Implementieren und Steuern einer Informationsarchitektur (SharePoint Server 2010)
Gilt für: SharePoint Server 2010
Letztes Änderungsdatum des Themas: 2016-11-30
Durch Planen und Steuern der Informationsarchitektur eines Unternehmens können Sie sicherstellen, dass Lösungen auf der Grundlage von Microsoft SharePoint Server 2010 den Unternehmensanforderungen entsprechen. Eine effektive Informationsarchitektur erleichtert Benutzern von Lösungen das Suchen und Speichern von Informationen, verbessert die Qualität der Informationen und erleichtert den Zugriff. Dieser Artikel beinhaltet Folgendes:
Einführung in das Konzept der Informationsarchitektur
Empfehlungen zur Steuerung einer SharePoint Server-Informationsarchitektur
Verweise auf verfügbare Ressourcen zur Unterstützung der Informationsarchitekten der Organisation beim Planen und Implementieren einer Informationsarchitektur in SharePoint Server 2010
Fallstudie zur Veranschaulichung der Vorteile einer effektiven Informationsarchitektur bei der unternehmensweiten Zusammenarbeit
Inhalt dieses Artikels
Was ist eine Informationsarchitektur?
Steuern der Informationsarchitektur
Ressourcen zum Planen einer Informationsarchitektur
Fallstudie: Steuern einer Informationsarchitektur zum Ordnen von Inhalt
Was ist eine Informationsarchitektur?
Informationsarchitektur in SharePoint Server ist die Organisation von Informationen in einem Unternehmen, wie z. B. Dokumente, Listen, Websites und Webseiten, die die Nutzbarkeit und Verwaltbarkeit verbessern. Die folgenden Faktoren tragen zur erfolgreichen Implementierung der Informationsarchitektur bei:
Wie einfach Informationen aufzufinden sind
Wie Informationen gespeichert und abgerufen werden
Wie Benutzer zu Informationen navigieren können
Wie sehr Informationen redundant sind oder sich überschneiden
Welche Metadaten für jede Art von Informationen verfügbar sind
Welche Vorlagen zum Erstellen von Informationen verwendet werden
Wie gut die Informationsarchitektur gesteuert wird
Wie Meine Website-Websites in die Informationsarchitektur passen
Die Ziele und die Implementierung von Informationsarchitektur unterscheiden sich in Abhängigkeit von der zu erstellenden Lösung. Beispiel:
Wenn Sie die Informationsarchitektur einer Intranetportalwebsite eines Unternehmens entwerfen, können Sie folgende Schwerpunkte setzen:
Verwenden von Metadaten zum Charakterisieren von Websiteinhalt
Organisieren der Inhalte in Websites und Dokumentbibliotheken
Verfügbarkeit dieser Inhalte in Portalwebsites
Vorlagen zum Erstellen von Inhalt
Beachten Sie, dass die Suche für Benutzer von Intranetwebsites ein wichtiges Feature darstellt.
Wenn Sie die Informationsarchitektur einer Website für Internetpräsenz entwerfen, können Sie folgende Schwerpunkte setzen:
Organisieren einer Website in einer Hierarchie von Unterwebsites und Webseiten
Einbinden dieser Hierarchie in die Navigationsfeatures der Website
Einfaches Suchen der Inhalte auf der Website
Entscheidungen zur Informationsarchitektur können auch den Informationsfluss betreffen. Auf einer Intranetportalwebsite können beispielsweise Informationen zunächst auf Websites entworfen werden, die für die meisten Mitglieder einer Organisation nicht verfügbar sind. Der Informationsarchitekturentwurf kann Methoden und Richtlinien zum Veröffentlichen von Informationen an Speicherorten enthalten, die für alle Benutzer verfügbar sind, um diese Inhalte innerhalb der gesamten Organisation zur Verfügung zu stellen.
Je nach Größe der Organisation wird ein Informationsarchitekt im Team empfohlen, der für das Entwerfen und Implementieren von Lösungen auf Basis von SharePoint Server verantwortlich ist. Informationsarchitekten verfügen über Fachwissen im Strukturieren von Informationen in großen Webumgebungen, wie z. B. Intranetportalwebsites.
