Δυναμικές συνδρομές ανά παραλήπτη για σελιδοποιημένες αναφορές

ΙΣΕΙ ΓΙΑ: Υπηρεσία Power BI Desktop Power BI

Οι δυναμικές συνδρομές ανά παραλήπτη έχουν σχεδιαστεί για την απλοποίηση της διανομής ενός εξατομικευμένου αντιγράφου μιας αναφοράς σε κάθε παραλήπτη μιας συνδρομής ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Καθορίζετε ποια προβολή της αναφοράς λαμβάνει ένα άτομο, καθορίζοντας ποιες παράμετροι εφαρμόζονται στην έκδοση της αναφοράς.

Οι δυναμικές συνδρομές ανά παραλήπτη είναι διαθέσιμες για σελιδοποιημένες αναφορές και για αναφορές Power BI. Αυτό το άρθρο αφορά σελιδοποιημένες αναφορές. Για να μάθετε σχετικά με τις δυναμικές συνδρομές για αναφορές Power BI, ανατρέξτε στο θέμα Δυναμικές συνδρομές ανά παραλήπτη για αναφορές Power BI.

Οι δυναμικές παράμετροι συνδρομής αποθηκεύονται σε ένα ξεχωριστό σημασιολογικό μοντέλο Power BI. Το σημασιολογικό μοντέλο ορίζει την αντιστοίχιση μεταξύ παραληπτών και των αντίστοιχων παραμέτρων. Όταν είναι ώρα να στείλετε την αναφορά, τα πιο πρόσφατα δεδομένα που είναι διαθέσιμα στο μοντέλο σημασιολογίας καθορίζουν ποιος λαμβάνει μια συνδρομή και ποια παράμετρο έχει εφαρμοστεί.

Προαπαιτούμενα στοιχεία

• Μια σελιδοποιημένη αναφορά με παραμέτρους για κοινή χρήση που αποθηκεύεται σε έναν χώρο εργασίας που υποστηρίζεται από εκχωρημένους πόρους (εκχωρημένους πόρους Power BI Premium, δοκιμαστική έκδοση Microsoft Fabric ή εκχωρημένους πόρους Microsoft Fabric).
• Δικαιώματα δημιουργίας σε ένα σημασιολογικό μοντέλο Power BI που περιέχει τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου των παραληπτών σας και τις τιμές παραμέτρων που πρέπει να εφαρμοστούν για κάθε παραλήπτη.
• Ένας ρόλος συμβάλλοντα, μέλους ή διαχειριστή σε αυτόν τον χώρο εργασίας. Γνωρίζετε ότι έχετε τον ρόλο Συμβάλλων, Μέλος ή Διαχειριστής σε έναν χώρο εργασίας, εάν μπορείτε να επεξεργαστείτε αναφορές ή πίνακες εργαλείων σε αυτόν τον χώρο εργασίας. Διαβάστε περισσότερα σχετικά με τους Ρόλους σε χώρους εργασίας.
• Ένα σημασιολογικό μοντέλο Power BI που περιέχει δεδομένα παραληπτών. Τα δεδομένα παραληπτών περιλαμβάνουν διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου παραληπτών και τις παραμέτρους που σας ενδιαφέρουν να αντιστοιχίσετε για κάθε παραλήπτη.

