Ποιος κάνει την εργασία, πότε και πού;

Για αυτό το βήμα, θα πρέπει να κατανοήσετε ποιος κάνει την εργασία. Ποιος είναι ο ρόλος τους;

Μπορεί να είναι πιο εύκολο να ξεκινήσετε με τα ονόματα των ατόμων, αλλά θα θελήσετε να καταλάβετε ποιος είναι ο ρόλος τους όταν κάνουν την εργασία. Για παράδειγμα:

• Οποιοσδήποτε υπάλληλος που υποβάλλει μια αναφορά εξόδων

• Ο διευθυντής του υποβάλλοντος αναφορά που εγκρίνει την αναφορά (η σχέση με τον υποβάλλοντα είναι το κλειδί)

• Ειδικός Λογιστηρίου που επανεξετάζει την αναφορά (η ιδιότητα μέλους σε μια συγκεκριμένη ομάδα είναι το κλειδί)

• Οικονομικός διευθυντής που επανεξετάζει τα συγκεντρωτικά οικονομικά στοιχεία (ο συγκεκριμένος τίτλος είναι το κλειδί)

Ένα άτομο μπορεί κατά καιρούς να αναπαράγει καθέναν από αυτούς τους ρόλους, αλλά το κλειδί είναι η κατανόηση του ρόλου που παίζουν όταν κάνουν την εργασία. Η κατανόηση ρόλων θα σας βοηθήσει να σχεδιάσετε τις οθόνες εφαρμογών και να ρυθμίσετε τις παραμέτρους πρόσβασης και ασφάλειας. (Θα φτάσουμε σε αυτούς που βρίσκονται στη φάση σχεδιασμού.)

Από άποψη IT, κάθε άτομο ή ομάδα ατόμων που εκτελούν την ίδια λειτουργία αναφέρεται ως ρόλος εργασίας και μια περιγραφή των σχετικών χαρακτηριστικών του προσδιορίζεται σε ένα άτομο (το οποίο έχει συχνά ένα όνομα που επισυνάπτεται σε αυτόν για εύκολη αναφορά).

Αφού εντοπίσετε το "ποιος", εξετάστε το ενδεχόμενο:

• Ποια συσκευή χρησιμοποιείται; Πού είναι η κύρια θέση του έργου; Είναι στο γραφείο; Τοποθεσία του πελάτη; Εργοστάσιο; (Θα το συζητήσουμε αυτό περισσότερο στις επόμενες ενότητες.)

• Ποια άλλα συστήματα χρησιμοποιούνται τακτικά; (Γνωρίζοντας ότι αυτό θα είναι χρήσιμο στη φάση σχεδιασμού. Για παράδειγμα, ένας διευθυντής που "ζει" στο Microsoft Teams μπορεί να θελήσει να λάβει αιτήσεις έγκρισης σε σχέση με το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο.)

• Τι θα κέρδιζε αυτό το άτομο με τη χρήση της εφαρμογής ή τη συνεργασία για την εργασία με αυτήν τη νέα διεργασία;

Η τελευταία παρατήρηση είναι πολύ σημαντική, επειδή μπορεί να υπάρξουν αντιρρήσεις ή δισταγμοί από τα άτομα που εμπλέκονται στη διαδικασία πριν ή μετά από τα βήματα που χειρίζεται η εφαρμογή σας. Αυτό θα μπορούσε να οδηγήσει στο να μην χρησιμοποιηθεί η εφαρμογή σας λόγω έλλειψης συνεργασίας.

Συμβουλή

Είναι απαραίτητο να γνωρίζετε ποιος θα επηρεαστεί από μια αλλαγή σε μια επιχειρηματική διεργασία. Προσδιορίστε ποιος θα χρησιμοποιεί την εφαρμογή και ποιος θα επηρεαστεί από αυτήν την αλλαγή, ακόμα και αν δεν χρησιμοποιήσει την εφαρμογή.

Συμβουλή

Όταν εξετάζετε αυτήν την ανάλυση για τις πληροφορίες που ενδεχομένως να μην γνωρίζετε, το καλύτερο είναι να μιλήσετε με το άτομο και να αποκτήσετε την προοπτική του. Μπορείτε να κάνετε σίγουρα μια υπόθεση σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο κάνουν την εργασία, αλλά είναι καταπληκτικό το τι μπορείτε να μάθετε σε μια γρήγορη συζήτηση—όχι μόνο τον τρόπο με τον οποίο το κάνουν σήμερα, αλλά πώς προτιμούν να το κάνουν στο μέλλον.

