Resumen del inventario, compras y devoluciones
Las capacidades de inventario de Dynamics 365 Field Service incluyen:
- Almacenaje
- Ajustes de inventario y transferencias
- Consumir y facturar productos durante las órdenes de trabajo
- Compras
- Devoluciones
- Diarios de inventario
Antes de utilizar las funciones de inventario, compras y devoluciones, es fundamental que se familiarice con las funciones del catálogo de productos en Field Service. Los productos se rastrean en el inventario solo si su campo Tipo de Field Service está configurado como Inventario. De lo contrario, los cambios en el inventario no se mostrarán cuando agregue productos a órdenes de trabajo, pedidos de compra y autorizaciones de devolución de mercancías (RMA).
Para otorgar acceso a un recurso para crear y editar tablas relacionadas con el inventario, agregue el rol de seguridad Compra de inventario a su rol de seguridad existente.
Para los requisitos básicos de inventario, muchas organizaciones utilizan las capacidades anteriores incluidas. Para requisitos de precios e inventario más complejos, Field Service está diseñado para integrarse con los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP). En un ejemplo común, Field Service se integra con Dynamics 365 Supply Chain Management utilizando una plantilla preconstruida Dataverse "Prospect to cash".
Almacenes e inventario de productos
En Field Service, un almacén es cualquier ubicación de la empresa que tenga inventario. Los almacenes incluyen ubicaciones estáticas y móviles, como:
- Almacenes
- Camiones técnicos
- Centros de distribución
- Muelles de carga
El inventario en cada almacén se actualiza en función de los productos de órdenes de trabajo usados, pedidos de compra, devoluciones, ajustes y transferencias. Queda registrado en la tabla Inventario de producto relacionada.
Para cada producto en el almacén, el sistema rastrea la información siguiente:
- Cantidad disponible: cuántas unidades quedan por vender.
- Cantidad asignada - cuántas unidades figuran actualmente en las órdenes de trabajo como productos de órdenes de trabajo asignadas.
- Cantidad en mano - suma de la cantidad disponible y la cantidad asignada. Básicamente, este campo representa las unidades que aún están físicamente presentes en su almacén, incluso si ya están comprometidas con el trabajo.
- Cantidad en pedido - cuántas unidades figuran actualmente en los pedidos de compra, pero no se han recibido ni agregado al inventario. Básicamente, son las unidades que están en camino.
Nota
Al agregar un almacén a cada recurso reservable, puede definir el almacén predeterminado que se utilizará cuando ese recurso reservable use un producto de orden de trabajo.
Ajustes de inventario y transferencias
Utilice ajustes de inventario para agregar o restar manualmente el inventario de los almacenes. Por ejemplo, para chequeos de rutina para reflejar la contracción y los defectos, y comparar el inventario esperado con el inventario real. A continuación, puede ajustar la diferencia.
Utilice las transferencias de inventario para transferir inventario de un almacén de origen a un almacén de destino. El ejemplo más común de esto es transferir el inventario de un almacén al camión de un técnico.
También puede habilitar ajustes y transferencias en la aplicación móvil de Field Service. Por ejemplo, puede crear una transferencia de inventario si los técnicos se reúnen en el campo y transfieren el inventario de un camión a otro.
Inventario de orden de trabajo
El inventario se ve afectado cuando los productos se agregan a las órdenes de trabajo y se utilizan.
Por ejemplo, un producto se agrega como estimado y asignado (es decir, el campo Estado de línea se establece en Estimado y el campo Asignado se establece en Sí). En este caso, se reserva una parte del inventario del almacén especificado, pero no se deduce.
Si se utiliza un producto de orden de trabajo durante una orden de trabajo (Estado de la línea establecido en Usado), el inventario en el almacén relacionado se deduce por la cantidad de producto de la orden de trabajo. Típicamente, el almacén listado en un producto de orden de trabajo es el camión del técnico.
Pedidos de compra
Los pedidos de compra (PO) se utilizan para pedir productos para un almacén. También se utilizan para pedir productos directamente para una orden de trabajo, de modo que se pueda completar el trabajo in situ.
El proceso de pedido de compra incluye los siguientes pasos:
- Solicitar productos de un proveedor creando un Pedido de compra y agregando Productos de pedido de compra.
- Obtener aprobación.
- Documentar la recepción de productos. Cree una recepción de pedido de compra y un producto de recepción de pedido de compra para agregar los productos recibidos al inventario del almacén o para agregarlos como productos de orden de trabajo.
Devoluciones
A veces, la misma organización que instala piezas y equipos en la ubicación de un cliente necesita procesar una devolución de ese producto o activo del cliente. Puede emitir créditos a los clientes que inician devoluciones. También puede realizar un seguimiento de las devoluciones como parte del historial de servicio de un activo del cliente.
Las razones más comunes por las que se inician las devoluciones incluyen:
- La pieza o el equipo está defectuoso.
- El cliente no está satisfecho.
- Se necesita una reparación, pero no se está llevando a cabo en el sitio. En cambio, está ocurriendo en la ubicación del proveedor de servicios o del fabricante.
- El equipo estaba en la ubicación del cliente como parte de un contrato de arrendamiento que finaliza y no se renovará.
Field Service cuenta con tres devoluciones listas para usar:
- Devolver al almacén
- Devolver al proveedor
- Cambio de la propiedad del equipamiento
Para emitir una devolución, siga estos pasos:
- Cree un RMA. La RMA designa los productos que pueden devolverse y el resto de información importante, como los precios. También especifica una acción de procesamiento, que es de tipo devolución.
- Cree un recibo de RMA. La devolución no termina hasta que se crea un recibo de RMA. El recibo de RMA confirma que se recibió el producto y la cantidad correctos. También indica la fecha del recibo y la persona que lo manejó.
El sistema ajusta automáticamente el inventario y los activos del cliente.
Diarios de inventario
Todas las transacciones de inventario se registran en diarios de inventario. Por ejemplo, cuando se asigna un producto a una orden de trabajo, se crea un diario de inventario que aumenta la cantidad asignada en uno. Cuando ese mismo producto se utiliza para completar la orden de trabajo, se crea otro diario de inventario que disminuye la cantidad disponible. Los diarios se registran para todos los aumentos y disminuciones del inventario de productos. Básicamente, los diarios de inventario sirven como un libro mayor de inventario dentro de Field Service.
Lo que es más importante, los diarios de inventario a veces se usan para integrar transacciones de inventario de Field Service en sistemas ERP externos, dependiendo de cómo esté diseñada la integración. Para hacer las integraciones más fáciles y más flexibles, los diarios de inventario se pueden crear manualmente.