Wichtigste Aufgaben: Erstellen und Verarbeiten von Haushaltsplänen
Gilt für: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2
In diesem Thema wird erläutert, wie ein Budgetplan manuell erstellt wird. Informationen darüber, wie ein Budgetplan automatisch aus einem anderen Budgetplan, dem Hauptbuch, den Anlagen oder den Prognosepositionen generiert wird, finden Sie in Haushaltspläne aus den Quelleninformationen generieren.
Ein Haushaltsplan ist ein Dokument, das eine Überschrift, Haushaltsplanpositionen und Positionsdetails enthält. Wenn Sie einen Haushaltsplan erstellen, wird ihm automatisch eine eindeutige Dokumentnummer zugeordnet, und Ihr Name wird im Feld Budgetplanantragsteller angezeigt. Der Budgetplanungsprozess und die Zuständigkeitseinheit des Antragstellers bestimmen die Organisationshierarchie und den Budgetplanungsworkflow für den Haushaltsplan. Wenn Sie einen Haushaltsplan erstellt haben, senden Sie ihn an den Workflow. Anschließend wird der Haushaltsplan, zusammen mit Arbeitsblättern, Begründungen und Anlagen, automatisch durch die Organisation zur Prüfung und Genehmigung weitergeleitet.
Hinweis
Die Prozedur zum Abschließen dieser Aufgabe wurde für das kumulative Update 7 oder höher für Microsoft Dynamics AX 2012 R2 geändert. Die aktualisierte Verfahren gilt auch für AX 2012 R3. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt weiter unten in diesem Thema.
Es wird empfohlen, dass Sie Management Reporter für Microsoft Dynamics ERP verwenden, um Finanzberichte zu erstellen, zu verwalten, bereitzustellen und anzuzeigen, die Budgetplanungsdaten enthalten. In Management Reporter können Sie die Finanzberichte basierend auf Sachkonten und Finanzdimensionen entwerfen, um einen Drilldown auf Buchungsebenedetails auszuführen, und webbasierten Berichtsbetrachtung zu verwenden. Weitere Informationen dazu, wie Finanzberichte mit Management Reporter gedruckt werden, finden Sie unter Management Reporter for Microsoft Dynamics ERP.
Sie können Management Reporter verwenden, um zu Budgetplanungsdaten zu melden, wenn Sie Rollup 4 oder später für Management Reporter 2012) installiert haben.
Wie möchten Sie vorgehen?
Weitere Informationen...
Budgetplan erstellen
Einen zugeordneten Budgetplan erstellen
Hinzufügen oder Ändern von Budgetplanpositionen und Positionsdetails
Verwenden Sie Arbeitsblätter und Begründungen in den Haushaltsplänen
Prognosepositionen Haushaltsplanpositionen hinzufügen
Budgetplan an den Workflow übermitteln
Hilfe zu Formularen suchen
Verwandte Aufgaben suchen
Weitere Informationen...
Klicken Sie auf diese Links, um weitere Informationen zu den Konzepten zu erhalten, die in diesem Thema erörtert werden.
Info über Budgetplanungskonfiguration und -Einstellung
Budgetplan erstellen
Bevor Sie einen Haushaltsplan erstellen können, muss ein Budgetplanungsprozess aktiv sein. Jeder Budgetplanungsprozess wird einem Budgetzyklus, einem Sachkonto und einer Budgetorganisation zugeordnet. Um ein Haushaltsplanantragsteller zu sein, müssen Sie einer Budgetplanungsbenutzergruppe angehören, oder Sie müssen Arbeitskraft in einer Zuständigkeitseinheit in einer Budgetorganisationshierarchie sein.
Klicken Sie auf Budgetierung > Häufig > Budgetpläne > Alle Budgetpläne. Klicken Sie im Aktivitätsbereich in der Gruppe Neu auf Budgetplan.
Geben Sie Informationen in die folgenden Felder ein, oder wählen Sie Informationen aus, und klicken Sie dann auf Erstellen:
Budgetplanungsprozess - Wählen Sie einen aktiven Budgetplanungsprozess aus.
Zuständigkeitsstelle - Wählen Sie die Zuständigkeitsstelle für den Budgetplan. Standardmäßig wird Ihre Zuständigkeitseinheit angezeigt.
