Gestión de documentos
Se aplica a: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2
Este tema proporciona respuestas a preguntas comunes sobre la gestión de documentos. Puede usar la gestión de documentos en Microsoft Dynamics AX para adjuntar archivos a registros. Por ejemplo, puede vincular archivos PDF, Microsoft Word o Microsoft Excel a un pedido de compra o un pedido de ventas. También puede crear plantillas de Word y Excel desde los datos de Microsoft Dynamics AX.
¿Cuál es la diferencia entre la gestión de documentos y la gestión de documentos?
No hay ninguna diferencia. Ambos términos hacen referencia a la misma función. En versiones anteriores de Microsoft Dynamics AX, la funcionalidad se llamaba administración de documentos. En versiones más recientes, se ha llamado gestión de documentos.
¿Cuál es la diferencia entre la gestión de documentos y gestión de impresión?
La gestión de documentos permite agregar notas, documentos, hojas de cálculo y otros archivos para registros en Microsoft Dynamics AX.
La gestión de impresión le permite controlar la configuración de impresión para los informes seleccionados. La configuración de impresión incluye el número de copias, el destino de la impresora y el texto multilingüe que se puede incluir en el informe. Para obtener más información, vea Gestión de impresión.
¿Cuál es la diferencia entre los tipos de documentos y los tipos de archivos?
Los tipos de documento se usan para categorizar los documentos que adjunta a los registros o a las plantillas que cree. El sistema de gestión de documentos gestiona varios tipos de documentos. Entre estos se incluyen cartas, hojas de cálculo y notas. Antes de poder crear plantillas o adjuntar documentos a los registros, debe configurar tipos de documento en el formulario Tipos de documento. Para obtener más información, vea Configurar gestión de documentos.
Un tipo de archivo es la extensión del documento. Por ejemplo, .doc, .xlsx y .pdf son todos los tipos de archivo.
¿Puedo exportar o importar tipos de documento?
Sí. Para obtener más información, vea Exportar e importar un tipo de documento.
¿La gestión de documentos se integra con Office 365?
Sí. Los datos adjuntos de los documentos pueden encontrarse en cualquier parte de Internet o en una intranet, y se pueden adjuntar mediante URL DocuType. Por ejemplo, si adjunta un documento de Word ubicado en SharePoint Online a un registro, el adjunto se abre en la versión web de Word.
¿Puedo almacenar archivos adjuntos de Microsoft Dynamics AX en SharePoint?
Sí, pero solo si usa Microsoft Dynamics AX 2012 R2 o posterior. Para obtener más información, vea Configurar y usar la gestión de documentos de Microsoft Dynamics AX con las bibliotecas de documentos de Microsoft SharePoint.
¿Se pueden usar las plantillas que se almacenan en SharePoint como plantillas de documento de Microsoft Dynamics AX?
Sí, pero solo si usa AX 2012 R2 o posterior. Para obtener más información, vea Configurar y usar la gestión de documentos de Microsoft Dynamics AX con las bibliotecas de documentos de Microsoft SharePoint.
¿Puedo mover un archivo de documentos?
Sí. Sin embargo, debe copiar los documentos del archivo antiguo al archivo nuevo antes de que se especifique la nueva ubicación en el campo de directorio de archivo. Esta precaución es necesaria, de modo que elimine las referencias de los documentos existentes con los documentos existentes.
Para mover un archivo de documentos, siga estos pasos:
Copie todos los documentos desde el archivo antiguo al archivo nuevo.
Haga clic en Administración de la organización > Configurar > Administración de documentos > Parámetros de la administración de documentos.
En el área General del formulario, en el campo Directorio de archivo, especifique la ruta al nuevo archivo de documentos.
¿Por qué no puedo hacer clic en el icono de archivos adjuntos del formulario Gestión de documentos?
El icono de archivos adjuntos solo está disponible si se cumplen las situaciones siguientes:
Ha seleccionado un registro.
Ha activado la gestión de documentos. Para obtener más información, vea Configurar gestión de documentos.
Tiene permiso para ver los archivos adjuntos del registro.
¿Cómo se bloquea el formulario Gestión de documentos?
El formulario Gestión de documentos siempre muestra los documentos adjuntos al registro seleccionado. Si deja abierto el formulario Gestión de documentos y selecciona otro registro, el formulario se actualiza para mostrar los documentos adjuntos al registro abierto.
Para evitar actualizar el formulario Gestión de documentos cuando selecciona otro registro, puede cerrar la vista para que la información del formulario no cambie.
Para cerrar la vista del formulario Gestión de documentos, siga estos pasos:
Seleccione un registro.
Haga clic en Archivo > Comando > Gestión de documentos para abrir el formulario Gestión de documentos.
Haga clic en Funciones > Bloquear.
Seleccione otro registro. Los documentos para el registro bloqueado se siguen mostrando en el formulario Gestión de documentos.
¿No ven su consulta aquí?
Estamos trabajando para incluir tantas preguntas como podemos, para que la ayuda de Microsoft Dynamics AX sea más útil a personas como usted.
Díganos qué consulta desea agregar a este tema. Envíe un correo electrónico a la dirección adocs@microsoft.com.
Consulte también
Configurar gestión de documentos
Tareas clave: crear y usar una plantilla de Word mediante los complementos de Office
Tareas clave: crear y compartir una plantilla de Excel mediante los complementos de Office