Configurar la actualización de datos de Excel Online con conexiones de datos externos en Office Online Server
Resumen: configure la actualización de datos de Excel Online mediante almacenamiento seguro y un archivo de conexión de datos de Office (ODC) externo.
Excel Online proporciona dos métodos para usar Servicio de almacenamiento seguro en la actualización del origen de datos externo en un libro:
Puede especificar una aplicación de destino de Almacenamiento seguro en un libro. (Esto se conoce como conexión incrustada). Para obtener más información, vea Configurar la actualización de datos de Excel Online mediante conexiones de datos incrustadas en Office Online Server.
Puede usar un archivo de conexión de datos de Office (ODC) que especifique una aplicación de destino de Almacenamiento seguro. Este artículo describe cómo hacerlo.
Mediante el uso de un archivo ODC para su conexión de datos, puede separar sus trabajos de Excel de la información de conexión de datos. Esto le permite compartir un único archivo ODC entre varios libros y administrar de forma centralizada sus conexiones de datos.
Para poder usar Excel Online con un archivo ODC, debe haber instalado Office Online Server y configurarlo para que funcione con SharePoint Server. Para usar un archivo ODC, también debe configurar la autenticación de servidor a servidor entre Office Online Server y SharePoint Server.
El uso de Excel Online con un archivo ODC conlleva los siguientes pasos:
Creación de una aplicación de destino de almacenamiento seguro
Configurar un libro de Excel para usar el archivo ODC publicado como una conexión de datos
Configuración de una cuenta de acceso a datos
Debe tener una cuenta con acceso al origen de datos al que desea conectar su libro de Excel. Puede ser una cuenta de Active Directory, un inicio de sesión de SQL Server u otro conjunto de credenciales, según lo requiera su origen de datos. Esta cuenta se almacenará en Almacenamiento seguro.
Una vez que se ha creado la cuenta, el siguiente paso es conceder a dicha cuenta acceso de lectura a los datos requeridos. (en este artículo, usamos el ejemplo de acceso a una base de datos de SQL Server a través de una cuenta de Active Directory. Si usa un origen de datos distinto de SQL Server, consulte las instrucciones del origen de datos para crear un inicio de sesión con permisos de lectura de datos para la cuenta de acceso a datos).
Siga estos pasos para crear un inicio de sesión de SQL Server y conceda acceso de lectura a la base de datos.
Para crear un inicio de sesión de SQL Server para la cuenta de acceso de datos
En SQL Server Management Studio, conéctese al motor de la base de datos.
En el Explorador de objetos, expanda Seguridad.
Haga clic con el botón secundario en Inicios de sesión y, a continuación, haga clic en Nuevo inicio de sesión.
En el cuadro Nombre de inicio de sesión, escriba el nombre de la cuenta de Active Directory que ha creado para el acceso de datos.
En la sección Seleccionar una página, haga clic en Asignación de usuarios.
Active la casilla Equivalencia para la base de datos a la que desea conceder acceso y, en la sección Pertenencia al rol de la base de datos para: <base de datos>, active la casilla db_datareader.
Haga clic en Aceptar.
Una vez creada la cuenta de acceso de datos y concedido el acceso a un origen de datos, el siguiente paso es crear una aplicación de destino de almacenamiento seguro.
Creación de una aplicación de destino de almacenamiento seguro
Debe crear una aplicación de destino en el almacenamiento seguro que contenga las credenciales que ha creado para el acceso a los datos. A continuación, esta aplicación de destino se puede especificar en un archivo ODC y Excel Online la usará cuando actualice los datos del libro.
Al crear la aplicación de destino, es necesario especificar qué usuarios estarán autorizados a usar las credenciales guardadas en el Almacenamiento seguro. Puede enumerar los usuarios individualmente o puede usar un grupo de Active Directory. Recomendamos usar un grupo de Active Directory para una mayor facilidad de administración.
Nota:
Los usuarios que enumere en la aplicación de destino no tendrán acceso directo a las credenciales almacenadas. En su lugar, Excel Online usa las credenciales en su nombre para actualizar los datos de los libros conectados a datos que especifican esta aplicación de destino.
Use el siguiente procedimiento para crear una aplicación de destino de almacenamiento seguro.
Para crear una aplicación de destino
En la página principal de el sitio web de Administración central de SharePoint, en la sección Administración de aplicaciones, haga clic en Administrar aplicaciones de servicio.
Haga clic en la aplicación de Servicio de almacenamiento seguro.
En la cinta, haga clic en Nueva.
En el cuadro Id. de la aplicación de destino, escriba un identificador único para esta aplicación de destino (por ejemplo, ExcelOnlineDataAccess).
En el cuadro Nombre para mostrar, escriba un nombre descriptivo o una descripción breve.
En el cuadro Correo electrónico del contacto, escriba la dirección de correo electrónico para un contacto en esta aplicación de destino.
En la lista desplegable Tipo de aplicación de destino, seleccione Grupo.
