1-CC1	Departamento de ventas: región occidental	1.000,00
1 de febrero	Dept1-CC1	Departamento de ventas: región occidental	1.500,00
1 de enero	Dept1-CC2	Departamento de ventas: región oriental	10.000,00
1 de marzo	Dept1-CC2	Departamento de ventas: región oriental	15.000,00

Saldos presupuestarios por Departamento de ventas: región occidental

En este ejemplo se presupone que no se ha enviado ningún otro asiento de registro presupuestario original al modelo presupuestario o a las dimensiones financieras. Una vez enviado el asiento de registro presupuestario, los saldos presupuestarios del Departamento de ventas: región occidental (Dept1-CC1) son los siguientes:

Período	Saldo del período	Saldo acumulado
1 de enero	1.000,00	1.000,00
1 de febrero	1.500,00	2.500,00
1 de marzo	0,00	2.500,00
1 de abril	0,00	2.500,00
Continúa hasta el 1 de diciembre	0,00	2.500,00

Asientos contables presupuestarios por Departamento de ventas: región occidental

En el asiento de registro presupuestario original, los asientos contables presupuestarios del Departamento de ventas: región occidental (Dept1-CC1) son los siguientes:

Fecha del asiento contable presupuestario	Número del asiento contable presupuestario	Tipo presupuestario	Importe
1 de enero	BUD_0001	Presupuesto original	1.000,00
1 de febrero	BUD_0001	Presupuesto original	1.500,00

Saldos presupuestarios por Departamento de ventas: región oriental

En este ejemplo se presupone que no se ha enviado ningún otro asiento de registro presupuestario original al modelo presupuestario o a las dimensiones financieras. Una vez enviado el asiento de registro presupuestario, los saldos presupuestarios del Departamento de ventas: región oriental (Dept1-CC2) son los siguientes:

Período	Saldo del período	Saldo acumulado
1 de enero	10.000,00	10.000,00
1 de febrero	0,00	10.000,00
1 de marzo	15.000,00	25.000,00
1 de abril	0,00	25.000,00
Continúa hasta el 1 de diciembre	0,00	25.000,00

Asientos contables presupuestarios por Departamento de ventas: región oriental

En el asiento de registro presupuestario original, los asientos contables presupuestarios del Departamento de ventas: región oriental (Dept1-CC2) son los siguientes:

Fecha del asiento contable presupuestario	Número del asiento contable presupuestario	Tipo presupuestario	Importe
1 de enero	BUD_0001	Presupuesto original	10.000,00
1 de marzo	BUD_0001	Presupuesto original	15.000,00

Ejemplo 2: Creación de una transferencia presupuestaria

Parte del importe presupuestario del Departamento de ventas: región oriental (Dept1-CC2) se tiene que mover al Departamento de ventas: región occidental (Dept1-CC1) para un evento próximo. Se usa un asiento de registro presupuestario con el tipo presupuestario Transferir para reducir el presupuesto del Departamento de ventas: región oriental (Dept1-CC2) y aumentar el presupuesto del Departamento de ventas: región occidental (Dept1-CC1). Especifique un asiento de registro presupuestario que use el modelo presupuestario A y un código presupuestario con el tipo de presupuesto Transferir. Especifique los valores de la dimensión Dept1-CC1 en el primer asiento contable de presupuesto para 1.000,00, y los valores de la dimensión Dept1-CC2 en el segundo asiento contable de presupuesto para -1.000,00. Envíe la transferencia de presupuesto.

Número de asiento de registro presupuestario: BUD_0002

Modelo presupuestario: A

Tipo presupuestario: Transferir

Los asientos contables presupuestarios del asiento de registro presupuestario de la transferencia contienen las siguientes fechas, nombres y valores de la dimensión financiera e importes. En el formulario Entrada de registro de presupuesto, los valores de la dimensión se visualizan en una columna. Los nombres de la dimensión se muestran al mover el puntero sobre el campo de los valores de la dimensión financiera.

Fecha	Para valores de dimensión	Nombres de dimensión	Importe	Desde valores de dimensión	Nombres de dimensión
1 de enero	Dept1-CC1	Departamento de ventas: región occidental	1.000,00
1 de enero			-1.000,00	Dept1-CC2	Departamento de ventas: región oriental

Saldos presupuestarios por Departamento de ventas: región occidental

Una vez enviados el presupuesto original y la transferencia presupuestaria, los saldos presupuestarios del Departamento de ventas: región occidental (Dept1-CC1) son los siguientes:

Período	Saldo del período	Saldo acumulado
1 de enero	2.000,00	2.000,00
1 de febrero	1.500,00	3.500,00
1 de marzo	0,00	3.500,00
1 de abril	0,00	3.500,00
Continúa hasta el 1 de diciembre	0,00	3.500,00

