Vorbereiten Ihrer Daten für Suchvorgänge in Microsoft 365 Copilot

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Um sich auf Microsoft 365 Copilot vorzubereiten, müssen Sie Ihre Informationen für die Suche vorbereiten. Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise bereits die richtigen Zugriffskontrollen und -richtlinien für Informationen eingerichtet hat, dann haben Ihre Benutzer nur Zugriff auf die Informationen, die sie benötigen, und auf nichts anderes, wenn sie an Orten wie SharePoint suchen. Wenn Ihr Unternehmen diese Art von Kontrollen bereits eingeführt hat, sind Sie also schon einen Schritt weiter.

Falls nicht, gibt es gute Nachrichten: Es gibt Tools und Kontrollmechanismen, mit denen Sie sich einen Überblick darüber verschaffen können, wie Ihr Unternehmen Informationen weitergibt. Sie können automatisierte Kontrollen einsetzen, um die richtige Zugriffsebene sicherzustellen und die Überteilung zu beenden, bevor Sie Microsoft 365 Copilot bereitstellen. So wie Sie die Informationen in Ihrem Microsoft 365-Mandanten für die Suche vorbereiten würden, gelten die gleichen Prinzipien für Microsoft 365 Copilot. Warum? Da Microsoft 365 Copilot nur Informationen abruft, auf die jeder Benutzer explizit Zugriff hat.

Tipps zur Datenaufbereitung

Organisationen, die ihre Microsoft 365-Datenqualität und organization verbessern, ermöglichen es Microsoft 365 Copilot, genauere, relevante Vorschläge zu generieren, die auf ihre Geschäftsanforderungen zugeschnitten sind. Administratoren sollten die folgenden Best Practices in Betracht ziehen, um die Datenqualität ihrer Organisation zu verbessern:

• Redundante, veraltete und triviale Inhalte (ROT) entfernen. Führen Sie eine umfassende Prüfung aller Unternehmensinhalte durch, einschließlich Dokumenten, E-Mails, Chats und Wikis. Entfernen Sie alle veralteten Materialien, die nicht mehr zutreffend oder relevant sind. Löschen Sie z. B. alte Produktdatenblätter von vor mehr als 5 Jahren, Werbe-E-Mails für abgelaufene Kampagnen und gelöste IT-Ticket-Konversationen. Aktivieren Sie Archivierungs-/Löschungsrichtlinien auf kollaborativen Plattformen, um die Entfernung veralteter Inhalte zu automatisieren. Die fortlaufende Entfernung veralteter, irrelevanter Inhalte konzentriert sich Microsoft 365 Copilot auf aktuelle, hochwertige Informationen. Die Verwendung von Aufbewahrungsrichtlinien und Aufbewahrungskennzeichnungen kann Unternehmen dabei helfen, proaktiv Branchenvorschriften und interne Richtlinien einzuhalten, das Risiko im Falle eines Rechtsstreits oder einer Sicherheitsverletzung zu verringern und sicherzustellen, dass Benutzer nur mit aktuellen und für sie relevanten Inhalten arbeiten.
  
