Suscripciones dinámicas por destinatario para informes paginados
SE APLICA A: 
Power BI Desktop 
Servicio Power BI
Las suscripciones dinámicas por destinatario están diseñadas para simplificar la distribución de una copia personalizada de un informe a cada destinatario de una suscripción de correo electrónico. Para definir qué vista del informe recibe una persona, especifique qué parámetros se aplican a su versión del informe.
Las suscripciones dinámicas por destinatario están disponibles para los informes paginados y para los informes de Power BI. Este artículo trata sobre los informes paginados. Para obtener información sobre las suscripciones dinámicas para informes de Power BI, consulte Suscripciones dinámicas por destinatario para informes de Power BI.
Los parámetros de suscripción dinámica se almacenan en un modelo semántico de Power BI independiente. El modelo semántico define la asignación entre destinatarios y parámetros respectivos. Cuando sea el momento de enviar el informe, los datos más recientes disponibles en el modelo semántico determinan quién recibe una suscripción y qué parámetro se aplica.
Requisitos previos
- Un informe paginado con parámetros para compartir que se guarda en un área de trabajo respaldada por una capacidad (capacidad de Power BI Premium, prueba de Microsoft Fabric o capacidad de Microsoft Fabric).
- Permisos de compilación para un modelo semántico de Power BI que contiene las direcciones de correo electrónico de los destinatarios y los valores de los parámetros que se deberán aplicar para cada destinatario.
- Un rol de colaborador, miembro o administrador en esa área de trabajo. Sabrá que tiene el rol Colaborador, Miembro o Administrador en un área de trabajo si puede editar informes o paneles en esa área de trabajo. Obtenga más información sobre los roles en las áreas de trabajo.
- Modelo semántico de Power BI que contiene datos de destinatarios. Los datos de destinatarios incluyen las direcciones de correo electrónico del destinatario y los parámetros que le interesará asignar a cada destinatario.
Creación de una suscripción dinámica
¿Quiere crear una suscripción que envíe vistas personalizadas de un informe a los suscriptores en función de los parámetros que establezca? Quizás sea director de formación y quiera enviar un informe a varios gerentes que estén interesados en el progreso de finalización de sus empleados. Ahora puede crear una suscripción y personalizar informes para que cada administrador solo vea los datos relacionados con sus propios empleados. Para ello, Power BI se conecta a un modelo semántico que define la asignación entre destinatarios y parámetros. Cuando sea el momento de enviar el informe, los datos más recientes disponibles de este modelo semántico determinarán qué administrador recibirá un informe en su bandeja de entrada y qué parámetros se aplicarán a ese informe.
Para los usuarios familiarizados con el Servicio de informes de SQL Server (SSRS), esta característica es similar a las suscripciones controladas por datos.
Comience con un informe paginado que tenga parámetros. Es posible saber si un informe tiene parámetros al seleccionar Parámetros y viendo las opciones desplegables en el encabezado. Este informe tiene un parámetro para Nombre del administrador y un parámetro para Empleado.
Conexión a datos de destinatarios
Seleccione Suscribirse al informe.
Se abrirá la ventana Suscripciones, pero aún no habrá suscripciones. Seleccione Crear una suscripción.
Seleccione Dinámico por destinatario.
Resalte el modelo semántico de Power BI que contenga los datos del destinatario. Los datos del destinatario incluyen columnas para la dirección de correo electrónico, los parámetros que podrían variar por destinatario y, opcionalmente, el tipo de datos adjuntos y el asunto del correo electrónico.
En algunas organizaciones, podría haber un modelo semántico de Power BI para empleados corporativos que se ajuste al propósito. O bien, puede que deba crear un nuevo modelo semántico que contenga direcciones de correo electrónico y valores para los parámetros del informe. La parte crítica de los datos consiste en las direcciones de correo electrónico. Para que pueda establecer los parámetros por destinatario, el modelo semántico deberá incluir las direcciones de correo electrónico de todos los destinatarios potenciales. Seleccione Siguiente. En este ejemplo, nuestro modelo semántico de asignación de parámetros se denomina Datos de entrenamiento.
Seleccionar y filtrar datos
La ventana Seleccionar y filtrar datos muestra los campos que se pueden establecer dinámicamente. En este ejemplo, tenemos un campo para la dirección de correo electrónico y varios parámetros. Seleccione las columnas del modelo semántico que desee variar para cada destinatario. La dirección de correo electrónico y los parámetros se pueden establecer dinámicamente en función de los datos del modelo semántico de Power BI.
La ventana Seleccionar y filtrar datos muestra la lista de campos del modelo semántico Datos de entrenamiento que se puede usar para filtrar dinámicamente la suscripción del informe de Entrenamiento de administrador. En este ejemplo, tenemos Dirección de correo electrónico, Asunto del Email, Parámetros del informe y Tipo de archivo adjunto. Estos campos del modelo semántico Datos de entrenamiento se pueden asociar a la suscripción.
Seleccione los campos pertinentes que desee que se varíen por destinatario. Aquí tenemos Email y dos campos para los parámetros: Nombre del empleado y Nombre del administrador. Opcionalmente, agregue filtros y cambie el método de agregación mediante la expansión de los paneles Filtro y Compilación. A medida que agregue datos, Power BI creará una tabla. En esta ventana, reduzca quién debería recibir el informe. En nuestro ejemplo, seleccionamos solo los empleados que también son administradores.
Seleccione Siguiente cuando esté satisfecho con las selecciones.