Steuern der Informationsarchitektur
Die Informationsarchitektur eines Unternehmens sollte gesteuert werden, um die folgenden Bedingungen sicherzustellen:
Die Informationen einer Organisation sind vom IT-Team (Information Technology) einer Organisation zu verwalten, indem angegeben wird, wie die Informationsarchitektur zu implementieren und zu warten ist.
Die Informationsarchitektur erfüllt die gesetzlichen Anforderungen, Datenschutzanforderungen und Sicherheitsziele des Unternehmens.
Die Informationsarchitektur erfüllt die Geschäftsziele einer Organisation. Denken Sie daran, dass sich eine schlecht entworfene und regulierte Informationsarchitektur negativ auf die Effektivität einer Organisation auswirken kann. Wohingegen eine gut entworfene und regulierte Informationsarchitektur die Effektivität einer Organisation multiplizieren kann.
Steuern von Inhalt
Beachten Sie beim Erstellen eines Plans zum Steuern von Inhalt in einer Umgebung die folgenden bewährten Methoden:
Verwenden Sie Workflows und die Genehmigung für Dokumentcenter und Websiteseiten – überall dort, wo offizielle Dokumentation gespeichert wird.
Verwenden Sie den Versionsverlauf und die Versionskontrolle, um den Verlauf und ein Zentraldokument zu verwalten.
Verwenden Sie Inhaltstypen mit Überwachung und Ablauf für Dokumentbibliotheken, um den Dokumentlebenszyklus zu verwalten.
Verwenden Sie Bestätigung der Websitenutzung und Löschung, um den Lebenszyklus von Websitesammlungen zu verwalten.
Identifizieren Sie wichtige Firmenobjekte und Websites, die personenbezogene Informationen enthalten – achten Sie darauf, dass sie ordnungsgemäß gesichert und überwacht werden.
Integrieren Sie die Informationsarchitektur in die Suchstrategie der Umgebung. Nutzen Sie Unternehmenssuchfeatures wie z. B.:
Beste Suchergebnisse
Personensuche
Inhaltsquellen
Konnektoren für externe Inhalte
Autorisierende Seiten
Schlüsselwörter
Bereiche
Thesaurus
Taxonomie und Bewertungen
Wichtig
Die Steuerung funktioniert nicht ohne die Akzeptanz der Benutzer und ohne die Einhaltung der Richtlinien. Die Schulung der Endbenutzer ist neben guten Inhalten und einer guten Suchfunktion der Schlüssel zur Akzeptanz der Benutzer.
Bestimmen Sie beim Erstellen eines Steuerungsplans die Regeln oder Richtlinien, die für die folgenden Elementtypen vorhanden sein müssen:
Seiten
Listen
Dokumente
Datensätze
Rich-Media
Wikis
Blogs
Anonyme Kommentare
Anonymer Zugriff
Ausdrücke und Ausdruckssätze
Externe Daten
Berücksichtigen Sie für Inhalte das Gleichgewicht zwischen den folgenden Faktoren, und bestimmen Sie, welcher Faktor für die verschiedenen Inhaltstypen die höchste Priorität hat:
Verfügbarkeit: Inhalt muss verfügbar sein, wenn er von Benutzern benötigt wird, und die Benutzer müssen wissen, wo und wie sie darauf zugreifen können.
Redundanz: Durch das Verfügbarmachen einer einzelnen Kopie von Inhalt an mehreren Speicherplätzen anstelle der Duplizierung des Inhalts wird die Redundanz reduziert und eine eindeutige und aktuelle Version ermöglicht.
Zugriff: Achten Sie darauf, wer Zugriff auf den Inhalt hat. Falls der Zugriff sicher sein muss, ist dies der Fall?
Ordnen Sie den bevorzugten Inhaltslebenszyklus zu. Welche Schritte müssen ausgeführt werden, wenn ein Listenelement, ein Dokument oder eine Seite erstellt, aktualisiert oder gelöscht wird? Die besten Ergebnisse erzielen Sie, wenn Sie nicht mit einer temporären, sondern mit einer langfristigen Lösung beginnen.