Δημιουργία δυναμικής συνδρομής

Θέλετε να δημιουργήσετε μία συνδρομή που στέλνει προσαρμοσμένες προβολές μιας αναφοράς στους συνδρομητές σας με βάση τις παραμέτρους που έχετε ορίσει; Ίσως είστε διευθυντής εκπαίδευσης και θέλετε να στείλετε μια αναφορά σε διάφορους διευθυντές, κάθε ένας από τους οποίους ενδιαφέρεται για την πρόοδο της ολοκλήρωσης των υπαλλήλων του. Τώρα μπορείτε να δημιουργήσετε μια συνδρομή και να προσαρμόσετε την αναφορά, έτσι ώστε κάθε διευθυντής να βλέπει μόνο δεδομένα που σχετίζονται με τους δικούς του υπαλλήλους. Για να γίνει αυτό, το Power BI συνδέεται σε ένα σημασιολογικό μοντέλο που ορίζει την αντιστοίχιση μεταξύ παραληπτών και παραμέτρων. Όταν είναι ώρα να στείλετε την αναφορά, τα πιο πρόσφατα δεδομένα που είναι διαθέσιμα σε αυτό το μοντέλο σημασιολογίας καθορίζουν ποιος διαχειριστής λαμβάνει μια αναφορά στα Εισερχόμενά του και ποιες παραμέτρους εφαρμόζονται σε αυτήν την αναφορά.

Για τους χρήστες που είναι εξοικειωμένοι με τις Υπηρεσίες αναφοράς του SQL Server (SSRS), αυτή η δυνατότητα είναι παρόμοια με τις συνδρομές που βασίζονται σε δεδομένα.

Ξεκινήστε με μια σελιδοποιημένη αναφορά που έχει παραμέτρους. Γνωρίζετε ότι η αναφορά διαθέτει παραμέτρους εάν επιλέξετε Παράμετροι και δείτε επιλογές αναπτυσσόμενης λίστας στην κεφαλίδα. Αυτή η αναφορά έχει μια παράμετρο για το Όνομα διευθυντή και μια παράμετρο για Υπάλληλος.

Σύνδεση σε δεδομένα παραλήπτη

1. Επιλέξτε Εγγραφή στην αναφορά.

   

2. Ανοίγει το παράθυρο Συνδρομές και δεν υπάρχουν ακόμα συνδρομές. Επιλέξτε Δημιουργία συνδρομής.

   

3. Επιλέξτε Δυναμικό ανά παραλήπτη.

   

4. Επισημάνετε το σημασιολογικό μοντέλο Power BI που περιέχει τα δεδομένα των παραληπτών σας. Τα δεδομένα παραληπτών περιλαμβάνουν στήλες για τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, παραμέτρους που μπορούν να διαφέρουν ανά παραλήπτη και, προαιρετικά, τύπο συνημμένου και θέμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

   Σε ορισμένους οργανισμούς, μπορεί να υπάρχει ένα σημασιολογικό μοντέλο Power BI εταιρικού υπαλλήλου που ταιριάζει με τον σκοπό. Εναλλακτικά, ίσως χρειαστεί να δημιουργήσετε ένα νέο μοντέλο σημασιολογίας που περιέχει διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και τιμές για τις παραμέτρους αναφοράς. Το κρίσιμο στοιχείο των δεδομένων είναι οι διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Για να ορίσετε τις παραμέτρους βάσει παραλήπτη, το μοντέλο σημασιολογίας πρέπει να περιλαμβάνει τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όλων των πιθανών παραληπτών. Επιλέξτε Επόμενο. Σε αυτό το παράδειγμα, το σημασιολογικό μοντέλο αντιστοίχισης παραμέτρων ονομάζεται Δεδομένα εκπαίδευσης.

   

Επιλογή και φιλτράρισμα δεδομένων

Το παράθυρο Επιλογή και φιλτράρισμα δεδομένων παραθέτει τα πεδία που μπορούν να οριστούν δυναμικά. Σε αυτό το παράδειγμα, έχουμε ένα πεδίο για τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και έχουμε πολλές παραμέτρους. Επιλέξτε τις στήλες από το σημασιολογικό μοντέλο σας που θέλετε να διαφέρουν για κάθε παραλήπτη. Η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και οι παράμετροι μπορούν να οριστούν δυναμικά με βάση δεδομένα στο σημασιολογικό μοντέλο Power BI.

