電話を使用した Office ドキュメントへのアクセス

2 ～ 3 週間前に「Office 2010 のモビリティ」を投稿しました。その中で、Microsoft® Office Mobile 2010 (Windows® phone 向け) と Office 2010 Mobile Viewer (非 Windows phone 向け) を紹介し、SharePoint® Workspace Mobile 2010 または Office 2010 Mobile Viewer を利用して外出時にドキュメントにアクセスする方法について簡単に説明しました。

たとえば、想像してみましょう。今、あなたはカフェでお客様とのミーティングを待っているとします。携帯電話からプレゼンテーションにアクセスして、簡単なミーティングのリハーサルを行うことができます。また、今タクシーの中にいるとします。チーム サイトにアップロードされた同僚の提案書を確認してフィードバックを返すことができます。さらに、今空港のラウンジでフライトを待っているとします。バカンスへと誘うフライトの前に、共有ドキュメントに最後の編集を加えることができます。携帯電話と Office 2010 があれば、こうした使い方ができるのはもちろん、さらに多くのことができます。このような新機能を利用することで、机の前にいなくても、より生産的な活動ができるようになります。その方法について詳しく見てみましょう。

たとえば、あなたは財務諸表の作成業務を担当する専門チームの会計コンサルタントで、現会計年度の業績を分析するクライアント向けプレゼンテーションをアップロード済みとします。外出中、プレゼンテーションの内容を少し確認することにしました。

Windows phone から Office ドキュメントを利用する

Windows phone (Windows Mobile® 6.5 以上を実行している) を使用している場合、このプレゼンテーションをホストする SharePoint サーバーに SharePoint Workspace Mobile 2010 を使用して接続できます。

このプレゼンテーションに携帯電話からアクセスすると、SharePoint Workspace Mobile 2010 の既定のビューである "最近使用したドキュメント" にプレゼンテーションが自動的に表示されます。

ただし、携帯電話からこのプレゼンテーションではなく、チーム サイトにアクセスした場合は、SharePoint Workspace Mobile 2010 の "最近使用したリンク" ビューの下にプレゼンテーションの場所が表示されます。

アドレス バーにサーバーの URL を入力すると、新しい場所に移動することもできます。リスト項目をタップすると、その中に入ることができます。たとえば、サイトをタップすると、そのサイト内のコンテンツが表示され、同様にドキュメント ライブラリをタップすると、そのライブラリ内のドキュメントがすべて表示されます。携帯電話からいつでも使用できるようにリンクを固定しておけば、すぐにアクセスできます。

話を元に戻します。探していたプレゼンテーションが見つかりました。プレゼンテーションの名前をタップすると、PowerPoint® Mobile 2010 アプリケーションにプレゼンテーションが表示されます。簡単に確認した後、同僚にも確認のために同じドキュメントを送信することにしました。SharePoint Workspace Mobile 2010 を使用して、このプレゼンテーションへのリンクを送信します。

同僚も外出中ですが、あなたから送信されたドキュメントを少しだけ確認しようと思っています。電子メール内のリンクをクリックすると、ドキュメントは SharePoint Workspace Mobile 2010 にサーバー接続モードで表示されます。同僚はドキュメントを確認した後、フィードバックを返します。

他のスマートフォンから Office ドキュメントを利用する

他の種類のスマートフォン (Windows phone 以外) を使用している場合、Microsoft Office ドキュメントには Office 2010 Mobile Viewer を使用してアクセスできます。

ここでは、別の設定と機能について見てみましょう。机を離れているときに、Office 2010 Mobile Viewer が業務にどのように役立つかがわかります。

Word Mobile Viewer

たとえば、Microsoft Word 文書をお客様に送信する前に、文書の内容を更新するように同僚に指示し、更新完了を知らせる電子メールを受信したとします。この電子メールには、最新のファイルへのリンクも記載されています。URL をクリックすると、ブラウザーが開き、Word Mobile Viewer が起動してモバイル表示に最適な形式で文書が表示されます。既定では、 テキスト表示 (画像 #1) で表示されます。この文書に画像や図が多数使用されていることを知っている場合は、 イメージ表示 (画像 #2) に切り替えることもできます。ページ (次のスライド/前のスライド) のナビゲートには、画面上部のナビゲーション バーを使用できます。左上隅の Office ロゴが表示されたボタンをクリックすると、文書に対してさまざまな操作を実行できるメニュー領域に移動します。画像 #3 で、Word Mobile Viewer の機能を確認してみましょう。