Bestimmen Sie im Rahmen eines Steuerungsplans, wer was macht. Beispielsweise wer Websites erstellt, wer Schlüsselwörter bei der Suche kontrolliert, oder wer die Metadaten verwaltet und sicherstellt, dass sie ordnungsgemäß angewendet werden?
Ein Großteil dieser Aspekte sollte durch dieses Dokument und die Datensatzverwaltungspläne beantwortet werden, aber Sie sollten auch die Speicherkosten für die Inhalte in Betracht ziehen. Machen Sie sich mit den Grenzwerten der Kapazitätsplanung für Dokumente und Objekte vertraut, und denken Sie auch an die Leistung und Skalierung.
Wichtig
Ein Steuerungsteam sollte einen Prozess für die regelmäßige Überprüfung der Website festlegen, um sicherzustellen, dass sie dem Steuerungsplan entspricht.
Steuern des Zugriffs auf Informationen
Ein weiterer Aspekt der Informationsverwaltung ist die Frage, wer Zugriff auf Inhalt hat – wie machen Sie den Inhalt intern und extern verfügbar, und für wen? Beim Entwerfen von Lösungen und Websites müssen Sie den Zugriff auf Inhalt unbedingt berücksichtigen. Dies überschneidet sich mit der IT-Steuerung, da Sie die gesamte Umgebung berücksichtigen. Stellen Sie die folgenden Fragen:
Berechtigungen und Zielgruppen
Wie werden Berechtigungen in einer Website strukturiert?
Wie werden Inhalte für bestimmte Zielgruppen bereitgestellt?
Zugriff
Wie werden diese Inhalte internen Benutzern zugänglich gemacht?
Wie werden diese Inhalte externen Benutzern zugänglich gemacht?
Das Steuerungsteam
Das Steuern der Informationsarchitektur erfordert die Teilnahme aller Gruppen, die am wirtschaftlichen Erfolg interessiert sind. Ein Steuerungsteam sollte sich aus den folgenden primären Mitgliedern zusammensetzen:
Informationsarchitekten oder Taxonomieexperten
Binden Sie idealerweise einen professionellen Informationsarchitekten in das Planungsteam ein, der auch im Steuerungsteam involviert sein sollte.
Compliance Officer
Sie müssen auch Compliance Officer oder sonstige Personen einbinden. Ihre Aufgabe besteht darin, sicherzustellen, dass rechtliche oder behördliche Anforderungen erfüllt werden.
Einflussreiche Information Worker
Binden Sie einflussreiche Information Worker ein, um sicherzustellen, dass die vom Team aufgestellten Prozesse und Strukturen verwendet werden können.
Technische IT-Spezialisten und IT-Manager
Repräsentanten der IT-Organisation sollten eingebunden werden.
Geschäftsbereichsmanager
Die Informationsarchitektur hat letztlich den Zweck, den Anforderungen des Unternehmens zu entsprechen. Deshalb spielt es eine wichtige Rolle, dass Vertreter der Geschäftsbereiche des Unternehmens eine primäre Rolle in diesem Steuerungsteam übernehmen.
Ausführende Projektbeteiligte
Der ausführende Projektbeteiligte ist ein wichtiger Bestandteil des Steuerungsteams. Obwohl diese Person möglicherweise nicht an allen Sitzungen des Steuerungsteams teilnimmt, wird durch die Einbindung dieser Rolle sichergestellt, dass das Steuerungsteam für seine Zielsetzung verantwortlich bleibt. Des Weiteren unterstützt dieser Projektsponsor das Verwenden von Vergleichstests, mit deren Hilfe der Fortschritt des laufenden Aufwands der zu steuernden Informationsarchitektur gekennzeichnet wird.
Darüber hinaus können Sie neben diesen primären Projektbeteiligten in Abhängigkeit vom Unternehmenstyp weitere Teilnehmer einbinden, wie z. B.:
Leiter der Entwicklungsabteilung
Ausbilder
IT-Manager
Mitarbeiter der Finanzabteilung
Das Steuerungsteam der Informationsarchitektur wird am besten basierend auf der Kultur und den Methoden des Unternehmens geführt. Allerdings gibt es einige allgemeine Richtlinien:
Führen Sie regelmäßige Treffen durch und planen Sie genügend Zeit ein, um alle Probleme rechtzeitig berücksichtigen zu können.