1. Το παράθυρο Επιλογή και φιλτράρισμα δεδομένων εμφανίζει τη λίστα των πεδίων από το μοντέλο σημασιολογίας δεδομένων εκπαίδευσης που μπορούν να χρησιμοποιηθούν για το δυναμικό φιλτράρισμα της συνδρομής σας αναφοράς εκπαίδευσης Προϊσταμένων. Σε αυτό το παράδειγμα, έχουμε διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, θέμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, παραμέτρους αναφοράς και τύπο αρχείου συνημμένου. Αυτά τα πεδία από το σημασιολογικό μοντέλο δεδομένων εκπαίδευσης μπορούν να συνδεθούν με τη συνδρομή.

   Επιλέξτε τα σχετικά πεδία που θέλετε να διαφέρουν ανά παραλήπτη. Εδώ έχουμε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και δύο πεδία για τις παραμέτρους: Όνομα υπαλλήλου και Όνομα διευθυντή. Προαιρετικά, προσθέστε φίλτρα και αλλάξτε τη μέθοδο συνάθροισης αναπτύσσοντας τα τμήματα παραθύρου Φίλτρο και Δόμηση . Καθώς προσθέτετε δεδομένα, το Power BI δημιουργεί έναν πίνακα. Σε αυτό το παράθυρο, περιορίστε ποιος θα πρέπει να λαμβάνει την αναφορά. Για το παράδειγμά μας, επιλέγουμε μόνο εκείνους τους υπαλλήλους που είναι επίσης διευθυντές.

   

2. Επιλέξτε Επόμενο όταν είστε ικανοποιημένοι με τις επιλογές σας.

Εισαγωγή λεπτομερειών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Στο παράθυρο Λεπτομέρειες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ονομάστε την εγγραφή, προσθέστε παραλήπτες που διαχωρίζονται με κόμματα ή ερωτηματικά και ένα θέμα και επιλέξτε τον τύπο του συνημμένου για χρήση. Πολλά από αυτά τα πεδία προσφέρουν την επιλογή χρήσης των δυναμικών παραμέτρων. Σε αυτό το παράδειγμα, οι παραλήπτες προστίθενται δυναμικά από το μοντέλο σημασιολογίας δεδομένων εκπαίδευσης, χρησιμοποιώντας το πεδίο Ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Επίσης, το θέμα του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ορίζεται δυναμικά χρησιμοποιώντας την παράμετρο Όνομα διευθυντή. Το εικονίδιο σύνδεσης σάς επιτρέπει να γνωρίζετε ότι χρησιμοποιείται δυναμικό περιεχόμενο.

1. Ονομάστε τη συνδρομή σας.

2. Πληκτρολογήστε με μη αυτόματο τρόπο τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου παραλήπτη ή χρησιμοποιήστε την αναπτυσσόμενη λίστα για να επιλέξετε μια τιμή που επιλέγει δυναμικά τους παραλήπτες από το μοντέλο σημασιολογίας δεδομένων εκπαίδευσης.

3. Προσθέστε ένα θέμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με μη αυτόματο τρόπο ή χρησιμοποιήστε την αναπτυσσόμενη λίστα για να δημιουργήσετε δυναμικά εξατομικευμένα θέματα χρησιμοποιώντας το πεδίο Όνομα διευθυντή από το μοντέλο σημασιολογίας δεδομένων εκπαίδευσης.

   

4. Προσθέστε προαιρετικές λεπτομέρειες. Πληκτρολογήστε ένα μήνυμα στους παραλήπτες. Χρησιμοποιήστε τους διακόπτη εναλλαγής για να προσθέσετε μια σύνδεση στην αναφορά στο Power BI και να συμπεριλάβετε μια εικόνα προεπισκόπησης της αναφοράς στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Η εικόνα προεπισκόπησης είναι η πρώτη σελίδα της αναφοράς. Η εικόνα προεπισκόπησης εμφανίζει την αναφορά με εφαρμοσμένες τις μοναδικές παραμέτρους του παραλήπτη.