  Neben dem Entfernen von ROT-Inhalten sollten Organisationen auch inaktive SharePoint-Websites identifizieren und sauber. Inaktive Websites enthalten häufig veraltete Inhalte, die die Datenquelle von Copilot überladen und zu weniger genauen Antworten führen. Das Entfernen dieser Websites hilft Copilot, sich auf aktuelle Informationen zu konzentrieren, um bessere Ergebnisse zu erzielen. Organisationen können inaktive Websites identifizieren, indem sie die Richtlinie Für inaktive SharePoint-Websites ausführen, bei der es sich um ein SharePoint Advanced Management-Tool handelt. Diese Richtlinie bekämpft die Ausbreitung von Inhalten und reduziert ROT-Inhalte, indem inaktive SharePoint-Websites automatisch identifiziert und verwaltet werden. Es ermöglicht Ihnen, Inaktivitätskriterien zu definieren, z. B. fehlende Updates oder Benutzeraktivitäten über einen festgelegten Zeitraum. Nachdem Sie dieses Kriterium identifiziert haben, erhalten Websitebesitzer E-Mail-Benachrichtigungen, um den aktiven/inaktiven Zustand der Website zu bestätigen.
• Inhalte in logischen Ordnern und Sites organisieren. Strukturieren Sie Ihre Dateien, E-Mails und Seiten mit Bedacht. Erstellen Sie eine detaillierte Taxonomie zur Kategorisierung und Organisation von Dokumenten, E-Mails und Seiten. Legen Sie zum Beispiel innerhalb der Dokumentenbibliotheken Finanzberichte im Ordner "Finanzen" und Marketing-Assets im Ordner "Marketing" ab Erstellen Sie in SharePoint Websites für "HR-Richtlinien", "IT-Ressourcen", "Produktdokumentation" usw. Fügen Sie Metadaten wie Kundennamen und Projektcodes zu den Dateien hinzu, um sie besser identifizieren zu können. Wenn Organisationen eine logische Informationsarchitektur auf diese Weise entwerfen, können Microsoft 365 Copilot Beziehungen und Relevanz ableiten.
• Taggen Sie Dateien mit Schlüsselwörtern. Verwenden Sie Etiketten, Hashtags und Metadaten-Tags in allen Dokumenten, E-Mails und Seiten, um Merkmale zu beschreiben. Kennzeichnen Sie z. B. Kunden-Support-Tickets mit #refund, #payment-issue oder anderen Problem-Tags. Fügen Sie Produktattribute wie Modellnummer, Markt und Herstellungsjahr als Metadaten-Tags zu Bildern und technischen Datenblättern hinzu. Durch gründliche Bezeichnungen und Tags können Microsoft 365 Copilot Inhalte schnell kategorisieren, suchen und empfehlen.
• Dateinamen standardisieren. Vorgabe einheitlicher Dateinamenskonventionen wie "Q3 2023 Earnings Report" anstelle von mit Abkürzungen versehenen Namen. Richten Sie empfohlene Vorlagen für Dokumente und Präsentationen ein. Organisationen, die konsistente, beschreibende Namen anstelle von Abkürzungen verwenden, ermöglichen es Microsoft 365 Copilot, Inhalte besser zu erfassen.
• Konsolidierung mehrerer Versionen. Bewahren Sie, wenn möglich, nur die endgültige Fassung von Dokumenten, Präsentationen usw. auf. Finden Sie alte Iterationen von Dateien und konsolidieren Sie diese, um nur die aktuellste Version zu behalten. In der endgültigen Fassung sollte deutlich erkennbar sein, dass es sich um die neueste Version handelt. Das Entfernen redundanter Entwürfe und veralteter Versionen reduziert Verwirrung und Widersprüche für Microsoft 365 Copilot.
• Förderung von Datenhygienegewohnheiten. Implementierung von unternehmensweiten Schulungen und Change Management zur Förderung einer guten Datenhygiene unter den Mitarbeitern. Geben Sie Richtlinien zur effektiven Benennung von Dateien, zur Kennzeichnung von Inhalten, zur Aufbewahrung nur aktueller Versionen, zum Löschen veralteter E-Mails und Inhalte und zu anderen Praktiken. Ziehen Sie Gamifizierung in Betracht, indem Sie die besten Beiträge zur Datenhygiene auszeichnen. Organisationen sollten auch die Zustimmung zur Datennutzung überwachen. Wenn Datasets personenbezogene Informationen enthalten, stellen Sie sicher, dass Mitarbeiter die ordnungsgemäße Zustimmung zur Verwendung in Microsoft 365 Copilot erteilen. Integrieren Sie die Erwartungen an die Datenqualität in die Zielsetzung und Überprüfung der Mitarbeiter. Organisationen, die sich auf die Aufrechterhaltung sauber, gut organisierter Daten konzentrieren, stellen im Laufe der Zeit eine hohe Qualität sicher, wodurch die Effektivität Microsoft 365 Copilot maximiert wird.