Πόσο συχνά κάνουν την εργασία;

Επίσης, σημειώστε τη συχνότητα με την οποία γίνεται η εργασία. Ημερήσια, εβδομαδιαία, περιστασιακά, εποχιακά;

Μια εφαρμογή που χρησιμοποιείται καθημερινά έχει διαφορετικό σχεδιαστικό σκεπτικό από εκείνο που χρησιμοποιείται μόνο περιστασιακά. (Για παράδειγμα, το πρώτο μπορεί να πρέπει να απλοποιηθεί και το δεύτερο μπορεί να χρειαστεί να συμπεριλάβει περισσότερο επεξηγηματικό κείμενο.)

Πού κάνουν την εργασία;

Καθώς λαμβάνετε υπόψη σας κάθε άτομο που συμβάλλει στην επίλυση του προβλήματος, σκεφθείτε τον τρόπο με τον οποίο εκτελεί την εργασία του:

• Είναι κάτι που κάνουν στο γραφείο τους;

• Εργάζονται σε μια συγκεκριμένη θέση στο πεδίο;

• Μετακινούνται από τοποθεσία σε τοποθεσία του πεδίου;

Είναι καλό να κατανοήσετε τον τρόπο με τον οποίο λειτουργεί κάθε χρήστης, έτσι ώστε η λύση που δημιουργείτε να λειτουργεί για αυτούς.

• Αυτό θα είναι μια εφαρμογή για κινητές συσκευές;

• Θα είναι μια εφαρμογή επιφάνειας εργασίας;

• Θα πρέπει να υπάρχουν εκδόσεις και για κινητές συσκευές και για επιτραπέζιους υπολογιστές;

Ζητήματα συνδεσιμότητας

Καθώς κάθε εργαζόμενος εκτελεί το δικό του μέρος της διεργασίας, μπορεί να είναι συνδεδεμένος;

Βρίσκονται στο πεδίο όπου δεν υπάρχει συνδεσιμότητα; Μπορεί ο χρήστης να συνεργαστεί με την αυτοματοποιημένη λύση για την καταγραφή των δεδομένων σε πραγματικό χρόνο και να συγχρονίσει τα δεδομένα κατά την εδραίωση της συνδεσιμότητας;

Τι πρέπει να γνωρίζουν οι άλλοι συμμετέχοντες στη διαδικασία (εάν υπάρχει), ενώ το άτομο που εκτελεί αυτό το βήμα βρίσκεται εκτός σύνδεσης;

Με την κατανόηση αυτών των στοιχείων, μπορείτε να προσδιορίσετε εάν χρειάζεστε διεργασίες που αποτυπώνουν τοπικά δεδομένα, έτσι ώστε ο χρήστης να μπορεί να "αποσυνδεθεί" όσο αυτοί κάνουν το δικό τους μέρος της διεργασίας και, στη συνέχεια, να συγχρονίσει τα αποτελέσματα μόλις επανασυνδεθούν.

Θέματα συσκευών

Όπως κατανοείτε τον τρόπο με τον οποίο λειτουργεί κάθε συμμετέχων για την επίλυση του προβλήματος, είναι επίσης σημαντικό να γνωρίζετε τις συσκευές στις οποίες εργάζονται. Εάν ένας εργαζόμενος βρίσκεται στο πεδίο και εργάζεται μόνο στο τηλέφωνό του ή σε ένα tablet, καλό είναι να το γνωρίζετε καθώς αρχίζετε να καθορίζετε τον τρόπο εμφάνισης και λειτουργίας των οθονών. Εάν όλοι οι συντελεστές είναι σε έναν επιτραπέζιο ή σε έναν φορητό υπολογιστή, μπορείτε να αναλάβετε διαφορετικές προσεγγίσεις σχεδιασμού. Μπορείτε να δημιουργήσετε επιτραπέζιες λύσεις και λύσεις φορητών συσκευών που λειτουργούν μεταξύ τους.

Παράδειγμα: άτομα για τη διεργασία αναφοράς εξόδων

Αυτοί είναι οι τύποι ρόλων, τα στυλ εργασίας και οι προτιμήσεις που βρήκαμε όταν ψάξαμε τη διαδικασία αναφοράς εξόδων.