Übergeordneter Budgetplan – Geben Sie den Namen des übergeordneten Budgetplans an.
Budgetplanantragsteller - Wählen Sie den Namen des Benutzers aus, der den Budgetplan erstellt. Standardmäßig wird Ihr Name angezeigt.
Budgetplanungs-Benutzergruppe – Für Benutzer, die außerhalb der Budgetorganisation sind, die dem Budgetplanungsprozess zugeordnet ist, wählen Sie die Benutzergruppe aus, deren Mitglieder Zugriff auf den Budgetplan benötigen.
Ab kumulatives Update 7 für Microsoft Dynamics AX 2012 R2 können Sie in diesem Feld eine Benutzergruppe nur dann auswählen, wenn das Kontrollkästchen Zugriff auf Budgetpläne durch Benutzergruppe zulassen im Formular Budgetplanungskonfiguration ausgewählt ist.
Dokumentnummer - Die eindeutige Kennnummer für den Budgetplan.
Budgetplan - Geben Sie einen beschreibenden Namen für den Budgetplan ein.
Budgetplanpriorität – Wählen Sie die Priorität des Budgetplans aus, wenn das Unternehmen Budgetpläne nach Priorität evaluiert.
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Einen zugeordneten Budgetplan erstellen
Bevor Sie einen zugehörigen Haushaltsplan erstellten können, muss der Budgetplanungsprozess, den Sie auswählen, für zugeordnete Budgetpläne eingerichtet werden. Darüber hinaus muss die Budgetorganisationshierarchie mindestens zwei Ebenen haben. Das Kontrollkästchen Budgetpläne zuordnen für die aktuelle Budgetplanungsphase muss für die Budgetplanungsphasenregeln im Formular Budgetplanungsprozess ausgewählt werden.
Klicken Sie auf Budgetierung > Häufig > Budgetpläne > Alle Budgetpläne. Klicken Sie im Aktivitätsbereich in der Gruppe Neu auf Plan zuordnen.
Geben Sie Informationen in die folgenden Felder ein, oder wählen Sie Informationen aus, und klicken Sie dann auf Erstellen:
Budgetplanungsprozess – Geben Sie den Budgetplanungsprozess für den übergeordneten Plan an.
Zuständigkeitsstelle - Wählen Sie die Zuständigkeitsstelle für den Budgetplan. Standardmäßig wird Ihre Zuständigkeitseinheit angezeigt.
Übergeordneter Budgetplan - Geben Sie den Namen des übergeordneten Haushaltsplans an.
Budgetplanantragsteller - Wählen Sie den Namen des Benutzers aus, der den Budgetplan erstellt. Standardmäßig wird Ihr Name angezeigt.
Budgetplanungs-Benutzergruppe – Für Benutzer, die außerhalb der Budgetorganisation sind, die dem Budgetplanungsprozess zugeordnet ist, wählen Sie die Benutzergruppe aus, deren Mitglieder Zugriff auf den Budgetplan benötigen.
Ab kumulatives Update 7 für Microsoft Dynamics AX 2012 R2 können Sie in diesem Feld eine Benutzergruppe nur dann auswählen, wenn das Kontrollkästchen Zugriff auf Budgetpläne durch Benutzergruppe zulassen im Formular Budgetplanungskonfiguration ausgewählt ist.
Dokumentnummer - Die eindeutige Kennnummer für den Budgetplan.
Budgetplan - Geben Sie einen beschreibenden Namen für den Budgetplan ein.
Budgetplanpriorität – Wählen Sie die Priorität des Budgetplans aus, wenn das Unternehmen Budgetpläne nach Priorität evaluiert.
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Hinzufügen oder Ändern von Budgetplanpositionen und Positionsdetails
Bevor Sie Budgetplanpositionen hinzufügen oder ändern können, muss der Budgetplanungsprozess, den Sie auswählten, als Sie den Budgetplan erstellt haben, so konfiguriert werden, dass Budgetplanpositionen hinzugefügt und geändert werden können. Die Kontrollkästchen Positionen hinzufügen und Positionen ändern für die aktuelle Budgetplanungsphase müssen für die Budgetplanungsphasenregeln im Formular Budgetplanungsprozess ausgewählt werden.
