¿Qué es la gobernanza de la colaboración?
La gobernanza de la colaboración es la forma en que administra el acceso de los usuarios a los recursos, el cumplimiento de los estándares empresariales y la seguridad de los datos.
Las organizaciones hoy en día usan un conjunto de herramientas diverso. Está el equipo de desarrolladores que usa el chat de equipo, los ejecutivos que envían correo electrónico y toda la organización que se conecta a través de redes sociales empresariales. Se usan varias herramientas de colaboración porque cada grupo es único y tiene sus propias necesidades funcionales y estilo de trabajo. Algunos solo usarán correo electrónico, mientras que otros vivirán principalmente en el chat.
Si los usuarios sienten que las herramientas proporcionadas por TI no se ajustan a sus necesidades, es probable que descarguen su aplicación de consumidor favorita que admita sus escenarios. Aunque este proceso permite a los usuarios empezar a trabajar rápidamente, conduce a una experiencia de usuario frustrante en toda la organización con varios inicios de sesión, dificultad para compartir y ningún lugar para ver el contenido. Este concepto se conoce como "Shadow IT" y supone un riesgo significativo para las organizaciones. Reduce la capacidad de administrar uniformemente el acceso de los usuarios, garantizar la seguridad y las necesidades de cumplimiento del servicio.
Servicios como grupos de Microsoft 365, Teams y Viva Engage capacitan a los usuarios y reducen el riesgo de shadow IT al proporcionar las herramientas necesarias para colaborar. Microsoft 365 tiene un amplio conjunto de herramientas para implementar las funcionalidades de gobernanza que su organización pueda necesitar.
Esta serie de artículos le ayudará a comprender cómo interactúan los grupos, los equipos y la configuración de SharePoint, qué funcionalidades de gobernanza están disponibles y cómo crear e implementar un marco de gobernanza para las características de colaboración de Microsoft 365.
Configuración de una colaboración segura con Microsoft 365
Hay muchas opciones para implementar Grupos de Microsoft 365 y Teams para una colaboración segura en su organización. Se recomienda usar este contenido de gobernanza junto con Configurar el uso compartido de archivos seguro y la colaboración con Microsoft Teams y sus artículos asociados para crear la mejor solución de colaboración para su organización.
Gobernanza de residencia de datos
Si su organización es multinacional y tiene requisitos de residencia de datos para distintas zonas geográficas, incluya Microsoft 365 Multi-Geo como parte del plan de gobernanza de colaboración.
Por qué los grupos de Microsoft 365 son importantes en la gobernanza de la colaboración
Los grupos de Microsoft 365 le permiten elegir un conjunto de personas con las que desea colaborar y configurar fácilmente una colección de recursos para que esas personas puedan compartir. Al agregar miembros al grupo, se conceden automáticamente los permisos necesarios a todos los recursos proporcionados por el grupo. Tanto Teams como Viva Engage usan grupos de Microsoft 365 para administrar su pertenencia.
Los grupos de Microsoft 365 incluyen un conjunto de recursos vinculados que los usuarios pueden usar para la comunicación y la colaboración. Grupos incluir siempre un sitio de SharePoint, Planner y un buzón y un calendario. Dependiendo de cómo cree el grupo, opcionalmente puede agregar otros servicios, como Teams, Viva Engage y Project.
| Recurso | Descripción |
|---|---|
| Calendario | Para programar eventos relacionados con el grupo |
| Bandeja de entrada | Para las conversaciones por correo electrónico entre miembros del grupo. Esta bandeja de entrada tiene una dirección de correo electrónico y se puede establecer para aceptar mensajes de personas ajenas al grupo e incluso fuera de su organización, de forma muy similar a una lista de distribución tradicional. |
| Bloc de notas de OneNote | Para recopilar ideas, investigación e información |
| Planificador | Para asignar y administrar tareas de proyecto entre los miembros del grupo |
| Proyecto y hoja de ruta | Herramientas de administración de proyectos basadas en web |
| Sitio de grupo de SharePoint | Un repositorio central para información, vínculos y contenido relacionado con el grupo |
| Teams | Un área de trabajo basada en chat en Microsoft 365 |
| Viva Engage | Un lugar común para tener conversaciones y compartir información |
Grupos de Microsoft 365 incluye una variedad de controles de gobernanza, incluida una directiva de expiración, convenciones de nomenclatura y una directiva de palabras bloqueadas, para ayudarle a administrar grupos de su organización. Dado que los grupos controlan la pertenencia y el acceso a este conjunto de recursos, la administración de grupos es una parte clave de la gobernanza de la colaboración en Microsoft 365.