Λι - Πωλητής

• Σχεδόν πάντα σε κίνηση

• Προτιμά να εργάζεται με ένα tablet κατά τη σύσκεψη με τους πελάτες του

• Δεν διαθέτει πάντα συνδεσιμότητα στο Internet, επομένως πρέπει να είναι δυνατή η εργασία χωρίς σύνδεση

• Προτιμάει να αποτυπώσει τα έξοδά του και τις αποδείξεις το συντομότερο δυνατό μετά την ημερομηνία που θα συμβούν

Νικ - Διευθυντής πωλήσεων

• Σχεδόν πάντα σε κίνηση

• Χρειάζεται μόνο μια οθόνη αφής

• Απαιτεί υποστήριξη χωρίς σύνδεση για απομακρυσμένες θέσεις

• Υπεύθυνος για την έγκριση των αναφορών εξόδων όλων των άμεσων υφισταμένων του

Σονα - Υποστήριξη εξυπηρέτησης πελατών

• Χρησιμοποιεί κυρίως έναν επιτραπέζιο υπολογιστή

• Συνήθως δημιουργεί έξοδα για το ηθικό της ομάδας και πρέπει να προσδιορίσει τους υπαλλήλους που περιλαμβάνονται

Ρεμπέκα – Ελέγκτρια

• Χρειάζεται αλληλεπίδραση με όλους τους εργαζόμενους σε όλες τις θέσεις

• Έχει περιστασιακά έξοδα ταξιδίου

• Χρησιμοποιεί κυρίως έναν επιτραπέζιο υπολογιστή, αλλά προτιμά να χρησιμοποιεί το κινητό της

• Συνήθως έχει πρόσβαση στο Internet

• Υπεύθυνη για τη διασφάλιση της συνολικής συμμόρφωσης των υπαλλήλων με τις διαδικασίες αναφοράς

Αμπάη - λογιστής

• Πρέπει να είναι σε θέση να επανεξετάζει όλες τις αναφορές εξόδων και τις αποδείξεις

• Υπεύθυνος για τη διασφάλιση της συμμόρφωσης για κάθε αναφορά εξόδων

• Χειρίζεται μεγάλο όγκο εργασίας. Πρέπει να είναι δυνατή η γρήγορη επεξεργασία των πληροφοριών

• Πρέπει να είναι σε θέση να υποβάλει αναφορά σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο η εξισορρόπηση των εξόδων βαρύνει τον προϋπολογισμό

Σάρλοτ - Οικονομική διευθύντρια

• Πρέπει να παρακολουθεί τον συνολικό προϋπολογισμό εξόδων και να βοηθά τους διευθυντές τμημάτων να παραμένουν εντός του προϋπολογισμού

• Ταξιδεύει στα διάφορα γραφεία, έχει εξωτερικές συσκέψεις και διασκέψεις, και πρέπει να καταχωρεί τα έξοδά της

• Εργάζεται από το γραφείο, εξ αποστάσεως και από το σπίτι χρησιμοποιώντας διάφορες συσκευές—επιτραπέζιο υπολογιστή, tablet και το τηλέφωνό της

• Δεν είναι πάντα συνδεδεμένη στο Internet

Όταν ψάξαμε συγκεκριμένα το βήμα 1 στη διαδικασία μας (δημιουργώντας στην πραγματικότητα την αναφορά εξόδων), ορίστε τι καταγράφηκε.

Εργασία 1: δημιουργία αναφοράς εξόδων

Ποιος το κάνει αυτό;	Όλοι οι υπάλληλοι
Πού συμβαίνει η εργασία;	Στο γραφείο, στις τοποθεσίες πελατών ή στον δρόμο
Πότε συμβαίνει η εργασία;	Ad hoc. Ορισμένοι υπάλληλοι το κάνουν αυτό τουλάχιστον σε εβδομαδιαία βάση. Άλλοι μπορεί να το κάνουν μία ή δύο φορές τον χρόνο.
Με σύνδεση ή χωρίς σύνδεση;	Αυτό γίνεται επί του παρόντος σε χαρτί, αλλά η ομάδα θέλει να το κάνει ψηφιακά. Η εισαγωγή δεδομένων μπορεί να γίνει χωρίς σύνδεση, όταν δεν είναι διαθέσιμη καμία συνδεσιμότητα. Οι πωλητές δεν θέλουν να πρέπει να είναι συνδεδεμένοι για να αρχίσουν να καταγράφουν τις αποδείξεις και τα έξοδά τους. (Για παράδειγμα, ενδέχεται να προτιμούν να το κάνουν στο ταξίδι με το αεροπλάνο επιστρέφοντας.)
Συσκευές;	Τηλέφωνο, tablet, φορητός υπολογιστής ή υπολογιστής γραφείου

Επόμενο βήμα: ποιες δραστηριότητες έχουν γίνει;

Σημείωση

Μπορείτε να μας πείτε ποια γλώσσα προτιμάτε για την τεκμηρίωση; Πάρτε μέρος σε μια σύντομη έρευνα. (σημειώνεται ότι αυτή η έρευνα είναι στα Αγγλικά)

Η έρευνα θα διαρκέσει περίπου επτά λεπτά. Δεν συλλέγονται προσωπικά δεδομένα (δήλωση προστασίας προσωπικών δεδομένων).