Überlegungen zur Data Governance

Wenn Administratoren Daten für Microsoft 365 Copilot vorbereiten, sollten sie auch die folgenden Datengovernancefaktoren berücksichtigen:

• Implementieren Sie Microsoft SharePoint Advanced Management-Tools. Die Implementierung von Microsoft SharePoint Advanced Management (SAM) ist ein strategischer Schritt für Administratoren, die die Datengovernance ihrer organization verbessern möchten, insbesondere bei der Vorbereitung der Integration Microsoft 365 Copilot. SharePoint Advanced Management bietet stabile Tools für Datenklassifizierung, -aufbewahrung und -compliance, um sicherzustellen, dass vertrauliche Informationen ordnungsgemäß verwaltet und geschützt werden. Diese Tools sind entscheidend für die Aufrechterhaltung der Datenintegrität und die Erfüllung gesetzlicher Anforderungen, was wichtig ist, da Organisationen zunehmend auf KI-gesteuerte Tools wie Copilot angewiesen sind. Administratoren, die diese erweiterten Verwaltungsfeatures anwenden, können eine solide Grundlage für Vertrauen und Sicherheit schaffen, was für die erfolgreiche Bereitstellung und den Betrieb von Microsoft 365 Copilot unerlässlich ist. Darüber hinaus bietet SAM umfassende Überwachungs- und Berichterstellungsfunktionen, die Administratoren tiefe Einblicke in Datennutzungs- und Zugriffsmuster bieten. Diese Transparenz hilft dabei, potenzielle Risiken zu identifizieren und sicherzustellen, dass Datengovernancerichtlinien eingehalten werden. Mit diesen Erkenntnissen können Organisationen fundierte Entscheidungen zur Datenverwaltung treffen und alle auftretenden Complianceprobleme schnell beheben. Da Microsoft 365 Copilot in verschiedene Datenquellen und Workflows integriert ist, stellt eine gut kontrollierte Datenumgebung sicher, dass das KI-Tool optimal funktioniert und genaue und zuverlässige Erkenntnisse liefert und gleichzeitig die höchsten Standards für Datensicherheit und Compliance aufrechterhalten kann.

• Bestimmen Sie einen Datenverantwortlichen, der die Vorbereitung überwacht und die Qualität aufrechterhält. Unternehmen haben sensible Informationen unter ihrer Kontrolle, wie Finanzdaten, geschützte Daten, Kreditkartennummern, Gesundheitsdaten oder Sozialversicherungsnummern. Daher sollten sie in Erwägung ziehen, einen erfahrenen Data-Governance-Experten oder ein Team von Governance-Experten zum offiziellen Datenverwalter für Microsoft 365 zu ernennen. Diese Person sollte für die Überwachung von Daten, das Einrichten von Zugriffsregeln, die Schulung von Benutzern in Hygienefragen, die kontinuierliche Überwachung der Nutzung von Unternehmensdaten durch Microsoft 365 und Microsoft 365 Copilot und die Umsetzung von Verbesserungen verantwortlich sein. Ein verantwortlicher Datenverwalter trägt dazu bei, ausgezeichnete Datengewohnheiten zu verankern, und fördert die Verantwortlichkeit über den gesamten KI-Lebenszyklus hinweg. Um ihre sensiblen Daten zu schützen und das Risiko der übermäßigen gemeinsamen Nutzung zu verringern, müssen Unternehmen verhindern, dass ihre Benutzer sensible Daten unzulässigerweise an Personen weitergeben, die sie nicht haben sollten. Sie können dieses Ziel durch die Implementierung von Vertraulichkeitsbezeichnungen und Richtlinien zum Schutz vor Datenverlust (DLP) erreichen. Weitere Informationen finden Sie unter Weitere Informationen über Prävention von Datenverlust und Weitere Informationen über Vertraulichkeitsbezeichnungen.

