Recuento y ajuste de inventario mediante documentos
Puede realizar un inventario físico de los productos utilizando los documentos de pedido de inventario físico y registro de inventario físico. La página Orden de inventario físico se usa para organizar el proyecto de recuento de inventario completo, por ejemplo una por almacén. Utilice la página de Registro de inventario físico para capturar y comunicar el recuento real de artículos. Puede crear varias grabaciones para un pedido, por ejemplo, para distribuir grupos de productos a diferentes empleados.
Puede imprimir el informe de Registro de inventario físico de cada registro, y contiene campos de cantidad vacíos donde puede ingresar el inventario contado. Cuando esté contando y las cantidades se ingresen en la página Registro de inventario físico , elija la acción Finalizar . Esta acción transfiere las cantidades a las líneas relacionadas en la página Orden de inventario físico . Business Central garantiza que no pueda registrar un recuento de artículos dos veces.
Nota
El uso de documentos para realizar un recuento de inventario físico proporciona más control y admite la distribución del recuento a varios empleados. También puede utilizar diarios para realizar las tareas tarea, como las páginas Diarios de inventario físico y Diarios de inventario físico de almacén . Para obtener más información, vaya a Contar, Ajustar y reclasificar inventario mediante diarios. En este artículo se describe cómo usar documentos para realizar un recuento de inventario físico.
Si usa zonas en su almacén, no puede usar pedidos de inventario físico. En su lugar, utilice la página Diario de inventario físico del almacén para contar las entradas del almacén antes de sincronizarlas con las entradas del libro mayor de artículos.
El recuento de inventario con documentos consta de los pasos generales siguientes:
- Crear un pedido de inventario físico con las cantidades esperadas de producto llenadas previamente.
- Generar uno o más registros de inventario físico a partir del pedido.
- Escriba las cantidades contadas del producto en los registros, tal como se capturan en las copias impresas, por ejemplo, y establezca Terminada.
- Complete y registre el pedido de inventario físico.
Para crear un pedido de inventario físico
Un pedido de inventario físico es un documento completo formado por la cabecera del pedido de inventario físico y líneas de pedido. La información de la cabecera de inventario físico describe cómo realizar el inventario físico. Las líneas de pedido contienen información acerca de los productos y sus almacenes.
Para crear las líneas de pedido de inventario físico, normalmente se utiliza la acción Calcular líneas para agregar el inventario actual como líneas en el pedido. También puede utilizar la acción Copiar desde documento para completar las líneas con el contenido de otro pedido de inventario físico abierto o registrado. El siguiente procedimiento solo describe cómo utilizar la acción Calcular líneas .
Seleccione el ícono
, ingrese Órdenes de inventario físico y luego seleccione el vincular relacionado.Seleccione la acción Nuevo.
Rellene los campos obligatorios en la ficha desplegable General. Pase el cursor sobre un campo para leer una breve descripción.
En la pestaña Acciones , en el grupo Funciones , elija Otros y, a continuación, elija Calcular líneas.
Seleccione las opciones según sea necesario.
Establezca filtros, por ejemplo, para incluir solo un subconjunto de productos que se contarán con el primer registro.
Propina
Para planificar que varios empleados cuenten el inventario, configure filtros diferentes cada vez que use la acción Calcular líneas para completar el pedido con el subconjunto de artículos del inventario que un usuario registrará. A continuación, cuando genere varios registros de inventario físico para varios empleados, se minimiza el riesgo de contar productos dos veces. Para obtener más información, vaya a Para crear un registro de inventario físico.
Elija el botón Aceptar.
Una línea para cada producto que exista en el almacén seleccionado y según los filtros y las opciones configurados se agrega al pedido. Para los artículos que están configurados para seguimiento de artículos, se selecciona la casilla de verificación Usar seguimiento de artículos y la información sobre la cantidad esperada de números de serie y lote está disponible eligiendo Líneas y luego Líneas de seguimiento de artículos. Para obtener más información, vaya a Manejar el seguimiento de artículos al contar el inventario.
Ahora puede crear uno o más registros, que son instrucciones para los empleados que llevan a cabo el recuento.
Nota
Si utiliza el seguimiento específico de paquetes, también puede utilizar documentos para contar y ajustar el inventario con números de paquetes. Para comenzar a utilizar esta función, debe activar la Actualización de funciones: Habilitar el uso del seguimiento de paquetes en pedidos de inventario físico en la página Administración de funciones . Los pedidos de inventario físico existentes se actualizan, sin embargo, Business Central no puede completar el campo N.º de paquete . Debes recrear estas líneas usando la acción Calcular líneas en la página Orden de inventario físico .