Definición de procedimientos recomendados de gobernanza de colaboración para su organización
Hay varios lugares para colaborar y tener conversaciones en Microsoft 365. Comprender dónde pueden iniciar conversaciones los usuarios puede ayudarle a definir una estrategia de comunicación.
Microsoft 365 admite tres métodos de comunicación principales:
- Outlook: colaboración por correo electrónico, incluida la bandeja de entrada y el calendario de un grupo compartido
- Microsoft Teams: un área de trabajo basada en chat persistente en la que puede tener conversaciones informales en tiempo real en torno a diversos temas, organizados por subgrupos específicos.
- Viva Engage: experiencia social empresarial para la colaboración
Teams: área de trabajo basada en chat (colaboración de alta velocidad)
- Creado para la colaboración con las personas con las que trabajan los usuarios todos los días
- Pone la información al alcance de los usuarios en una única experiencia
- Adición de pestañas, conectores y bots
- Chat en vivo, audio/videoconferencia, reuniones grabadas
Viva Engage: conectarse a través de la organización (redes sociales empresariales)
- Comunidades de práctica: grupos multifuncionales de personas que comparten un interés común o conocimientos, pero que no trabajan necesariamente juntos día a día
- Conexión de liderazgo, comunidades de aprendizaje, comunidades basadas en roles
Buzón y calendario (colaboración basada en correo electrónico)
- Se usa para la comunicación dirigida con individuos o un grupo de personas
- Calendario compartido para reuniones con otros miembros del grupo
A medida que determine cómo desea usar las características de colaboración en Microsoft 365, tenga en cuenta estos métodos de comunicación y cuáles es probable que los usuarios usen en diferentes escenarios.
Nota:
Cuando se crea un nuevo grupo de Microsoft 365 a través de Viva Engage o Teams, el grupo no es visible en Outlook ni en la libreta de direcciones porque la comunicación principal entre esos usuarios se produce en sus respectivos clientes. Viva Engage grupos no se pueden conectar a Teams.
Lista de comprobación de procedimientos recomendados de gobernanza de colaboración
Al iniciar el proceso de planeamiento de gobernanza, tenga en cuenta estos procedimientos recomendados:
Hable con los usuarios : identifique a los usuarios más grandes de las características de colaboración y reúnase con ellos para comprender sus principales requisitos empresariales y escenarios de casos de uso.
Equilibrar riesgos y ventajas : revise sus necesidades empresariales, normativas, legales y de cumplimiento y planee una solución que se optimice para todos los resultados.
Adaptarse a diferentes organizaciones y diferentes tipos de contenido y escenarios : tenga en cuenta las diferentes necesidades de los distintos grupos o departamentos y los distintos tipos de contenido, como el contenido de la intranet frente al contenido de OneDrive de un usuario.
Alinearse con las prioridades empresariales : los objetivos empresariales le ayudarán a definir cuánto tiempo y energía necesita para invertir en gobernanza.
Insertar decisiones de gobernanza directamente en las soluciones que cree : muchas decisiones de gobernanza se pueden implementar activando o desactivando las características de Microsoft 365.
Usar un enfoque por fases : implemente primero las características de colaboración para un grupo pequeño de usuarios. Obtenga comentarios de ellos, watch para los vales del departamento de soporte técnico y actualice cualquier configuración o proceso necesario antes de continuar con un grupo mayor.
Reforzar con el entrenamiento : adapte soluciones como los caminos de aprendizaje de Microsoft 365 para asegurarse de que las expectativas específicas de la organización se refuerzan con el entrenamiento proporcionado por Microsoft.