Berücksichtigen Sie bewährte Methoden der Informationsarchitektur in Ihren Ausführungen, indem Sie beispielsweise mithilfe einer gut entworfenen Website für die Zusammenarbeit Ihre Ausführungen aufzeichnen und die Ergebnisse verwalten.
Berichten Sie weiten Teilen der Organisation (und erfassen Sie Anforderungen innerhalb der Organisation) mithilfe einer Website und mit Online-Umfragen.
Verwalten Sie einen Satz von Meilensteinen und einen freigegebenen Kalender.
Berücksichtigen Sie den Piloteinsatz bestimmter Vorgehensweisen in der Informationsarchitektur in einigen Abteilungen der Organisation, und verbessern Sie schrittweise mithilfe dieser Erfahrungen die Vorgehensweisen in der Informationsarchitektur in weiten Teilen der Organisation.
Ressourcen zum Planen einer Informationsarchitektur
Die folgende Tabelle enthält Ressourcen, die Informationsarchitekten zum Planen der Informationsarchitektur Ihrer SharePoint Server-Lösung zur Verfügung stehen:
Ressourcen der Informationsarchitektur
| Planen von | Siehe |
|---|---|
Struktur von Websites und Unterwebsites |
|
Dokumentbibliotheken |
|
Navigation |
|
Metadaten |
|
Ablaufdatum für Inhalt |
|
Datensatzverwaltung |
|
Verschieben von Inhalten |
|
Vorlagen |
|
Inhaltsgenehmigung |
|
Informationsverwaltungsrichtlinien |
|
Thematische Computerfeatures |
Fallstudie: Steuern einer Informationsarchitektur zum Ordnen von Inhalt
Fabrikam Inc. ist ein internationaler Hersteller und Exporteur von Autoteilen, z. B. von Kraftstoff- und Wasserpumpen, Stoßdämpfern, Bremsbelägen und verschiedenen Motorteilen. Das Unternehmen hat weltweit 13.000 Mitarbeiter und mehr als 50 Produktionsanlagen über mehrere geografische Bereiche. Die IT-Organisation von Fabrikam bietet Bereitstellung, Vorgänge und Support von Informationstechnologien wie E-Mail, Dateiverwaltung und Internettechnologien, zusammen mit der Entwicklung von Informationstechnologielösungen wie die Unternehmenswebsite.
Die Inhalte von Fabrikam wurden traditionell in freigegebenen Verzeichnissen gespeichert, die auf lokalen Dateiservern an verschiedenen Orten des Unternehmens verteilt wurden. Dies führte zu einer chaotischen Inhaltsverwaltung. Die Massenduplizierung wichtiger Inhalte erschwerte das Ermitteln der "offiziellen" Version einer Datei. Die Metadatentaxonomie von Inhalten war sehr begrenzt, da sie auf den Möglichkeiten des unterstützenden Dateisystems basiert. Da es Abteilungen des Unternehmens gab, die eindeutige, benutzerdefinierte Vorlagen für allgemeine Dokumente wie Arbeitsaufträge, Vertriebsangebote oder Dokumente des Personalwesens erstellt haben, war das Vergleichen von Dokumenten über mehrere Abteilungen hinweg schwierig.
Als die Unzulänglichkeit der auf Dateifreigaben basierenden Informationsarchitektur immer deutlicher wurde, forderten Manager von Fabrikam die Anpassung von neuen, portalbasierten Technologien. Dadurch konnten mehrere Ziele erreicht werden:
Modernisieren der Informationsarchitektur
Verschieben der Inhalte von Dateifreigaben auf Bibliotheken in Portalwebsites
Bereitstellen des zentralen Zugriffs auf Inhalte und Anwendungen, wie z. B. auf die Übermittlungen von Spesenabrechnungen
Bereitstellen einer Startseite als zentrale Kommunikationsplattform an die Mitarbeiter von Fabrikam
Der nächste Schritt in der Entwicklung der Informationsarchitektur von Fabrikam hatte begonnen.