Haga clic en Siguiente.
En la página de campos de credenciales, si usa las credenciales de Windows, deje los campos de credenciales predeterminados. Si usa otras credenciales distintas a las de Windows, modifique la lista desplegable Tipo de campo para que coincida con las credenciales que está usando. Haga clic en Siguiente.
En la página Especifique la configuración de pertenencia:
En el cuadro Administradores de las aplicaciones de destino, escriba la cuenta del usuario que administrará esta aplicación de destino.
Nota:
Puede especificar varios usuarios o un grupo de Active Directory.
En el cuadro Miembros, escriba los usuarios a los que desea conceder la capacidad de actualizar datos.
Nota:
Puede especificar varios usuarios o un grupo de Active Directory.
- Haga clic en Aceptar.
Realice el procedimiento siguiente para establecer las credenciales para la aplicación de destino.
Para establecer las credenciales para la aplicación de destino
En la página de Aplicación de Servicio de almacenamiento seguro, en la columna Id. de la aplicación de destino, señale la aplicación de destino que acaba de crear y, a continuación, haga clic en Establecer credenciales.
Escriba el nombre de usuario y la contraseña de la cuenta de acceso a los datos.
Haga clic en Aceptar.
Una vez definidas las credenciales para la aplicación de destino, la aplicación de destino está lista para usarse. El siguiente paso consiste en crear un archivo ODC que especifique esta aplicación de destino para la actualización de datos de Excel Online.
Crear y publicar un archivo ODC
Ahora que la aplicación de destino del Almacén seguro está configurada, el siguiente paso es crear el archivo ODC y publicarlo en una biblioteca de SharePoint Server 2016. Use el siguiente procedimiento para crear un archivo ODC que especifique la aplicación de destino que acaba de crear.
Para crear y publicar un archivo ODC
En Excel, en la pestaña Datos, en la sección Obtener datos externos, haga clic en Desde otros orígenes y, a continuación, seleccione su origen de datos.
Complete el Asistente para crear una conexión de datos a su origen de datos.
En la pestaña Datos, haga clic en Conexiones.
En el cuadro de diálogo Conexiones del libro, seleccione la conexión que acaba de crear y, a continuación, haga clic en Propiedades.
En el cuadro de diálogo Propiedades de conexión, en la pestaña Definición, haga clic en Configuración de autenticación.
En el cuadro de diálogo Configuración de autenticación de los servicios de Excel, seleccione la opción Usar una cuenta almacenada y, en el cuadro Id. de aplicación, escriba el id. de aplicación de la aplicación de destino de Almacén seguro que creó.
Nota:
En Excel 2010, seleccione la opción SSS.
Haga clic en Aceptar.
En el cuadro de diálogo Propiedades de conexión, haga clic en Exportar archivo de conexión.
Guarde el archivo ODC en una conexión de datos o en una biblioteca de documentos en su granja de servidores.
Configurar un libro de Excel para usar el archivo ODC publicado como una conexión de datos
Para que un libro use el archivo ODC que acaba de crear, debe conectarlo a un origen de datos. Una vez conectado, puede publicar el libro en una biblioteca de documentos de SharePoint Server 2016 y mantendrá su conexión al archivo ODC. A continuación, Excel Online usa la información de conexión especificada en el archivo ODC cuando actualiza los datos del libro.
Realice el procedimiento siguiente para conectarse a un archivo ODC en Excel.
Para usar un archivo ODC como origen de datos en Excel
En Excel, en la pestaña Datos, en la sección Obtener datos externos, haga clic en Conexiones existentes.
En el cuadro de diálogo Conexiones existentes, haga clic en Examinar en busca de más.
En el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos, en el cuadro Dirección URL, escriba la dirección URL de la biblioteca en la que ha guardado el archivo ODC y, después, presione Entrar.
Nota:
La actualización de la lista con contenido de la ubicación especificada puede tardar varios minutos.
En la lista de Conexiones de datos, seleccione el archivo ODC que ha guardado y, a continuación, haga clic en Abrir.
En el cuadro de diálogo Importar datos, seleccione la opción Informe de tabla dinámica o Informe de gráfico y tabla dinámicos y, a continuación, haga clic en Aceptar.
En la pestaña Datos, haga clic en Conexiones.
En el cuadro de diálogo Conexiones del libro, seleccione la conexión que acaba de abrir y, a continuación, haga clic en Propiedades.
En el cuadro de diálogo Propiedades de conexión, en la pestaña Definición, seleccione la casilla Utilizar siempre archivo de conexión y, a continuación, haga clic en Aceptar.
Nota:
Esto asegura que el archivo de conexión al que se ha conectado se usará en lugar de la información de conexión incrustada.
Haga clic en Cerrar.
Una vez completado el Asistente para la conexión de datos, puede crear su informe y luego publicarlo en una biblioteca de documentos. Cuando el libro se representa mediante Excel Online, Excel Online usa la información de conexión especificada en el archivo ODC para actualizar los datos.