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Administrar custodios en un caso de exhibición de documentos electrónicos (Premium)

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Sugerencia

eDiscovery (versión preliminar) ya está disponible en el nuevo portal de Microsoft Purview. Para obtener más información sobre el uso de la nueva experiencia de exhibición de documentos electrónicos, consulte Información sobre eDiscovery (versión preliminar).

La pestaña Orígenes de datos de un caso de Microsoft Purview eDiscovery (Premium) contiene una lista de todos los custodios que se han agregado al caso. Después de agregar custodios a un caso, los detalles sobre cada custodio se recopilan automáticamente de Microsoft Entra ID y se pueden ver en eDiscovery (Premium).

Sugerencia

Si no es cliente de E5, use la prueba de 90 días de soluciones de Microsoft Purview para explorar cómo las funcionalidades adicionales de Purview pueden ayudar a su organización a administrar las necesidades de cumplimiento y seguridad de los datos. Comience ahora en el centro de pruebas del portal de cumplimiento de Microsoft Purview. Obtenga más información sobre términos de suscripción y prueba.

Ver detalles del custodio

La vista de lista Orígenes de datos se puede filtrar por Nombre de origen, Tipo de origen (ubicación del custodio/datos), Ubicaciones, Estado de origen, Estado de indexación, Estado de suspensión y Fecha de índice. La vista de lista también se puede agrupar por origen de datos, tipo de origen, estado de origen, estado de suspensión y estado de indexación.

Para ver los detalles sobre un custodio, seleccione el custodio en la lista de la pestaña Orígenes de datos . Se muestra una página de control flotante con las siguientes pestañas e información:

  • Pestaña Resumen
    • Información del empleado
    • Estados
  • Pestaña Ubicaciones
  • Errores de importación

Además, la barra de comandos de la página de control flotante del custodio habilita las siguientes acciones para el custodio:

  • Editar origen: abre la página Editar custodio donde puede agregar o quitar orígenes de datos asociados con el custodio.

  • Índice de actualización: Novedades el índice de los orígenes de datos del custodio. Esta acción es útil cuando se desea volver a indexar los orígenes de datos del custodio para abordar elementos parcialmente indexados.

  • Versión: libera al custodio del caso. Esta acción libera las retenciones colocadas en los orígenes de datos del custodio a través de las directivas de suspensión predeterminadas para los orígenes de custodios o no custodios. Las retenciones colocadas en los orígenes de datos del custodio en otros casos o a través de directivas manuales (retenciones base de consulta) siguen siendo aplicables.

  • Ver actividad: abre la página Ver actividad , donde puede buscar actividad específica para el custodio en el registro de auditoría.

  • Acción de retención de reintento: reintenta la retención de los custodios y las ubicaciones seleccionados. Si se seleccionó la opción de suspensión al agregar o editar el origen, se vuelve a aplicar la suspensión. Si no se seleccionó la opción de suspensión al agregar o editar el origen, se quita la suspensión.

Pestaña Resumen

En la pestaña Resumen se muestran las siguientes secciones e información sobre el custodio:

Información del empleado

  • Título: El título del trabajo del custodio.
  • Nombre principal de usuario: el nombre principal de usuario (UPN) del custodio. Por ejemplo, user1@contoso.onmicrosoft.com.
  • Administrador: El administrador del custodio. El administrador designado recibe cualquier comunicación de escalación para este custodio.
  • Buzón: buzón principal del custodio.
  • Location. La ubicación de la oficina en el lugar de negocios del custodio.
  • Ciudad: La ciudad en la que trabaja el custodio.
  • Estado: el estado en el que trabaja el custodio.
  • País: País en el que trabaja el custodio.
  • Departamento: nombre del departamento en el que trabaja el custodio.

Importante

Si el UPN de un custodio cambia después de que el custodio se agregue a un caso, la información del custodio (Título, Administrador, Ubicación, etc.) no se conserva y se muestra en el panel de resumen del custodio como No hay datos que mostrar.

Estados

  • Estado de suspensión: estado de suspensión de las ubicaciones agregadas al custodio. Los estados de suspensión incluyen:

    • En espera: indica que el custodio y las ubicaciones asociadas se han colocado correctamente en espera.

    • No en espera: indica que el custodio y las ubicaciones de datos asociadas no están en espera o se liberan correctamente de la suspensión.

    • Aplicar suspensión: indica que la aplicación de suspensión en el custodio y las ubicaciones de datos asociadas está en curso. Espere hasta que se complete el trabajo de retención y compruebe que la suspensión se ha realizado correctamente.

    • Liberación de suspensión: indica que la liberación de la suspensión del custodio y las ubicaciones de datos asociadas está en curso. Espere hasta que se complete el trabajo de retención y compruebe si la suspensión se ha publicado correctamente.

    • Suspensión parcial: indica errores en algunas ubicaciones asociadas al custodio que no se pudieron colocar en espera.

    • Suspensión parcial liberada: indica que algunas ubicaciones asociadas al custodio no se liberaron de la suspensión.