• Dokumentieren Sie Ihre Datenrichtlinien und -methoden im Zusammenhang mit Der Nutzung von Microsoft 365 und Microsoft 365 Copilot. Als Best Practice sollten Unternehmen ihre Datenverwaltungsrichtlinien, Zugriffsregeln, Anwendungsfälle und Verfahren in Bezug auf Datensicherheit und Governance in Microsoft 365 formell festlegen. Wie bereits erwähnt, können die leistungsstarken Sicherheitstools in den Microsoft 365- und Azure-Ökosystemen Organisationen dabei helfen, Berechtigungen zu verschärfen und "gerade genug Zugriff" zu implementieren. Die Richtlinien und Einstellungen, die Administratoren in diesen Tools definieren, werden nicht nur von Microsoft 365 verwendet, um die Übermäßige Freigabe von Daten zu verhindern, sondern auch von Microsoft 365 Copilot. Organisationen, die ihre Datengovernancerichtlinien nicht dokumentieren, sollten dies in Betracht ziehen, bevor sie Microsoft 365 Copilot implementieren. Bei der Ausarbeitung einer umfassenden Data-Governance-Richtlinie sollten Regeln für folgende Punkte festgelegt werden:

  • Eingeschränkte Daten
  • Verfahren zur Anonymisierung
  • Aufgaben der Stewardship
  • Anforderungen an die Mitarbeiterschulung
  • Verfahren zur Zugriffsberechtigung
  • Überwachung der Praktiken
  • Andere durchsetzbare Maßnahmen

  Eine Organisation sollte ihre Data-Governance-Richtlinie im gesamten Unternehmen verbreiten und regelmäßig aktualisieren. So kann beispielsweise eine Data-Governance-Richtlinie erstellt werden, in der festgelegt wird, welche vertraulichen Daten für den Benutzerzugriff gesperrt sind, die Anonymisierung bestimmter Datensätze vorgeschrieben wird und ein Data-Governance-Experte oder -Team benannt wird, das die Datenpraktiken von Microsoft 365 kontinuierlich überwacht. Die Formalisierung von Governance-Anforderungen auf diese Weise trägt dazu bei, die Verantwortlichkeit im gesamten Unternehmen zu schaffen.

Eine robuste Governance ist entscheidend, um sicherzustellen, dass sowohl Microsoft 365 als auch Microsoft 365 Copilot die gesetzlichen und ethischen Datenstandards einhalten. Als bewährte Methode sollten Organisationen funktionsübergreifende Daten-, Sicherheits- und Complianceteams ernennen, um Dateneinschränkungen, Anonymisierung, Verwaltung, SharePoint Advanced Management-Richtlinien und Schulungen zu erlassen.

Organisationen sollten auch bedenken, dass anfängliche Überwachungen, Zugriffseinschränkungen und Governancerichtlinien bei der ersten Bereitstellung von Microsoft 365 und Microsoft 365 Copilot von entscheidender Bedeutung sind, datengovernance jedoch als iterativer, kontinuierlicher Prozess betrachtet werden sollten. Warum? Denn Datenbestände und Nutzungsmuster entwickeln sich unweigerlich im Laufe der Zeit weiter. Zum Beispiel:

• Unternehmen fügen neue Datenbestände hinzu, wenn sich die geschäftlichen Anforderungen ändern. Neue Repositorys müssen geprüft und geeignete Zugriffskontrollen eingerichtet werden.
• Benutzer und Berechtigungen ändern. Im Geschäftsleben sind Veränderungen ein ständiges Phänomen, insbesondere wenn Mitarbeiter kommen und gehen. Zum Beispiel, wenn neue Mitarbeiter hinzukommen oder bestehende Mitarbeiter ihre Rolle wechseln. Die Administratoren sollten den Zugriff entsprechend gewähren/entziehen.
• Vorschriften und Compliance-Anforderungen ändern sich. Die Datenpolitik muss alle neuen Einschränkungen berücksichtigen.