Escriba los detalles del correo electrónico
En la ventana Detalles de correo electrónico, asigne un nombre a la suscripción, agregue destinatarios separados por comas o puntos y comas y un asunto, y seleccione el tipo de datos adjuntos que vaya a usar. Muchos de estos campos ofrecen la opción de usar parámetros dinámicos. En este ejemplo, los destinatarios se agregan dinámicamente desde el modelo semántico Datos de entrenamiento mediante el campo Email. Además, el asunto de los correos electrónicos se establece dinámicamente mediante el parámetro Nombre del administrador. El icono de enlace 
le permitirá saber que se está usando contenido dinámico.
Asigne un nombre a la suscripción.
Escriba manualmente las direcciones de correo electrónico del destinatario o use la lista desplegable para seleccionar un valor que seleccione dinámicamente los destinatarios del modelo semántico Datos de entrenamiento.
Agregue manualmente un asunto de correo electrónico o use la lista desplegable para crear dinámicamente sujetos individualizados mediante el campo Nombre del administrador del modelo semántico Datos de entrenamiento.
Agregue detalles opcionales. Escriba un mensaje a los destinatarios. Use los botones de alternancia para agregar un vínculo al informe en Power BI e incluir una imagen de vista previa del informe en el correo electrónico. La imagen de vista previa es la primera página del informe. La imagen de vista previa muestra el informe con los parámetros únicos del destinatario aplicados.
Seleccione la lista desplegable Adjuntar informe completo para mostrar la lista de opciones. Seleccione un formato. Las etiquetas de confidencialidad se aplican a los datos adjuntos de correo electrónico y estos respetan todas las etiquetas de privacidad del informe. Los datos adjuntos están limitados a menos de 25 MB.
Elija Siguiente.
Selección de los parámetros
En la ventana Parámetros se muestran todos los parámetros del informe y se elige qué establecer dinámicamente en función de una columna del modelo semántico de Power BI. Los informes paginados permiten especificar la vista de los informes que los usuarios recibirán en la suscripción estableciendo los parámetros en la ventana Parámetros. Para cada parámetro, decida si desea usar el valor actual, el valor predeterminado o el valor dinámico. En nuestro escenario de enviar informes de finalización de entrenamiento a los administradores, tiene sentido usar los parámetros dinámicos Nombre del administrador y Nombre de empleado. Sin embargo, hay otros escenarios en los que podría querer usar una combinación de parámetros estáticos y dinámicos. Por ejemplo, si el informe tenía datos de continente y país-región, es posible que desee establecer el continente como Sudamérica y usar parámetros dinámicos para los países-regiones.
- Actual usa el valor de la versión activa seleccionada actualmente del informe. Para actualizar los valores actuales, vuelva a representar el informe paginado con valores diferentes, abra el asistente Suscribirse al informe y seleccione Actual.
- Valor predeterminado usa el valor establecido por el autor del informe. Por ejemplo, si el autor del informe estableció parámetros basados en expresiones (por ejemplo, el valor predeterminado es siempre la fecha actual), la suscripción los utiliza como valor predeterminado.
- Obtener de datos permite seleccionar una columna del modelo semántico para definir un parámetro diferente para cada destinatario.
Establezca la programación
En la ventana Establecer la programación, cree una programación para la suscripción dinámica.
Seleccione una Fecha de inicio y, opcionalmente, una Fecha de finalización para la suscripción. De manera predeterminada, la hora de inicio será la fecha en la que haya creado la suscripción y la fecha de finalización es un año más tarde. Puede cambiarla a cualquier fecha en el futuro en cualquier momento antes de que finalice la suscripción. Cuando una suscripción alcanza una fecha de finalización, se detiene hasta que vuelva a habilitarla. Recibirá notificaciones antes de la fecha de finalización programada para preguntarle si quiere ampliarla.
Utilice el menú desplegable Repetir para seleccionar una frecuencia para su suscripción. Puede elegir diariamente, semanalmente o mensualmente. También puede ajustar la zona horaria.
Sugerencia
Para recibir un correo electrónico de la suscripción solo en determinados días, seleccione Semanalmente y, a continuación, active las casillas de los días de la semana. Si selecciona Mensual, escriba los días del mes en los que quiere recibir el correo de la suscripción.
Elija una hora programada para la suscripción. Puede hacer que se ejecute a la hora, o bien, pasados 15, 30 o 45 minutos para un zona horaria específica.
Al desactivar Suscripción activa, tiene la opción de desencadenar esta suscripción manualmente en lugar de ejecutarla de forma periódica.
Revisión y finalización de la creación de la suscripción dinámica
En la ventana Revisar y finalizar, seleccione un encabezado para revisar la configuración. Si toda la configuración es correcta, seleccione Guardar y cerrar. Si se necesitasen cambios, seleccione el icono de lápiz para realizar modificaciones.
En el panel Suscripciones se enumeran las nuevas suscripciones. El icono de enlace le permitirá saber que se está usando contenido dinámico.
Otra manera de revisar la suscripción es seleccionar la flecha en el panel Suscripciones.
Al igual que con otras suscripciones, es posible editar, eliminar, activar y desactivar la suscripción.
Consideraciones y limitaciones
- El modelo semántico del destinatario tiene un límite de 1 000 filas de destinatarios. Si la lista de destinatarios superase 1 000 filas en cualquier momento, solo los primeros 1 000 destinatarios recibirán el correo electrónico de suscripción, mientras que el creador de la suscripción recibirá un correo electrónico de error.
- Recibir el correo electrónico de suscripción no garantiza el acceso al informe. El acceso al informe debe establecerse por separado.
- Los valores del parámetro intentan asignar el valor y no la etiqueta.