Asientos contables presupuestarios por Departamento de ventas: región occidental

Una vez enviados el presupuesto original y la transferencia presupuestaria, los asientos contables presupuestarios del Departamento de ventas: región occidental (Dept1-CC1) son los siguientes:

Fecha del asiento contable presupuestario	Número del asiento contable presupuestario	Tipo presupuestario	Importe
1 de enero	BUD_0001	Presupuesto original	1.000,00
1 de febrero	BUD_0001	Presupuesto original	1.500,00
1 de enero	BUD_0002	Transferencia	1.000,00

Saldos presupuestarios por Departamento de ventas: región oriental

Una vez enviados el presupuesto original y la transferencia presupuestaria, los saldos presupuestarios del Departamento de ventas: región oriental (Dept1-CC2) son los siguientes:

Período	Saldo del período	Saldo acumulado
1 de enero	9.000,00	9.000,00
1 de febrero	0,00	9.000,00
1 de marzo	15.000,00	24.000,00
1 de abril	0,00	24.000,00
Continúa hasta el 1 de diciembre	0,00	24.000,00

Asientos contables presupuestarios por Departamento de ventas: región oriental

Una vez enviados el presupuesto original y la transferencia presupuestaria, los asientos contables presupuestarios del Departamento de ventas: región oriental (Dept1-CC2) son los siguientes:

Fecha del asiento contable presupuestario	Número del asiento contable presupuestario	Tipo presupuestario	Importe
1 de enero	BUD_0001	Presupuesto original	10.000,00
1 de marzo	BUD_0001	Presupuesto original	15.000,00
1 de enero	BUD_0002	Transferencia	-1.000,00

Ejemplo 3: Creación de una revisión presupuestaria

Los ingresos están superando las previsiones originales. Por lo tanto, el presupuesto de gastos de viaje se puede aumentar, a fin de proporcionar más oportunidades de viaje. Para aumentar el presupuesto, especifique un asiento de registro presupuestario que use el modelo presupuestario A y un código presupuestario con el tipo de presupuesto Revisión. Envíe la revisión presupuestaria.

Número de asiento de registro presupuestario: BUD_0003

Modelo presupuestario: A

Tipo presupuestario: Revisión

El asiento contable presupuestario del asiento de registro presupuestario contiene las siguientes fechas, nombres y valores de la dimensión financiera e importes. En el formulario Entrada de registro de presupuesto, los valores de la dimensión se visualizan en una columna. Los nombres de la dimensión se muestran al mover el puntero sobre el campo de los valores de la dimensión financiera.

Fecha	Para valores de dimensión	Nombres de dimensión	Importe
1 de marzo	Dept1-CC1	Departamento de ventas: región occidental	5.000,00

Saldos presupuestarios por Departamento de ventas: región occidental

Una vez enviados el presupuesto original, la transferencia presupuestaria y los asientos de revisión presupuestaria, los saldos presupuestarios del Departamento de ventas: región occidental (Dept1-CC1) son los siguientes:

Período	Saldo del período	Saldo acumulado
1 de enero	2.000,00	2.000,00
1 de febrero	1.500,00	3.500,00
1 de marzo	5.000,00	8.500,00
1 de abril	0,00	8.500,00
Continúa hasta el 1 de diciembre	0,00	8.500,00

Asientos contables presupuestarios por Departamento de ventas: región occidental

Una vez enviados el presupuesto original, la transferencia presupuestaria y los asientos de revisión presupuestaria, los asientos contables presupuestarios del Departamento de ventas: región occidental (Dept1-CC1) son los siguientes:

Fecha del asiento contable presupuestario	Número del asiento contable presupuestario	Tipo presupuestario	Importe
1 de enero	BUD_0001	Revisión	1.000,00
1 de marzo	BUD_0001	Presupuesto original	1.500,00
1 de enero	BUD_0002	Transferencia	-1.000,00
1 de marzo	BUD_0003	Revisión	5.000,00

Ejemplo 4: Creación de una reserva de presupuesto manual

Normalmente, las reservas de presupuesto no se crean de forma manual. Se crean cuando se especifican documentos de origen, como solicitudes de compra y pedidos de compra. Sin embargo, si se debe realizar un ajuste en el saldo de reserva, o si desea reservar fondos presupuestarios sin una solicitud de compra o un pedido de compra, puede crear una reserva manual de fondos presupuestarios usando un asiento de registro presupuestario que tenga el tipo presupuestario de Pre-reserva de gasto o Reserva de gasto.

El usuario es miembro de un grupo de usuarios que puede superar los fondos presupuestarios disponibles. En el área Fondos presupuestarios disponibles del formulario Configuración de control presupuestario, el cálculo de los fondos presupuestarios disponibles se configura como se indica a continuación: (Presupuesto original + Revisiones presupuestarias + Transferencias presupuestarias) - (Gastos reales + Reservas de presupuesto para reservas de gasto + Reservas de presupuesto para pre-reservas de gasto).