Um auf dem Laufenden zu bleiben, sollten Organisationen regelmäßige Überprüfungen und Aktualisierungen durchführen, wie z. B.:

• Monatliche Prüfungen neuer Datenquellen, die Zugriffsänderungen erfordern können.
• Vierteljährliche Überprüfung der Genehmigungen und der externen Freigabe, um neue Überbelichtungen zu ermitteln.
• Jährliche Überprüfung der Richtlinien zur Anpassung an neue Vorschriften und Auffrischung der Mitarbeiterschulung.

Die Ernennung eines Data-Governance-Experten oder eines Governance-Teams zur Überwachung dieses kontinuierlichen Prozesses trägt dazu bei, dass dieser als lebendiger, sich weiterentwickelnder Satz von Datenrichtlinien und Zugriffskontrollen verankert wird. Dieser Prozess ermöglicht auch die Anpassung von Microsoft 365 und Microsoft 365 Copilot Governance an Änderungen im Laufe der Zeit.

Aktivieren oder Verhindern der Durchsuchung von Inhalten auf einer Website

Wenn Benutzer auf einer Website suchen, können Ergebnisse von vielen Stellen wie Spalten, Bibliotheken und Seiten stammen. Ein Websitebesitzer kann sucheinstellungen auf einer Website ändern, um zu entscheiden, ob der Inhalt der Website in suchergebnissen angezeigt werden kann. Dieser Prozess wird als Idexing bezeichnet. Die Sucheinstellungen definieren, welcher Inhalt im Suchindex enthalten ist. Der Inhalt von indizierten Websites wird in den Suchergebnissen angezeigt. Websitebesitzer können einstellungen verwenden, um zu steuern, ob Inhalte von ihren Websites indiziert oder verhindert werden können.

Berechtigungen für Inhalte wirken sich auch darauf aus, ob Benutzer den Inhalt in Suchergebnissen anzeigen dürfen. Ein gutes Verständnis der Funktionsweise von Berechtigungen und Sucheinstellungen kann Ihnen dabei helfen, sicherzustellen, dass Benutzer die richtigen Dokumente und Websites in den Suchergebnissen sehen können.

Hinweis

Suchergebnisse sind immer sicherheitsbeschnitten, sodass Benutzern nur Inhalte angezeigt werden, für die sie über die Berechtigung verfügen. Die Sucheinstellungen definieren nur, welcher Inhalt im Suchindex enthalten ist.

Es gibt bestimmte Szenarien, in denen Benutzer die Berechtigung haben, den Inhalt anzuzeigen, ihn aber immer noch nicht in den Suchergebnissen finden können. Weitere Informationen finden Sie unter Suchergebnisse werden nach dem Erstellen einer neuen Office 365 Gruppe nicht für Gruppenbesitzer angezeigt.

Inhalte werden an vielen Stellen gespeichert, einschließlich Websites, Listen, Bibliotheken, Webparts und Spalten. Standardmäßig werden die meisten Inhalte, die in einer Website, Liste, Bibliothek, Webpartseite oder Spalte enthalten sind, durchforstet und dem Suchindex hinzugefügt. Was im Suchindex enthalten ist, entscheidet, welche Inhalte in den Suchergebnissen sowohl in der klassischen als auch in der modernen Suchumgebung angezeigt werden können. Die Berechtigungen, die für Elemente, Listen, Bibliotheken, Websites usw. festgelegt werden, wirken sich auch darauf aus, ob Benutzer den Inhalt in Suchergebnissen sehen können.

Standardmäßig kann der Inhalt einer Website in Suchergebnissen angezeigt werden. Wenn ein Websitebesitzer oder Websitesammlungsadministrator angibt, dass der Inhalt einer bestimmten Website nicht in den Suchergebnissen angezeigt werden kann, haben die anderen Suchergebniseinstellungen wie die einstellungen für Listen, Bibliotheken, ASPX-Seiten und Spalten, die auf dieser Website festgelegt sind, keine Auswirkungen. Wenn ein Websitebesitzer oder Websitesammlungsadministrator verhindert, dass Listen- oder Bibliotheksinhalte in Suchergebnissen angezeigt werden, hat das Ausschließen von Spalten keine Auswirkungen. Es ist wichtig zu wissen, welche Einstellungen von höheren Ebenen geerbt werden, um die Suche effektiv zu planen.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um zuzulassen oder zu verhindern, dass der Inhalt einer SharePoint-Website in Suchergebnissen angezeigt wird:

Hinweis

Um diese Einstellung zu ändern, müssen Sie über die Berechtigungsstufe Berechtigungen verwalten verfügen. Diese Berechtigungsstufe ist in der Gruppe " Websitename " Besitzer enthalten.

