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Arbeiten mit externen Gruppen in Viva Engage-Netzwerken, die nicht auf den einheitlichen Modus ausgerichtet sind

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Sie können mit Gästen in Viva Engage arbeiten, wenn Ihr Netzwerk nicht am einheitlichen Modus ausgerichtet ist, indem Sie eine externe Gruppe erstellen. Sie können auch die Zusammenarbeit in externen Gruppen einschränken und deaktivieren.

Diese Erfahrung unterscheidet sich von der Arbeit mit der Viva Engage-Gasterfahrung, die von Microsoft Entra B2B unterstützt wird und den einheitlichen Modus erfordert. Einen Vergleich der Erfahrungen finden Sie unter Zusammenarbeit mit Gästen in einer Viva Engage-Community.

Hinweis

Der einheitliche Modus wird aus Sicherheits-, Compliance- und Microsoft 365-Integrationsgründen dringend empfohlen. Weitere Informationen finden Sie unter Übersicht über den einheitlichen Modus.

Erstellen und Verwalten externer Gruppen in Viva Engage

Sie können eine Gruppe erstellen, die Gäste enthält, die als externe Gruppe bezeichnet wird. Sie müssen die Gruppe als eine externe Gruppe erstellen, d. h. Sie können eine vorhandene interne Gruppe nicht in eine externe Gruppe umwandeln.

Der Gruppenadministrator kann der Gruppe Gäste hinzufügen. In öffentlichen externen Gruppen können andere Personen in der Gruppe das Hinzufügen eines Gasts vorschlagen, aber der Gruppenadministrator hat die Kontrolle darüber, ob dieser Benutzer hinzugefügt wird, und muss die Ergänzung genehmigen. In private externen Gruppen kann nur der Administrator externe Mitglieder hinzufügen.

Externe Gruppen sehen anders aus als interne Viva Engage-Gruppen, sodass Sie leicht unterscheiden können, welche Gruppen externe Teilnehmer haben. Der Gruppenheader für eine externe Gruppe zeigt an, dass andere Netzwerke an der Gruppe teilnehmen.

Screenshot: Viva Engage-Gruppenkopf mit einem Globussymbol, das anzeigt, dass es sich um eine externe Gruppe handelt.

Externe Gruppen werden im linken Navigationsbereich mit einem Globussymbol markiert.

Screenshot der Viva Engage-Navigationsleiste mit einem Abschnitt

Benutzer, die zur Teilnahme in einer externen Gruppe eingeladen werden und sich in einem anderen Netzwerk befinden, werden aufgefordert, die Einladung zu akzeptieren, bevor sie Inhalte aus der Gruppe anzeigen können.

Hinweis

Dieses Feature ist für Viva Engage Enterprise-Netzwerke im einheitlichen Modus oder im EU-Geo nicht verfügbar.

Erstellen einer externen Gruppe

Wenn Sie eine Gruppe erstellen, können Sie entscheiden, ob es sich um eine interne oder externe Gruppe handelt. Sie können diese Einstellung nicht mehr ändern, nachdem Sie die Gruppe erstellt haben.

  1. Wählen Sie in Viva Engage unter der Liste der Gruppen die Option Gruppe erstellen aus.

    Das Dialogfeld Neue Gruppe erstellen wird geöffnet. Wenn in Ihrem Netzwerk externe Gruppen zugelassen sind, werden Optionen zum Erstellen einer internen oder einer externen Gruppe angezeigt:

  2. Wählen Sie Externe Gruppe aus.

  3. Geben die im Feld Gruppenname einen Namen ein.

  4. Geben Sie im Feld Gruppenmitglieder die Namen der Personen ein, die hinzugefügt werden sollen.

  5. Legen Sie fest, wer Unterhaltungen anzeigen und Nachrichten veröffentlichen kann.

    • Wählen Sie für eine öffentliche Gruppe Genehmigte Mitglieder aus anderen Netzwerken und jeder in diesem Netzwerk aus.

    • Wählen Sie für eine private Gruppe Nur Gruppenmitglieder aus.

  6. Wählen Sie Gruppe erstellen aus.

Sie können externe Gruppen in Ihrem Netzwerk auf die gleiche Weise suchen wie externe Benutzer. Weitere Informationen finden Sie unter Suchen externer Messagingteilnehmer in einem Viva Engage-Netzwerk.

Suchen externer Messaging-Teilnehmer in einem Viva Engage-Netzwerk

Wenn Sie mit externen Partnern, Lieferanten oder Kunden kommunizieren, möchten Sie sicherstellen, dass nur autorisierte Mitarbeiter Zugriff auf die Informationen in Ihrem Viva Engage-Netzwerk haben. Überprüfte Administratoren können den Datenexport verwenden, um die Namen externer Teilnehmer zu ermitteln, um zu sehen, welche Unterhaltungen und Dateien in ihrem Netzwerk für externe Teilnehmer sichtbar sind.

Hinweis

Viva Engage Enterprise-Netzwerke in der EU-Region haben keine externen Teilnehmer.

  1. Wechseln Sie im Viva Engage Admin Center zu Inhalt und Sicherheit>Daten exportieren.

    Diese Option wird nur angezeigt, wenn Sie ein überprüfter Administrator im Viva Engage-Netzwerk sind.

    Weitere Informationen finden Sie unter Exportieren von Viva Engage Enterprise-Daten.