Tener una estrategia para comunicar directivas y directrices de gobernanza en su organización : cree un Centro de adopción de Microsoft 365 en un sitio de comunicación de SharePoint para comunicar directivas y procedimientos.
Definir roles y responsabilidades : identifique primero el equipo principal de gobernanza y trabaje a través de decisiones clave de gobernanza sobre el aprovisionamiento y la nomenclatura y el acceso externo y, a continuación, trabaje en las decisiones restantes.
Revise sus decisiones a medida que cambien la empresa y la tecnología : reúnase periódicamente para revisar las nuevas funcionalidades y las nuevas expectativas empresariales.
Para más información sobre estas prácticas, consulte Creación de un plan de gobernanza de colaboración.
Impacto del usuario final y administración de cambios
Dado que los grupos y los equipos se pueden crear de varias maneras, se recomienda entrenar a los usuarios para que usen el método que mejor se adapte a su organización:
- Si su organización ha implementado Teams, indique a los usuarios que creen un equipo cuando necesiten un espacio de colaboración.
- Si la organización realiza la mayor parte de su comunicación mediante correo electrónico, indique a los usuarios que creen grupos en Outlook.
- Si su organización usa en gran medida SharePoint o está migrando desde SharePoint local, indique a los usuarios que creen sitios de equipo de SharePoint para la colaboración.
Esto ayuda a evitar confusiones si los usuarios no están familiarizados con el modo en que los grupos se relacionan con sus servicios relacionados. Para obtener más información sobre cómo comunicarse con los usuarios sobre grupos, consulte Explicación de Grupos de Microsoft 365 a los usuarios.
Funcionalidades clave de gobernanza de colaboración y requisitos de licencia
Las funcionalidades de gobernanza para la colaboración en Microsoft 365 incluyen características de Microsoft 365, Teams, SharePoint y Microsoft Entra ID.
| Funcionalidad o característica | Description | Licencias |
|---|---|---|
| Uso compartido de sitios y equipos | Controlar si los equipos, grupos y sitios se pueden compartir con personas ajenas a la organización. | Microsoft 365 E5 o E3 |
| Permitir o bloquear dominios | Restringir el uso compartido con personas ajenas a la organización a personas de dominios específicos. | Microsoft 365 E5 o E3 |
| Creación de sitios sin intervención del administrador | Permitir o impedir que los usuarios creen sus propios sitios de SharePoint. | Microsoft 365 E5 o E3 |
| Uso compartido de archivos y sitios restringidos | Restrinja el uso compartido de sitios, archivos y carpetas a los miembros de un grupo de seguridad específico. | Microsoft 365 E5 o E3 |
| Creación de grupos restringidos | Restrinja la creación de grupos y equipos a los miembros de un grupo de seguridad específico. | Microsoft 365 E5 o E3 con licencias edu básicas Microsoft Entra ID P1 o P2 o Microsoft Entra |
| Directiva de nomenclatura de grupos | Aplicar prefijos o sufijos en los nombres de grupo y equipo. | Microsoft 365 E5 o E3 con licencias edu básicas Microsoft Entra ID P1 o P2 o Microsoft Entra |
| Directiva de expiración de grupo | Establezca grupos inactivos y equipos para que expiren y se eliminen después de un período de tiempo especificado. | Microsoft 365 E5 o E3 con licencias Microsoft Entra ID P1 o P2 |
| Acceso de invitado por grupo | Permitir o impedir el uso compartido de grupos y equipos con personas ajenas a la organización por grupo. | Microsoft 365 E5 o E3 |
Además, estas licencias de complemento proporcionan funcionalidades de gobernanza mejoradas:
- Microsoft Teams Premium proporciona funcionalidades de cumplimiento para reuniones, incluidas marcas de agua, cifrado y etiquetas de confidencialidad.
- Microsoft Syntex: Administración avanzada de SharePoint proporciona directivas para el acceso al contenido, la colaboración y la administración del ciclo de vida.