1. Wählen Sie auf der SharePoint-Website das Zahnradsymbol (Einstellungen) in der oberen Ecke des Bildschirms aus.
2. Wählen Sie im angezeigten Menü Websiteeinstellungen aus. Wenn Websiteeinstellungen nicht angezeigt werden, wählen Sie Websiteinformationen und dann Alle Websiteeinstellungen anzeigen aus.
3. Wählen Sie unter Suchedie Option Suchen und Offlineverfügbarkeit aus.
4. Wählen Sie im Abschnitt Indizieren von Websiteinhalten unter Anzeigen dieser Website in Suchergebnissen zulassen die Option Ja aus, damit der Inhalt der Website in den Suchergebnissen angezeigt werden kann. Wählen Sie Nein aus, um zu verhindern, dass der Inhalt in den Suchergebnissen angezeigt wird.

Konfigurieren der Einstellung für Microsoft Search auf Bing-Mandantenebene

Microsoft Search in Bing vereint die Funktionen von Microsoft Search und Bing-Websuche. Sie bietet eine vertraute Sucherfahrung, die Benutzern hilft, relevante Ergebnisse aus Ihrem Unternehmen und dem Internet zu finden. Damit Ihre Benutzer und Ihre Daten privat und sicher bleiben, müssen sich Benutzer bei ihrem Geschäfts-, Schul- oder Unikonto bei Bing anmelden, bevor sie interne Ergebnisse finden können. Benutzer, die bereits bei einer Microsoft-App angemeldet sind, einschließlich Microsoft Edge, Outlook und SharePoint, werden automatisch angemeldet, wenn sie zu Bing wechseln.

Für die meisten Organisationen, einschließlich Unternehmen und Bildungseinrichtungen, ist Microsoft Search in Bing standardmäßig aktiviert. Führen Sie im Microsoft 365 Admin Center die folgenden Schritte aus, um die Einstellung Microsoft Search in Bing zu verwalten:

1. Wählen Sie im Navigationsbereich des Microsoft 365 Admin Center die Option Alle anzeigen aus.
2. Wählen Sie im Navigationsbereich Einstellungen und in der Gruppe Einstellungen die Option Search & intelligence aus.
3. Auf der Seite Suche und Intelligenz wird standardmäßig die Registerkarte Übersicht angezeigt. Wählen Sie die Registerkarte Konfigurationen aus.
4. Wählen Sie auf der Registerkarte Konfigurationen im Abschnitt Microsoft Search in Bing-Einstellung die Schaltfläche Ändern aus.
5. Aktivieren Sie im angezeigten Detailbereich Microsoft Search in Bing das Kontrollkästchen Microsoft Search in Bing für Ihre organization aktivieren. Wählen Sie es aus, wenn es zuvor deaktiviert wurde und Sie es aktivieren möchten.

Hinweis

Es dauert bis zu 24 Stunden, bis diese Änderung wirksam wird.

Wenn diese Einstellung deaktiviert ist, erhalten Benutzer keine internen Ergebnisse, wenn sie in Bing, Windows Search oder Microsoft Edge suchen. Sie können auch nicht auf Microsoft 365 Chat zugreifen. Das Deaktivieren von Microsoft Search in Bing verhindert oder verhindert nicht, dass ihrem Suchindex interne Inhalte hinzugefügt werden. Es deaktiviert nur Bing-Einstiegspunkte zu Microsoft Search. Um Antworten und interne Ergebnisse zu finden, müssen Benutzer andere Einstiegspunkte wie SharePoint Online oder eine Office 365-App verwenden.