¿Cuál es la mejor forma de usar Outlook y las aplicaciones involucración del cliente juntas?
Existen tres formas de utilizar aplicaciones basadas en modelos en aplicaciones de involucración del cliente (Dynamics 365 Sales, Dynamics 365 Customer Service, Dynamics 365 Field Service, Dynamics 365 Marketing y Dynamics 365 Project Service Automation) y Outlook juntas:
Dynamics 365 App for Outlook
Dynamics 365 for Outlook
Seguimiento de carpetas de Microsoft Exchange
Utilizar Dynamics 365 App for Outlook emparejado con la sincronización de servidor para ver los datos de las aplicaciones de involucración del cliente en Outlook y realizar un seguimiento de los registros de Outlook en aplicaciones de involucración del cliente. Puede usar Dynamics 365 App for Outlook junto con Microsoft Outlook en la web, la aplicación de escritorio de Outlook o con Outlook Mobile. Con Dynamics 365 App for Outlook, la información de las aplicaciones de involucración del cliente aparece junto a los mensajes de correo electrónico o citas de Outlook de un usuario. Por ejemplo, los usuarios pueden obtener una vista previa de la información de contactos y clientes potenciales almacenada en aplicaciones de involucración del cliente y agregar contactos directamente desde un mensaje de correo electrónico. Pueden también vincular el correo electrónico, una cita y los registros de contactos a registros nuevos o existentes, como registros de oportunidad, cuenta o caso. Para usar Dynamics 365 App for Outlook, debe sincronizar el sistema de correo electrónico con la sincronización de servidor. Más información: Integrar el sistema de correo electrónico
¿Con qué frecuencia se sincronizan registros mediante la sincronización del lado del servidor?
Si sincroniza registros con la sincronización de servidor, el proceso es dinámico y único para el buzón de cada usuario. El algoritmo de sincronización garantiza que los buzones se sincronizan de acuerdo con parámetros dinámicos como la cantidad de mensajes de correo electrónico y la actividad del buzón. Normalmente la sincronización de correo electrónico se produce cada 5 minutos. Cuando un buzón tiene muchos correos electrónicos, el intervalo se puede reducir dinámicamente a 2 minutos. Si el buzón es menos activo, el intervalo se puede aumentar hasta 12 minutos. Hablando en términos generales, puede asumir que un buzón se sincronizará al menos una vez cada 12 minutos.
Sin embargo, cuando usa la aplicación de Dynamics 365 App for Outlook para realizar un seguimiento o para establecer el registro correspondiente para un correo electrónico o cita, la sincronización sucede inmediatamente en la mayoría de los escenarios para los correos electrónicos recibidos y citas enviadas. Si se produce un error en la sincronización inmediata en Dynamics 365 App for Outlook, aprovechamos la sincronización del lado del servidor para crear o actualizar el registro de actividad.
¿Dónde puedo encontrar información sobre solución de problemas de sincronización del lado del servidor ?
Puede encontrar información de la solución de problemas y problemas conocidos aquí: Solución de problemas y cosas que hay que saber acerca de la sincronización del lado del servidor
¿Los permisos de seguridad afectan a la sincronización?
Sí. Si un administrador del sistema ha implementado seguridad para campos o registros determinados, puede afectar a los datos que se sincronizan.
Avisos de privacidad
Si usa Dynamics 365, cuando usa la sincronización del lado servidor, los contactos y actividades de Dynamics 365 (incluidos los correos electrónicos, las citas, los contactos y las tareas) se sincronizan en el sistema de correo electrónico especificado (por ejemplo, Exchange).
Un administrador puede configurar funcionalidad de sincronización del lado del servidor para especificar los usuarios que tienen la posibilidad de enviar mensajes de correo electrónico o citas desde Dynamics 365 o de sincronizar actividades y contactos entre Dynamics 365 y el buzón del usuario. El administrador y los usuarios finales pueden personalizar aún más criterios de filtro, y los administradores pueden incluso definir los campos de entidad que se sincronizan.
Si usa Dynamics 365 (online), cuando usa la característica Sincronizar con Outlook, los datos de Dynamics 365 que esté sincronizando se "exportarán" a Outlook. Se establece y conserva un vínculo entre la información de Outlook y la información de Dynamics 365 (online) para garantizar que la información entre ambos esté siempre actualizada. Sincronizar con Outlook descarga solo los identificadores de registros de Dynamics 365 relevantes que hay que usar cuando un usuario intenta realizar el seguimiento y establecer referente a un elemento de Outlook. Los datos de la empresa no se almacenan en el dispositivo.
Para determinar si los usuarios de su organización tienen permiso para sincronizar datos de Dynamics 365 con Outlook, un administrador utiliza roles de seguridad.
Para utilizar Microsoft Dynamics 365 for Outlook, deberá iniciar sesión con sus credenciales (una dirección de correo electrónico y una contraseña). Puede optar por guardar esta información localmente para que no se le solicite cada vez que abra Outlook. Si elige guardar esta información localmente, Dynamics 365 for Outlook se conectará de forma automática a Microsoft Dynamics 365 (online) cada vez que abra Outlook.
Después de iniciar sesión y usar Dynamics 365 for Outlook por vez primera, la conexión entre su equipo y Dynamics 365 (online) estará siempre abierta mientras esté conectado Internet. Solo podrá desactivar la conexión entre el equipo y Dynamics 365 mediante una opción de configuración, pero si lo hace, el rendimiento de Dynamics 365 for Outlook puede reducirse.
Si usa Dynamics 365 for Outlook para realizar un seguimiento del correo electrónico, el hilo de correo electrónico estará visible para los usuarios de la organización que tengan permiso para verlo.
Por cada correo electrónico que reciba, Dynamics 365 for Outlook enviará a Dynamics 365 (online) la dirección de correo electrónico del remitente y del receptor, así como la línea de asunto del mensaje. De esta forma, Dynamics 365 (online) puede validar si el servicio de Dynamics 365 (online) debe o no almacenar un mensaje de correo específico. Cuando realiza el seguimiento de un elemento, el servicio de Dynamics 365 mantiene una copia del mismo, que estará visible para los usuarios de su organización que tengan los permisos adecuados. Si cancela el seguimiento de un elemento, esa copia se eliminará automáticamente del servicio Dynamics 365 (online) solo si es el propietario del elemento.
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