Establecer una política de retención de datos para una tabla
Este artículo explica cómo configurar una política de retención de datos para una tabla de Microsoft Dataverse.
Requisitos previos
Estos requisitos previos deben cumplirse antes de poder configurar una tabla para la retención de datos a largo plazo:
- Habilitar una tabla para la retención a largo plazo
- Determinar las vistas de Dataverse para criterios de política
Habilitar una tabla para la retención a largo plazo
Antes de configurar una política de retención, habilite la tabla principal (raíz) para la retención a largo plazo.
Nota
Cuando una tabla principal (raíz) está habilitada para la retención a largo plazo, todas las tablas secundarias relacionadas se habilitan automáticamente. No puede deshabilitar la retención de una tabla secundaria cuando la tabla principal ya está habilitada para la retención. Por ejemplo, suponga que una tabla personalizada y una tabla de notas son tablas secundarias de la tabla de casos. Estas tablas secundarias no se pueden deshabilitar para la retención cuando la tabla de casos principal está habilitada. Un fabricante siempre puede deshabilitar la tabla principal para la retención a largo plazo y habilitar por separado las tablas secundarias para la retención. Cuando la retención a largo plazo se habilita mediante un proceso de importación de soluciones, las tablas secundarias relacionadas no se habilitan automáticamente. En este caso, las tablas secundarias relacionadas no se habilitan automáticamente.
- Inicie sesión en Power Apps, vaya a Tablas y, a continuación, abra la tabla que desee. Si el elemento no se encuentra en el panel lateral, seleccione …Más y, a continuación, el elemento que desee.
- Seleccione Propiedades en la barra de comandos, expanda Opciones avanzadas y luego seleccione Permitir la retención a largo plazo.
- Seleccione Guardar.
La raíz principal y las tablas secundarias estarán disponibles para la configuración de políticas en aproximadamente 15 a 30 minutos después de guardar la tabla. Cuanto mayor sea el número de tablas secundarias, más tiempo llevará completar el proceso.
Determinar las vistas de Dataverse para criterios de política
Las vistas de Dataverse se utilizan para determinar qué filas de la tabla (registros) se marcan para retención mediante una política de retención a largo plazo. Antes de configurar una política de retención de datos, debe configurar una vista de Dataverse como los criterios para la retención.
Una vez que tengas una vista de Dataverse para su uso en una política de retención a largo plazo en particular, debe probar el resultado de la vista. Una buena práctica es modificar la consulta de vista con una instrucción TOP N y probarla para asegurarse de que el conjunto de resultados devuelto sea el esperado. Esto siempre se recomienda especialmente cuando el número de filas es grande.
Por ejemplo, considere una vista de Dataverse creada para seleccionar todos los casos cerrados del año 2015. El número de casos podría ser potencialmente muy grande. Por lo tanto, debe agregar un TOP N, como LOS 10 PRINCIPALES, a la vista y pruébelo para confirmar el conjunto de muestra de los casos recuperados.
Cuando se ejecuta la política de retención de datos, las filas de la tabla principal y todas las tablas secundarias se incluyen para la retención de datos a largo plazo. Los casos principales pueden tener filas asociadas de tablas secundarias, por ejemplo, notas, tareas y tablas personalizadas. La política de retención garantiza que el registro del caso y todas sus filas secundarias relacionadas se marquen y se conserven como a largo plazo Dataverse. Además, los valores de búsqueda en la tabla de casos, por ejemplo, se desnormalizan con los valores de ID y nombre disponibles como parte de los datos retenidos. Esto permite en muchos escenarios que una sola consulta recupere los datos retenidos relevantes.
Importante
Le recomendamos que cree una vista de Dataverse específica para identificar solo las filas que desea conservar. Luego, cree y ejecute una aplicación que tenga la vista para verificar antes de usarla como criterio en su política. Para obtener información sobre cómo crear una vista de tabla, vaya a Crear y editar vistas públicas o del sistema.
