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Administrar retenciones en eDiscovery (Premium)

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Sugerencia

eDiscovery (versión preliminar) ya está disponible en el nuevo portal de Microsoft Purview. Para obtener más información sobre el uso de la nueva experiencia de exhibición de documentos electrónicos, consulte Información sobre eDiscovery (versión preliminar).

Puede usar un caso de Microsoft Purview eDiscovery (Premium) para crear retenciones para conservar el contenido que podría ser relevante para su caso. Con las funcionalidades de suspensión de eDiscovery (Premium), puede colocar retenciones en los custodios y sus orígenes de datos. Además, puede colocar una suspensión nocustodial en buzones y sitios de OneDrive para la Empresa. También puede colocar una suspensión en el buzón de grupo, el sitio de SharePoint y OneDrive para la Empresa sitio para un grupo de Microsoft 365. Del mismo modo, puede colocar una suspensión en el buzón de correo y el sitio asociados a Microsoft Teams. Cuando coloca las ubicaciones de contenido en espera, el contenido se mantiene hasta que libera al custodio, quita una ubicación de datos específica o elimina por completo la directiva de suspensión. Después de crear una suspensión de eDiscovery, la retención puede tardar hasta 24 horas en aplicarse.

Importante

Para la retención de datos a largo plazo no relacionada con las investigaciones de exhibición de documentos electrónicos, se recomienda encarecidamente usar directivas de retención y etiquetas de retención. Para obtener más información, consulte Información sobre las etiquetas y directivas de retención.

Sugerencia

Si no es cliente de E5, use la prueba de 90 días de soluciones de Microsoft Purview para explorar cómo las funcionalidades adicionales de Purview pueden ayudar a su organización a administrar las necesidades de cumplimiento y seguridad de los datos. Comience ahora en el centro de pruebas de Microsoft Purview. Obtenga más información sobre términos de suscripción y prueba.

Visualización de retenciones basadas en custodios

En algunos casos, es posible que tenga un conjunto de custodios que haya identificado y decidido conservar sus datos durante el caso. En eDiscovery (Premium), cuando estos custodios están en espera, el usuario y sus orígenes de datos seleccionados se agregan automáticamente a una directiva de suspensión del custodio.

Puntos para recordar sobre las directivas de suspensión:

  • El mejor estado de la directiva se captura cuando se ve una ubicación en un origen de datos
  • Si se elimina o libera la directiva aplicada existente, el sistema reemplaza el estado y el nombre de la directiva de suspensión por la siguiente directiva mejor aplicada o activa.
  • Solo se notifica una directiva por ubicación. Sin embargo, puede haber más de 1 directiva que afecte a la ubicación dentro del caso. Vea el informe de suspensión para determinar todas las directivas aplicables.
  • El estado de una ubicación solo se captura de las directivas aplicables al caso. No se hará referencia a una directiva de otro caso para resaltar el estado de suspensión de la ubicación.
  • El estado de retención de una ubicación se muestra en la columna Estado de suspensión del informe de suspensión.

Para ver la directiva de suspensión del custodio:

Nota:

Por un tiempo limitado, esta experiencia clásica de exhibición de documentos electrónicos también está disponible en el nuevo portal de Microsoft Purview. Habilite la experiencia de exhibición de documentos electrónicos clásica del portal de cumplimiento en la configuración de la experiencia de eDiscovery (versión preliminar) para mostrar la experiencia clásica en el nuevo portal de Microsoft Purview.

  1. En el portal de cumplimiento Microsoft Purview, seleccione eDiscovery > Premium para mostrar la lista de casos de su organización.
  2. Vaya a la pestaña Orígenes para agregar custodios dentro de su caso. Para obtener información sobre cómo puede agregar y poner a los custodios en espera dentro de un caso de exhibición de documentos electrónicos (Premium), vea Agregar custodios a un caso. Si ya ha agregado custodios y los ha colocado en espera, vaya al paso 3.
  3. Vaya a la pestaña Retenciones y seleccione CustodianHold(HoldId) y asegúrese de que la suspensión se ha realizado correctamente.