5. Επιλέξτε το αναπτυσσόμενο μενού Επισύναψη πλήρους αναφοράς για να εμφανίσετε τη λίστα επιλογών. Επιλέξτε μια μορφή. Οι ετικέτες ευαισθησίας εφαρμόζονται στο συνημμένο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και το συνημμένο σέβεται όλες τις ετικέτες προστασίας προσωπικών δεδομένων για την αναφορά. Το μέγεθος του συνημμένου περιορίζεται σε λιγότερο από 25 MB.

6. Επιλέξτε Επόμενο.

Επιλέξτε τις παραμέτρους

Το παράθυρο Παράμετροι εμφανίζει όλες τις παραμέτρους της αναφοράς σας και επιλέγετε ποιο θα ορίσετε δυναμικά με βάση μια στήλη στο σημασιολογικό μοντέλο Power BI. Οι σελιδοποιημένες αναφορές σάς επιτρέπουν να καθορίσετε την προβολή της αναφοράς που λαμβάνουν οι χρήστες στη συνδρομή, ορίζοντας τις παραμέτρους στο παράθυρο Παράμετροι . Για κάθε παράμετρο, αποφασίστε εάν θα χρησιμοποιήσετε την τρέχουσα τιμή, την προεπιλεγμένη τιμή ή τη δυναμική τιμή. Για το σενάριό μας, την αποστολή αναφορών ολοκλήρωσης εκπαίδευσης σε διευθυντές, είναι λογικό να χρησιμοποιήσουμε τη δυναμική παράμετρο Όνομα διευθυντή και τη δυναμική παράμετρο Όνομα υπαλλήλου. Υπάρχουν όμως και άλλα σενάρια στα οποία μπορεί να θέλετε να χρησιμοποιήσετε έναν συνδυασμό στατικών και δυναμικών παραμέτρων. Για παράδειγμα, εάν η αναφορά σας είχε δεδομένα ηπείρου και χώρας/περιοχής, μπορεί να θέλετε να ορίσετε την ήπειρο ως Νότια Αμερική και να χρησιμοποιήσετε δυναμικές παραμέτρους για τις περιοχές-χώρας.

• Το Τρέχον χρησιμοποιεί την τιμή από την τρέχουσα επιλεγμένη ενεργή έκδοση της αναφοράς. Για να ενημερώσετε τις τρέχουσες τιμές, αποδώσετε εκ νέου τη σελιδοποιημένη αναφορά με διαφορετικές τιμές, ανοίξτε τον οδηγό Εγγραφή στην αναφορά και επιλέξτε Τρέχουσα.
• Η προεπιλογή χρησιμοποιεί την τιμή που έχει οριστεί από τον συντάκτη της αναφοράς. Για παράδειγμα, εάν ο συντάκτης της αναφοράς ορίσει παραμέτρους που βασίζονται σε παραστάσεις (για παράδειγμα, η προεπιλογή είναι πάντα η σημερινή ημερομηνία), η συνδρομή τις χρησιμοποιεί ως προεπιλεγμένη τιμή.
• Η λήψη από δεδομένα σάς επιτρέπει να επιλέξετε μια στήλη από το σημασιολογικό μοντέλο σας για να ορίσετε μια διαφορετική παράμετρο για κάθε παραλήπτη.

Ορισμός χρονοδιαγράμματος

Στο παράθυρο Ορισμός χρονοδιαγράμματος, δημιουργήστε ένα χρονοδιάγραμμα για τη δυναμική συνδρομή σας.

1. Επιλέξτε μια ημερομηνία έναρξης και, προαιρετικά, μια ημερομηνία λήξης για τη συνδρομή σας. Από προεπιλογή, η ημερομηνία έναρξης είναι η ημερομηνία που δημιουργήσατε τη συνδρομή και η ημερομηνία λήξης είναι ένα έτος αργότερα. Μπορείτε να την αλλάξετε σε οποιαδήποτε ημερομηνία στο μέλλον οποιαδήποτε στιγμή πριν από τη λήξη της συνδρομής. Όταν μια συνδρομή φτάσει σε μια ημερομηνία λήξης, διακόπτεται μέχρι να την ενεργοποιήσετε ξανά. Λαμβάνετε ειδοποιήσεις πριν από την προγραμματισμένη ημερομηνία λήξης για να ρωτήσετε αν θέλετε να την επεκτείνετε.