Klicken Sie auf Budgetierung > Häufig > Budgetpläne > Alle Budgetpläne. Doppelklicken Sie auf einen vorhandenen Haushaltsplan, oder erstellen Sie einen neuen Haushaltsplan.
Wählen Sie in der Liste Nach Szenario filtern ein Szenario aus. Die Optionen Szenarioeinschränkungen im Formular Budgetplanungskonfiguration bestimmen den Anzeige- und Bearbeitungszugriff für jedes Budgetplanszenario. Wenn die Schaltfläche Position hinzufügen nicht verfügbar ist, wählen Sie ein anderes Szenario aus.
Klicken Sie im Raster Budgetplanpositionen auf Position hinzufügen.
Wenn Sie eine Position einem Haushaltsplanszenario hinzufügen, wird die Position nur dem Szenario im aktuellen Haushaltsplan hinzugefügt.
Wählen Sie eine Kontostruktur aus und fügen Sie die Dimensionswerte hinzu.
Zeigen Sie alle erforderlichen Änderungen an den Informationen in den verbleibenden Feldern, wie Gültigkeitsdatum und Budgetklasse an und nehmen Sie sie vor. Geben Sie dann die Einheit oder die Währungsinformationen ein.
Um die Budgetbeträge für die ausgewählten Positionen zuzuteilen, klicken Sie auf Budget zuteilen. Geben Sie dann Informationen in die folgenden Felder ein, die angezeigt werden:
Zuordnungsmethode - Wählen Sie eine der folgenden Zuordnungsmethoden aus:
Auf Perioden verteilen - Weisen Sie die Budgetplanpositionen aus dem Quellbudgetplanszenario allen Perioden im Zielszenario zu. Wählen Sie im Feld Periodenschlüssel den Planzahlenverteilungsschlüssel aus.
Zu Dimensionen zuordnen - Die Budgetplanpositionen vom Quellbudgetplanszenario werden allen Finanzdimensionen im Zielszenario zugewiesen. Wählen Sie im Feld Zuteilungsbedingung die Bedingung für Budgetzuteilung aus.
Zusammenführen - Zusammenfassen der Budgetplanpositionen aus dem Quellbudgetplanszenario in den zugehörigen Budgetplänen im Zielszenario im übergeordneten Haushaltsplan.
Verteilen - Verteilen der Budgetplanpositionen aus dem Quellbudgetplanszenario im übergeordneten Budgetplan zum Zielszenario in den zugeordneten Budgetplänen.
Sachkonto-Zuordnungsregeln verwenden - Beginnend mit kumulatives Update 7 für Microsoft Dynamics AX 2012 R2, können Sie Sachkontozuordnungsregeln für Haushaltsplanpositionen verwenden. Verteilen Sie die Haushaltsplanpositionen vom Quellhaushaltsplanszenario auf das Zielhaushaltsplanszenario entsprechend der Sachkonto-Zuordnungsregel, die aktiviert ist. Wählen Sie eine Sachkonto-Zuordnungsregel im Feld Zuordnungsregel aus.
Budgetplanszenario (in der Quelle-Feldgruppe) – Wenn Sie die Zusammenführen or Sachkonto-Zuordnungsregeln verwenden-Zuordnungsmethode ausgewählt haben, wählen Sie das Quellszenario aus. Wenn Sie nicht Zusammenführen ausgewählt haben, ist die Quelle das Budgetplanszenario, das Sie in der Liste Nach Szenario filtern ausgewählt haben.
Budgetplanszenario (in der Zielort-Feldgruppe) - Falls Sie eine Zuordnungsmethode außer Zusammenführen ausgewählt haben, wählen Sie den Zielbudgetplan aus. Wenn Sie nicht Zusammenführen ausgewählt haben, ist das Ziel das Budgetplanszenario, das Sie in der Liste Nach Szenario filtern ausgewählt haben.
Multiplizieren mit - Geben Sie einen Wert ein, mit dem die Währungsbeträge oder Mengen für die ausgewählten Positionen multipliziert werden.