El estado de retención que se muestra para un custodio en la pestaña del origen de datos es el estado más restrictivo para todas las retenciones en las ubicaciones subyacentes del origen de datos custodio o no custodio. Por ejemplo, si se agrega un custodio e incluye su buzón, OneDrive y varios canales de Teams, todos estos orígenes de datos se colocan en espera. Sin embargo, si la suspensión de OneDrive devuelve un error pero la suspensión en todos los demás orígenes de datos es correcta, el estado de retención del custodio no está en espera porque el estado más restrictivo también se aplica a todas las retenciones subyacentes.

Para una ubicación individual dentro de un origen de datos, el estado de retención de esa ubicación se determina mediante todas las directivas de suspensión aplicadas en esa ubicación y el estado de distribución. Se aplica el estado de retención de cualquier suspensión aplicada correctamente. Por ejemplo, una ubicación forma parte de tres directivas de suspensión y dos directivas tienen un estado de suspensión con errores o errores . Si la tercera directiva tiene una suspensión aplicada correctamente, el estado de suspensión de la ubicación sería En espera en función del éxito de la suspensión en la tercera directiva.

Visualización de retenciones nocustodiales

En algunos casos, es posible que tenga un conjunto de datos que no esté vinculado a un custodio específico, pero debe identificar los datos como pertinentes para el caso y conservarlos. Cuando estos orígenes nocustodiales se colocan en suspensión en eDiscovery (Premium), los orígenes de datos seleccionados se agregan automáticamente a una directiva de suspensión nocustodial.

Para ver una suspensión nocustodial para un caso de exhibición de documentos electrónicos (Premium):

Nota:

Por un tiempo limitado, esta experiencia clásica de exhibición de documentos electrónicos también está disponible en el nuevo portal de Microsoft Purview. Habilite la experiencia de exhibición de documentos electrónicos clásica del portal de cumplimiento en la configuración de la experiencia de eDiscovery (versión preliminar) para mostrar la experiencia clásica en el nuevo portal de Microsoft Purview.

  1. En el portal de cumplimiento, seleccione eDiscovery > Premium para mostrar la lista de casos de su organización.
  2. Seleccione la pestaña Orígenes para agregar ubicaciones nocustodiales en su caso. Para obtener información sobre cómo agregar y colocar datos nocustodiales en espera dentro de un caso de eDiscovery (Premium), vea Agregar orígenes de datos nocustodiales a un caso de eDiscovery (Premium). Si ya ha agregado una ubicación nocustodial y las ha colocado en espera, vaya al paso 3.
  3. Seleccione la pestaña Retenciones , seleccione NCDSHold(HoldId) y asegúrese de que la suspensión se haya realizado correctamente.

La directiva de origen de la ubicación nocustodial se muestra debajo del estado de suspensión. El estado de retención de esa ubicación se determina mediante todas las directivas de suspensión aplicadas a la ubicación y al estado de distribución. Se aplica el estado de suspensión menos restrictivo de todos los estados.

Colocación de ubicaciones custodiales y nocustodiales en espera

La colocación de ubicaciones custodiales y no custodiales en espera conserva todo el contenido de las ubicaciones. Para ver los pasos para colocar la retención basada en consultas en eDiscovery (Premium), consulte Creación de retenciones de eDiscovery en un caso de eDiscovery.

Nota:

Al crear una suspensión basada en consultas, todo el contenido de las ubicaciones seleccionadas se coloca inicialmente en espera. Una vez que se ejecuta el trabajo del temporizador en Exchange o SharePoint, cualquier contenido que no coincida con la consulta especificada se borra de la suspensión. Una vez que el recuento de caracteres en todas las consultas de una sola ubicación supera los 10 000 caracteres, toda la ubicación se coloca en espera.

Nota:

Si la dirección SMTP del usuario cambia después de colocar el buzón del usuario en espera, el buzón permanece en espera. Para usar la nueva dirección SMTP para colocar la suspensión, cree una nueva suspensión.

Colocación de una suspensión en grupos de Microsoft Teams y Microsoft 365

Microsoft Teams se basa en grupos de Microsoft 365. Por lo tanto, colocarlos en espera en eDiscovery (Premium) es similar. Tenga en cuenta lo siguiente al colocar grupos de Microsoft 365 y Microsoft Teams en espera:

  • Para colocar contenido ubicado en grupos de Microsoft 365 y Microsoft Teams en espera, debe especificar el buzón de correo y el sitio de SharePoint asociados a un grupo o equipo.