Puede ingresar el número de paquete de los artículos cuyo seguimiento se requiere en la página Líneas de registro de inventario físico . Seleccione Finalizar para finalizar la grabación.
Después de elegir Finalizar en la página Orden de inventario físico , Business Central calcula las diferencias con respecto al paquete y otros detalles de seguimiento de artículos, y realiza ajustes positivos o negativos.
Para crear un registro de inventario físico
Para cada orden de inventario físico, puede crear uno o más documentos de registro de inventario físico en los que los empleados introducen las cantidades contadas. Los empleados pueden introducir cantidades manualmente o con un dispositivo de escaneo.
De forma predeterminada, un registro se crea para todas las líneas del pedido de inventario físico relacionadas. Para evitar que dos empleados cuenten los mismos artículos si distribuye el conteo, complete gradualmente el orden de inventario físico configurando filtros en el trabajo por lotes Calcular líneas . Luego, cree el registro del inventario físico con la casilla de verificación Solo líneas que no están en los registros seleccionada. Esta configuración garantiza que cada registro nuevo solo contenga productos diferentes a los que están en otros registros.
Para el recuento manual, puede imprimir el informe Registro de inventario físico , que tiene una columna vacía donde los empleados del almacén pueden escribir las cantidades contadas. Una vez finalizado el recuento, ingrese las cantidades registradas en las líneas relacionadas en la página Registro de inventario físico . Por último, transfiera las cantidades registradas al pedido de inventario físico relacionado definiendo el estado Terminada.
- En una página de Orden de inventario físico que contiene líneas para los artículos que se contarán en un registro, debe elegir la acción Hacer nuevo registro .
- En la pestaña Acciones , en el grupo Funciones , elija Otros y, luego, elija Hacer nueva grabación.
- Seleccione opciones y establezca filtros según sea necesario.
- Elija el botón Aceptar.
- Para cada conjunto de artículos que se van a contar, cárguelos en la orden de inventario físico relacionada y repita los pasos 1 a 3 con la casilla de verificación Solo líneas que no están en grabaciones seleccionada.
- En la pestaña Relacionado , seleccione Orden y, a continuación, seleccione la acción Registros para abrir la página Lista de registros de inventario físico .
- Abra el registro que corresponda.
- En la ficha desplegable General, rellene los campos como sea necesario.
- Para aquellos productos que utilizan seguimiento, cree una línea adicional para cada código de número de lote o de serie eligiendo la acción Funciones y, después, la acción Copiar línea. Para obtener más información, vaya a Manejar el seguimiento de artículos al contar el inventario.
- Seleccione la acción Imprimir para preparar el documento físico que los empleados pueden usar para anotar las cantidades que cuentan.
Para finalizar un registro de inventario físico
Después de que los empleados cuenten las cantidades, regístrelas en Business Central.
En la página Lista de registros invent. fís. , seleccione el registro de inventario físico que desea terminar y, a continuación, seleccione la acción Edición.
En la ficha desplegable Líneas, rellene la cantidad contada real en el campo Cantidad para cada línea.
Para los artículos con números de serie o de lote (la casilla de verificación Usar seguimiento de artículos está seleccionada), ingrese las cantidades contadas en las líneas para los números de serie y de lote del artículo respectivamente. Para obtener más información, vaya a Manejar el seguimiento de artículos al contar el inventario.
Seleccionar la casilla de verificación Grabado en cada línea.
Cuando haya introducido todos los datos de un registro de inventario físico, elija la acción Terminar. Tenga en cuenta que todas las líneas deben tener la casilla de verificación Registrado seleccionada.
Nota
Cuando se termina un registro de inventario físico, cada línea se transfiere a la línea del pedido de inventario físico relacionado que coincide exactamente con él. Para que coincidan, los valores de los campos N.º de artículo, Código de variante, Código de ubicación y Código de contenedor deben ser los mismos en las líneas de registro y de pedido.>
Si no existe una línea de orden de inventario físico coincidente y si la casilla de verificación Permitir registro sin orden está seleccionada, se agrega una nueva línea y se selecciona la casilla de verificación Registrado sin orden en la línea de orden de inventario físico relacionada. De lo contrario, aparece un mensaje de error y se cancela el proceso.> Si más de una línea de registro de inventario físico coincide con una línea de pedido de inventario físico, se muestra un mensaje y se cancela el proceso. Si, por algún motivo, dos líneas idénticas de inventario físico idénticas terminan en pedido de inventario físico, puede usar una acción para resolverlo. Para obtener más información, vaya a Para encontrar líneas de pedido de inventario físico duplicadas.