Um Prognosepositionen hinzuzufügen, klicken Sie auf Planpositionen auswählen, um das Formular Planpositionen auswählen zu öffnen. Informationen darüber, wie Prognosepositionen hinzugefügt werden, finden Sie unter "Prognosepositionen Budgetplanpositionen hinzufügen" weiter unten in diesem Thema.
Optional: Geben Sie Informationen in die folgenden Felder ein, oder wählen Sie Informationen aus, und klicken Sie dann auf Positionsdetails:
Projektkennung oder Vorgeschlagenes Projekt – Wählen Sie ein vorhandenes Projekt oder ein vorgeschlagenes Projekt für die Budgetposition aus.
Anlagennummer oder Vorgeschlagene Anlage – Wählen Sie eine vorhandenes Anlage oder eine vorgeschlagene Anlage für die Budgetposition aus.
Position – Wählen Sie eine Prognoseposition für die Budgetposition aus.
Wiederkehrend - Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn die Budgetposition sich jedes Jahr wiederholt.
Neue Anforderung - Wählen Sie dieses Kontrollkästchen aus, wenn die Budgetplanposition eine neue Anforderung ist.
Kommentar – Geben Sie eine Beschreibung oder einen Kommentar für die Budgetplanposition ein.
Klicken Sie im Aktionsbereich auf Aktualisieren, um das Formular zu aktualisieren.
Um mit Arbeitsblättern oder Begründungen zu arbeiten, fahren Sie mit dem nächsten Verfahren fort.
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Verwenden Sie Arbeitsblätter und Begründungen in den Haushaltsplänen
Microsoft Dynamics AX kann mit Microsoft Office Word und Microsoft Office Excel integriert werden, indem Office-Add-Ins für Microsoft Dynamics AX verwendet wird. Benutzer können Word Begründungen und Excel Arbeitsblätter erstellen, die dynamisch mit den Tabellen in Microsoft Dynamics AX verknüpft werden. Integration für Office-Add-Ins muss eingerichtet werden, bevor Benutzer verwenden können, um Office-Add-Ins Dateien zu erstellen.
Ein Vorlagenautor erstellt Vorlagen für die Arbeitsblätter und die Begründungen. Die Vorlagen enthalten Felder aus den Budgetplänen. Die Arbeitsblätter und die Begründungen, die erstellt werden, indem die Vorlagen verwendet werden, enthalten die Daten von dem Haushaltsplan, mit der Sie arbeiten.
Jeder Haushaltsplan hat eine Begründungsvorlage, die Sie verwenden können, um Begründungsdokumente für diesen Budgetplan zu erstellen. Jede Budgetplanungsphase kann eine andere Vorlage haben, die Sie verwenden können, um Arbeitsblätter für diese Phase zu erstellen. Wenn Sie die Begründung oder das Arbeitsblatt speichern, wird sie automatisch eine Budgetplananlage.
Wenn Sie eine Begründung erstellen, können Sie Informationen hinzufügen, um den Budgetplan zu unterstützen. Wenn Sie die Begründung und den Budgetplan zur Prüfung und Genehmigung weiterleiten, können die Prüfer Kommentare hinzufügen und Änderungsnachverfolgung verwenden, um Informationen zur Begründung hinzuzufügen.
Wenn Sie ein Arbeitsblatt erstellen, können Sie die Daten aus mehreren Szenarios importieren, die Daten analysieren und ändern, und die Daten wieder im Budgetplan veröffentlichen.
Weitere Informationen finden Sie unter Budgetplanvorlagen manuell erstellen.
Importieren, ändern und Veröffentlichen von Haushaltsplandaten durch Verwendung von Arbeitsblättern
Klicken Sie im Formular Budgetplan im Aktivitätsbereich auf Arbeitsblatt. Informationen werden in das Arbeitsblatt exportiert.
In Excel können Sie die Beträge im Arbeitsblatt analysieren, aufzeichnen und aktualisieren. Klicken Sie dann auf der Registerkarte Dynamics AX auf Veröffentlichen, um die aktualisierten Informationen wieder in den Budgetplan zu importieren.
Klicken Sie in Microsoft Dynamics AX auf Aktivitätsbereich, klicken Sie auf Aktualisieren, um das Formular zu aktualisieren.
