Usar un asistente para agregar y realizar un seguimiento de varios contactos de Outlook en Dynamics 365 for Outlook

Puede realizar el seguimiento de sus contactos de Office Outlook en Microsoft Dynamics 365 for Outlook. Cuando realiza el seguimiento de un contacto, una copia del registro de ese contacto se guarda en Dynamics 365 for Outlook y se sincroniza con el registro de Outlook. Una vez realizado el seguimiento de los contactos, verá cualquier actividad de correo electrónico, tarea, y cita de Customer Engagement asociada con esos contactos. Si sincroniza Outlook en su dispositivo móvil, también puede obtener acceso a los registros de contacto de ese dispositivo.

El seguimiento de los contactos en Dynamics 365 for Outlook es un proceso manual. Puede realizar seguimiento de hasta 20 contactos a la vez eligiendo el botón Seguimiento o el botón Establecer primario en Dynamics 365 for Outlook. Si desea agregar más de 20 contactos a la vez, o si desea agregar todos los contactos de Outlook a Customer Engagement, puede usar el asistente para Agregar contactos. El asistente también permite establecer varias opciones. Por ejemplo, puede especificar si las futuras comunicaciones con los contactos con seguimiento se deben sincronizar con Dynamics 365 for Outlook.

Importante

Para rastrear los contactos en Dynamics 365 for Outlook, su dirección de correo electrónico de Outlook debe coincidir con su dirección de correo electrónico de Customer Engagement. No puede sincronizar a o de direcciones de correo electrónico múltiples.

Paso 1: Prepararse

Antes de agregar los contactos de Outlook:

• Para obtener mejores resultados, asegúrese de que su información de contacto de Outlook sea lo más completa y precisa posible. Especifique la información que falte y compruebe que los nombres de las personas estén escritos correctamente.

• Puesto que podrá "asignar" los nombres de las empresas en su lista de contactos de Outlook a un nombre de cuenta de Dynamics 365 for Customer Engagement, asegúrese de que las cuentas tengan la misma ortografía en ambas aplicaciones.

Paso 2: ejecutar el asistente

1. Elija Archivo>Aplicaciones de Dynamics 365>Importar contactos>Agregar contactos.

2. Elija Siguiente.

3. Confirme la carpeta donde se almacenan los contactos de Outlook y elija Siguiente.

   Nota

   • El asistente determina la carpeta, denominada normalmente Contactos. Puede seleccionar o anular subcarpetas en la carpeta Contactos.
     • Si permite que otra persona (denominada "delegado") administre su correo electrónico, no puede agregar los contactos de la carpeta de contactos de esa persona.

4. Seleccione cómo agrupar sus contactos. Los grupos son:

   • Nombre de la compañía. Agrupe los contactos por el nombre de cuenta coincidente en Dynamics 365 for Customer Engagement. El asistente muestra el número de contactos asociados con cada cuenta. Elija el vínculo para comprobar la lista de nombres para cada cuenta.

   • Dominio de correo electrónico. Agrupe los contactos por dominio de correo electrónico. El dominio de correo electrónico es la parte de la dirección que viene después del símbolo @. Por ejemplo, en la dirección de correo electrónico someone@contoso.com, “contoso.com” es el dominio. Elija el vínculo para comprobar la lista de nombres para cada dominio.

   • Categorías. Agrupe los contactos por la categoría que usa para organizarlos en Outlook si procede. Elija el vínculo para comprobar la lista de nombres para cada categoría.

     Si no desea agregar todos los grupos, desactive las casillas de verificación a la izquierda de cada grupo que no desea.

   Nota

   La columna Número de contactos muestra un color para indicar el modo en que muchos de los contactos ya están vinculados a Dynamics 365 for Customer Engagement:

   • Verde. Todos los contactos ya están en Dynamics 365 for Customer Engagement.
     • Amarillo. Más del 50 % de los contactos ya están en Dynamics 365 for Customer Engagement.
     • Rojo. Como mínimo un contacto ya está en Dynamics 365 for Customer Engagement.

   Propina

   Es posible que descubra que las agrupaciones incluyen muchas variaciones si no coinciden exactamente con los nombres de las empresas. Si es así, puede ser más fácil cancelar el asistente, corregir los nombres de las empresas en Outlook y, a continuación, volver a ejecutar el asistente.

5. Compruebe que la opción Usar nombre de la compañía en la cuenta está seleccionada (recomendado). De lo contrario, si desea asociar un nombre de cuenta a cada contacto más adelante en Dynamics 365 for Customer Engagement, desactive esta casilla.

6. Seleccione Realizar un seguimiento de todas las comunicaciones de los contactos agregados para realizar un seguimiento de los mensajes, las citas y las tareas asociadas a estos contactos de Outlook en Dynamics 365 for Customer Engagement.

7. Para seleccionar manualmente las cuentas con las que asociar los contactos, elija Opciones avanzadas. En la columna Establecer cuenta, elija la fila del contacto. En la lista desplegable, seleccione una de las opciones siguientes:

   • Deje el campo en blanco (No definido) para asociar los contactos a una cuenta posteriormente en Dynamics 365 for Customer Engagement.

   • Seleccione Usar el nombre de la empresa para asociar los contactos con una cuenta de Dynamics 365 for Customer Engagement usando el nombre de la empresa.

   • Seleccione Elegir cuenta existente, seleccione una cuenta o contacto y, a continuación, elija Aceptar.

8. En la columna Incluir comunicación, desactive la casilla para las agrupaciones para las que no desee realizar el seguimiento de mensajes de correo electrónico, citas o tareas en Dynamics 365 for Customer Engagement.

9. Elija Agregar contactos.

10. Revise la página Resumen y vea los errores, si procede. A continuación, elija Cerrar.

Vea también

Información general de los registros de seguimiento en Dynamics 365 for Outlook
Preguntas más frecuentes sobre la sincronización de registros entre aplicaciones Microsoft Dynamics 365 y Microsoft Outlook