Para completar un pedido de inventario físico
Después de finalizar un registro de inventario físico, el campo Registrador de cantidad (base) en el pedido de inventario físico relacionado se actualiza con los valores contados (registrados) y se selecciona la casilla de verificación En líneas de registro . Si una cantidad contada difiere de la cantidad esperada, los campos Cantidad pos. (base) y Cantidad neg. (base) muestran la diferencia.
Para acceder a las cantidades esperadas y a las diferencias registradas para los artículos con seguimiento de artículos, seleccione la acción Líneas y, a continuación, seleccione Líneas de seguimiento de artículos para ver varias vistas de los números de serie y de lote en el recuento de inventario físico.
También puede elegir la acción Dif. pedido invent. físico para ver la diferencia entre la cantidad prevista y la cantidad contada.
Para encontrar líneas de pedido de inventario físico duplicadas
- Seleccione el ícono , ingrese Órdenes de inventario físico y luego seleccione el vincular relacionado.
- Abra el inventario físico para ver las líneas duplicadas.
- En la pestaña Relacionado , seleccione Otro y, a continuación, seleccione Mostrar líneas duplicadas.
Las líneas de pedido de inventario físico duplicadas se muestran para que pueda eliminarlas y conservar solo una línea con un conjunto único de valores en los campos N.º de artículo, Código de variante, Código de ubicación y Código de contenedor .
Para registrar un pedido de inventario físico
Después de completar un pedido de inventario físico y cambiar su estado a Terminado, puede registrarlo. Solo puede establecer el estado de un pedido de inventario físico como Terminado en las siguientes condiciones:
- Todos los registros de inventario físico relacionados tienen un estado de Terminada.
- Cada línea de pedido de inventario físico ha sido contada por al menos una línea de registro de inventario.
- Las casillas de verificación En líneas de registro y Cantidad de gastos calculada están seleccionadas para todas las líneas de pedido de inventario físico.
Seleccione el ícono
, ingrese Órdenes de inventario físico y luego seleccione el vincular relacionado.Seleccione el pedido de inventario físico que desea completar, y después seleccione la acción Editar.
En la página Orden de inventario físico , la cantidad registrada se muestra en el campo Cantidad registrada (base) .
Seleccione la acción Terminar.
El valor en el campo Estado es Terminado. Ahora solo puedes cambiar el orden eligiendo la acción Reabrir .
Para registrar el pedido, elija la acción Registrar y el botón Aceptar.
Los movimientos contables de producto se actualizan junto con los movimientos de seguimiento de producto relacionados.
Propina
Para evitar errores, utilice la acción versión preliminar Publicación para revisar las entradas que se crearán al publicar.
Para ver los pedidos de inventario físico registrados
Después de realizar el registro, el pedido de inventario físico se borrará y podrá ver y evaluar el documento como un pedido de inventario físico registrado. El pedido publicado incluye los registros de su inventario físico y cualquier comentario realizado.
- Seleccione el ícono , ingrese Órdenes de inspección médica publicadas y luego seleccione el vincular relacionado.
- En la página Órdenes de inventario físico registradas , seleccione la orden de inventario registrada que desea ver y luego elija la acción Ver .
- En la pestaña Relacionado , seleccione Orden y luego seleccione la acción Grabaciones para ver una lista de grabaciones de inventario físico relacionadas.
Gestión de seguimiento de productos en el recuento de inventario
El seguimiento de producto pertenece a los números de serie o de lote asignados a los productos. Al contar un producto que esté almacenado en el inventario, por ejemplo, 10 números de lote distintos, el empleado debe poder registrar cuáles y cuántas de las unidades de cada número de lote están en inventario. Para obtener más información, visite Trabajar con números de serie y de lote.
La casilla de verificación Usar seguimiento de artículos en las líneas de pedido de inventario físico se selecciona automáticamente si se configura un código de seguimiento de artículos para el artículo. Puede seleccionar o borrar la casilla de verificación manualmente.
Ejemplo: preparar un registro de inventario físico para un producto seguido
Considere un inventario físico del producto A, que está almacenado en inventario como diez números de serie distintos.
En la línea de registro del artículo, Seleccionar marque la casilla Usar seguimiento de artículo .
Elija el campo Nº serie, seleccione el primer número de serie que existe en el inventario correspondiente al producto y, a continuación, seleccione el botón Aceptar.
Copie la línea del primer producto seguido para insertar líneas adicionales correspondientes al número de números de serie que están almacenados en el inventario.
Seleccione la acción Funciones y luego seleccione Copiar línea.
En la página Copiar línea de registro de inspección física , ingrese 9 en el campo Número de copias y luego seleccione el botón Aceptar .