Recomendaciones de planeamiento de gobernanza de colaboración
Siga estos pasos básicos para crear su plan de gobernanza:
- Tenga en cuenta los principales objetivos y procesos empresariales: cree su plan de gobernanza para satisfacer las necesidades de su empresa.
- Descripción de la configuración en los servicios: la configuración en grupos y SharePoint interactúan entre sí, al igual que la configuración en grupos, SharePoint y Teams y otros servicios. Asegúrese de comprender estas interacciones al planear la estrategia de gobernanza.
- Planear la administración del acceso de usuario: planee el nivel de acceso que desea conceder a los usuarios en grupos, SharePoint y Teams.
- Planear la administración de la configuración de cumplimiento: revise las opciones de cumplimiento disponibles para los grupos de Microsoft 365, Teams y la colaboración de SharePoint.
- Planear la administración de las comunicaciones: revise las opciones de gobernanza de comunicaciones disponibles para escenarios de colaboración.
- Planeamiento de la gobernanza de la organización y del ciclo de vida: elija las directivas que desea usar para la creación, nomenclatura, expiración y archivado de grupos y equipos. Además, comprenda las opciones de fin de ciclo de vida para grupos, equipos y Viva Engage
Entrenamiento para administradores
Estos módulos de entrenamiento de Microsoft Learn pueden ayudarle a aprender las características de gobernanza de Microsoft 365.
- Introducción a la protección de la información y a la administración del ciclo de vida de los datos en Microsoft Purview : obtenga información sobre cómo las soluciones de administración del ciclo de vida de datos y protección de la información de Microsoft 365 le ayudan a proteger y controlar los datos a lo largo de su ciclo de vida.
- Aspectos básicos de seguridad, cumplimiento e identidad de Microsoft: describir las funcionalidades de las soluciones de cumplimiento de Microsoft : obtenga información sobre las soluciones de cumplimiento en Microsoft. Topics cubiertos incluirán el cumplimiento, la protección de la información y la gobernanza en las soluciones microsoft 365, insider risk, audit y eDiscovery. También se tratan las funcionalidades de gobernanza de recursos de Azure.
Ilustraciones
Estas ilustraciones le ayudarán a comprender cómo los grupos y equipos interactúan con otros servicios de Microsoft 365 y qué características de gobernanza y cumplimiento están disponibles para ayudarle a administrar estos servicios en su organización.
Grupos en Microsoft 365 para arquitectos de TI
Lo que necesitan saber los arquitectos de TI sobre los grupos en Microsoft 365
| Item | Descripción |
|---|---|
PDF | Visio Actualizado en mayo de 2022 |
Estas ilustraciones detallan los diferentes tipos de grupos, cómo se crean y administran, y algunas recomendaciones para el gobierno de estos. |
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La arquitectura lógica de los servicios de productividad en Microsoft 365, una de las más destacadas gracias a Microsoft Teams.
| Item | Descripción |
|---|---|
Actualizado en abril de 2019 |
Microsoft proporciona un conjunto de servicios de productividad que funcionan en conjunto para proporcionar experiencias de colaboración con funcionalidades de gobierno, seguridad y cumplimiento. Esta serie de ilustraciones proporciona una vista de la arquitectura lógica de los servicios de productividad para arquitectos empresariales, que es una de las más destacadas gracias a Microsoft Teams. |
Funcionalidades de cumplimiento y protección de la información de Microsoft 365
Microsoft 365 incluye un amplio conjunto de funcionalidades de cumplimiento y protección de la información. Junto con las herramientas de productividad de Microsoft, estas funcionalidades están diseñadas para ayudar a las organizaciones a colaborar en tiempo real a la vez que se adhieren a marcos de cumplimiento normativo estrictos.
Este conjunto de ilustraciones usa uno de los sectores más regulados, los servicios financieros, para demostrar cómo se pueden aplicar estas capacidades para abordar los requisitos normativos habituales. Siéntase libre de adaptar estas ilustraciones para su propio uso.
| Elemento | Descripción |
|---|---|
Inglés: Descargar como PDF | Descargar como Visio Japonés: Descargar como PDF | Descargar como Visio Actualizado en noviembre de 2020 |
Incluye:
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