Configurar una directiva retención
Los administradores de Power Platform configuran políticas de retención.
Importante
Una vez que los datos se conservan como datos a largo plazo (inactivos) no se pueden volver a mover al almacén de datos activo.
Cuando se ejecuta una política de retención, el proceso realiza solicitudes de API Microsoft Power Platform. Estas solicitudes se cuentan para las solicitudes de API existentes disponibles con su plan. Más información: Solicita límites y asignaciones
Para completar esta tarea, debe tener el rol Administrador de Power Platform.
- Habilitar una tabla para la retención a largo plazo.
- Inicie sesión en Power Apps y, a continuación, seleccione Políticas de retención en el panel de navegación de la izquierda. Si el elemento no se encuentra en el panel lateral, seleccione …Más y, a continuación, el elemento que desee.
- En la barra de comandos, seleccione Nueva política de retención.
- Complete las siguientes propiedades para la política de retención:
- Tabla. Seleccione la tabla raíz principal que se usará para configurar una política para retener datos históricos en frío en el almacenamiento a largo plazo.
- Nombre. Introduzca un nombre para la directiva de retención.
- Criterios. Seleccione una vista de la lista. La vista debería haberse creado y probado previamente para garantizar que se seleccionaron los datos históricos correctos. Determinar las vistas de Dataverse para criterios de política
- Programar: fecha de inicio. Ingrese la fecha en la que desea que la política se ejecute por primera vez. La política se ejecuta durante las horas de inactividad de la región de su entorno.
- Frecuencia. Las opciones disponibles son Una vez, Diariamente, Semanalmente, Mensual y Anual.
- Seleccione Guardar.
Ahora puede ver y administrar la política. Más información: Administrar directivas de retención de datos
Importante
- La política de retención no se iniciará para entornos que tengan el modo de administración habilitado.
- Todas las actividades, correos electrónicos y archivos adjuntos principales y secundarios asociados se conservan como un conjunto cuando configura una política en una tabla principal. Esto es similar a las políticas de eliminación masiva. Por ejemplo, no se puede establecer una política de retención explícita para las tablas de puntero de actividad, parte de actividad y archivos adjuntos. Las políticas de retención a largo plazo no se pueden configurar para las tablas en las que no se admite la eliminación masiva.
- La tabla principal y todas las filas relacionadas de las tablas secundarias de la principal se marcarán y almacenarán en el almacenamiento a largo plazo de Dataverse.
- La lógica asociada con una acción de eliminación existente de cualquier tabla (principal y secundaria) siempre se ejecutará durante la ejecución de la política.
- La ejecución de una política demorará entre 72 y 96 horas, independientemente del volumen de datos. La plataforma otorga baja prioridad a las políticas de retención de datos. Dataverse siempre ejecutará el proceso de retención en segundo plano para evitar cualquier impacto en otros servicios de la plataforma, como aplicaciones y flujos.
- Considere una situación en la que dos políticas (Política1 y Política2) se ejecutan en tablas principales separadas que tienen tablas secundarias comunes. Policy1 comienza a ejecutarse antes que Policy2. Si el estado de la Política 1 no ha progresado más allá de Conciliación pendiente, el estado de la Política 2 permanecerá en el estado Pendiente de eliminación hasta que Política1 progrese de Conciliación pendiente a Eliminación pendiente. Este comportamiento se produce para evitar eliminaciones en registros comunes de tablas comunes en las dos políticas.
Problema conocido
Si una tabla principal tiene muchas tablas secundarias y el tamaño de las tablas principales o secundarias es grande, es posible que se produzcan tiempos de espera. Por ejemplo, cuando el número de mesas es grande en una cadena de relaciones en cascada, como veinticinco o más. Para mitigar esto, primero habilite algunas tablas secundarias por separado. Luego regrese y habilite la tabla principal.
Pasos siguientes
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Para desarrolladores: retención de datos a largo plazo