La entrada no supera el saldo presupuestario disponible

La información siguiente describe lo que ocurre cuando una entrada pasa una comprobación presupuestaria en los fondos presupuestarios disponibles.

Debe reservar fondos para un evento de formación del Departamento de ventas: región occidental (Dept1-CC1). Especifique un asiento de registro presupuestario que use el modelo presupuestario A y un código presupuestario con el tipo de presupuesto Reserva de gasto. En un asiento contable de presupuesto, especifique los valores de la dimensión Dept1_CC1 y un importe de 500,00. Una vez guardado el asiento contable de presupuesto, una marca de verificación verde indica que los fondos presupuestarios están disponibles para el asiento. Puede completar el procesamiento de la entrada haciendo clic en Actualizar saldos presupuestarios en el panel de acciones del formulario Entrada de registro de presupuesto.

La entrada supera el saldo presupuestario disponible

La información siguiente describe lo que ocurre cuando una entrada no pasa una comprobación presupuestaria en los fondos presupuestarios disponibles.

Debe reservar fondos para un futuro evento de suministros de oficina del Departamento de ventas: región occidental (Dept1-CC1). Especifique un asiento de registro presupuestario que use el modelo presupuestario A y un código presupuestario con el tipo de presupuesto Reserva de gasto. En un asiento contable de presupuesto, especifique los valores de la dimensión Dept1-CC1 y un importe de 10.000,00. Una vez guardado el asiento contable de presupuesto, recibirá un mensaje que notifica que el importe de asiento de 10.000 guardado supera el saldo presupuestario disponible para la dimensión Dept1-CC1. El usuario está en un grupo de usuarios que puede superar los fondos presupuestarios disponibles. Por lo tanto, puede actualizar los saldos presupuestarios.

Ejemplo 5: Configuración de un grupo presupuestario

Un grupo presupuestario proporciona varias dimensiones o valores de dimensión que comparten importes presupuestados. Para obtener más información, consulte “Definición de grupos presupuestarios” en Configurar el control presupuestario.

La siguiente estructura contable se está usando en una agencia del sector público: Fondo – Departamento – Centro de coste – Objeto.

Existen las siguientes dimensiones:

• Fondos:

  • 010

  • 100

• Departamento:

  • Directiva

• Centro de coste:

  • Patrulla

  • Administración

• Cuenta principal:

  • Vehículos

  • Bicicletas

  • Equipos informáticos

La cuenta principal se ha definido como una dimensión para el control presupuestario.

Su objetivo es definir el presupuesto de todo el equipamiento del departamento de policía, el centro de coste de las patrullas y el fondo 100, pero también permitir una comprobación presupuestaria secundaria solo a escala de departamento.

Para especificar que se debe realizar una comprobación presupuestaria para una dimensión específica, defina las reglas de control presupuestario que contienen criterios que representan los valores de la dimensión que se deben comprobar. Por ejemplo:

• Donde Departamento está en medio e incluye Administración y Patrulla

• Donde Centro de coste es parecido a *

• Donde Fondo es 100

Para obtener más información, consulte la sección "Definición de reglas de control presupuestario" en Configurar el control presupuestario.

Estos criterios indican que siempre que los departamentos entre Administración y Patrulla se especifiquen junto con cualquier centro de coste del fondo 100, se producirá una comprobación presupuestaria.

Para realizar una comprobación presupuestaria a escala de grupo presupuestario, debe definir los criterios que representan el grupo presupuestario en la configuración de control presupuestario. Por ejemplo, para realizar una comprobación presupuestaria para el departamento Policía, debe especificar los criterios siguientes:

• Donde Departamento es Policía

Para obtener más información, consulte “Definición de grupos presupuestarios” en Configurar el control presupuestario.

En la tabla siguiente se describe cómo se aplican las reglas de control presupuestario y las comprobaciones de grupos presupuestarios, siempre que existan los saldos presupuestarios siguientes.

Valores de dimensión	Saldo
100-Policía-Patrulla	10.000,00
100-Policía-Administración	5.000,00

Si se ha realizado una comprobación presupuestaria con los valores de la dimensión 100-Policía-Patrulla por un importe de 11.000,00, el asiento superaría los fondos presupuestarios disponibles para 100-Policía-Patrulla en 1.000,00. Sin embargo, el asiento pasaría por una comprobación presupuestaria secundaria a escala de grupo presupuestario si el departamento es Policía, porque los importes presupuestarios del Departamento de policía incluirían el centro de coste Patrulla y el centro de coste Administración.

Nota

Los permisos presupuestarios del grupo de usuarios asociados a las reglas de control presupuestario y los grupos presupuestarios pueden determinar las opciones de presupuesto excedido de los usuarios. Para obtener más información, consulte Configurar el control presupuestario.

Consulte también

Crear asientos de registro presupuestario

Ver el estado e historial de los asientos de registro presupuestario

Configurar el control presupuestario