  2. Um Threads in Ihrem Netzwerk zu identifizieren, an denen Benutzer aus anderen Netzwerken beteiligt sind, suchen Sie den Exportordner auf Ihrem Computer und öffnen Sie die Exportdatei MessageThreads.Outbound.csv.

    Hinweis

    Der Datenexport entspricht dem aktuellen Stand des Netzwerks. Wenn beispielsweise ein Benutzer hinzugefügt, aber dann entfernt wurde, bevor der Bericht erstellt wurde, wird dieser Benutzer nicht im Bericht angezeigt.

    Screenshot einer Beispieldatei für den Datenexport.

    In Spalte D (external_participants) werden die Benutzer in anderen Netzwerken, die an Threads in Ihrem Netzwerk teilnehmen, zusammen mit ihrem Namen, ihrer E-Mail-Adresse und der Netzwerk-ID des Viva Engage-Netzwerks aufgelistet, dem sie angehören.

Wenn Sie einen externen Teilnehmer entfernen möchten, können Sie die Informationen aus der Liste verwenden, um zu der Unterhaltung zu gelangen, in der er enthalten ist, und ihn aus der Unterhaltung zu entfernen.

Deaktivieren externer Nachrichten in einem Viva Engage-Netzwerk

Standardmäßig können Benutzer für Viva Engage Enterprise-Netzwerke im US-Raum externe Teilnehmer zu ihren Viva Engage-Unterhaltungen und Viva Engage-Communitys und -Gruppen hinzufügen, und Mitglieder Ihres Viva Engage-Netzwerks können am Viva Engage-Netzwerk eines anderen Unternehmens teilnehmen, wenn sie eingeladen werden. Falls erforderlich, können Sie diese externe Zusammenarbeit deaktivieren.

  1. Wechseln Sie im Viva Engage Admin Center zu Inhalts- undSicherheitssicherheitseinstellungen>.

  2. Wählen Sie im Abschnitt Externer Chat die Option aus, die für Ihre Organisation sinnvoll ist:

    • Zulassen, dass Benutzer in diesem Netzwerk an Gruppen oder Unterhaltungen in anderen Netzwerken teilnehmen und externen Benutzern die Teilnahme an Gruppen oder Unterhaltungen in diesem Netzwerk gestatten.

    • Zulassen, dass Benutzer in diesem Netzwerk an Gruppen oder Unterhaltungen in anderen Netzwerken teilnehmen, aber externen Benutzern nicht die Teilnahme an Gruppen oder Unterhaltungen in diesem Netzwerk gestatten.

    • Benutzern in diesem Netzwerk nicht gestatten, an Gruppen oder Unterhaltungen in anderen Netzwerken teilzunehmen, und externen Benutzern nicht gestatten, an Gruppen oder Unterhaltungen in diesem Netzwerk teilzunehmen.

Wirkungsweise der einzelnen Optionen

Option Benutzer können an anderen Netzwerken teilnehmen 1 Externe Teilnehmer können an Gruppen und Unterhaltungen teilnehmen 2
Zulassen, dass Benutzer in diesem Netzwerk an Gruppen oder Unterhaltungen in anderen Netzwerken teilnehmen und externen Benutzern die Teilnahme an Gruppen oder Unterhaltungen in diesem Netzwerk gestatten. Ja Ja
Zulassen, dass Benutzer in diesem Netzwerk an Gruppen oder Unterhaltungen in anderen Netzwerken teilnehmen, aber externen Benutzern nicht die Teilnahme an Gruppen oder Unterhaltungen in diesem Netzwerk gestatten. Ja Nein
Benutzern in diesem Netzwerk nicht gestatten, an Gruppen oder Unterhaltungen in anderen Netzwerken teilzunehmen, und externen Benutzern nicht gestatten, an Gruppen oder Unterhaltungen in diesem Netzwerk teilzunehmen. Nein Nein

  1. Wenn Sie verhindern, dass Benutzer an anderen Netzwerken teilnehmen können:

    • Benutzer werden am Empfang von Einladungen von Viva Engage-Netzwerken in anderen Domänen blockiert.

  2. Wenn Sie den externen Zugriff auf Ihre Gruppen und Unterhaltungen deaktivieren:

    • Wenn ein Benutzer versucht, einen externen Teilnehmer in Viva Engage hinzuzufügen, erhält der Benutzer eine Fehlermeldung, dass er keine externen Teilnehmer hinzufügen kann, da dies gegen die Richtlinie seines Unternehmens verstößt. Der Benutzer darf die Nachricht nicht posten.

    • Alle aktuellen externen Teilnehmer werden daran gehindert, externe Unterhaltungen oder Threads zu verwenden, an denen sie möglicherweise teilgenommen haben.

    • Es können keine neuen externen Gruppen erstellt werden.

Häufig gestellte Fragen

F: Warum wird keine Option zum Erstellen einer externen Gruppe angezeigt?

A: Wenn Ihr Administrator das Zulassen externer Nachrichten deaktiviert hat, können Sie keine externen Gruppen erstellen.

F: Kann ich eine externe Gruppe in einem externen Netzwerk erstellen?

A: Nein. Die Erstellung externer Gruppen ist auf kanonische Netzwerke beschränkt und in externen Netzwerken nicht verfügbar.

F: Gibt es Unterschiede bei der Arbeit mit Nachrichten in externen Gruppen?

A.: Ja. In externen Gruppen können Sie Nachrichten weder bearbeiten noch verschieben, und Sie können keine Themen oder Textmarken hinzufügen.