    • Error de suspensión: indica que no se pudo colocar la suspensión en el custodio ni en ninguna de las ubicaciones asociadas.

    • Error de versión: indica que no se pudo liberar la suspensión del custodio ni de ninguna de las ubicaciones asociadas.

      Si la suspensión no se pudo colocar o liberar correctamente, el recuento total de ubicaciones con errores con categorías de error asociadas y su resolución se muestran en la pestaña Resumen . Seleccione Mostrar ubicaciones para ver la lista completa de ubicaciones con errores o seleccione Exportar lista para descargar una lista de las ubicaciones con errores por tipo de error. Para obtener más información sobre los errores del origen de datos, vea Administrar el estado de retención y los errores.

      Nota:

      Los detalles y la resolución de errores de suspensión mejorados solo están disponibles para los custodios recién agregados. Se muestra un mensaje de error genérico ia para las ubicaciones de custodia anteriores que anteriormente habían producido un error. Los usuarios pueden obtener la información de resolución y mensajería de errores mejorada para estos custodios seleccionando Reintentar acción de retención. Esto reintenta la suspensión y genera la mensajería y resolución de errores mejoradas si el error persiste.

  • Estado de indexación: indica el estado de indexación, incluida la última fecha y hora actualizadas (UTC).

Pestaña Ubicaciones

Esta pestaña muestra el recuento y el tipo de orígenes de datos (buzones, sitios y Teams) y el estado de retención de cada ubicación asociada al custodio y forman parte del caso.

  • Cada ubicación de datos muestra su estado de suspensión.
  • Si no ve un estado de suspensión para un origen de datos, compruebe el estado de la suspensión del custodio que aparece en la pestaña Suspensión para el caso. La suspensión del custodio identifica los orígenes de datos específicos que están en espera.

Pestaña Importar errores

En esta pestaña se muestra el recuento y la lista de ubicaciones asociadas al custodio que se produjo un error durante el proceso del custodio de importación y permite al usuario quitar ubicaciones no válidas de los orígenes.

Edición de un custodio

Nota:

Por un tiempo limitado, esta experiencia clásica de exhibición de documentos electrónicos también está disponible en el nuevo portal de Microsoft Purview. Habilite la experiencia de exhibición de documentos electrónicos clásica del portal de cumplimiento en la configuración de la experiencia de eDiscovery (versión preliminar) para mostrar la experiencia clásica en el nuevo portal de Microsoft Purview.

A medida que avanza el caso, es posible que descubra que puede haber orígenes de datos adicionales relevantes para un custodio específico y el caso. En otros escenarios, es posible que desee quitar determinados orígenes de datos que se han revisado y considerado que no son pertinentes.

Para actualizar los orígenes de datos asociados a un custodio:

  1. Vaya a eDiscovery > eDiscovery (Premium) y abra el caso.

  2. Seleccione la pestaña Orígenes de datos .

  3. Seleccione un custodio de la lista y, a continuación, seleccione Editar origen en la barra de comandos de la página flotante.

  4. Para agregar o quitar el buzón principal y la cuenta de OneDrive para el custodio:

    • Expanda el custodio para ver las ubicaciones de datos principales que se han asociado anteriormente con el custodio.
    • Seleccione Editar junto a Buzones o OneDrive para agregar el buzón del custodio o la ubicación de OneDrive.
    • Seleccione Borrar junto a Buzones o OneDrive para quitar el buzón del custodio o la cuenta de OneDrive de estar asociado como una ubicación de datos para este custodio.

  5. Para agregar o quitar otros buzones de correo, sitios, Teams o grupos de Viva Engage a un custodio específico, seleccione Editar junto al servicio para agregar una ubicación de datos.

    • Exchange: se usa para asociar otros buzones al custodio. Escriba en el cuadro de búsqueda el nombre o alias (un mínimo de tres caracteres) de los buzones de usuario o grupos de distribución. Seleccione los buzones que desea asignar al custodio y, a continuación, seleccione Agregar.
    • SharePoint: se usa para asociar sitios de SharePoint al custodio. Seleccione un sitio de la lista o busque un sitio escribiendo una dirección URL en el cuadro de búsqueda. Seleccione los sitios que desea asignar al custodio y, a continuación, seleccione Agregar.
    • Teams: se usa para asignar a Microsoft Teams del que es miembro actualmente el custodio. Seleccione los equipos que se asignarán al custodio y, a continuación, seleccione Agregar. Después de agregar un equipo, el sistema identifica y localiza automáticamente el sitio de SharePoint y el buzón de grupo asociados a ese equipo y los asigna al custodio.
    • Viva Engage: use para asignar los grupos de Viva Engage de los que el custodio es miembro actualmente. Seleccione los grupos que se asignarán al custodio y, a continuación, seleccione Agregar. Después de agregar un equipo, el sistema identifica y localiza automáticamente el sitio de SharePoint y el buzón de grupo asociados a ese grupo y los asigna al custodio.