このメニュー領域からいくつかの機能を呼び出すことができます。これらの機能は、特に携帯電話などの小さな画面を操作する場合に適しています。[検索] と [指定のページへ移動] を使用すると、デスクトップで Word を操作する場合と同様に、文書内の希望の場所に容易に移動できます。また、[縮小版一覧] (画像 #4) を使用することもできます。各ページを小さなアイコンで瞬時に参照したい場合は、この機能が役立ちます。希望のページを見つけたら、関連ページへのリンクを選択して、ページを詳しく調べることができます。

Excel Mobile Viewer

Excel® Mobile Viewer では、行と列を少しずつ表示することで、容易なモバイル表示を実現しています。ワークシートはこのような方法で表示されます。また、効率とユーザー エクスペリエンスの一貫性を大幅に高める機能も提供されており、これらの機能を使用して、希望の場所にすばやくナビゲートできます。それでは、Excel Mobile Viewer でのナビゲーションを示す簡単な例を見てみましょう。

下の画像は、Excel Mobile Viewer のメニュー領域を示しています。

たとえば、あなたはイベント プランナーとして新製品の発売イベントを目前に控えており、イベントの DJ にどのようなジャンルの音楽をプレイするかについてたった今電話で確認したところです。以前に作成された Excel ファイルに携帯電話からアクセスして詳細情報を入手できます。ブラウザーにワークシートが表示されたら、左上のメニュー ボタン (画像 #6) を選択してメニュー領域に移動します。次に、[検索] を選択し、DJ の名前を入力して DJ の電話番号が表示された行を探します (画像 #7)。[検索] を押すと、画像 #8 に示すような結果が表示されます。上部のリンクは一致するデータが含まれるセルを表示します。検索文字と一致するテキスト/データは赤で表示されます。隣接する列と行も表示されます。このリンクをクリックすると、ワークシート内の該当するセルが表示されます (画像 #9)。

ワークシートを表示するのに便利な機能として、[行または列の固定] もあります。これはデスクトップ版 Excel の固定機能と同様の機能です。ここの例では、画面サイズが小さなデバイスを操作しているため、固定機能がいっそう役立ちます。たとえば、画像 #6 で 3 行目を固定するとします。すると、ワークシートをどれだけ下方へ移動しても、3 行目は表示されたままになります。

最初に、メニュー領域から [行または列の固定] を選択し、次に、行または列のどちらを固定するかを選択します。ここの例では、行を選択して [次へ] をクリックしています (画像 #10)。次のページでは、固定する行番号を入力できます (画像 #11)。このように行を固定することで、ワークシートを表示している間、常に行のタイトルを表示することができます。

これらの機能以外にも、Excel Mobile Viewer の注目機能をあと 2 つだけ紹介します。

• [シートへ移動] をクリックすると、ブックからビューアーで開くシートを選択できます (画像 #12)。"連絡先" リンクをクリックすると、連絡先シートに直接移動できます (画像 #13)。

• [現在のシートのグラフを表示] という機能もあります。この機能は、現在のシートにグラフが含まれていると表示されます。この機能を選択すると、現在のシート内のグラフが表示されます (画像 #14)。

PowerPoint Mobile Viewer

PowerPoint スライド セットを表示することは、Word や Excel を表示することに似ています。したがって、ここでは、縮小表示、検索、シートへ移動、次/前のスライドなどについては詳しく説明しません。画像 #15 は PowerPoint Mobile Viewer のメニュー領域です。

PowerPoint に限り、 アウトライン表示 と スライド表示 という 2 つのビューがあります。スライドのテキスト部分のみをアウトライン表示で重点的に表示するか (画像 #16)、グラフィカルな側面を含めスライド表示でスライド セット全体を表示するか (画像 #17) によって、これらの 2 つのビューを切り替えます。

PowerPoint Mobile Viewer は、ファイルを開いて表示するだけではありません。最も驚くべき機能として、遠隔地の発表者からブロードキャストされるスライドを表示することができます (共有スライド ショーは Microsoft PowerPoint 2010 の新機能です)。たとえば、ミーティングが間もなく始まる時間に空港ラウンジに足止めされているとします。このような場合、発表者から送信された電子メールを携帯電話で開き、ブロードキャスト URL をクリックできます。この機能を使用すると、スライドを表示して、プレゼンテーションに参加しているかのように常に発表者と同期できます (画像 #18)。

今回の投稿はいかがでしたか。今後も続々と、Office 2010 のモバイル機能を紹介していきます。次回の投稿までしばらくお待ちください。

原文の投稿日: 2010 年 1 月 25 日 (月曜日) 午後 5:12 投稿者 OffTeam

これはローカライズされたブログ投稿です。原文の記事は、https://blogs.technet.com/office2010/archive/2010/01/25/accessing-office-documents-using-your-phone.aspx をご覧ください。