  • Ejecute el cmdlet Get-UnifiedGroup en Exchange Online para ver las propiedades de un grupo de Microsoft 365 o un equipo de Microsoft. Este método es una buena manera de obtener la dirección URL del sitio asociado a un grupo de Microsoft 365 o un equipo de Microsoft. Por ejemplo, el siguiente comando muestra las propiedades seleccionadas para un grupo de Microsoft 365 denominado Equipo de liderazgo sénior:

    Get-UnifiedGroup "Senior Leadership Team" | FL DisplayName,Alias,PrimarySmtpAddress,SharePointSiteUrl
DisplayName            : Senior Leadership Team
Alias                  : seniorleadershipteam
PrimarySmtpAddress     : seniorleadershipteam@contoso.onmicrosoft.com
SharePointSiteUrl      : https://contoso.sharepoint.com/sites/seniorleadershipteam

    Nota:

    Para ejecutar el cmdlet Get-UnifiedGroup debe tener asignado el rol de destinatarios con permiso de vista en Exchange Online o ser un miembro de un grupo de roles que tenga asignado el rol de destinatarios con permiso de vista.

  • Cuando se busca el buzón de un usuario, no se busca en ningún grupo de Microsoft 365 o equipo de Microsoft del que el usuario sea miembro. De forma similar, cuando se coloca un grupo de Microsoft 365 o una suspensión de Microsoft Team, solo el buzón de grupo y el sitio de grupo se mantienen en espera; los buzones de correo y los sitios de OneDrive de los miembros del grupo no se colocan en espera a menos que los agregue explícitamente como custodios o coloque sus orígenes de datos en suspensión. Por lo tanto, si necesita colocar un grupo de Microsoft 365 o un equipo de Microsoft en espera para un custodio específico, considere la posibilidad de asignar el sitio de grupo y el buzón de grupo al custodio (consulte Administración de custodios en eDiscovery (Premium)). Si el grupo de Microsoft 365 o el equipo de Microsoft no son atribuibles a un único custodio, considere la posibilidad de agregar el origen a una suspensión nocustodial.

  • Para obtener una lista de los miembros de un grupo de Microsoft 365 o un equipo de Microsoft, puede ver las propiedades en la página Inicio>Grupos de la Centro de administración de Microsoft 365. Además, puede ejecutar el comando siguiente en PowerShell de Exchange Online:

    Get-UnifiedGroupLinks <group or team name> -LinkType Members | FL DisplayName,PrimarySmtpAddress

    Nota:

    Para ejecutar el cmdlet Get-UnifiedGroupLinks debe tener asignado el rol de destinatarios con permiso de vista en Exchange Online o ser un miembro de un grupo de roles que tenga asignado el rol de destinatarios con permiso de vista.

  • Las conversaciones de canal que forman parte de un canal de Microsoft Teams se almacenan en el buzón de correo asociado al equipo. Asimismo, los archivos que los miembros del equipo comparten en un canal se almacenan en el sitio de SharePoint del equipo. Por lo tanto, debe colocar el buzón de Microsoft Team y el sitio de SharePoint en espera para conservar conversaciones y archivos en un canal.

  • Como alternativa, las conversaciones que forman parte de la lista chat en Microsoft Teams se almacenan en el buzón de correo del usuario que participa en el chat. Los archivos que un usuario comparte en conversaciones de chat se almacenan en el sitio de OneDrive del usuario que comparte el archivo. Por lo tanto, debe colocar los buzones de usuario individuales y los sitios de OneDrive en espera para conservar conversaciones y archivos en la lista chat.

  • Cada equipo de Microsoft o canal de equipo contiene una wiki para tomar notas y colaborar. El contenido wiki se guarda automáticamente como un archivo .mht. Este archivo se almacena en la biblioteca de documentos de Datos Wiki de Teams en el sitio de SharePoint del equipo. Para poner el contenido en espera del wiki, coloque el sitio de SharePoint del grupo en suspensión.

