Estrategia de integración con un sistema de administración de la calidad o de administración del aprendizaje
Las integraciones resultan útiles para automatizar la transferencia manual de datos entre sistemas, como Microsoft Power Platform y un sistema de administración de la calidad (QMS). Si tiene un flujo de trabajo de aprobación establecido en su QMS, puede reutilizarlo y sus desencadenadores de procesos para automatizar flujos de aprobación.
Las integraciones permiten la automatización cuando:
- Se crean entradas de registro de QMS.
- Las guías se hacen efectivas en un entorno de ejecución.
- Las guías se retiran para que ya no sean efectivas (por ejemplo, si se retira un procedimiento operativo estándar [SOP] en QMS, o si se retira el contenido relacionado).
Independientemente de si las integraciones son un requisito desde el principio, recomendamos que considere la información de este artículo durante las fases iniciales de la implementación, dado que también es relevante para el recorrido del usuario y el modelo de datos.
Requisitos previos para la integración con un QMS y categorización de contenido en un contexto regulado
El contenido inmersivo que componen las guías se almacena en Microsoft Power Platform. Este contenido no se puede abrir en el propio QMS. En su lugar, debe crear un vínculo entre el QMS y el contenido almacenado externamente (la guía) y asociar o crear un nuevo tipo de documento/registro para guías digitales en el QMS. Para este tipo de documento/registro, defina los requisitos relacionados y la documentación que son necesarios. Un requisito mínimo es tener el id. de guía de Dynamics 365 Guides y el id. de tipo de documento/registro del QMS en ambos sistemas. Estos dos id. se recomiendan como parte del modelo de datos desde el principio, incluso aunque la integración automática no se implemente al principio. Como requisito previo para permitir una integración automática, los datos que se intercambiarán deben estar presentes en el modelo de datos de ambos sistemas.
Una vez que se defina el modelo de datos, determine qué puntos de integración están en el recorrido del usuario y qué actividades (acciones en los sistemas) desencadenarán el flujo de datos entre los sistemas.
Hay dos formas de hacer integraciones: integración basada en procesos e integración técnica.
Integración basada en procesos
En este método, no realiza ninguna integración técnica. En su lugar, reutiliza el flujo en el QMS y transfiere los datos manualmente. Como se indica en Estrategia de control de acceso y administración de identidad y acceso, asigne un rol que sea responsable de garantizar la sincronización entre los sistemas cuando la integración se gestione manualmente.
Al ejecutar integraciones manualmente, mantiene el control de los procesos. Puede perfeccionar estos procesos sin tener que ajustar la integración técnica. Recomendamos este enfoque si todavía se encuentra en la fase de maduración y tiene un número limitado de transacciones. En este caso, investigue a fondo cómo deben interactuar los dos sistemas y prepare el modelo de datos en Microsoft Power Platform en consecuencia. Un modelo de datos bien planificado simplifica la integración técnica en el futuro.
Integración técnica
A medida que la solución madura, recomendamos que utilice una integración técnica para automatizar procesos que, de lo contrario, se gestionarían manualmente. Hay dos opciones para una integración técnica: integración punto a punto e integración de middleware basada en API.
Integración punto a punto: para esta opción, conecta dos aplicaciones a través de código personalizado. Es una manera sencilla y eficiente de conectar sistemas en su negocio. Sin embargo, las integraciones punto a punto no están diseñadas para mantenerse al ritmo de los cambios. Por tanto, la integración se queda corta cada vez que se introducen cambios o actualizaciones en uno de los sistemas conectados. En este caso, califique y valide ambos sistemas. Dado que puede llevar mucho tiempo mantener actualizados los conectores de integración, es posible que esta opción de integración no le parezca la mejor opción. La frecuencia de las actualizaciones de los sistemas conectados afecta a la viabilidad de la integración punto a punto a largo plazo.
Integración de middleware basada en API: para esta opción, el software actúa como puente entre dos o más sistemas que deben comunicarse. La integración de middleware permite que los sistemas se comuniquen y establece un flujo de datos entre ellos sin necesidad de que las aplicaciones se comuniquen directamente. El puente que crea la integración de middleware también separa las actualizaciones del sistema. Por tanto, los dos sistemas no tienen que volver a validarse si solo cambia o se actualiza uno de ellos.
La elección entre la integración punto a punto y las integraciones de middleware basadas en API dependerá de su estrategia de arquitectura empresarial y de las herramientas que estén disponibles en su organización. Si tiene un software de integración de middleware, tiene sentido elegir la integración de middleware basada en API. Si no tiene software de integración de middleware, la integración punto a punto podría ser la mejor opción.
Nota
Todas las integraciones técnicas deben formar parte de la posible validación y prueba de Prácticas adecuadas (GxP) de {industry}. Este requisito es un argumento a favor de comenzar con la integración basada en procesos, ya que se puede reducir el tiempo de puesta en marcha. La integración basada en procesos también implica menos trabajo de mantenimiento hasta que se necesita un nivel crítico de transferencia de datos.
Integración de un LMS
Si tiene la intención de utilizar material de formación que se desarrolla en Guides, puede conectar Guides con su sistema de administración del aprendizaje (LMS). A través de esta conexión, puede transferir los datos de uso de los usuarios y la información acerca de la finalización de guías. La configuración exacta de esta integración depende de los requisitos de su sector específico.
En el siguiente diagrama se muestra un ejemplo del flujo. El material de formación se almacena en Microsoft Power Platform y se aprueba en el QMS. Posteriormente, se asigna a los empleados relevantes y se documenta la ejecución.
Hay tres factores que se deben tener en cuenta al planificar la conexión de Guides con el LMS:
Integración entre el QMS y el LMS: establezca una integración entre el QMS y el LMS para automatizar la transferencia de formación desde el QMS y el LMS y para garantizar la sincronización. Si no tiene una integración, asegúrese manualmente de que el material de formación esté disponible del QMS al LMS.
Licencias basadas en usuarios o dispositivos: la forma en que utiliza la integración de LMS para proporcionar una prueba de finalización depende de si tiene una configuración de Guides basada en usuarios o basada en dispositivos.
- Si tiene una configuración basada en usuarios, las estadísticas de usuarios pueden proporcionar prueba de ejecución a través de registros en Microsoft Power Platform. Los requisitos reglamentarios que se aplican a este registro como prueba (por ejemplo, GxP y el Reglamento general de protección de datos [RGPD]), deben verificarse con el departamento de garantía de calidad (QA) en la empresa y con el director de protección de datos (DPO).
- Si tiene una licencia basada en dispositivos, las estadísticas y los registros de usuario no se pueden utilizar directamente desde Microsoft Power Platform. En cambio, una aplicación que se desarrolla en Power Apps se puede utilizar para crear una funcionalidad en el flujo de formación que permite a los empleados proporcionar pruebas de ejecución al cerrar sesión en su perfil. Esta funcionalidad puede contar con el apoyo de un componente de firma digital para cumplir los requisitos reglamentarios de documentación. Además, puede crear una funcionalidad integrada que permita a los usuarios evaluar la formación como prueba adicional de ejecución. Este enfoque también se puede utilizar para la licencia basada en usuarios si control de calidad o el DPO no aceptan el registro de Microsoft Power Platform como prueba de ejecución.
Modelo de datos: al igual que para una integración de QMS, le recomendamos que prepare su modelo de datos para una integración de LMS desde el comienzo de la implementación. Al agregar un campo de datos como tipo de documento en Microsoft Power Platform, facilita la integración ya que ese campo puede emplearse para identificar los registros (guías) que deben asociarse con los procesos de LMS.