Ποιες δραστηριότητες εκτελούνται σε αυτό το βήμα;
Καταγράψτε τις δραστηριότητες που πραγματοποιεί ο χρήστης για την ολοκλήρωση των εργασιών σε αυτό το βήμα της επιχειρηματικής διαδικασίας. Ασχοληθείτε με τις λεπτομέρειες των δραστηριοτήτων.
Όταν αποφασίζετε σχετικά με τις δραστηριότητες, θα θελήσετε να εξετάσετε την αιτία και το αποτέλεσμα για κάθε δραστηριότητα, πώς σχετίζονται μεταξύ τους και τον τρόπο με τον οποίο σας μεταφέρουν πιο κοντά στον επιθυμητό στόχο σας. Προσδιορίστε το σημείο εκκίνησης της διεργασίας και συμπληρώστε τις δραστηριότητες που οδηγούν στον στόχο.
Οι δραστηριότητες μπορεί να είναι διαδοχικές ή παράλληλες, δηλαδή είτε ότι δεν είναι δυνατή η εκτέλεση μιας δραστηριότητας μέχρι να ολοκληρωθεί η άλλη είτε ότι δύο δραστηριότητες είναι δυνατό να συμβούν ταυτόχρονα εντός της διεργασίας.
Παράδειγμα: συμπλήρωση μιας αναφοράς εξόδων
Όταν μιλήσαμε με την Λι, τη Σόνα και τη Ρεμπέκα, μας είπαν ότι τα βήματα ήταν τα εξής:
Αποφασίστε να υποβάλετε μια αναφορά εξόδων. Μερικές φορές αυτό συμβαίνει στο τέλος μιας εβδομάδας ή ενός μηνός, μερικές φορές όταν επιστρέφετε από ένα ταξίδι, μερικές φορές μόλις η απόδειξη είναι διαθέσιμη.
Βρείτε ένα κενό αντίγραφο της φόρμας αναφοράς εξόδων ή εκτυπώστε τη.
Καταχωρείστε προσωπικές πληροφορίες (όνομα, αναγνωριστικό υπαλλήλου και ούτω καθεξής) και την αιτιολογία για το έξοδο.
Συγκεντρώστε αποδείξεις από τις οποίες να λάβετε τις πληροφορίες εξόδων (και υποβάλετέ τις, εάν χρειάζεται).
Συμπληρώστε τις λεπτομέρειες για κάθε στοιχείο.
Υπολογίστε κατηγορίες εξόδων και ποια έξοδα θα χρειαστούν επιπλέον λεπτομέρειες. (Συχνά αναζητώντας αυτές τις πληροφορίες στο εγχειρίδιο αναφοράς εξόδων.)
Για τα έξοδα που σχετίζονται με ταξίδια, καταγράψτε κάθε ημερήσια αποζημίωση που έχει ήδη καταβάλει η εταιρεία.
Υπολογισμός μερικών αθροισμάτων και αθροισμάτων.
Σκεφτείτε ποιες αποδείξεις πρέπει να προσαρτηθούν και συρράψτε τες στη φόρμα αναφοράς. (Συχνά, θα κάνουν αντίγραφα (φωτογραφία ή φωτοτυπία) για τις δικές τους καρτέλες.)
Δώστε τη φόρμα και τις αποδείξεις στον διευθυντή (είτε περπατώντας στο γραφείο του είτε με αποστολή με εσωτερική αλληλογραφία είτε με το ταχυδρομείο).
Σημείωση
Αν η εργασία σας έχει ολοκληρωθεί πλήρως στον επιτραπέζιο υπολογιστή, μπορείτε να ανακαλύψετε όλα τα βήματα που εκτελούν διάφορα άτομα στον οργανισμό σας για να ολοκληρώσουν την εργασία χρησιμοποιώντας τη λειτουργία εντοπισμού διεργασιών που ονομάζεται process advisor. Το process advisor οπτικοποιεί τη διεργασία σας σε ένα χάρτη διεργασίας και αποκαλύπτει συμφορήσεις και μετρικά για τη διεργασία σας μέσω μιας αναλυτικής αναφοράς.
Σημείωση
Μπορείτε να μας πείτε ποια γλώσσα προτιμάτε για την τεκμηρίωση; Πάρτε μέρος σε μια σύντομη έρευνα. (σημειώνεται ότι αυτή η έρευνα είναι στα Αγγλικά)
Η έρευνα θα διαρκέσει περίπου επτά λεπτά. Δεν συλλέγονται προσωπικά δεδομένα (δήλωση προστασίας προσωπικών δεδομένων).