    Nota:

    El 22 de junio de 2017 se publicó la capacidad de conservar el contenido wiki de un equipo de Microsoft o un canal de equipo (cuando se coloca el sitio de SharePoint del equipo en espera). Si un sitio de equipo está en espera, el contenido wiki se conservará a partir de esa fecha. Sin embargo, si un sitio de equipo está en espera y el contenido wiki se eliminó antes del 22 de junio de 2017, no se retuvo el contenido wiki.

Estado de suspensión

En la tabla siguiente se muestra el estado de las retenciones de los elementos:

Estado de suspensión Definición
Aplicado Se aplica una suspensión en la ubicación. El contenido se conserva en función de las condiciones de la directiva de suspensión.
Error de aplicación Error al intentar aplicar la directiva de suspensión en la ubicación. Compruebe los errores de distribución en la directiva de suspensión.
Aplicar Se aplica una suspensión en la ubicación. El trabajo de suspensión está en curso.
No en espera No se aplica una suspensión en la ubicación. La conservación del contenido no es una fuerza.
Fecha de publicación Se libera una suspensión en la ubicación. La conservación del contenido está deshabilitada.
Error en la versión Error en la directiva de suspensión que libera una suspensión en la ubicación. Compruebe los errores de distribución en la directiva de suspensión.
Liberación Hay una versión de suspensión para la ubicación en curso.
Unknown El estado de retención es desconocido para la ubicación. Compruebe las directivas de suspensión, el estado de distribución y el informe de suspensión. Este estado puede aparecer en casos en los que el sistema no puede asignar una directiva de retención a la ubicación, lo que indica que no hay ninguna retención presente ni aplicada en la ubicación.

Administración de errores de estado de suspensión

Es posible que se produzcan errores al colocar una suspensión en los orígenes de datos custodiales o nocustodiales. En la tabla siguiente se enumeran los errores que puede encontrar y la resolución recomendada.

Tipos de error de suspensión Descripción Resolución
Implementación de directiva interrumpida Error del sistema que indica que se encontró un problema al aplicar la suspensión. Seleccione Reintentar acción de retención en la barra de comandos de la página de control flotante del origen de datos custodial o no custodial para volver a intentar la aplicación de suspensión.
Sitio inaccesible Indica que la ubicación de SharePoint asociada a la solicitud de suspensión solicitada no es accesible y puede ser de solo lectura. Póngase en contacto con el administrador del sitio de SharePoint para configurar el sitio como grabable y vuelva a intentar la suspensión con la acción Detención de reintento en la barra de comandos de la página de control flotante del origen de datos custodial o no custodial.
Sitio no encontrado. Indica que es posible que la ubicación de SharePoint asociada a la suspensión solicitada se haya movido, eliminado o que la dirección URL del sitio no exista. Compruebe la dirección URL del sitio y confirme si el sitio de SharePoint existe. Una vez confirmado, edite el origen de datos de custodia o no custodia del sitio y vuelva a intentar la acción de suspensión.
Buzón no encontrado Indica que el buzón asociado a la suspensión solicitada no es un buzón válido. Compruebe la dirección de correo electrónico y compruebe que es un buzón de Exchange Online válido. Una vez confirmado, edite el origen de datos custodial o no custodial del buzón y vuelva a intentar la acción de suspensión.
El grupo de distribución tiene demasiados miembros Indica que el grupo de distribución asociado a la suspensión solicitada tiene más de 1000 direcciones de correo electrónico. Actualmente, un grupo de distribución con más de 1000 direcciones de correo electrónico no se puede expandir para que se mantenga en espera. Agregue las direcciones de correo electrónico individuales como orígenes de datos de custodia o no custodios, o divida el grupo de distribución en grupos con menos de 1000 direcciones de correo electrónico y vuelva a intentar la acción de suspensión.
Dirección de correo electrónico o dirección URL no válidas Indica que la ubicación asociada a la suspensión solicitada tiene una dirección de correo electrónico o una dirección URL de sitio no válidas. Especifique una dirección de correo electrónico o una dirección URL válidas que exista dentro de la organización.

Recursos adicionales