En la primera línea, en el campo Número de serie , Seleccionar el siguiente número de serie del artículo.
Repita el paso 5 para los ocho números de serie restantes. Asegúrese de no seleccionar el mismo número dos veces.
Seleccione la acción Imprimir para preparar la impresión que los empleados usan para anotar los artículos contados y los números de serie/lote.
Observe que el informe Registro inv. fís. contiene diez líneas para el producto A, una para cada número de serie.
Ejemplo: registrar y contabilizar diferencias de los números de lote contados
Un producto con seguimiento de lote está almacenado en inventario con la serie de números “LOT”.
Inventario esperado:
| Nº lote | Cantidad |
|---|---|
| LOT1001 | 80 |
| LOT1003 | 30 |
| LOT1006 | 10 |
| Total | 120 |
Cantidades registradas:
| Nº lote | Cantidad |
|---|---|
| LOT1001 | 80 |
| LOT0002 | 12 |
| LOT1003 | nº 20 |
| LOT1006 | 10 |
| Total | 112 |
Cantidades a enviar:
| Nº lote | Cantidad esperada | Cantidad registrada | Cantidad para registrar |
|---|---|---|---|
| LOT1001 | 80 | 80 | 0 |
| LOT1002 | 0 | 12 | +12 |
| LOT1003 | 30 | nº 20 | -10 |
| LOT1006 | 10 | 0 | -10 |
| Total | 120 | 112 | -8 |
En la página Orden de inventario físico , el campo Cantidad negativa (base) contiene 8. Para la línea de pedido, la página Lista de seguimiento de artículos de inventario físico muestra las cantidades positivas o negativas para cada número de lote.
Documentos de inventario
Los siguientes tipos de documentos son útiles para administrar su almacén:
- Utilice los recibos de inventario para registrar ajustes positivos de los artículos en función de la calidad, la cantidad y el costo.
- Utilice los envíos de inventario para cancelar productos faltantes o dañados.
Puede imprimir estos documentos en cualquier etapa, liberarlos y volver a abrirlos, y asignarles valores comunes como dimensiones en el encabezado. Para reimprimir los documentos después de que se hayan registrado, utilice las páginas Recibo de inventario registrado y Envío de inventario registrado .
Nota
Antes de poder usar estos documentos, debe especificar una serie de números para crear sus identificadores. Para obtener más información, vaya a Para configurar la numeración de documentos de inventario.
Para configurar la numeración de los documentos de inventario
El siguiente procedimiento muestra cómo configurar la numeración de los documentos de inventario.
Seleccione el ícono
, ingrese a Configuración de inventario y luego elija el vincular relacionado.En la ficha desplegable Numeración, especifique en los siguientes campos la serie de números de documentos:
- Recibos de Invt. Nros.
- Recibos de inversión publicados N.º
- Invt. Núm. de envíos
- Inversión publicada. Núm. de envío
Para crear y registrar un documento de inventario
En el siguiente procedimiento se muestra cómo crear, imprimir y registrar una recepción de inventario. Los pasos son parecidos para los envíos de inventario.
- Seleccione el ícono , ingrese Recibos de inventario y luego seleccione el vincular relacionado.
- En el encabezado de la página Recibo de inscripción , seleccione la ubicación en el campo Código de ubicación y luego complete los campos restantes según sea necesario.
- En la ficha desplegable Líneas, en el campo Producto, elija el producto de inventario. En el campo Cantidad, escriba el número de productos que se van a agregar.
- Para imprimir un informe de Recibo de inventario desde la página Recibo de inventario , seleccione la acción Imprimir .
Las siguientes funciones están disponibles en la página Recibo de Inversión :
Seleccione las acciones Liberar o Reabrir para establecer el estado para la siguiente etapa de procesamiento.
Seleccione la acción Contabilizar para registrar el recibo de inventario, o seleccione Contabilizar e imprimir para registrar el recibo e imprimir el informe de prueba.
Propina
Para evitar errores, utilice la acción versión preliminar Publicación para revisar las entradas que se crearán al publicar.
Impresión de documentos de inventario
Puede especificar los informes que se deben imprimir en diferentes etapas eligiendo una de las siguientes opciones en el campo Uso de la página Selección de informes - Inventario :
- Recep. inventario
- Envío inventario
- Histórico recepción de inventario
- Histórico envío inventario
Nota
Los informes disponibles pueden variar según la localización de su país o región. La aplicación base no incluye ningún diseño.
Consulte también .
Contar, Ajustar y reclasificar inventario mediante diarios
Trabajar con números de serie y de lote
Inventario
Descripción general de la gestión de almacenes
Ventas
Adquisitivo
Trabajar con Business Central
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