    Nota:

    Puede usar los selectores de ubicación de Exchange y SharePoint para asociar cualquier buzón o sitio de su organización, incluidos los equipos o Viva Engage grupos de los que un custodio no es miembro, a un custodio. Para ello, debe agregar el buzón de correo y el sitio asociados a cada equipo o grupo de Viva Engage.

  6. Después de editar las ubicaciones de datos del custodio, seleccione Siguiente para ir a la página Configuración de suspensión .

  7. En la página Configuración de suspensión , actualice la configuración de suspensión del custodio. Seleccione Siguiente.

  8. En la página Revisar , revise los cambios y seleccione Enviar para guardar los cambios.

Volver a indexar los datos de un custodio

Nota:

Por un tiempo limitado, esta experiencia clásica de exhibición de documentos electrónicos también está disponible en el nuevo portal de Microsoft Purview. Habilite la experiencia de exhibición de documentos electrónicos clásica del portal de cumplimiento en la configuración de la experiencia de eDiscovery (versión preliminar) para mostrar la experiencia clásica en el nuevo portal de Microsoft Purview.

En la mayoría de los flujos de trabajo de eDiscovery para investigaciones legales, se busca un subconjunto de datos de un custodio después de que el custodio se agregue a un caso legal. Debido a grandes tamaños de archivo o posibles daños en los datos, algunos elementos de los orígenes de datos asociados a un custodio pueden indizarse parcialmente. Con la funcionalidad indexación avanzada en eDiscovery (Premium), la mayoría de los elementos indizados parcialmente se pueden corregir automáticamente mediante la reindexación de estos elementos a petición.

Cuando se agrega un custodio a un caso, los datos ubicados en los orígenes de datos asociados al custodio se vuelven a indexar automáticamente (mediante el proceso de indexación avanzada). Esto significa que puede dejar los datos en contexto en lugar de tener que descargarlos y corregirlos y, a continuación, buscarlos sin conexión. Sin embargo, durante el ciclo de vida de un caso legal, los nuevos orígenes de datos pueden asociarse a un custodio. En este caso, puede volver a indexar los datos del custodio si vuelve a ejecutar el proceso de indexación avanzada para corregir los elementos parcialmente indexados y actualizar el índice de los datos del custodio.

Para desencadenar el proceso de reindexación para abordar elementos parcialmente indexados:

  1. Vaya a eDiscovery > eDiscovery (Premium) y abra el caso.
  2. Seleccione la pestaña Orígenes de datos .
  3. En la página Orígenes de datos , seleccione un custodio cuyos datos se deben volver a indexar.
  4. En la página de control flotante, seleccione Actualizar índice. Se muestra un cuadro de diálogo para confirmar la actualización del índice y seleccione Sí para continuar.

La reindexación de datos de custodios es un proceso de ejecución prolongada; El trabajo correspondiente que se crea se denomina Re-indexación de datos de custodios. Puede realizar un seguimiento del progreso en la pestaña Trabajos o en la pestaña Custodios supervisando el estado en la columna Estado del trabajo de indexación .

Para más información, vea:

Liberación de un custodio de un caso

Nota:

Por un tiempo limitado, esta experiencia clásica de exhibición de documentos electrónicos también está disponible en el nuevo portal de Microsoft Purview. Habilite la experiencia de exhibición de documentos electrónicos clásica del portal de cumplimiento en la configuración de la experiencia de eDiscovery (versión preliminar) para mostrar la experiencia clásica en el nuevo portal de Microsoft Purview.

Un custodio se libera en situaciones en las que se cierra un caso, el custodio ya no está obligado a conservar el contenido de un caso, o cuando se considera que el custodio ya no es relevante para el caso.

Si libera a un custodio después de publicar un aviso de suspensión, se enviará un aviso de liberación al custodio. Además, se quitan las retenciones colocadas en orígenes de datos asociados al custodio. Si el custodio se colocó en una suspensión silenciosa, donde no se emitieron notificaciones de suspensión legal, no se enviará un aviso de liberación, pero se quitarán las retenciones colocadas en los orígenes de datos asociados a ese custodio.

Para liberar un custodio:

  1. Vaya a eDiscovery > eDiscovery (Premium) y abra el caso.

  2. Seleccione la pestaña Orígenes de datos .

  3. En la página Orígenes de datos y, a continuación, seleccione el custodio que se va a liberar del caso.

  4. En la página de control flotante, seleccione Release (Versión).

    Se muestra una página de advertencia que explica que si se coloca una retención en un origen de datos asociado al custodio, se quita la suspensión y que se sigue aplicando cualquier otra retención asociada a otro caso de exhibición de documentos electrónicos (Premium). Esto incluye otros tipos de características de conservación y retención (como una directiva de retención de Microsoft 365).

  5. Seleccione Sí para confirmar que desea liberar al custodio.

    El estado de este usuario en la pestaña Custodios se establece en Liberado y el estado de suspensión de la página de control flotante se cambia a False.

Nota:

Un custodio puede estar involucrado simultáneamente en varios casos legales. Cuando se libera un custodio de un caso específico, las retenciones y notificaciones en otros casos no se verán afectadas.