2. Χρησιμοποιήστε την αναπτυσσόμενη λίστα Επανάληψη για να επιλέξετε μια συχνότητα για τη συνδρομή σας. Μπορείτε να επιλέξετε καθημερινά, εβδομαδιαία ή μηνιαία. Μπορείτε επίσης να προσαρμόσετε τη ζώνη ώρας.

   Φιλοδώρημα

   Για να λαμβάνετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εγγραφής μόνο σε συγκεκριμένες ημέρες, επιλέξτε Εβδομαδιαία και, στη συνέχεια, επιλέξτε τα πλαίσια ελέγχου της ημέρας της εβδομάδας. Εάν επιλέξετε Μηνιαία, εισαγάγετε τις ημέρες του μήνα που θέλετε να λαμβάνετε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εγγραφής.

3. Επιλέξτε μια Προγραμματισμένη ώρα για τη συνδρομή. Μπορείτε να τη χρησιμοποιήσετε για να εκτελεστεί τη συγκεκριμένη ώρα ή μετά από 15, 30 ή 45 λεπτά για μια καθορισμένη ζώνη ώρας.

   

4. Απενεργοποιώντας την ενεργή συνδρομή, έχετε την επιλογή να ενεργοποιήσετε αυτήν τη συνδρομή με μη αυτόματο τρόπο αντί να την εκτελείτε σε περιοδική βάση.

Αναθεώρηση και ολοκλήρωση της δημιουργίας δυναμικής συνδρομής

Στο παράθυρο Αναθεώρηση και τέλος, επιλέξτε μια επικεφαλίδα για να ελέγξετε τις ρυθμίσεις σας. Εάν όλες οι ρυθμίσεις φαίνονται σωστές, επιλέξτε Αποθήκευση και κλείσιμο. Εάν χρειάζεστε αλλαγές, επιλέξτε το εικονίδιο μολυβιού για να κάνετε αλλαγές.

Το τμήμα παραθύρου "Συνδρομές " εμφανίζει τις νέες συνδρομές. Το εικονίδιο σύνδεσης σάς επιτρέπει να γνωρίζετε ότι χρησιμοποιείται δυναμικό περιεχόμενο.

Ένας άλλος τρόπος για να ελέγξετε τη συνδρομή σας είναι να επιλέξετε το βέλος στο τμήμα παραθύρου Συνδρομές .

Όπως και με άλλες συνδρομές, μπορείτε να επεξεργαστείτε, να διαγράψετε, να ενεργοποιήσετε και να απενεργοποιήσετε τη συνδρομή.

Ζητήματα προς εξέταση και περιορισμοί

• Το σημασιολογικό μοντέλο παραληπτών έχει ένα όριο 1000 γραμμών παραληπτών. Εάν η λίστα παραληπτών υπερβεί τις 1000 γραμμές οποιαδήποτε στιγμή, μόνο οι πρώτοι 1000 παραλήπτες λαμβάνουν το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου συνδρομής και ο δημιουργός της συνδρομής λαμβάνει ένα μήνυμα σφάλματος.
• Η λήψη του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εγγραφής δεν εγγυάται την πρόσβαση στην αναφορά. Η πρόσβαση στην αναφορά πρέπει να οριστεί ξεχωριστά.
• Οι τιμές παραμέτρων επιχειρούν να αντιστοιχήσουν την τιμή και όχι στην ετικέτα.

Σχετικό περιεχόμενο

• Αντιμετώπιση προβλημάτων συνδρομών Power BI.
• Αναζητήστε και ταξινομήστε περιεχόμενο.