Das folgende Diagramm veranschaulicht die anfängliche Architektur des Portals von Fabrikam. Ein Unternehmensportal ganz oben in der Architektur wurde als zentraler Ort bereitgestellt, um allgemeine Unternehmensinformationen zu veröffentlichen. Auf der nächsten Ebene gab es einige Websites, die freigegebene Ressourcen der Organisation bereitstellten, wie z. B. dem Personalwesen, der Rechtsberatung und den Finanzdienstleistungen.
Unterhalb der Ebene mit den freigegebenen Ressourcen in der Architektur von Fabrikam gab es Geschäftsbereichsportale für die verschiedenen regionalen Büros von Fabrikam. Zunächst wurden Nordamerika, Europa und Ostasien als Pilot eingesetzt. Allmählich wurden andere Geschäftsbereichsportale hinzugefügt: Australien, Afrika und Südamerika. Jedes Geschäftsbereichsportal enthielt Repositorys für seine Richtlinien, Produktdesigns, für Forschung und Entwicklung sowie Kundendaten.
.gif "Weniger effektive Informationsarchitektur")
Das Ergebnis des Wechsels von der auf Dateifreigaben basierenden Zusammenarbeit zu der auf Portalen basierenden Zusammenarbeit war enttäuschend für die Sponsoren des Portprojekts und für die Arbeiternehmerschaft von Fabrikam. Das Chaos der Inhaltsverwaltung war nicht reduziert worden. Es wurde nur von Dateifreigaben zu Portalwebsites verschoben.
Da wichtige Funktionen bei Fabrikam, wie z. B. Materialeinkauf, Kundenbeziehungen, Entwurf und Spezifikation von Teilen, und sogar einige Abläufe des Personalwesens, auf der Geschäftsbereichsebene auftraten, hatte jede Abteilung lokale Inhalte zur Unterstützung dieser Funktionen entwickelt. Richtlinienanweisungen, Entwürfe und Spezifikationen von Teilen, Personaldokumente, Dokumente zu Kundenbeziehungen und ähnliche Inhalte wurden erstellt und lokal verwaltet. Vorlagen und Metadaten für diese Dokumente wurden über Geschäftsbereichsportale verteilt. Als Metadaten abteilungsspezifischer wurden, wurde es immer schwieriger, Inhalte anderer Abteilungen zu durchsuchen. Wenn ein Dokument einer anderen Abteilung gefunden wurde, wurde es häufig in das andere Geschäftsbereichsportal kopiert, um es leichter zur Verfügung zu stellen. Aufgrund der wuchernden Duplikate wurde es zunehmend schwierig, die offizielle Version eines Dokuments zu identifizieren. Außerdem wurden einige Dokumente in Geschäftsbereichsportalen in einer Weise gesichert, dass sie von Mitarbeitern anderer Abteilungen nicht angezeigt werden konnten. Obwohl dies während des Entwerfens eines Dokuments noch angebracht war, gab es keine Richtlinie, wann und wie ein Dokument innerhalb des Unternehmens sichtbar sein sollte.
Das Unternehmen bildete ein Strategieteam, um der wachsenden Unzufriedenheit mit dem Portal zu begegnen. Dieses Team umfasste Manager aus unterschiedlichen Abteilungen von Fabrikam, zentralen IT-Teammitgliedern und Portalarchitekten. Das Team hatte folgende Aufgaben:
Bewerten des aktuellen Zustands der Portalbereitstellung von SharePoint Server
Empfehlen von erforderlichen Portaländerungen
Festlegen, wie Verbesserungen im Laufe der Zeit bemessen werden
Das Team, das die Portalstrategie entwickelt hat, beschloss, dass die aktuelle Portaltaxonomie der Geschäftsbereichsorganisation die Ursache für das Problem war. Jede Abteilung hat Prozesse dupliziert und Inhalte gehortet, ohne das Fachwissen oder bereits entwickelte bewährte Methoden ähnlicher Abteilungen zu nutzen. Dies führte zu einer schlechten Zusammenarbeit, ungenutzten Ressourcen und zum Chaos der Inhaltsverwaltung. Diese Einsicht wurde in Richtung operative Organisation für das Unternehmensportal gelenkt. Freigegebene Ressourcen wie Informationstechnologie und Finanzen wurden in der Portaltaxonomie auf oberer Ebene allen Abteilungen verfügbar (und sichtbar) gemacht. Das Team, das die Portalstrategie entwickelt, beschloss, dass andere operative Techniken, z. B. Kundenbeziehungen, Lieferantenbeziehungen, Anlagenkonfiguration, Forschung und Entwurf von Teilen, von der Geschäftsbereichsebene zur gleichen Ebene wie die freigegebenen Ressourcen in der Websitehierarchie verschoben werden sollen. Informationen werden dann den verschiedenen Abteilungen mithilfe von Metadaten anstelle von Inhaltsspeicherorten zugeordnet werden.