Erstellen von Begründungen für Budgetpläne
Klicken Sie im Formular Budgetplan im Aktivitätsbereich auf Begründung.
Verwenden Sie die Funktionalität in Word, um Informationen hinzuzufügen und zu formatieren.
Speichern Sie die Datei und schließen Sie Word.
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Prognosepositionen Haushaltsplanpositionen hinzufügen
Sie können bestimmte Prognosepositionen auswählen, um Budgetbeträge für Mitarbeiter den Haushaltsplanpositionen hinzuzufügen. Diese Budgetbeträge enthalten Gehalt, Vergütungen und Zahlen der Vollzeitentsprechungen (FTEs). Informationen zu den Budgets für Prognosepositionen finden Sie unter Wichtigste Aufgaben: Prognosepositionen. Informationen darüber, wie Sie automatisch einen Haushaltsplan aus allen Prognosepositionen generieren können, finden Sie unter Generieren Sie Haushaltsplan aus den Prognosepositionen (Formular).
Klicken Sie auf Budgetierung > Häufig > Budgetpläne > Alle Budgetpläne. Klicken Sie im Aktivitätsbereich in der Gruppe Neu auf Budgetplan.
Geben Sie die Kopfinformationen, wie Budgetplanungsprozess und Zuständigkeitseinheit ein oder wählen Sie sie aus. Klicken Sie anschließend auf Erstellen.
Wählen Sie in der Liste Nach Szenario filtern ein Szenario aus, das die Monetär Maßeinheit umfasst.
Klicken Sie auf Position hinzufügen und geben Sie die Informationen für die Position ein.
Um eine geplante Position der Haushaltsplanposition hinzuzufügen, klicken Sie auf Positionsdetails und wählen Sie dann eine Prognoseposition in der Liste Position aus.
Um mehrere Prognosepositionen dem Budgetplan hinzuzufügen, führen Sie diese Schritte aus:
Klicken Sie auf Planpositionen auswählen.
Filtern Sie die Positionen, indem Sie einen Abteilung-Wert und optional einen Datum der letzten Änderung-Wert auswählen.
Aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den hinzuzufügenden Positionen aus, und klicken Sie anschließend auf Hinzufügen, um die Positionen dem Auswahlraster hinzuzufügen.
Tipp
Im Feld Faktor können Sie im Auswahlraster den Faktor ändern. Ändern Sie beispielsweise für Halbzeitpositionen 1,0 zu 0,50.
Um eine FTE-Anzahl zu generieren, wählen Sie ein Budgetplan-FTE-Szenario und ein FTE-Hauptkonto aus. Das FTE-Szenario muss eine Menge Maßeinheit haben.
Klicken Sie auf Generieren.
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Budgetplan an den Workflow übermitteln
Um einen Budgetplan an den Workflow zu übermitteln, müssen Sie entweder der Antragsteller oder ein Mitglied der Planungsbenutzergruppe des Budgets sein, die dem Budgetplan zugewiesen ist. Bevor Sie den Budgetplan übermitteln können, müssen alle erforderlichen Felder ausgefüllt sein, und die Bestellanforderung muss mindestens eine Position enthalten. Der Budgetplan muss den Status Übersicht haben.
Weitere Informationen zum Konfigurieren eines Workflows für Budgetpläne finden Sie unter Einrichten von Budgetierungsworkflows.
Klicken Sie auf Budgetierung > Häufig > Budgetpläne > Von mir vorbereitete Budgetpläne.
Wählen Sie den Budgetplan aus, der an den Workflow übermittelt werden soll.
Klicken Sie auf der Workflowmeldungsleiste auf Absenden.
Geben Sie im Feld Kommentar, das angezeigt wird, einen Kommentar ein, und klicken Sie anschließend auf Absenden.
Wenn Sie einen an einen Workflow übermittelten Budgetplan zurückrufen möchten, klicken Sie in der Workflow-Statusleiste auf Aktionen > Rückruf.
Wenn Sie die Workflowhistorie für einen an einen Workflow übermittelten Budgetplan anzeigen möchten, klicken Sie in der Workflowmeldungsleiste auf Aktionen > Historie anzeigen.
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