Die folgende Abbildung zeigt die überarbeitete Portalarchitektur von Fabrikam:
.gif "Effektivere Informationsarchitektur")
Das Reorganisieren des Portals von Fabrikam hatte den zusätzlichen Vorteil, dass eine Zusammenarbeit zwischen den Unternehmensbereichen erforderlich war, die ähnliche Verantwortungsbereiche haben, jedoch keine Erfahrung darin hatten, sich auf Standards und Prozesse zu einigen. Beispielsweise werden zum Speichern von Entwurfsdateien in ein zentrales Repository die verschiedenen Abteilungen gezwungen, ein Tool zum Entwerfen von Autoteilen zu standardisieren. Diese Änderung hat Kosten eingespart und Schulungszeit reduziert. Darüber hinaus wurden bewährte Entwurfsmethoden unternehmensweit für Ingenieure zur Verfügung gestellt, um sie als Grundlage für neue Entwurfsprojekte verwenden zu können.
Hier ist eine Zusammenfassung der Vorteile der neu entworfenen Portalarchitektur:
Bietet zentralen Zugriff auf Informationen
Reduziert die Duplizierung von Inhalten
Lässt die offizielle Version jedes Inhaltselements erkennen
Standardisiert Metadaten
Standardisiert Vorlagen
Fördert die Zusammenarbeit und die Freigabe von bewährten Methoden
Die Überarbeitung und die Neuimplementierung des Portals war nur den Anfang. Das Team, das die Portalstrategie entwickelt hat, erhält die Unterstützung von Führungskräften, um zu einem Steuerungsteam für das Portal zu werden. Als Ergebnis stellt die Gruppe die Anforderungen der Portalbenutzer durch Entwickeln von Richtlinien und Standards dar. Dadurch konnte die Verantwortlichkeit innerhalb der Organisation sichergestellt und ein Forum zum Auswerten und Weiterentwickeln des Portals bereitgestellt werden. Dies diente sowohl der Verbesserung der Portalfeatures als auch dazu, die Rendite des Unternehmens in der Technologie von SharePoint Server zu maximieren. Der steuernde Faktor hat folgende Elemente übersehen:
Metadatenstandards
Vorlagenstandards
Richtlinien, wenn Informationen es erfordern, im gesamten Unternehmen verfügbar gemacht zu werden
Einhaltung von unternehmerischen und behördlichen Regelungen
Schulungsstandards
Brandingstandards für Inhalte
Fabrikam erzielte eine große Rendite auf die Investitionen in das Portal. Ein Jahr nach Projektstart nahm das Strategieteam eine Inventur für die Inhalte vor und fand heraus, dass von 500.000 Dokumenten nur 230 dupliziert wurden. Es wurde festgestellt, dass durch die Zentralisierungsmaßnahme Millionen von Euro eingespart werden konnten. Außerdem ergab eine Umfrage unter den Angestellten, dass die Zufriedenheit mit dem Portal stark zugenommen hatte. Die Zusammenarbeit bei Fabrikam verlief fehlerfrei.
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Concepts
Website- und Lösungssteuerung (SharePoint Server 2010)
Steuerung (Übersicht) (SharePoint Server 2010)
Planen der Informationsarchitektur für Web Content Management (SharePoint Server 2010)